财务管理办法V11.doc

*财务报账管理办法V1.1一、目的规范费用报销及个人借款行为，加强费用控制和个人往来账管理，提高报账效率，防范法律风险与税务风险，使费用报账能够合理反映业务的真实性，谨防虚假发票，针对日常报账工作中常见问题。二、范围本制度规定了*有限公司日常费用的报销及个人借款管理办法。三、关键控制指标1、公司各部门第一审核签字人对所辖部门报销业务单据的合法性、真实性及业务发生的合理性、必要性负责。2、财务部负责费用报销单据的合规及合法性审核与报账、以及个人借款及报账业务的办理。四、程序要求与关键控制点1、借款1.1 所有借款严格按“前账不清，后款不借”的原则办理借款（经批准允许留用的备用金除外），否则需总经理特批借支。1.2 借款流程1.2.1 差旅费每月由财务部门根据个人欠款情况统一编制差旅费打款明细表，按制度规定的限额内的金额打款。超出限额部分需借支的金额需由总经理同意签批后进行打款。大客户费及特殊事项借支必须于当月月初以书面报告附带详细计划的形式报总经理进行审批，审批通过后方可打款。借款人填写一式两联借款申请单，单位付款填写结算申请单，委托他人借款或打入他人银行卡需出具借款人签署的委托书，否则财务不予办理。如果为费用性单位往来借支时，业务经办人还需提供相关的合同、协议、通知书等有效证件（如市场费、会议费、房租等），并准确填列付款单位名称、付款单位开户银行、付款单位账号等信息。1.2.2 经办会计查询借款人的个欠账情况，并签署个人账务情况。1.2.3 总经理审核签字。1.2.4 经办会计录入凭证并打印。1.2.5 复核会计复核。1.3 审批权限1.3.1 借款 3万由总经理审批即可 ；3万借款 5万由 营销公司总经理 审批； 特殊款项的借支按三一重装相关制度执行。2、 报账2.1 所有的借支和报账由总经理亲自审批，严禁代签、使用个人名章等；2.2 报账流程2.2.1 经办人员将济业务发生后收到的原始凭证整理完填写费用报销单，服务人员费用报销单由服务经理签字后在每月20日前交至财务部门并登记，营销及其他管理人员直接将费用报销单在每月20日前交至财务部门进行审核。费用发生周期为当月15日至次月15日，每月16日至20日是报账周期。客户回司考察、验收，异地考察需在业务完毕后一个星期内完成报账和还款。2.2.2 报账会计收到经签批后的费用销单和原始据等，依公司相关标准对凭证审核及复核。大客户费及特殊事项的报销无总经理签字同意的报告及详细计划均不予报销进行核减。2.2.3 报账会计将审核后凭证交总经理审批。2.2.4 报账会计根据总经理审批后的凭证入账。3. 其他3.1 财务部个人账经办会计每月清理个人账一次，并下达催报通知。对逾期未还款或未报账者，从当月工资中足额扣除。3.2 因员工自动离司形成的个人欠款，有担保的，由担保人全额承担；无担保的，其所欠款项在部门绩效考核奖金中扣除。3.3 回司考察费用的申请需提前拟定申报客户回司考查人数、名单，及其日程安排、消费项目费用的预算，报由总经理进行审批，审批通过后可由营销代表或回司考察陪同人员具体安排相关事项。回司考察期间费用的支出必须严格按照客户等级分类进行，不得私自超预算，超申请花销支出。五、报账标准及其他事项1、交通工具乘坐标准表人员类别可乘坐交通工具类别董事长、董事、副总裁不限副总经理、副总经理级高工飞机头等舱、火车软卧总裁助理、总助级高工（资深技术专家）飞机经济舱、火车软卧总监、副总监、总监助理、特级高工、一级高工、二级高工（技术专家）飞机经济舱、轮船二等舱、GD字动车组、火车硬卧、火车软座，汽车主持一级部门工作的正部级正部级、营销分公司部级经理、副部级（部长助理）、营销分公司非部级经理、三级高工（高级工程师）、四级高工、五级高工（高级工程师）主任工程师、主管工程师（中级工程师）飞机经济舱、轮船普通舱、GD字动车二等座、火车硬卧、汽车其他人员连续乘车12小时或夜间19：007：00之间乘车6小时及其以上的，可报销火车硬卧、GD字动车组二等硬座、轮船三等舱及长途卧铺汽车票。可乘坐硬卧而未乘坐的，按其与空调车硬卧中铺之差价予以50%的补助；不符合上述条件的，可乘坐火车硬座、汽车硬座、GD字动车组二等硬座、轮船普通舱；市内可乘坐公交车；紧急或路途800公里（直线）以上的公务，可乘坐飞机经济舱；火车订票费按定额30元内据实报销。2、国内出差补助标准表 地 域级别（职称）住宿补助伙食补助一般地区省会城市特殊地区一般地区省会城市特殊地区董事长、董事、副总裁实报实报实报实报实报实报副总经理、副总经理级高工（资深技术专家）实报实报实报100100100总裁助理、总助级高工（资深技术专家）400400400100100100总监、副总监、总监助理、特级高工、一级高工、二级高工（技术专家）1人300300300100100100同性2-3人200200200100100100正部级、营销分公司部级经理、三级高工（高级工程师）1人260260260506070同性2-3人180180180506070副部级（部长助理）、营销分公司非部级经理、四级高工、五级高工（高级工程师）1人200220220506070同性2-3人150150150506070正副科级、中级工程师、初级工程师、其他人员1人140170200405060同性2-3人100120140405060备注：1.特殊地区：北京、上海、大连；2.省会城市：天津、重庆、青岛、厦门、宁波、烟台、深圳、珠海及省会城市；3.一般地区：地级和地级以下城镇。备注：没有享受电话补助的，出差期间每天补助5元；对于超标准报销的，必须报分管公司副总裁以上（含）领导批准。3、其他调整3.1 出差人员路费按乘坐级别据票报销；住宿费在标准限额内凭据报销，实际高于标准的按标准报销，实际低于标准的按实际报销；伙食补助包干发放。3.2 “其他人员”级别没有经过领导审批而乘坐飞机的，一律按“一般情况”标准报销。3.3 出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费。严禁将与住宿无关的费用，如餐费、娱乐费等开具成住宿费报销，违者除罚款外予以全公司通报批评，累犯者予以开除处理。3.4 长联车票按应报车票金额的80%予以报销。票据丢失，一律不报。3.5 原则上住宿天数不允许超过15天，如遇特殊情况需提交情况说明，由总经理审批。4、差旅费报销要求4.1 车票报销要求4.1.1 所贴车票必须与费用报销单上所填写的起止日期、出差路线一致。如果所附车票没有明确标明起止地点的，自己应注明。4.1.2 对非同一次乘车却出现票号相连现象的，将不予报销；对于弄虚作假者，将给予票据金额五倍的罚款。4.2 发票报销要求4.2.1 必须是印有“全国统一发票监制章”的正规发票，发票的户名必须写全称。4.2.2 发票出现“单位盖章”或“盖章有效”字样时，必须加盖出票单位印章方可报销。印章不清晰，视同无印章不予报销。4.2.3 跨行业发票（住宿发票、餐饮发票、商业零售发票等）不可混用。4.2.4 发票金额（无论大写、小写）填写有错误、描画或涂改的，只能由发票的出具单位重新开具，而不能自己在原发票上更正，如有涂改视同无效发票。4.2.5 发票记载的其他内容确实有误的，应当由发票的出具单位重新开具或更正，如果更正，开具单位还应在更正处加盖该单位的印章。4.2.6 严禁使用替代发票。5、根据通知从严规范出差行为。5.1 出差人员乘坐飞机要从严控制，副部级别以下因紧急或路途 800 公里（直线）以上的务出差，经总理批准方可乘 公里（直线）以上的务出差，经总理批准方可乘 坐飞机。5. 2. 加强乘坐飞机出差的计划性，降低票折扣。申请至少提前两天完成预订5. 3. 合理安排出差 ，提高效率。如果用电话、视频子邮件可以解决的业务不允许合理安排出差。6、通讯费用报销标准 6.1 移动电话话费报销标准分公司经理、服务经理、营销代表、售后服务工程师、补助标准200元/月，司机补助标准50元/月。6.2 固定电话话费报销标准公司电话费凭发票在 500 元/月限额内据实报销（含传真、上网），如公司多部座机电话，按400元/台/月标准报销。库房固定电话费凭发票在 200 元/月限额内据实报销。7、车辆费用报销标准7.1营销代表自购车辆每月按最高1500元/台标准进行报销，服务人员自购车辆每月按最高1800元/台标准进行报销，标准限额内发生的车辆费用据实报销，超出标准按标准进行报销。报销费用包括燃油费、过路过桥费、停车费，若车辆未专用于工作则不报销、不补贴，若未借款所购车用于工作也可报销费用和享受补贴。享受公司费用补贴的车辆都要无条件接受公司或分公司的用车调配，否则取消补贴。7.2 服务车、商务车报销标准参照公司标准。8、其他费用报销标准8.1交通费报销标准行政人员每人200 元/月交通费，只允许在市内外出办公和差地凭票报销，（其中的士必须附月交通明细表。8.2 邮寄、复印费邮寄、复印费按实际需要凭票报销，邮寄费用需附邮寄留存联。复印、打印、传真需写明是由及接收人，明细到每次。七、违规报账处罚定 1、财务部门报账会计、审核、内部稽人员违反借款报账规定的，视情节轻重对相关予以同等处罚。情节轻微且未造成经济损失的，提出警告；情节严重或造成经济损失的，罚款200-1000元；情节特别严重或有贪污受贿行为的，罚款1000-2000元并予以辞退。2、凡查出有违反公司规定进行费用报销的，给报账人按违规金额3倍的处罚；情节严重或屡次违纪者，可处违纪金额10倍罚款并处相应的行政处罚。八、营销分公司月度借支欠款限额表序号人员类别每月借支限额序号人员类别每月借支限额1总经理300005服务工程师30002服务经理80006仓管员30003首席营销代表70007司机50004普通营销代表30008其他人员2500当月借款必须于次月报销时进行提报，不得累计循环借款。附