长沙枢纽工程合同管理办法.doc

湖南湘江航运建设开发有限公司合同管理办法（暂行）为进一步加强和规范公司合同管理，使合同管理任务明确、标准统一、程序合理、责任到人，促进合同全面实施和工程建设顺利进行，有效地对质量、进度和投资进行控制。根据中华人民共和国合同法和国家有关法律法规的规定，结合公司实际情况，特制定本办法。1 合同签订的程序1.1合同的提出：严格按照国家基本建设程序、项目管理目标和采购计划，由各业务部门提出拟签合同，报公司领导批准。1.2合同的招标：依法必须招标的合同，必须严格按照世界银行采购指南和国家招投标法等有关法律法规的规定，确定合同招标的基本条件、招标范围、招标时间和安排等。1.2.1合同部负责编制和归口管理合同商务条款，业务部门负责编制和完善技术条件（技术规范或技术规格、设计图表、工程量清单等）。1.2.2不需通过招标采购的零星合同，由业务部门根据合同内容，提出确定实施单位的建议，报公司领导批准后，草拟合同文本。1.3合同谈判：合同谈判由公司领导负责组织有关部门参加。业务部门负责整理谈判记录。1.4合同的签订：合同部负责汇编合同文本，业务部门合同责任人填写合同（协议）签审单（格式见附件），简要地对合同予以说明。其负责人应认真复核，并视合同的内容确定会签部门，由办公室交会签部门进行会签，会签人应签署具体会签意见，业务部门根据会签意见修正后交公司办公室，办公室核稿后送分管领导审核，由总经理签发。公司办公室安排打印，业务部门负责核对，合同部负责加盖公司合同章。重要的合同应举行签字仪式。1.5公司合同章由合同部负责管理。合同部负责对合同进行统一分类编号，以便查阅和存档。所有的合同均一式六份，其中正本贰份（合同双方各执一份）、副本肆份（合同双方各执二份）。我方正本存公司档案资料室，副本一份存合同部、一份存财务部，公司其它有关人员和监理单位均使用副本复印件。1.6 所有依法必须采用双合同制管理的合同，在签订建设合同的同时应签订相应的廉政合同，廉政合同的签订、执行情况的监督落实管理由公司纪检监察部门负责。2 合同格式 2.1世界银行贷款支付的工程、货物采购合同，按财政部编写的世界银行贷款项目合同文件范本编制合同文本。2.2 非世界银行贷款支付的工程、货物采购合同，依法必须采用公开招标或邀请招标采购方式的，采用交通部内河航运建设工程合同文件范本，或建设部建设工程合同示范文本编制合同文本。2.3 不需通过招标采购的合同，统一按国家有关法律法规规定格式，或参照采用国家工商行政管理局制定的各类合同示范文本编制合同文本。3 合同的内容合同的内容应包括：双方单位全称、合同名称、质量要求、数量、价款（或者报酬）及支付办法、履行的期限、地点和方式、双方责任、违约责任、质保要求、解决争议的方法等。4 合同的履行4.1合同签订后，即具有法律效力，合同双方应严格按照合同的约定，本着诚实信用原则履行合同。4.2合同履行过程中要严格管理好变更、索赔、计量、支付工作，业务部门应深入现场检查质量，收集合同履行过程中各类资料，了解合同履行情况。4.3业务部门应定期或不定期向分管领导、总经理汇报合同履行情况，以便及时采取相应措施，搞好动态控制，确保合同顺利履行。4.4当合同范围内的工程已完工或交货、检验合格，承包人现场清理完毕并且提交了交工验收书面申请，业务部门应及时按有关规定组织交工验收。交工验收完成以后按合同规定计算交工的缺陷责任期（一年或二年）。对于有一个以上交工日期的，缺陷责任期应分别从各自不同的交工日期起算。竣工验收时，竣工资料必须符合归档要求、整理装订成册、包装统一，并附相应的电子文档。未经验收或验收不合格的工程或货物均不得交付使用。5 变更管理5.1在合同招标、签订过程中，应采取有效的预控措施，要求合同商务条款、技术规范或技术规格、设计图表、工程量清单或货物需求一览表必须达到一定的深度，尽量减少“错、漏、缺”现象的发生，充分估计各种不可预见的因素和可能发生的较大变化，以最大限度避免或减少合同履行过程中变更的发生。5.2对量化清楚的合同宜签订总价合同，其合同总价不得变更。5.3施工方在单价合同执行过程中提出变更，业务部门、合同部应严格按照合同文件有关的规定，分析变更的原因，审核变更申请，签署审核意见，并及时向分管领导和总经理报告，一般变更由分管领导批准，重大变更由总经理批准。5.4对设计单位送达的设计变更，公司业务部门应进行初审，将初审结果报分管领导。一般设计变更由分管领导批准，重大设计变更由总经理批准。只有经过批准后的设计变更才能交付实施。5.5合同履行过程中，合同责任人负责复核计量，深入现场抽查计量数据和收集相关的一切资料，其负责人应对数量进行审核把关。数量自然增减按实计算，其增减幅度涉及单价变更的，其单价变更由合同部复核，分管领导审定。5.6合同部应按合同规定或有关定额 、取费标准对变更价款进行审核把关。合同无明确规定单独计量的项目或货物，按国家、部、省（市）级机构颁布的相应预算定额及市场价格计算其单价。由于承包人责任造成的或承包人为方便施工而提出的变更，所增加的费用不予补偿。 5.7合同履行过程中，应严格控制合同工期。但因人力不可抗拒的因素，导致工期发生变化时，原则上工期给予顺延。合同责任人应提供详细分析报告，报公司领导审定。6 索赔和反索赔管理6.1公司合同部归口管理合同的索赔和反索赔工作。6.2在合同签订前，业务部门应尽可能地补充完善合同文本，最大限度地避免或减少索赔或补偿事件的发生。6.3一旦发生索赔或补偿事件，应迅速收集各种资料，调查索赔发生的原因，并认真做好记录，及时向公司领导汇报，公司相关部门应积极配合合同部认真做好索赔和反索赔工作。6.4索赔申请必须说明缘由、适用的合同条款、详细经过及提供索赔有关的其他资料，如索赔数量以及详细的费用计算，所采用的计算费率的依据、证明文件等。对索赔或补偿事件也可提出反索赔的意向申请书，并附有关的证明文件、资料、图纸、照片、计量、计算、价格分析、试验室的试验结果以及工地的原始记录等。6.5索赔事件主要从以下几个方面进行评估：索赔申请是否理由充分、合同条款依据是否正确、资料是否翔实可靠、索赔金额计算是否合理。合同部对索赔事件进行分析评估后，提出处理意见，向公司领导汇报，待公司研究后，方可与索赔方进行协商。6.6索赔与反索赔可通过双方协商解决。如双方协商不能达成一致意见，再申请仲裁。7 计量管理 7.1计量依据包括合同条款、技术规范或技术规格、工程量清单、已经批准的施工图、变更令、索赔审批表等。7.2业务部门应按合同条款、工程量清单或货物需求一览表的有关说明，技术规范或技术规格中对应的计量规则，掌握合同计量的划分和包含的范围。工程量清单或货物需求一览表数量是以设计图纸为依据计算出的数量，计量应根据设计图纸，以实际完成并经监理工程师和业务部门验收确认的数量为准。8 支付管理8.1支付应严格按合同文件的规定按时进行，并根据合同总金额对支付进行严格控制。8.2付款内部审批程序。承包人或卖方申请支付（实行社会监理的合同必须先经监理确认），业务部门责任人应严格按“合同付款内部审批表”（格式见附件）进行填报，其负责人应签署复核意见，交公司办公室。办公室视合同的内容分别交有关部门会签、分管领导审核、总经理审定。财务部按总经理签署的审定意见付款，付款时须查验票据。8.3付款统计。财务部应作好付款的详细记录，并按合同分类录入EXP管理软件，供总经理、分管领导及各相关部门查询，以便掌握资金支付情况，以利合同的正确履行和费用的控制。8.4合同支付的一般规定：l 动员预付款：动员预付款在国际或国内竞争性招标合同中一般为合同价格的10%15%，其他合同一般不超过20%。动员预付款应按合同规定，从中期支付证书中分期等额扣回。l 保险支付：业务部门应根据合同规定的保险范围和险种审验承包人的各项保险证明、票据，按实际发生的费用支付，但超过投标保险报价的金额不予支付。业主替代承包人办理保险所支付的费用应视为对承包人的支付，应在合同总价中扣回。l 进度款支付：应根据合同条款，按工程实际进度完成的工程量或到货（货物采购）或形象进度（费用总包干合同）支付工程进度款，防止承包人虚报工程进度，提前支取进度款。l 暂定金支付：暂定金是完成工程或货物采购不可预见的费用。动用暂定金，业务部门须说明使用理由或目的，经分管领导和总经理同意后，按支付程序办理付款。l 计日工支付：计日工用于完成不便于计量的项目，计日工的使用应从严控制。合同责任人应认真审核承包人提交的确切列明从事某项目的人员、材料及使用设备的台班等清单报表、以及证实其已付出款额的收据发票和各种凭证等。l 保留金扣留：保留金的扣留从第一次中期支付证书时起，即开始扣留，每次扣留额为当期支付费用的10，扣留累计总额直至达到合同规定的保留金的限额为止。l 索赔金支付：索赔金支付的货币种类比例按合同规定执行。索赔金额按双方协商或仲裁的依据支付。l 价格调整支付：价格调整必须根据有关部门颁布的价格指数，按合同规定的价格调整计算方式、时段进行计算。l 合同结算：只有在处理完双方有关工程和合同方面的一切遗留事宜、清理整个工程各个阶段的计量与支付、并提交合格的竣工资料后才能办理合同结算。合同结算由业务部门、合同部、财务部共同审查，将审查结果报公司领导审定。无审定的结算书，最后一次进度款和保留金不得支付。l 审计：根据合同的需要，由财务部申请社会审计对合同费用进行中期和结算审计，应根据审计意见进行结算和支付。9 合同管理各相关部门职责9.1公司对外所进行的一切采购（工程、货物及服务等）活动，在合同未签订之前，不得组织实施和付款(经公司领导批准的例外)。9.2在合同签约和付款的内部审批过程中，各相关部门应认真履行本部门职责，严格按本办法做好合同谈判、签约、履约和付款工作。 9.3各会签部门应仔细审阅待签约的合同文本、 付款申请文件，在合同签审单、付款审批表上签署具体会签意见，并对此承担相应责任，合同责任部门应根据会签意见，及时修改、补充、完善,各会签部门会签时间不得超过2个工作日。9.4公司定期或不定期检查和总结合同履行情况，提高合同管理水平，同时各相关部门必须严格遵守招投标的各项纪律，不得泄露在合同招投标、合同谈判与签约、履行和付款过程中必须保密的任何情况及任何资料。一旦发现泄密情况，并将按国家有关法律法规和公司纪律追究泄密当事人的责任。10 业务部门合同责任人职责10.1合同管理实行合同责任人制度，重大合同责任人由公司领导研究指定，一般合同责任人由业务部门负责人确定。10.2按本合同管理办法，合同责任人负责提出合同招标所需的合同技术条件（技术规范或技术规格、设计图表、工程量清单或货物需求一览表等），对不需招标的合同，负责起草合同商务和技术条款，并确保提供资料的完整性、准确性和严密性，最大限度地避免或减少可能发生的变更、索赔或补偿事件。10.3参与合同招标和合同签订工作，对合同的实施进行跟踪、检查和监控。10.4深入现场检查合同履行情况，收集各种资料并认真作好记录，对合同履行过程中出现的各种问题，及时向本部门负责人汇报。10.5跟踪检查采取各种措施后合同履行情况，搞好动态控制。严格按有关变更审批程序、变更审批权限的规定，对变更数量以及工程量的计量审核把关，及时会同相关部门办理变更手续或签订补充协议。10.6协助相关部门受理索赔申请、调查索赔发生的原因和处理索赔事项，认真做好索赔与反索赔工作。10.7办理合同的各项付款手续，负责解答会签部门和公司领导在签审过程中对合同支付提出的质疑，以便对合同价有效的控制。11 合同管理各相关人员职责11.1总经理职责：主持重大合同的谈判；检查、监督和考核合同管理工作；主持召开重要的合同管理工作会议；审批“合同签审单”、“内部付款审批表”、合同重大变更以及索赔等。11.2分管领导职责：主持合同管理的全面工作，检查、监督合同履行工作，协调和解决在合同管理过程中出现的重大问题；审核“合同签审单”、“内部付款审批表”、变更以及索赔等；组织有关部门做好合同竣工决算和审计工作等。11.3部门负责人职责：严格按公司部门职责范围，提出拟签合同；严格管理本部门负责的合同实施，协调本部门各个合同履行过程中出现的问题，检查、监督、了解每项合同履行情况；协助做好与本部门有关的合同招标、谈判和签约工作；负责会签“合同签审单”、“合同内部付款审批表”、复核变更以及索赔等；负责本部门职责范围内的合同EXP管理软件数据库的生成、更新和报表输出工作等。11.4办公室核稿人职责：负责合同核稿和分发工作；在合同签审、内部付款审批过程中，负责交有关会签部门进行会签、分管领导审核和总经理审批；负责合同管理各类信函、传真件的收发工作。11.5纪检监察部门负责人职责：负责各类廉政合同的签订和归口管理；定期或不定期会同签约方纪检监察部门检查廉政合同的履行情况，处理合同履行中的违法违纪行为，并及时向上级主管纪检监察机关报告。12 其 它12.1为进一步加强和规范合同管理，公司将定期或不定期对合同管理各相关人员（尤其是业务部门责任人）进行考核和奖罚。12.2大源渡航电枢纽管理处合同管理参照本办法实施。12.3 本办法从颁布之日起试行，执行过程中发现的问题及时告知合同部。本办法由合同