文书与档案基础(第二版)知识归纳 第5章

文书与档案基础(第二版)知识归纳 第5章 第五章纸质档案管理档案是人类社会发展到一定阶段的产物，是社会、组织或个人保存记忆的一种方式。 今天的档案是过去的历史，正在产生的档案是明天的历史，从这个意义上讲，档案资源是一个国家可持续发展的基础。 是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存价值的文件、音像、照片、软盘、光盘等信息载概念体、或字画、奖杯等实物向档案部门移交的工作。 是档案业务工作的起点；收集工作是实现档案集中统一管理的根本途径；的意义是积累历史文化财富的重要渠道。 （1）确保档案的齐全与完整。 档案的齐全，是指各种门类和载体的具有查考价值的原始记录全部归档；档案的完整，是指归档的每一份材料都完好无缺。 如果档案收集不完整，重要记录散失或损毁，就会给一个组织带来无法弥补的损失，档案工作也就失去了存在的价值。 符合档案业务规范和标准。 收集工作按照档案管理相关业务规范和标准收集档案，是档案管理现代化的需要。 归档文件的质量，直接关系到其他档案业务工作的要求的开展。 因此，档案工作的规范化、标准化要从档案收集工作做起。 注意收集和掌握重大活动信息。 收集工作具有与外界联系密切、涉及面广、政策性突出、灵活性强的特点。 要做好收集工作，就要学会站在全局的高度，把握一个单位一定时期内的中心工作，保证档案收集工作对单位各项重大活动、特别是突发性事件反应灵敏，收集渠道畅通。 此外，对单位散失在社会上或个人手中的零散档案，要注意分析和调查，抓住线索，顺藤摸瓜，使之完璧归赵。 收集范围凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料，均属于档案室的收集范围。 此外，还应收集与本单位的档案有关的资料和证据。 本单位年度立卷归档的文件材料；本单位历史上应归档而未归档的零散文件材料；本单位形成的各种特殊载体的原始信息材料；本单位的社会名人档案；本单位直属撤销单位的全部档案；其他有关的应收集的文件材料。 填写档案交接文据的方法单位（部门）名称栏领导人栏经办人栏交接性质栏档案所属年度栏档案类别栏档案的数量检索及参考工具种类栏移出说明栏接收意见栏以上各栏应由交接双方分别填写。 机关、团体和社会组织档案收集的范围归档流程清点核对。 档（移交档案填写档案交接文据。 案的手续）完成实体移交（接收）。 收1）零散文件的收集。 集工由于种种原因，一些重要的文件、报告、契约等历史记录往往在正常归档时被遗漏，而分散在内部机构、领导人或业务人作员手中。 此外，由于特殊因素，如借出后遗失等，也会影响到档案的完整。 因而，要加强平时对重要零散文件的收集，作为丰富和完整档案的重要渠道。 同时，通过各种方法，动员本单位或其他组织、人员捐赠有关本机关历史文件材料，使档案信息资源不断得到充实。 2）“账外”文件的收集。 “账外”文件是指未经文书部门登记，在收发文登记簿上无“账”可查的各种原始记录。 此外，还可以通过向社会或原单位人员征集或购买有关本单位的历史文件材料的方法，获得有关原单位的历史文件材料。 各类照片、录音、录像也都是处于单位文件控制的外围地带，如果不能有意识、有重点地加强力量专门收集，从档案人员的视线中消失是很正常的。 3）科技档案的收集。 科技档案的形成，具有一定特殊性。 在收集工作中，要注意对不同环节、过程及向重点科技人员的收集，以保证科技文件材料的完整性。 要注意对初始性、基本性、过程性文件的收集。 要注意对管理、结论性、成本性材料的收集；注意对更改收集方法补充材料的收集。 4）专业档案的收集专业档案，就是指人们在某种专业活动中形成的业务档案。 专业档案是机关、团体、企事业单位档案的重要组成部分，在档案室工作中，如果只重视文书档案的收集，而忽略对业务性文件材料的收集，其工作成效也将大打折扣。 因此，档案室一方面要注意建立健全单位归档制度，将本单位专业档案纳入归档范围，提高专业工作部门及相关人员的归档意识；另一方面，也要注意加强平时对专业档案的收集工作，将收集工作延伸到业务工作中去，从而使专业档案管理工作得到逐步加强，完整地保存一个单位的历史面貌。 5）特殊载体档案的收集。 特殊载体档案是非纸质文件，如音像档案、照片档案、电子档案的收集。 丰富和充实特殊载体档案，是新时期档案工作者的神圣使命。 在工作中，要破除人们头脑中只有纸质档案才是档案的固有观念，培养特殊载体档案的意识。 档案人员平时工作中，也要有意识地加强这方面的宣传，加强对单位内部形成特殊载体材料的部门和重要活动的跟踪，督促有关人员及时将特殊载体归档保存。 应建立各种具有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，建立正常的档案工作秩序。 除认真执行机关文件材料归档和不归档的范围外，应结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围更恰当。 单位的立卷归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项具体措施内容。 单位的文书部门与档案部门对收集到的文件材料，必须严格按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合实际进行鉴定，以确定档案的存毁，使反映本单位重要实践活动和事件都能立卷归档。 提高文书和档案人员的素质，保持档案工作的相对稳定。 18档案管理档案保管文书档案工作管理案卷的分类（目的是保持案卷间、历史、内容、时间方面的必然联系，使所有的案卷有序化）分配档号（使每个案卷在整个室藏档案管理体系中，有唯一的定位。 ）、对归档的案卷进行编制案卷目录（将案卷之间的相对位置、排列顺序固定下来）内容填写案卷封面、案卷的局部调整。 （组卷不合理，拆卷重组；组卷遗漏的补充）、对零散文件的案卷归类案卷排列档案管理步骤按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号编制案卷目录贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目组卷文件齐全完整分类科学档案标准排列合理标题确切 1、制订档案保管期限表（内容包括条款号、条款名称、保管期限、备注表等） 2、编制案卷目录相关知识（由封面、目录页和案卷目录备考表三个部分组成） 3、编制全引目录（由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三个部分组成）掌握档案保管状况；分析档案损坏的原因；保管工作的任务采取专门的技术手段和科学的管理措施；维护档案的完整与安全。 预防为主，防治结合；保管工作原则加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前。 档案装具管理；（内容包括档案柜（架）、包装材料以及装订设备的使用、保管和维修等）档案库房管理；是档案保管工作的主要内容和经常性任务之一，整个档案保管工作的基础。 保管工作内容档案的流动管理；是指对档案在搬动和提供利用等流动状态中的防护档案辅助设施管理 1、档案工作用房的设置（机关档案室拥有档案专用库房、专用的阅档室和专用的室“三分开”档案库房用房设置与柜架摆放 2、档案柜架的摆放档案密集架（封闭式密集架、开放式密集加架、固定式密集架、移动式密集架） 1、档案装具的选择档案柜和档案橱（档案柜、档案橱）其他器具（底图柜、防磁柜、实物柜）相关知识 2、档案包装卷皮（硬卷皮格式、软卷皮格式）卷盒档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方式。 为国家档案事业的发展与决策积累数据；档案统计工作的作用为档案馆科学管理提供依据；为档案管理科学研究提供参考。 是加强档案事业宏观管理的一项重要手段；档案统计工作的意义是对档案室工作实行监督管理的必然途径；是适应档案学研究日益注重定量分析发展趋势的重要措施。 为本单位档案的科学管理奠定基础；档案统计工作的基本任务为上级主管部门进行统计调查和统计分析；实现统计监督提供统计资料。 建立档案统计工作制度；档案的登记；档案统计工作的主要内容档案统计年报工作。 （1）档案利用工作是档案工作的根本目的之一。 人们之所以开展档案工作，就是要通过档案的收集、保管等工作，积累档案信息资源并为现实工作服务。 因此，档案管理工作自始至终都贯穿着为档案利用工作创造条件、打好基础这条主线。 （2）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。 档案的提供档案利用工作水平是衡量档案工作质量高低的主要标准之一，对档案工作的其他环节能产生检验、推动作用。 档案利用的意义利用工作是档案工作进步的杠杆和动力。 （3）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。 利用工作是档案工作为各项工作服务最直接、最主要的手段，通过有效、广泛地利用档案，开发档案信息，使档案凭证依据、参考咨询、传播知识、宣传教育作用得到充分发挥，就是档案工作效益的实际产出。 大量利用档案信息，能够最大限度地减少社会、组织或个人脑力、体力上的重复劳动。 这也正是档案价值的根本体现。 为领导决策和机关各项工作服务，实现档案价值的最大化；档案的提供利促进各项档案业务基础工作的不断深化和档案工作整体水平的提高；用的目的通过提高利用工作的质量，使档案工作人员的综合素质上升到新的层次。 1、提供利用借阅借出函查和电话查询档案网络查询服务档案利用方式 2、开发利用档案资料的编研档案资料专题信息服务参与性研究利用19档案统计档案的提供利用企事业单位档案工作企事业单位的档案文件材料的构成企事业单位档案工作实践企事业单位档案分类的基本方法档案的收集工作档案的工作档案的管理工作事业单位档案档案的鉴定工作（即第一章中的档案工作的八个环节）业务管理工作档案的检索工作档案的编研工作档案的利用工作档案的统计工作规划工作管理工作行政管理工作指导工作监督工作协调工作文字材料是以文字为主体，配合数字、图表等，用来记录和表达有关信息的文件材料。 主要有管理类材料文字材料科技材料产品文字材料、科研文字材料、基建文字材料、设备文字材料其他材料会计类、人事类图样材料是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形。 图样材料管理图样材料技术图样；产品图样、施工图样、设备图样、其他图样表式材料是以表格的形式，用线条、数据编制而成的反映某种事务概况的简明文件材料。 管理表式材料表式材料科技表式材料产吕表式、基建表式、设备仪器表式其他表式材料会计表式、人事表式特种材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料为载体，以摄像、录音和刻录等为记录手段产生和形成的文件材料。 主要有特种材料声像材料照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片机读材料计算机机读磁带、磁盘、光盘在不同性质的分类层次不是固定的，应根据单位性质与规模、档案种类与数量等多种因素来决定同一单位的不同门类的档案材料，其分类层次也的所区别档案分类层在同一个企事业单位的档案分类体系中，只要条理清晰，标识规范，保持相对稳定，即使不同门类的次的确定档案的分类层次有一些差异，也不会产生副作用从总体上看，企事业单位档案的分类层次不宜过多。 增加必要的一级类目一级类目减少或合并一级类目既增加一级类目，又减少或合并一级类目按职能结合问题设置（适用于党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四个大类）设置的按性质（或专业）结合对象设置（适用于产品档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案二级类目基本方法四个大类）按形式或性质设置（适用会计档案、干部职工档案）党务工作组织工作宣传工作统战工作党群工作档案纪检工作工会工作共青团工作协会工作行政事务公安保卫法纪监察审计工作行政管理档案人事管理教育工作医疗卫生后勤福利外事工作经营决策计划工作统计工作财务管理经营管理档案物质管理产品销售用户档案生产调度质量管理劳动管理能源管理安全管理生产技术管理档案科持管理环境保护计量工作标准化工作档案和信息管理类目设置产品类档案科研类档案基本建设档案设备仪器档案会计档案档案干部职工档案档案一般按产品种类或型号设置二级类目其二级类目一般按拉研课题来设置一种是按工程性质或用途，另一种是按某一具体的建筑物或构筑物。 设备仪器种类生产装置设备型号按核算单位设置二级类目一般企事业单位可设置企事业单位会计档案、工会会计档案、三产会计档案干部档案工人档案离退休职工档案死亡职工档案一级类目二级类目按大类年度编制案卷流水号企事业单位档案档按照大类保管期限编制案卷流水号号编制的具体方法对于一般的小型企事业单位，保管档案的数量不多，在编制档号时可不标注年度特征和保管期限特征，按大类编制流水号（大类流水号）20科技档案的概念是指在科学技术活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 （就其本质而言，它构成一个企业、研究机构乃至国家的知识资源。 ）科研档案科研档案以科研课题为核心进行分类、立卷、归档，一个课题的全部档案，是一个有机联系的整体，具有成套性的特点。 以产品的型号为标准进行分类、立卷或归档，从而形成一个企业以产品型号为内容的一整套科技档技术档案科技档案的种类案体系。 农业生产技术档案的特点是种类多周期长，野外作业记录数量较大。 及特点特别是以工程项目为单位成套收集、鉴定和保管利用，一项工程的全部档案材料构成一个有基建档案机联系的整体。 设备档案以型号成套，一机一档。 主要用于对企事业单位产品档案或设备档案的实体分类，能够保证产品档案、设备档案按照产品型号、设备型号成套区分归类，相同的产品档案、设备档案相对集中，方便日后的保管和利用。 按类型分类分类方法按工程项目分类主要适用于基本建设档案按课题分类主要用于对科研档案的实体分类，使科研档案按照课题成套保管，同一课题的档案相对集中编号方法科技档案的分类号的编制保管单位顺序号的编制科技档案总目录一般包括总顺序号、归档时间、案卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、保管期限、份数、张数、备注等项目分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位与日期、密级、保管期限、备注等项目科技档案科技档案的编目科技档案分类目录科技档案的排架方法科技档案的排列，一般是采用分类排列的方法，即按照科技档案保管单位的内容、知识体系进行排列，以适应科技档案在形成上的渐全性、成套性的特点。 分为四个大类产品类、设备类、基建类、科研类重点考虑的是要保持同类项目形成的文件材料的系统性、成套性，以便系统、完整地提供利用。 包括制定鉴定工作计划、成立鉴定工作小组、确定鉴定工作标准等。 鉴定工作不仅是档案部门的重要工作，而且因涉及单位内部各职能部门，关系到历史记录的去留问题，因而必须慎重对。 第一步，个人初步鉴定。 鉴定小组成员按照分工，对需要鉴定的案卷进行分别审阅，进行价值判定，形成初步鉴定意见并填写在档案鉴定表上。 第二步集体审查。 召开鉴定小组全体成员会议，对个人鉴定过程所形成的档案鉴定表逐张进行审查，听取鉴定人的说明，形成小组审定意见，由小组负责人将意见填写到相关栏目。 即编制档案销毁清册，鉴定报告，销毁和扫尾。 编档案销毁清册。 即对失去保存价值的案卷，统一编制销毁清册，办理报批手续。 编制鉴定报告。 即对档案工作的总结。 （国有组织进行档宁鉴定，其销毁清册和鉴定报告应一式三份）销毁工作，即对批准销毁的档案进行销毁。 扫尾工作，已经销毁的案在案卷目录中注明，调整保管期限或密级变动的案卷并在目录中注明，调整库房排架，对卷内文件明显减少的案卷进行重新组卷和调整编号，将档案鉴定表、鉴定计划、档案销毁清册、鉴定报告等鉴定材料组成鉴定工作卷，存档备考。 准备工作鉴定工作鉴定程序处理工作科技档案的鉴定鉴定标准技术因素；（这是影响科技档案价值的决定因素）功能因素；典型因素；（是指科技档案在技术发展方面所具有的历史价值和典型意义）时间因素；（年代久远的档案从某种意义上说便具有文物的属性。 1949年10月以前的科技档案原则上不应销毁）作者因素21概念会计档案是指在各项财会活动中直接形成的、具有保存价值的各种会计核算记录，主要包括会计凭证、会计帐簿和会计报表三大类。 （1）会计报表（如会计月报、旬报、季报和年报、财务报告、决算等）。 （2）会计账册（如总账、日记账、明细账、分类账等）。 归档范围 （3）会计凭证（原始凭证、记账凭证、拨款凭证、结算凭证等） （4）有关会计业务工作以及在会计档案管理中形成的文字性材料（如会计报表说明、余额表、对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等）会计档案的收集 （1）各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照会计档案的规范和标准，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 （2）当年形成的会计档案，在会计年度终子后，可暂由本单位会计机构保管1年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部归档要求指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。 （3）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。 个别需要拆封重新的，档案机构应当在同会计机构和经办人共同拆封，以分清责任。 （4）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。 会计凭证类原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其他会计凭证等会计帐簿类总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿和其他会计帐簿等类别财务报告类月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告其他类银行存款余额调节表、银行对帐单和其他应当保存的会计核算专业资料；会计档案移交清册、会计档案保管册、会计档案销毁册“年度名称”分类法会计档案的类别分类“年度机构名称”分类法方法及“年度会计类型名称”分类法会计档案的组卷，应按会计档案的分类和年度将会计文件材料分开组卷。 会计报表的组卷组卷会计帐簿的组卷会计凭证的组卷（按会计项目和记帐凭证号的顺序排列，按时间先后组卷，加上封面和封底，在案卷的左上角装订成册，加贴封角，组卷人员在封角上盖章有效。 ）案卷的装封格式（卷盒用于会计凭证；硬卷皮用于会计报表；会计帐簿不另加装具，但需加贴规定封面标签）会计档案的案卷卷内备考表格式形格式案卷目录格式标签格式；包括会计帐簿封面标签、会计档案卷脊标签和会计凭证包角标签（红色为永久，蓝色为定期）会计档案的保管期限永久定期3年、5年、10年、15年、25年5类，从会计年度终了后的第一天算起由本单位档案机构会同会计机构对到期会计档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 单