6展会操作手册李62.doc

山河智能展会操作手册展会操作手册编制：李立红2009年6月目录说明（附：展会操作一览表）：3一展会目的3二展会目标3三 组织原则3四、项目模块34.1 内部参展需求评审34.2 外部参展面积申报及展位考察44.3 展会立项及方案制定44.5 酒店住宿及餐饮预订54.6 展位搭建、现场布展54.7 机器演示54.8 新闻发布会、现场仪式54.9 参展人员确定64.10 媒体宣传64.11 样本资料64.12 美工POP资料64.13 现场接待及培训64.14 礼品选型和制作64.15 信息收集整理74.16 机器运输及部件保管74.17 现场用车调度74.18 组织接站74.19 住宿安排84.20 摄影摄相84.21 展会的组织协调84.21.1 组织机构84.21.2 参会人员84.21.3 定期召开展会协调会84.22 展会资料、物品的准备84.22.1 成套会议文字资料84.22.2 展会物品的准备94.23 财务预算、审批及费用结算94.24 展会效果分析9说明：1、参看此操作手册的同时，请参阅展会管理制度展会项目一览表及展会相关流程、制度。2、此手册主要以展会涉及的工作模块为思路而编辑。一展会目的1、企业形象和品牌推广。2、公司新产品、新技术展示。3、寻找代理商或终端客户。 4、了解行业技术情况、竞争对手态势。二展会目标 1、在历届展会的基础上，形成山河智能统一的品牌风格，进一步提升企业形象。 2、利用展会更好的宣传企业，发布企业信息。 3、寻找新的市场机会、发现行业商机。4、最大可能使机器实现现场销售。三 组织原则1、财务原则：经济、实效，避免盲目、冲动、铺张浪费。2、风险控制：参展认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，做好风险防范工作。3、分工明确：参展人员明确职责分工，进行展前培训，展示公司团结、专业的形象。4、结合市场：展会与市场拓展紧密集合，选择合适的产品、以合适的主题参展。5、及时调整：展会执行过程中，需要根据整体环境的变化对相应的事项进行及时调整。四、工作模块4.1 内部参展需求评审在详细了解展会情况下，结合市场销售情况，提出参展需求，报公司领导审批。4.1.1 展会情况包括主办方、承办单位、举办时间、展位收费标准、展会影响力、重点针对产品、往期行业对手参展情况、区域市场情况等。国际展会还需了解主办地的相关法律法规（如劳工法、专利法等）、民情风俗等相关情况。4.1.2 需求评审流程 填写需求评审表 编制参展初步方案（展出规模、机器、人员、搭建、海运、费用等） 评审流程：需求评审表+参展初步方案-国际部-市场部- -企化部-财务部-主管公司领导-公司董事长4.2 外部参展面积申报及展位考察 向展会组主办方申报参展面积及展位要求：（1） 重点考虑如下展示空间：四面开敞式的岛屿空间（图1）、三面开敞（图2）、通透可做过道（图3）、多开敞面空间（图4） 图1 图2 图3 图4 展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。 避免选择湿地，不能承重，有电缆井盖，死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向。展位的大小可根据具体需要选用展位，原则上大展会选择非标准展位(特装展位)以适合品牌形象。展位的选择前应了解附近和相邻展位的厂商信息和展示方式，并做出必要的调整。 （2）结合往届参展情况，及时考察展位。必要情况下有两次展位考察：第一次为初次申报时，确定区域。第二次为确定展位后，考察场地的具体承重、地下通道、井盖、立柱、进入通道等相关情况，方便后期布展。4.3 展会立项及方案制定（1）参展方案必须包含如下要素： 展出目的、目标、展出机器、参展人员、展出规模、展位搭建、后期培训、媒体宣传、信息收集、执行细案、项目推进计划、费用预算等。（2）在展会需求申报时附带提交的为初步的参展方案，展会正式开展前6个月必须形成详细的可操作的参展方案，并通过公司领导评审。4.4 参展样机计划及生产安排 具体流程参见参展样机确认流程 如为大型中和性展会，为了方便设备进入展馆，参展样机生产及发运必须保证大机器设备优先生产及发运。4.5 酒店住宿及餐饮预订1、首先要考虑离展馆较近且要价格合理的，方便参展人员；其次还要考虑周边是否有档次高的酒店，以便会见和招待客户。2、考察展位场地同时考察酒店情况。3、国内展会提前6个月，国际展会提前1年预定。4、前期草签预定协议，展前3个月确定合同、支付定金。4.6 展位搭建 1、展前5个月开始展台搭建供应商资质预选，入维企业参与展台搭建招投标。 2、展前2个月确定展台搭建合同，确定承建方。 3、具体流程参见展台搭建供应商选择及搭建合同签署流程及制度。 4、现场布展必须考虑周边企业环境、及时在搭建过程中调整。展台布置的基本原则： 远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调。 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向。 无论标准展位还是特型展示，若在室内，都必须增加照明灯光。 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角。 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）。4.7 机器演示1、展前4个月制定机器演示方案，并报领导审批；2、考察展位时同期考虑机器演示场地需求，综合机器参展、展台搭建、现场活动、道具、音乐、人员、等因素考虑演示细节，制定详细方案。4.8现场活动（新闻发布会） 展前4个月结合场地面积、参展机器、演示、销售、公司大事件等筹划具体的活动（新闻发布会）子方案，并形成工作进度表。4.9 参展人员确定 1、展前2个月由展会组织部门提出人员参会方案，经各体系领导审核，最后报公司领导审核。 2、审批流程：市场部计划-各体系提出意见-公司领导审批-通知反馈各体系。4.10 媒体宣传 1、展前在行业媒体、网站预热、宣传（如杂志广告改版，软文宣传等）。 2、展会现场的整体宣传、高层领导的采访安排，形成详细的子方案。 3、展中、展会后2天及时发表展会新闻报道。4.11 样本资料1、根据参展的机器准备国际、国内样本，考虑样本参数、机器铭牌的一致性。2、新机器样本必须在展前4个星期提供具体的参数、部件资料，提前设计样本，避免临时赶制样本，出现错误。3、样本制作流程参见公司宣传品制作流程。4.12 美工POP资料 1、 展前1个月设计初稿，并走评审； 2、评审流程：区域展会需求-设计人员-内部人员互检-市场部负责人-国际国内相关参考意见-市场部主管领导-公司领导；3、展会的风格、方案必要情况下必须到董事长。备注：坚决杜绝直接由业务代表找设计人员，不经过任何审核直接制作、张贴、发布。4.13 现场接待及培训1、商务、前台接待统筹安排，形成具体的接待方案（含商务报价、临时事项处理措施、具体接待人员分工安排）。2、客户接待：提前预定客户住宿酒店，考虑用车、餐饮、礼品安排。3、媒体记者接待：提前根据高层领导安排，预约媒体、安排采访及同期宣传。4.14 礼品选型和制作1、 展前6个月，制定详细的展会礼品计划，报公司审批制作；2、 礼品考虑不同的档次，有价格较低，用于普发的，也有重点商务客户接待档次稍高的，所有礼品必须有山河智能标志。3、 礼品随机器运输，注意保管。4.15 信息收集整理1、 前台及商务接待必须按照规定格式填写信息登记表，当日信息当日整理消化。2、 所有名片、信息整体归口市场部，回司分类整理、提交信息报告。3、 市场部同期安排专人进行调研，包括新产品、新技术、竞争对情况等，及时提交调研报告。4、 所有展会照片、视频资料的归集、整理，归口市场部，其他部门各自存档。4.16 机器货运及物件保管展前制定运输方案、专人负责，展前、展后对展品进行核对、检查，对损坏、丢失进行汇报。1、 国际展会机器运输整体归口国际部，采取一票制（以到展位指定地点为准）。2、 国内运输整体归口物流中心，展会现场专门人负责接货盘点，司内同期专人配合发货、通报进度。3、 运输原则：大机器先安排，小机器放后，同期第一批次车配带装运安全所需要物品（如安全帽、上下车架等），注意运输过程中的经手人交接手续办理。展会现场实现销售的必须由项目经理签字确认。4、 国际展会整体由国际部办理机器界出、销售单据，国内展会由市场部统筹机器借出手续，如有销售机按销售机手续由相关部门办理。4.17 现场用车调度必须提前确定接待任务（如同期客户答谢会等），安排租用车辆，专人兼职调度、整体归口管理、要求有相应子方案。4.18 大部队人员接站 (1) 接站计划：到达时间、乘什么车、来几位、是否正点到、什么人去接、安排什么车，已经到了哪些、还有多少没到，底数需清楚，尤其是当火车或飞机晚点，打乱了原来计划时，更要及时调整。 （2）客户接站。会议规模较大，与会人员较多时，为减少与会人员报到等候时间，接站人员可事先带上会议证件、住房钥匙等，在接站时提前发给与会人员，事后再补办报到手续。（3）充分协调。接站人员要随时与会议报到处联系，通报接站情况，以便报到处做好相应准备。特别是由于晚点造成与会人员耽误用餐时，应及时与报到处和餐厅联系，安排用餐。4.19 住宿安排 1、住宿安排应当遵循集中、合理、方便、有别的原则。 2、考虑退房、拼房前的及时通知。3、会务房尽量要求酒店免费。4、及时整理出人员住宿表，方便后期电话联系。4.20 摄影摄相1、 所有照片、摄影资料每日整理，及时作为宣传所用材料。2、 照片含：商务洽谈场景、高层领导接待场景、整体参展场面、展台搭建场景、机器展示及表演场景、竞争对手产品、展台搭建场景等。3、 回公司后及时编辑参展照片集锦及视频资料。4.21 展会的组织协调 4.21.1 组织机构 设立相应的工作小组：商务组、接待组、样机组、技术组、后勤（含餐饮、票务、住宿组等）、布展组等。各组的设置和人员的多少视会议的规模而定，可多可少。规模很大的会议，会务工作人员较多，分工可以更细一些，分组也可以再多一些，如增设会场组（现场组）。4.21.2 参会人员根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：公司领导、商务人员、技术解说、操作手、样机清理、活动解说、参观群体等。同期制小组及主要人员联络通讯表。4.21.3 定期召开展会协调会在展会前13个月定期召开专项会议。4.22 展会资料物品清单4.22.1 成套文字、书面资料1、最终调整审核的参展方案、组织分工安排。2、现场搭建布置图、施工图、美工图、展示牌、搭建合同、施工进度表、现场样机摆放图等（书面及电子版）3、参展机器清单、公司发货进度、机器进场时间安排4、演示活动方案、人员、道具、介绍主持词5、新闻发布会相关PPT、对外新闻通稿6、商务活动及领导行程安排计划7、所有人员往返行程单 8、车辆调度方案 9、酒店合同 10、礼品资料清单及发放计划11、前台信息登记本12、展会主要负责人联络单13、展会日程安排及参展纪律要求14、会议入场证4.22.2 携带的必要物品1、各类样本资料2、各档位礼品3、电子设备类：照相机、手提电脑、摄像机、录音笔、对讲机4、前台接待所用文具物品：订书机、名片、签字笔记、名片缸5、安全类：安全帽、雨伞、雨靴、一次性雨衣等4.23预算审批、费用结算 1、在提交参展提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告宣传