总账5(讲稿).doc

第四章 总账系统管理五、账簿查询必须经过制单、复核和记账。计算机查账的特点：可以包括未记账凭证；可以针对各级科目进行查询；可以进行账表联查。(一) 基本会计账簿查询：总账-可单独显示某科目的年初余额、各月发生额合计、全年累计发生额和月末余额。发生额余额表-可以同时显示各科目的期初余额、本期发生额、累计发生额及期末余额。明细账-以凭证为单位显示各账户的明细发生情况，包括日期、凭证号、摘要、借方发生额、贷方发生额及余额。序时账-根据记账凭证以流水账的形式反映各账户的信息，一般包括日期、凭证号、科目、摘要、方向、数量、外币及金额等信息。日记账-任何账户都可以在计算机处理方式下查询日记账。只是现金和银行存款特殊地必须在出纳功能下单独查询。包括日期、凭证号、摘要、对方科目、借方发生额、贷方发生额及余额。多栏账-多栏账要先定义格式。可以有两种设置方式；自动编制或者手工编制。（二）辅助核算账簿查询：个人核算-个人借款、还款管理。提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告、自动清理核销已清账。部门核算-考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。总账、明细账以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等。项目核算-用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告。客户核算和供应商核算-客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作。提供总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。启用应收与应付系统之后，可以对客户往来与供应商往来进行更为详细的核算与管理。五、总账管理系统期末处理（一）自动转账转账的分类： 外部转账-其他专项系统生成的凭证转入到总账系统。 内部转账-自动转账，通过设置凭证模板自动生成的。定义转账凭证-关键是金额公式的设置。使用账务系统提供的账务函数来提取账务数据。定义转账凭证要注意凭证的生成顺序，各月不必重复定义。生成记账凭证-凭证模板定义好后，可以直接调用定义好的凭证模板来自动生成相关的记账凭证。只有凭证记账后，账务函数才能取出相关数据。否则不能取出相应数据或取出的数据不完整。生成的凭证仍然需要审核记账。（二）对账及试算平衡总账与明细账总账与辅助账试算平衡后会输出科目余额表应经常使用对账及试算平衡功能，以检查是否账证相符、账账相符及账户余额是否平衡。结账时一般系统会自动进行对账和试算平衡。（三）结账 通常是月末结账。结账前最好进行数据备份。结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。同时，系统会自动计算当月各账户发生额合计及余额，并将其转入到下月月初。本月结账时，系统会进行下列检查工作：本月业务全部结账、上月是否已结账、对账、试算平衡、是否结转本年利润、在系统集成应用环境下总账系统在其他各系统结账后最后结账。我们来复习下会计学原理中有关结账的意义：结账是指按照规定把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的经济业务登记入账的基础上，结算出每个账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额结转下期的合计处理方法。结账要求将各种账簿结算清楚，以便进一步根据账簿记录编制会计报表。另外，企业因撤销、合并而办理账务交接时，也需要办理结账。结账工作主要包括以下内容：1.将本期内所发生的经济业务全部记入有关账簿，既不能提前结账，也不能将本期发生的业务延至下期登账。2.按照权责发生制原则调整和结转有关账项。本期内所有的转账业务，应编成记账凭证记入有关账簿，以调整账簿记录。主要涉及到生产成本，本年利润等账户。结账时，应当结出每个账户的期末余额。年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度。 在手工会计核算方式下，账簿是企业重要的会计档案和历史资料。在实际会计核算工作中，账簿要及时更换和妥善保管。年终结账后，总账和日记账应当更换新账，明细账一般也应更换。但有些明细账不必每年更换。各种账簿与会计凭证如同会计报表一样，都必须按照会计制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和随意销毁。保管期满后，还要按照规定的审批程序，经批准以后，才能销毁。账簿是重要的会计档案。因此，账簿的保管既要安全、完整，又要保证需用时能迅