0110公司档案管理实施办法.doc

档案管理实施办法制订部门：总裁办/ 文件编号：FDG-D0110/ 版次：02第一章 总则第一条 目的加强公司档案管理工作，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据本公司实际情况，特制定本办法。第二条 范围适用于集团总部及各分公司档案管理。第二章 档案的分类及归档第三条 设立档案室，并指定专门的档案管理人员，负责公司文书、音像、技术、实物等档案的管理工作，各部门指定档案专门负责人，做好本部门档案建设，并协助公司档案管理员做好档案管理工作。第四条 档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司档案由公司档案室统一管理，各部门档案负责人每月10号前将上月已整理好的原始档案移交办公室（文书档案，部门自留复印件），并办理好交接手续。各部门不能按要求及时向档案室移交文档的，根据具体情况对负责人处于50-150元的罚款。第五条 公司文书档案包括：1. 重要的会议材料，包括会议通知、报告、决定、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报及会议纪要等。2. 总部下发的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。3. 各分公司对外的正式发文与有关客户（政府部门）的往来文书及电子文档。4. 各分公司的请示与总部的批复。5. 各分公司反映主要职能活动的报告、总结。6. 各分公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计、报表、票据材料、广告材料、简报、本公司有业务来往的客户信息。7. 各分公司与有关客户签订的合同、协议书等。8. 各分公司人事任免及员工处罚、处分的文件资料。9. 各分公司员工人事档案及工资、福利文件资料。10. 财会资料。11. 各分公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的文件资料。12. 素材资源、设备的图纸说明，其它技术方面的科技研发资料。13. 重要的报刊资料。14. 其它具体保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。第六条 各部门均应指定档案管理人员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室。各部门要建立健全平时归卷制度，及时对处理完毕或批存的文件资料做好归档。第七条 在工作活动中一项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部门收集归档。第八条 归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第九条 文件资料归档时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有密切联系的，也可随绝密文电立卷。第十条 不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议资料放在会议开幕年，其它文件立卷按归类有关规定执行。第十一条 已归档的文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后，印件在前、定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十二条 已归档的文件应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角背面的左上角打印页号。第十三条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式（各公司自行拟定）逐件填写文件目录，填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第十四条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置于卷尾。第十五条 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第十六条 案卷在装订前，卷内的文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第十七条 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第十八条 文件点收：1文书结案后，原稿由各档案管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。如 因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经档案管理部门主管同意后妥善保存，并办好手续，档案室以印本归档。2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。文件和办理手续必须完备，如有遗漏应立即退回经办部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收。第十九条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1. 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其附件均应对准左上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。2. 档案分类：档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。以下编号方式供各公司参考：档案目次（阿拉伯数字）档案卷次（阿拉伯数字） 小类号大类号部门代号（英文字母）3. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。4. 档案各级分类名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类名称及其代表数字编号依顺序排列，以便查阅。5. 档案编号应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时可随时作增补之用。6. 档案各级分类名称及编号一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第二十条 档案借阅1. 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级的文件，须经公司领导或原形成档案部门主管批准，方可借阅。2. 档案借阅者应负责档案的完整和清洁，不得私自影印、复印或翻版，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。3. 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副 本、摘录等形式。复制件应仔细核对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示无误。4. 档案一般不可借出档案室，如有特殊情况，可作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。5. 借阅档案要妥善保管，若有遗失将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，则令其赔偿一切损失。6. 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外企业须借阅档案须报本公司主管领导批准，只限查阅无密级档案。第二十一条 档案保存1. 永久保存：公司章程，股东名册、组织规程及办事细则，董事会股东纪录，会计年报，政府机关核准文件，不动产所有权及其他债权凭证，工程设计图，其他经核定须永久保存的文书。2. 10年保存：预算、决算书类，会计凭证，事业计划资料，其他经核定需保存10年的文书。3. 5年保存：期满或解决之合约，其他经核定保存5年的文书。4. 1年保存，结案后无长期保存必要的。5. 各种规章制度由规章制度管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。第二十二条 档案清理与清洁1. 档案管理人中应随时擦拭及维护档案清洁，以防蛀虫腐朽。每年定期清理一次，已到保存期的档案应给予销毁，销毁前应造册呈总经理/总裁批准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。2. 保管期限届满的文件，部分经核定仍有保存参考价值的，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第三章档案验收考核办法第二十三条 集团对分公司的以上归档工作和归档情况进行月度抽查；对抽查中出现不合格的档案资料，总裁办勒令其整改。第二十四条分公司各部门每月未按时移交归档，则对该部门经理、人力资源部经理、总经理加倍处以50-4000元额度不等的连带经济罚款，因管理不善造成档案文献资料严重流失者，将实施行政处罚并暂停发放全部工资第二十五条因管理不善导致属公司重大商业机密性质的产品设计与工艺方案、技术图纸文件、科研档案如专利技术资料、重大基建项目中如隐蔽工程图纸和会计凭证、帐簿、报表档案（即附表中所列04、05、06、07、08大类）严重流失者，将处以4000元以上罚款和追究相应的法律责任。附件档案分类表、档案结构图第二十六条 本办法由总裁办拟订并报请总裁办公会议通过后生效实施。 东莞市方达集团有限公司二OO六年六月一日东莞市方达集团有限公司方达集团档案分类及归档范围表一级类目二级类目三级类目（归档基本范围）行政总务类01行政管理011）国家法律事务文件，董事会文件、公司章程 2）企业各种规章制度、规定3）各种外部奖罚记录、各种检举、投诉材料 4）企业综合性行政事务工作 5）合理提案、建议材料 6）各级会议文件、通知、报告及执行情况记录材料人事管理021) 公司组织结构、人员编制及岗位职责 2）在职员工人事档案 3） 员工招聘、录用、调配工作计划、记录 4）考勤记录、各种内部奖罚记录 5）员工工资发放记录等 6）其他员工人事资料培训管理031)员工培训计划 2)在职培训记录 3)培训教材等 4)其他外来培训资料宣传管理041）企业涉外活动记录、文件 2）各种对外大型活动会议文件、方案3） 对外宣传资料(照片资料、声像资料、实物奖牌、奖杯、证书等)4） 种网络、电子类宣传资料 5）其他宣传资料（如简介、指南、菜谱等）电脑管理051）电脑配置计划与工作记录 2）电脑硬件、软件、耗材配置资料与更新记录3）网站建设与公司网络办公自动化有关材料 4）互联网业务材料 5）各种电脑信息、资料、图片、图纸等电子类档案 6）其他后勤管理061) 员工生活福利 2）员工食堂 3）员工住房 4）保洁保安 5）其他车辆管理071) 车辆购买申请 2)维修保养记录 3)交通安全记录 4)车辆使用记录 5）其他经营管理类02决策管理011) 企业改革，重大经营战略性决策性文件、资料2) 企业发展规划 3）经营目标管理文件 4）其他决策性文件材料企业管理021) 企业整顿和企业升级（如酒店星级评定） 2)经济责任制管理，目标责任合同3)企业管理现代化工作计划 4)其他计划管理031) 企业中、长期计划，年（季）度、月度工作计划2) 各项专项发展计划，全面计划管理工作等资料 3）其他统计管理04各种统计报表，企业综合性统计分析工作等审计管理051) 年度、季度、月度审计工作计划与执行情况汇报资料2) 各专项审计工作的正式审计报告 3）记录材料、调查材料 4）原始材料、参考数据性资料等 5）其他审计材料财务管理061) 财务基础管理资料(含预、决算、计划、控制、检查、分析等各种财务资料)2) 上交工商、税务、银行及其他部门的年度、季度、月度及专项报告资料3) 投资项目报告有关全过程资料、融资项目有关全过程资料4) 兼并、转让、出售企业有关全过程资料5) 各种项目资产管理及资金、奖金管理有关计划与执行情况资料6) 其他财务有关资料采购管理071）中期和短期采购计划 2）采购合同、采购申请书3） 各种发货单、收货单、验收单、进货通知单、差错登记簿4）商品购进分析和相应的统计、调研材料、分析报告 5）其他采购资料销售管理081) 营销工作年度、季度、月度计划、总结材料2) 市场分析、客户资料、客户意见反馈记录 3）营销过程管理资料及文4）发货单、委托代销商品单 5)销售日报表、登记簿、明细帐、汇总表 6）销售合同全过程资料 7）宣传广告，产品宣传画册 8)促销活动方案资料9)售后服务工作有关资料 10）其他生产管理类03生产管理011）生产计划与组织，调度工作等资料 2）生产过程组织与记录文件 3）其他作业管理021）作业方法、技术改进措施 2）各种产品工艺规程全套文件3）作业技术诀窍和技术创新与建议 4）工装作业技术改进文件 5）其他质量管理031）企业质量管理工作年度、季度、月度工作计划与总结2）企业产品质量改善建议与提案 3）企业全面质量管理有关文件资料4）产品质量检测和控制等资料 5）重特大质量事故投诉及处理资料 6）其他计量管理041）产品计量检测工作年度、季度计划 2）计量器材使用说明书、配件清单3）计量器材的损耗记录与校正、检测、使用记录 4）其他标准管理051）国际标准、国标、部标、行业标准、地方标准、标准法规等2）正在使用、执行的规格、规则、技术要求等规范性文献3）与标准化工作有关的包括标准形成过程中的各种记录、档案4）宣传推广标准手册如产品标准、技术标准、检测标准、包装标准、性能试验标准、分析标准、验收标准等 5）其他信息管理061）生产信息管理工作文件 2）各类数据管理、科目电子类档案数据库资料3）电子计算机系统及生产系统网络管理有关资料，电子类产品生产档案资料4）各公司库存图书，包括市场经济方面图书、各种专著、产品目录、数据库图书、各种手册、名录、年鉴等工具书 5）期刊6）刊载与公司有关的法律法规、广告、新闻等经营管理活动的报纸 7）其他仓储管理071）仓储业务计划 2）保管作业档案（保管卡、盘点表、对帐记录） 3）出库作业档案（装运单、启运单） 4）运输计划资料（流转计划、业务调拨计划、水陆货运计划等） 5）调运业务档案（货运单、运输交接单） 6）调运统计档案 7）其他仓储业务档案劳动管理081）劳动定额、定员有关文件记录 2）劳动调配，劳动工资发放记录3）劳动保护等各种文件和处理记录 4）其他安全管理091）安全生产记录、安全教育活动资料 2）各种工伤事故及处理记录 3）其他能源管理101）政府有关能源节能文件 2）能源消耗定额管理，节能降耗等资料 3）其他环境管理111）政府有关环境保护文件 2）环境检测与控制，污染治理等资料 3）其他产品管理类04产品管理011）各种产品开发过程资料2）各种产品设计图纸、电子类设计稿、产品设计大纲与修改变动记录的图纸3）产品设计、加工工艺 4）产品生产工装图纸（包括底图、蓝图、白图）5）产品加工制造过程记录及资料 6）产品检验过程及结果记录资料7）产品包装设计与实物效果图资料 8）商标管理和产品评优的全过程资料9）产品目录、单项产品样本、产品说明书、企业介绍和广告性厂刊10）其他产品介绍资料科 研 管理类05科研管理011） 科研项目内课题立项、研究准备 2）科研项目研究试验3)项目总结鉴定及成果报奖 4)项目推广应用报告5)项目研究与管理的全过程有关资料 6) 项目其他材料科技管理021）新产品开发计划文件及新产品创意原始文件有关资料、新项目原始文件2）科技成果使用及管理记录，技术引进、革新和新技术、合理化建议3）专利申请书、专利说明书、专利公报、专利检索工具，以及专利使用的全过程资料、专利证书 4）商标管理文件5）科技成果转让记录及有关政策性资料 6）其他知识产权管理及有关资料技术管理031）包括项目技术图样 2）项目开发报告 3）项目可行性研究报告4）项目设计任务书、计算书 5）产品生产方案6）项目及产品设计文件、工艺方案 7）产品试制记录和鉴定报告 8）其他设备仪器类06设备管理011） 含设备、仪器购置计划与合同全过程资料2） 设备、仪器安装调试记录3） 设备、仪器运行、维护修理和设备、仪器管理等全过程4） 设备、仪器的图纸、说明书5） 设备、仪器安装规程、维修记录 6）其他基建管理类07基建管理011)建设前期(立项、规划、选址、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包、工程地质及水文地质勘察等)有关全套资料2）设计全套资料(初步设计与