进口原油代理业务流程_.doc

1.2进口原油代理业务流程1.2进口原油代理业务流程一、业务目标1经营目标1.1保证按照分（子）公司委托，按时、按质、按量完成进口原油的采购，安全、及时地交付分（子）公司。1.2保证进口原油采购价格、运费及保费成本的合理，尽最大可能优化采购方案。1.3获得有利的货款支付条件,保证按照贸易合同结算条款履行资金支付责任。1.4保证结算资金的安全和及时回笼。2财务目标2.1保证代理进口原油业务会计核算真实、准确、及时、完整。3合规目标3.1 进口原油业务的执行和操作符合国家相关管理部门的规定。3.2贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。3.3进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交易条件进行原油采购、租船、投保，导致风险增加和发生交易损失。1.2未严格按照分（子）公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输，导致分（子）公司正常生产经营活动受到不良影响甚至发生损失。1.3未能在分（子）公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格、运费和保费条件，导致分（子）公司进口原油成本增加。1.4未能严格按照分（子）公司委托进行套期保值操作，导致分（子）公司控制进口原油成本不能达到预期效果。1.5未对原油采购合同及时、准确地投保，发生漏保、迟保、错保，以及在货物出险后未及时办理索赔手续，导致风险增加甚至发生损失。1.6未对滞期费实现有效控制，导致多付或应该追偿的未及时追偿，造成损失。1.7货款支付条款不合理，导致财务费用或资金风险增加。1.8未按照贸易结算条款履行资金支付责任造成违约损失。1.9未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。1.10国内结算资金催收不力，导致资金成本增加,降低资金周转效率。1.11 未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2财务风险2.1未能真实、准确、及时、完整地进行代理原油进口业务的会计核算，造成财务信息失真。3合规风险3.1未按照国家规定开展进口原油业务，受到有关管理部门的处罚。3.2未按照国家外汇管理局的有关规定进行贸易项下的外汇收支，受到处罚。3.3 进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。三、业务流程步骤与控制点1对贸易人员及签约人员进行授权1.1外贸代理公司经理对其原油部及境外分（子）公司原油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向贸易对手备案。2对贸易对手的资信进行评估2.1外贸代理公司风险管理小组对贸易对手的资信进行评估，根据信用评级确定交易限制条件。3接受分（子）公司委托，对外签订原油采购合同3.1外贸代理公司授权的原油贸易人员收到分（子）公司原油采购委托后，审核是否符合股份公司总部下达的原油采购计划。3.2根据分（子）公司委托要求，外贸代理公司原油部贸易部门会同境外分（子）公司对目标油种市场进行分析，商定入市时机与询价范围，经部门负责人授权后，向有关被授权贸易人员下达询价指令，按照要求对外询价。3.3原油贸易人员按照外贸代理公司原油部贸易部门的指令进行询价后，按照进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向反馈给外贸代理公司原油部贸易部门进行审核。3.4外贸代理公司原油部贸易部门会同财务部门及法律顾问对贸易人员谈判意向、合同主要条款进行审核后，通知原油运输管理人员了解具体的船舶信息（我方租船情况），或通知执行人员就运输船舶的情况与卸货港联系（对方租船情况）。3.5外贸代理公司原油部贸易人员将交易意向通知分（子）公司，经分（子）公司确认油种、数量、价格后，对外进行成交操作。3.6由经授权的签约人与对方签订（境外）原油采购合同，并将成交结果以交易结果通知单的形式上报外贸代理公司原油部。3.7外贸代理公司原油部贸易人员将交易结果通知分（子）公司，由分（子）公司以进口原油采购确认单的形式书面确认。3.8根据分（子）公司保值的要求和委托进行现货的保值操作。参见10.1 境外原油期（纸）货保值代理业务流程 4根据原油采购合同进行租船与投保4.1外贸代理公司原油部贸易部门根据已签订原油采购合同的主要条款填写原油采购交接单，经部门负责人签字后报外贸代理公司经理批准，再下达至执行人员（如果分（子）公司针对该笔交易进行了保值，则将该项相关保值业务的交易结果同时递交给执行人员）。4.2外贸代理公司原油部执行部门根据签收的原油采购交接单，按照规定填写进口原油保险内部联系单，经过分（子）公司确认后办理保险。4.3外贸代理公司原油部执行人员向原油运输经办人员提交经部门分管负责人复核的租船内部联系单。4.4外贸代理公司原油部原油运输经办人员办理预租船，并根据船舶预租的主要条件填写租船运输确认单，由运输业务负责人签字后报原油部经理批准，交原油部执行部门。4.5外贸代理公司原油部执行人员通过进口原油租船确认单报分（子）公司确认预租运费，并将船舶的技术规范直接提交卸港，申请该船是否适合靠泊。4.6外贸代理公司原油部执行人员按照船舶的技术规范，通过供货商向装港确认。4.7外贸代理公司原油部执行人员得到分（子）公司装港和卸港的确认后通知运输人员，由经授权的签约人与船东签订正式租约。5签订进口原油代理协议5.1根据分（子）公司确认的代理采购原油、品种、数量、价格、时间及运输安排，外贸代理公司原油部经授权的签约人员按照经法律事务部审定的进口原油代理协议的标准文本与分（子）公司签订正式的进口原油代理协议。6在原油装运后安排报关、接货的准备手续6.1原油到港前，外贸代理公司原油部核对有关资料，按照国家有关规定申领重要工业品自动进口登记证明。6.2经外贸代理公司原油部经理授权，执行人员向境外分（子）公司发出开具发票的通知书，由其开具报关发票。对于计价期已结束的进口原油，严格按照实际价格开具发票；对计价期尚未结束的进口原油，对其金额进行合理预计，保证报关金额的准确、合理。外贸代理公司原油部执行人员同时准备报关合同、装船单据等其他报关单据，通知卸货港和分（子）公司安排接货，由分（子）公司做好国内运输的准备（参见1.3原油配置、运输业务流程），并安排货代代理分（子）公司报关报验。或通知分（子）公司自行报关报验。7跟踪监控装船、航行和卸货过程7.1外贸代理公司原油部执行人员密切跟踪原油装船及其计量、货损等情况，及时发现短量，查明原因，迅速通知分（子）公司、保险公司，以备事后追溯。分（子）公司在通过外贸代理公司得知上述情况的基础上，密切跟踪原油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况，及时发现短量，查明原因，迅速通知外贸代理公司原油部。外贸代理公司原油部依据有关采购合同或约定向供货商、船东、港口等责任方提出索赔，并将索赔结果书面通知有关分（子）公司。7.2外贸代理公司原油部运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态，及时处理有关事宜，监控滞期发生情况及责任原因，准确地计算发生滞期费的应付船东部分与应向责任单位索赔部分，并将有关情况通知分（子）公司确认，以便及时办理索赔或理赔工作，有关处理结果应书面通知分（子）公司。8进行货款、运费、保费等的资金结算8.1出具原油采购付款承诺函境外分（子）公司根据批准签约成交的原油采购合同的支付条款和付款进度要求，向外贸代理公司财务部门提出开具付款承诺函的要求。外贸代理公司财务部门对付款承诺函条款进行审核并提交原油部复核，上报外贸代理公司分管副经理批准同意后，向原油供应商或境外分（子）公司申请开证银行出具付款承诺函。8.2外贸代理公司财务部门对原油部执行人员提供并经原油部负责人批准的进口原油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函、合同履行与结算申请表等进行审核，按照合同规定付款时间，在国家外汇管理局办理进口付汇备案后向境外公司支付CIF货款；付汇后，原油部执行人员负责及时向财务部门提供报关单，由财务部门按照规定办理付汇核销手续。8.3境外分（子）公司财务部门按照原油采购合同规定，对供货商提供的发票进行审核，报经境外分（子）公司经理批准后对外支付货款。8.4外贸代理公司财务部门对原油运输管理人员提供并经原油部负责人批准的进口原油运费支付联系单及租约、船东发票、提单复印件等进行审核后，报经分管副经理批准，通知境外分（子）公司对外支付运费、战争附加险等。8.5外贸代理公司财务部门对原油运输管理人员提供并经原油部负责人批准的进口原油滞期费支付联系单及滞期时间表、滞期费发票等进行审核后，报经分管副经理批准，通知境外分（子）公司对外支付。8.6外贸代理公司财务部门对执行人员提供并经原油部门负责人批准的进口原油保费支付联系单及保险费明细表、保险发票等进行审核后，报经分管副经理批准，通知境外分（子）公司对外支付保费等。8.7外贸代理公司财务部门按照进口原油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算，并负责与分（子）公司按期对账和催收欠款。对于由于计价期原因形成的结算价款与实际价款的差异，由外贸代理公司原油部会同财务部门、境外分（子）公司，定期与分（子）公司进行核对，及时结清。9账务处理与档案管理9.1外贸代理公司财务部门及境外分（子）公司财务部门根据企业会计制度或注册地适用会计准则，对代理进口原油业务及资金结算进行账务处理，财务部门负责人定期审阅复核。外贸代理公司原油部与财务部门分别对业务卷宗和财务资料进行整理归档，并按照规定时间保存。 四、 业务流程图表业务目标业务风险控制点监督检查方法流程图1.保证按照分（子）公司委托，按时、按质、按量完成进口原油的采购，安全、及时地交付分（子）公司。(风险1-2)1.未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的交易条件进行原油采购、租船、投保，导致风险增加和发生交易损失。(控制点1.1, 2.1, 3.1, 3.4, 5.1)对贸易人员及签约人员进行授权 1.1 外贸代理公司经理对其原油部及境外分（子）公司贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向贸易对手备案。1.1 检验贸易人员与签约人员是否获取了合适的授权。2.保证进口原油采购价格、运费及保费成本的合理，尽最大可能优化采购方案。(风险3-6)2.未严格按照分（子）公司委托的时间、品质、数量进行进口原油的采购和运输，导致分（子）公司正常生产经营活动受到不良影响甚至发生损失。(控制点3.5, 3.7, 4.2, 4.5, 4.7)对贸易对手资信进行评估2.1 外贸代理公司风险管理小组对贸易对手的资信进行评估，根据信用评级确定交易限制条件。2.1 检验风险管理小组是否对贸易对手进行了适当的审核和评估。3.获得有利的货款支付条件,保证按照贸易合同结算条款履行资金支付责任。(风险7-8，11)3.未能在分（子）公司委托范围内把握贸易时机、获得有利的价格、运费和保费条件导致分（子）公司进口原油成本增加。(控制点3.2, 3.3)3.接受分（子）公司委托，对外签订原油采购合同3.1外贸代理公司授权的原油贸易人员收到分（子）公司原油采购委托后，审核是否符合股份公司总部下达的原油采购计划。3.1 检验采购委托是否符合股份公司总部采购计划。4.保证结算资金的安全和及时回笼。(风险9-10)4.未能严格按照分（子）公司委托进行套期保值操作，导致分（子）公司控制进口原油成本不能达到预期效果。(控制点3.8)3.2 根据分（子）公司委托要求，外贸代理公司原油部贸易部门会同境外分（子）公司对目标油种市场进行分析，商定入市时机与询价范围，经部门负责人授权后，向有关被授权贸易人员下达询价指令，按照要求对外询价。3.2 检验成交价格是否高于同期同种原油价格，和采购指令是否经过授权。5.保证代理进口原油业务会计核算的真实、准确、及时、完整。(风险12)5.未对原油采购合同及时、准确地投保，发生漏保、迟保、错保，以及在货物出险后未及时办理索赔手续，导致风险增加甚至发生损失。(控制点4.2, 7.1)3.3 原油贸易人员按照外贸代理公司原油部贸易部门的指令进行询价后，按照进口原油采购效益最大化的原则，与经过批准的原油供应商达成交易意向，并立即将交易意向反馈给本部原油部贸易部门进行审核。3.3 检验交易意向是否及时反馈给本部原油贸易部门进行审核。6、进口原油业务的执行和操作符合国家相关管理部门的管理规定。(风险13)6.未对滞期费实现有效控制，导致多付或应该追偿的未及时追偿，造成损失。(控制点7.2)7.货款支付条款不合理，导致财务费用或资金风险的增加。(控制点3.4)3.4 外贸代理公司原油部贸易部门会同财务部门及法律顾问对贸易人员谈判意向、合同主要条款进行审核。3.4 检验交易意向合同是否经过了贸易部门、财务部门（及法律顾问）的审核。3.5 外贸代理公司原油部贸易人员将交易意向通知分（子）公司，经分（子）公司确认油种、数量、价格后，对外成交。3.5 检验成交前是否经过分（子）公司确认。7.贸易外汇收支符合国家外汇管理局的规定。(风险14)8.未按照贸易结算条款履行资金支付责任造成违约损失。(控制点8.3)3.7 外贸代理公司原油部贸易人员将交易结果通知分（子）公司，由分（子）公司以进口原油采购确认单的形式书面确认。3.7 检验分（子）公司是否对交易结果进行书面确认。8.进口原油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部管理制度的规定。(风险15) 9.未按照规定路径进行国际结算发生资金损失。(控制点8.3)3.8 根据分（子）公司保值的要求和委托进行现货的保值操作。参见10.1 境外原油期（纸）货保值代理业务流程3.8检验是否符合10.1 境外原油期（纸）货保值代理业务流程。10.国内结算资金催收不力，导致资金成本增加,降低资金周转效率。(控制点8.7)11、未经审核，擅自变更合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。(控制点3.46)4.根据原油采购合同进行租船与投保4.2 外贸代理公司原油部执行部门根据签收的进口原油采购确认单，按照规定填写进口原油保险内部联系单，经过分（子）公司确认后办理保险。4.2 检验投保前是否经过分（子）公司确认。检验是否按照规定填写进口原油保险内部联系单并办理投保。12.未能真实、准确、及时、完整地进行代理原油进口业务的会计核算，造成财务信息失真。(控制点9.1)4.5外贸代理公司原油部执行人员将租船运输确认单报分（子）公司进行确认；并将船舶的技术规范直接提交卸港，申请该船是否适合靠泊。4.5检验预租船舶是否经过分（子）公司和卸港的确认。13、未按照国家规定开展进口原油业务，受到有关管理部门的处罚。(控制点4.5, 1, 2) 14.未按照国家外汇管理局的有关规定进行贸易项下的外汇收支受到处罚。(控制点8.2) 15、进口原油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度要求，造成损失。(控制点5.1)4.7 外贸代理公司原油部执行人员得到分（子）公司、装港和卸港的确认后，通知运输人员，由经授权的签约人与船东签订正式租约。4.7检验签订租约前是否经过分（子）公司确认。5.签订进口原油代理协议 5.1根据分（子）公司确认，外贸代理公司原油部经授权的签约人员按照经法律事务部审定的进口原油代理协议的标准文本与分（子）公司签订正式的进口原油代理协议。5.1检验进口原油代理协议是否由授权签约人签订。6.在原油装运后安排报关、接货的准备手续6.1外贸代理公司核对有关资料，按照国家有关规定申领重要工作品自动进口登记证明。6.1 检验是否按时申领进口许可证。6.2经外贸代理公司原油部负责人授权，执行人员向境外分（子）公司发出开具发票通知书由其开具报关发票。6.2 检验报关发票金额是否准确、合理，是否有合理授权。7.跟踪监控装船、航行和卸货7.1 外贸代理公司原油部执行人员密切跟踪装船、卸货情况，及时发现短量，查明原因，迅速通知分（子）公司、保险公司，分(子)公司原油采购部门通力配合向有关责任方提出索赔。7.1 检验是否及时发现短量问题并进行索赔。7.2外贸代理公司原油部运输经办人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态，及时处理有关事宜，监控滞期发生情况及责任原因，准确地计算发生滞期费的应付船东部分与应向