补充4：Access使用指导.doc

Access使用指导一、怎样使用表设计器来创建表？要使用表设计器来创建一个表，首先要打开表设计器。双击“使用设计器创建表”选项，弹出“表1:表”对话框。对话框分为两个部分，上半部分是表设计器，下半部分用来定义表中字段的属性。表的设计器其实就是一个数据表，只是在这个数据表中只有“字段名称”、“数据类型”和“说明”三列，当我们要建立一个表的时候，只要在设计器“字段名称”列中输入表中需要字段的名称，并在“数据类型”列中定义那些字段的“数据类型”就可以了。设计器中的“说明”列中可以让表的制作人对那些字段进行说明，以便以后修改表时能知道当时为什么设计这些字段。现在我们就用表设计器来建立一个记录订单信息的表。首先要知道在“订单”表中需要包括的信息，在这个表中一定要有“订单号”、“订货单位”、“货物名称”、“订货数量”、“经手人”、“订货日期”等信息，在表设计器的“字段名称”列中按顺序输入这些字段的名称，表就初步建好了。现在切换到“数据表”视图来看看用表设计器建立的表。单击工具栏上“视图”按钮，这时在屏幕上会出现一个提示框，提示“必须先保存表”，并询问“是否立即保存表”，由于我们还没有保存过这个表，所以单击“是”按钮来保存这个表，这时弹出另一个“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入“订单信息表”，单击“确定”按钮，将这个表保存为“订单信息表”。又弹出一个对话框说“没有添加主键”，因为每个表中都至少应该有一个主键，而我们还没有设定把哪个字段作为这个表的主键。如果选择“是”按钮，Access就会在刚才建立的表上添加一个字段，并把这个字段作为表的主键，我们单击“否”按钮，不让Access添加主键。现在看到的这个表就是我们刚才利用表设计器生成的表了。在表中，这种由表格构成的窗口叫做表的“数据表视图”，是表最直观的一种表现方法。不管用什么方法生成的表最终都要切换到这个视图下才能进行数据的输入，而一个表建立得是否合理也会在这个视图中反映出来。但要为表设置主键，为字段设置数据类型和属性，就必须切换回“设计视图”才能实现相应的操作。二、怎样为表设置主键？单击工具栏上的“视图”按钮，切换回表的设计视图，开始为表设置主键。第五课的课后补充里曾经说过主键是什么。设置表的主键非常简单，比如要将“订单信息表”中的“订单号”字段作为表的“主键”，只要单击“订单号”这一行中的任何位置，将这行设为当前行，然后单击工具栏上的“主键”按钮，按钮会凹陷进去，在“订单号”一行最左面的方格中出现了一个“钥匙”符号，表示“订单号”这一字段成为表的主键了。用这种方法设置了新的主键以后，原来的主键就会消失。如果要将表中的多个字段设置成主键，要先把鼠标移动到表最左边的方格内，当鼠标光标变成一个“向右箭头”形状时，单击鼠标左键将这行选定，然后按住键盘上的“CTRL”键，选定其它要设置成主键的行，都选好以后，单击工具栏上的“主键”按钮，选中的字段都设成“主键”了。如果想取消主键，先选中字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮，这时字段前面的“钥匙”图标就消失了，表示这个字段不再是“主键”了。三、怎样为表中的字段设置数据类型？设置完主键，我们再看看字段的数据类型，在Access中有“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE对象”、“超级链接”、“查阅向导”十种数据类型。各种数据类型中输入的是不同的数据。文本：这种类型允许最大255个字符或数字，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度。备注：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达64000个字符的内容。但Access不能对备注字段进行排序或索引，却可以对文本字段进行排序和索引。在备注字段中虽然可以搜索文本，但却不如在有索引的文本字段中搜索得快。数字：这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字型可以设置成“字节”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制ID”、“小数”五种类型。在Access中通常默认为“双精度数”。 日期/时间：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间。 货币：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左方15位数及右方4位数。 自动编号：这种类型较为特殊，每次向表格添加新记录时，Access会自动插入唯一顺序或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新按递增的规律重新赋值。 是/否：这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段，通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择。OLE对象：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE对象字段时，可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象，例如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。 超级链接：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；二是到文件或页面的路径；三是在文件或页面中的地址。在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。 查阅向导：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。在计算机中，数据有很多种类型，它们有着不同的用处，比如文本类型和备注类型，虽然都是用来存储文本，但是“文本”类型存储的字符数最多只能255个，而“备注”类型却可以存储64000个字符，如果把“备注”类型换成“文本”类型，则无法保存下全部的数据信息，把“文本”类型的数据存放在“备注”类型中，又势必造成很大的浪费。在Access中，不同的数据类型分配不同大小的数据空间，而每种数据类型的大小却是固定的。所以当我们在一个字段中输入一个值时，这个字段的大小不会随里面值的内容而变化。如果输入一个字符“A”，使用“文本”类型，这个值空出来的字符空间不会很多，但如果使用“备注”类型，则会空出63999个字符空间，这些空间不能再输入其它值的内容，就白白浪费了。不同类型的数据在使用时也有差别，比如两个值“1234”和“2345”，在“数字”类型中是数字，在“文本”类型中就是文本了。如果将这两个值相加求和，那么用数字类型计算出来的结果是“3579”，而用文本类型相加的结果则是将两个数据联在一起成为“12342345”，可见它们的差别还是很大的。现在我们已经知道了正确设置数据类型的重要性，就开始为“订单信息表”中的各个字段设置数据类型吧。先定义“订单号”字段的数据类型，用鼠标单击订单号的“数据类型”项，方格内出现一个下拉箭头，单击它，在弹出的下拉列表框中选定“自动编号”项，就把这个字段的数据类型定为“自动编号”类型了。“自动编号”类型的数据是从1开始不重复的整数，这样可以保证在表中的每个记录都可以区分开来。所以一个表的主键常常建立在拥有这种数据类型的字段上。“订货单位”、“货物名称”和“经手人”定义为“文本”类型，“货物单价”和“订货金额”定义为“货币”类型，“订货数量”应是“数字”类型，“订货日期”则是“日期/时间”类型。现在来看看修改过“数据类型”后的表，表示钱数的地方都用标准的货币符号引出来了，而且输入数字的地方也变的一目了然了。四、怎样设置字段的属性（一）？设置完字段的“数据类型”，现在来设置字段的“属性”。表设计器的下半部分都是用来设置表中字段的“字段属性”的，字段属性包括有“字段大小”、“格式”、“输入法模式”等，设置它们会对表中的数值产生影响。先设置“订货单位”文本字段的各种属性，默认的“字段大小”为“50”，表示这个字段中最多可以输入50个字符。通常只需要十几个文字就足够表达一个“订货单位”的名称了，所以可将字段大小定为“25”。只要选中字段大小文本框，然后修改里面的数值就可以了。字段大小是字段的属性之一。现在设置另一个属性：输入时的“格式”。在Access 2000中，有几种文本格式符号，使用这些符号可以将表中的数据按照一定的格式进行处理。具体格式符号及其用法将在课后补充中介绍。在“格式”文本框中输入“-”则“订货单位”的名称会向右对齐。如果在“格式”输入“!”符号，名称就会自动向左对齐。“输入法模式”属性是个选择性的属性，它共有三个选项“随意”、“输入法开启”、“输入法关闭”，选中“输入法开启”项，当光标移动到这个字段内的时候，屏幕上就会自动弹出首选的中文输入法，而选择“输入法关闭”时，则只能在这个字段内输入英文和数字。不同的字段采用不同的“输入法模式”可以减少启动或关闭中文输入法的次数。而选择“随意”就可以启动和关闭中文输入法。下面的“输入掩码”可以控制输入到字段中的值，比如输入值的哪几位才能输入数字，什么地方必须输入大写字母等。如果要把某个字段输入的值作为密码，不让别的人看到时，就要在输入时将数据的每个字符显示成星号。这些都需要由设置字段的“输入掩码”属性来实现。设置字段的输入掩码，只要单击“输入掩码”文本框右面的“生成”按钮，就会出现“输入掩码向导”对话框，对话框上有一个列表框，比如要让这个文本字段的输入值以密码的方式输入，则单击列表框中的“密码”选项，然后单击“完成”按钮。下面的“标题”属性一般情况下都不设，让它自动取这个字段的字段名，这样当在窗体上用到这个字段的时候就会把字段名作为它的标题来显示。“默认值”属性只要在它的文本框中输入某段文字，那么这个字段的值在没有重新输入之前，就会以所输入的文字作为该字段中的值。五、怎样设置字段的属性（二）？“有效性规则”是为了检查字段中的值是否有效，可以在该字段的“有效性规则”框中输入一个表达式，Access会判断输入的值是否满足这个表达式，如果满足才能输入。输入违反该规则的字段值就无法将值输入到表中，并会提示我们不能输入与有效性规则相悖的数值。当然我们也可以单击这个属性输入文本框右面的“生成”按钮激活“表达式生成器”来生成这些表达式。而“有效性文本”这个属性中所填写的文字则是用来当用户输入错误的值时给用户的提示信息。在Access中“表达式生成器”就是用来生成表达式的一段特殊的程序模块。通过它可以很方便地编写数据库中的各种表达式。它的用法在以后的课程中会有比较详细的讲解。在填写一个表的时候，常常会遇到一些必须填写的重要字段，像这个表中的“订货数量”字段就必须填写，不然我们就无法知道这份订单究竟订了多少货，所以要将这个字段的“必填字段”属性设为“是”。而对于那些要求得不那么严格的数据就可以设定对应字段的“必填字段”属性为“否”。它下面的“允许空字符串”属性问我们是否让这个字段里存在“零长度字符串”，通常将它设置为“否”。索引属性是表中一个重要的属性，当我们建立一个很大的数据库的时候，就会发现通过查询在表中检索一个数据信息很慢。通过分析发现，如果当我们要在一个表中的查询“订货单位”字段内的某个值时，会从整个表的开头一直查到末尾，如果能将表中额值进行排序，那同样的查询工作对“订货单位”字段检索的记录数就可以少很多，速度也自然会变得更快，所以很多表都需要建立索引，而“索引”字段就是为了定义是否将这个字段定义为表中的索引字段。“无”是不把这个字段作为索引，“有（有重复）”和“有（无重复）这两个选项都表示这个字段已经是表中的一个索引了，而“有（有重复）”允许在表的这个字段中存在同样的值，“有（无重复）”字段则表示在这个字段中绝对禁止相同的值。对于“订单信息表”，由于一个订货单位会多次订货，也就要签订多份订单，所以当我们要把这个字段作为表的索引时就需要将它的“索引”属性设为“有（有重复）”了。这些是建立单字段索引的过程。如果经常在搜索大型表时提供多重准则，则需要建立几个字段索引，要在表中建立多字段索引，就要将鼠标移动到工具栏上的“索引”按钮上，单击这个按钮，弹出“索引”对话框，在它上面的表格中，最左面的是要建立的索引名，用来输入索引的名称，中间的是字段名，表示将要建立索引的相应字段的字段名，最右面的是排序次序，这里输入字段中各个记录的排序方式。最后一个是“UNICODE”属性，“UNICODE”是微软公司为了使一个产品在不同的国家各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码，使用这种16位代码时只需要一个UNICODE就可以存储一个中文文字或英文字符。这样虽然很方便，但实际上在计算机中本来只要8位就可以存储一个英文字符，所以使用这种“UNICODE”方式实际上是比较浪费空间的。为了解决这个问题微软又想出了一个方法就是对数字或英文字符进行“UNICODE压缩”，所以对字段的这个属性我们一般都选择“有”，这样可以节省很多空间。字段属性栏右面的提示文字可以随时提供一些帮助。 六、 怎样在表之间建立关系首先单击“工具”菜单下的“关系”命令，弹出“关系”对话框，上面还有一个“显示表”对话框如下图，通过“显示表”对话框可以把需要建立关系的“表”或“查询”加到“关系”对话框中去。将两个表“客户信息表”和“订单信息表”都选中，单击“添加”按钮把它们都添加到“关系”对话框上，单击“关闭”按钮把“显示表”对话框关闭。以后再需要打开它时，只要在“关系”对话框上单击鼠标右键，选择“显示表”命令就可以了。在“关系”对话框中只有“客户信息表”和“订单信息表”的字段列表。怎么建立关系呢？其实表都是由字段构成的，表之间的关系也由字段来联系。让不同表中的两个字段建立联系以后，表中的其他字段自然也就可以通过这两个字段之间的关系联系在一起了。也就是说在“客户信息表”中的“公司名称”和“订单信息表”中的“订货单位”两个字段之间建立关系就可以了。先在“客户信息表”字段列表中选中“公司名称”项，然后按住鼠标左键并拖动鼠标到“订单信息表”中的“订货单位”项上，松开鼠标左键，这时在屏幕上出现“编辑关系”对话框。这个对话框可以帮助我们编辑所建立的关系，通过左面的列表框可以改变建立关系的两个字段的来源。可以单击“新建.”按钮创建新的关系，或者单击“联接类型”为联接选择一种联接类型。单击“联接类型”按钮，在弹出的新对话框中选择第三项，然后单击“确定”按钮就可以了。回到“编辑关系”对话框后单击“创建”按钮。现在在两个列表框间就出现了一条“折线”，将“订货公司”和“公司名称”两个选项联接在一起。关闭“关系”对话框，并保存对“关系”布局的修改。在表间建立关系就是这样的。七、“关系”与“子数据表”打开“客户信息表”，你会发现这个表中增加了一些新的表，它们是“客户信息表”的子表，也就是“订单信息表”。在这种“一对多”的情况下，完全可以通过“客户信息表”中的“公司名称”信息将这两个表的内容都串起来。在主表中的每一个记录下面都会带着一个甚至几个子表中的“订单”记录。具有“一对一”关系的两个表之间互为对方的“子表”。通常在建立表之间的关系以后，Access会自动在主表中插入子表。但这些子表一开始都是不显示出来的。在Access中，让子表显示出来叫做“展开”子数据表，让子表隐藏叫做将子数据表“折叠”。展开的时候方便查阅订单信息，而折叠起来以后有可以比较方便的管理“客户信息表”。要“展开”子数据表，只要用鼠标单击主表第一个字段前面一格，对应记录的子记录就“展开”了，并且格中的小方框内“加号”变成了“减号”。如果再单击一次，就可以把这一格的子记录“折叠”起来了，小方框内的“减号”也变回“加号”。如果主表很大的话，这样一个一个地“展开”和“折叠”子数据表就显得太麻烦了，Access为我们提供了一种操作方式，它可以一下子“展开”或“折叠”当前数据表的所有子数据表。打开一个带有子数据表的表时，在“格式”菜单“子数据表”项的子菜单中，有三个命令“全部展开”、“全部折叠”和“删除”，“全部展开”命令可以将主表中的所有子数据表都“展开”，“全部折叠”命令可以将主表中的所有子数据表都“折叠”起来。不需要在主表中显示子数据表的这种方式来反映两个表之间的“关系”时，就可以使用“删除”命令来把这种用子数据表显示的方法删除。但这时两个表的“关系”并没有被删除。如果想恢复在主表上显示“子数据表”的形式，可以先打开主表，比如“客户信息表”，单击“插入”菜单下的“子数据表”命令，弹出“插入子数据表”对话框如下图：在列表框中选取“表”-“订单信息表”，然后在“链接子字段”组合框中选取“订货单位”字段，并在“链接主字段”组合框中选取“公司名称”字段，单击“确定”按钮就可以在主数据表“客户信息表”中重新插入子数据表“订单信息表”了。必须要注意的是在任何一个数据表中插入子数据表都需要在两个表之间建立“关系”，如果这两个表的“主链接字段”和“子链接字段”之间还没有建立联结的话，在单击“确定”按钮插入“子数据表”的时候就会询问是否要在这两个表之间建立相应的“关系”，只有建立“关系”以后，才能完成“插入子数据表”过程。用这样的方式在表之间建立“关系”不像在“关系”对话框中建立的“关系”那样直观。所以我们提倡在关系对话框中建立好表与表之间的“关系”，由Access自动地创建子数据表。八、如何实施参照完整性？在我们建立表之间的关系时，窗口上有一个复选框“实施参照完整性”，单击它之后，“级联更新相关字段”和“级联删除相关字段”两个复选框就可以用了。如果选定“级联更新相关字段”复选框，则当更新父行（一对一、一对多关系中“左”表中的相关行）时，Access就会自动更新子行（一对一、一对多关系中的“右”表中的相关行），选定“级联删除相关字段”后，当删除父行时，子行也会跟着被删除。而且当选择“实施参照完整性”后，在原来折线的两端会出现“1”或“OO”符号，在一对一关系中“1”符号在折线靠近两个表端都会出现，而当一对多关系时“OO”符号则会出现在关系中的右表对应折线的一端上。设置了实施参照完整性就可以使我们在表中修改了一个记录的时候，不会影响到查询的操作。特别是在有很多表，而且各个表之间都有关系联接时，“实施参照完整性”会带来更多的方便。九、认识查询设计视图查询窗口可以分为两大部分，窗口的上面是“表/查询显示窗口”，下面是“示例查询设计窗口”，“表/查询显示窗口”显示查询所用到的数据来源，包括表、查询。窗口中的每个表或查询都列出了它们