表单管理办法.doc

公司性业务规章表单管理办法版次：1第一章 总则第一条：目的 为谋求全公司表单之统一及防止表单种类之泛滥，制定本办法，作为表单制订、登陆、使用、保管等管理之基准。第二条：试用范围 本公司所属各单位所制订及运作之表单均适用之。第三条：定义 表单之定义乃指被经常使用作为业务运作上所需之表格或特定用纸其型式可为印刷者或计算机打印出者。第四条：责任一、 人力资源部为全公司表单中心单位，负责全公司性之表单管理、登陆、印制。二、 各二级以上单位应指定表单中心单位或专人负责该所属部门所有表单之管理，使表单尽量单一化、并协调各部厂室间表单之共享事宜。第二章 内容第五条：表单制定 表单之制订者可为：一、 经理级以上主管指定。二、 因业务需要之业务负责单位指定。三、 议决指定。表单制订者应能事前检讨表单之适应性、简明性，并充分与各部厂表单中心及相关单位沟通协商。第六条：表单大小、表单编号与登陆 一、表单尺寸：采A3（8开）A4（16开）A5（32开）为原则，并可采直式与横式运用。二、表单编号基准：表单编号 版数印制年月 - A B C D EA：单位代码（附件） 二码 B：分类代码（附件） 一码 C：顺序编号 三码 顺序编号可为流水号（阿拉伯数字） D：版数 二码 例：一版 为 01 二版 为 02 E：印制年月取其公元年后二位及月份二位 例：2000年4月为0004三：表单编号应放置在表单之左下角四、 表单之编号由各二级以上单位指定表单中心单位负责，并予登陆；再转人力资源部登陆。五、 表单之登陆项目应包括（1） 表单编号 （2）表单名称 （3）制订日期 （4）用途简述（5） 共享单位 （6）作废日期 （7）备注第七条：表单发行 表单完成制订、编号后需经部门主管核准并送样张至表单中心存查。 表单之发行由表单制订单位以下列方式处理。一、 填写印刷申请书，印刷申请书至人力资源部再委托其它单位印刷。二、 以计算机打印（或表单计算机档案）方式交相关单位使用。第八条：表单使用一、 为使表单种类能趋向单纯化，各单位尽可能使用已发行之表单。二、 使用他单位表单时应向所属部门表单中心报备，并向原制订者所属部门表单中心登陆共享单位，由行政服务部等发行全公司性表单不在此限。第九条：表单变更及作废一、 表单如业务需要时可由原制订单位进行变更或作废。二、 表单变更前应会知已登陆之共享单位，达成共识后方得变更或作废。三、 表单变更由原制订单位负责修订，并依登陆及发行规定办理。四、 表单作废由原制订单位负责提出经部门主管同意后向部门表单中心要求登陆作废。第三章 附 则第十条：本办法经总经理核准后实施，修改亦同。第十一条：本办法于公元2000年8月1日订定。表单编号及编号位置（附件）表单编号示意 （1） （2） （3） （4）（5）（6） 制订单位 类别 序号代号于示意：(1)(2)-3(4)(5)(6)制定单位代号类别代号序号行政服务部BO产销系统总括A1.依部门及类别而编定，由各部门指定之统一负责单位编订及登陆。2.此序号得依各部门之需要自行规定其区别意义。3.以数字表示。人力资源部BB行销C财务部BA研发、设计D资材部BC工具、设备H信息中心BD生管、制程管理J行销业务部CO储运、包装、交货L行销企划部CA服务N华北营业部CB品管Q华中营业部CC支持系统经营V