01文件和资料管理程序.xls

文文件件和和资资料料管管理理程程序序 文文件件编编号号J COP Q 01J COP Q 01 版版本本版版次次A 04A 04 页页 码码第第1 1页页 共共9 9页页 拟拟稿稿 修修订订日日期期拟拟稿稿 修修订订内内容容 理理由由拟拟稿稿审审核核批批准准 20062006年年2 2月月1010日日内内部部变变更更 编编号号 表表单单修修改改陈陈小小平平马马湘湘生生马马湘湘生生 20072007年年1010月月1515日日公公司司组组织织与与资资料料管管理理职职能能变变更更陈陈小小平平刘刘国国良良马马湘湘生生 20072007年年3 3月月5 5日日客客户户要要求求增增加加管管理理番番号号 1 1页页 冯冯 侠侠陈陈小小平平陈陈小小平平 20092009年年3 3月月2020日日根根据据ISO9001ISO9001新新版版导导入入陈陈小小平平李李朝朝军军吴吴瑞瑞研研 编编号号 J ST Q 01 01 01 文文件件和和资资料料管管理理程程序序 文文件件编编号号J COP Q 01J COP Q 01 版版本本版版次次A 04A 04 页页 码码第第2 2页页 共共9 9页页 程程序序目目的的 确认质量 环境 绿色产品要求管理体系运行的所有场所使用的文件是有效版本 各环节所用文件的 正确使用和有效性 必须对管理体系的相关文件进行控制并达到可追溯的目的 2 2 适适用用范范围围 适用于与管理体系有关的文件和资料的控制 主主要要职职责责 3 1 文件管理 指对管理体系文件的编制 更新 批准 标识 编号 发放 使用 回收 作废和归 档等的控制工作 3 2 公司和各部门要为本公司的文件归档保管工作配备必要的专职或可兼职文控员和资料保管设施 3 3质量部负责对管理体系文件 设计 工艺图纸 环境管理方案等支持和技术性文件进行管控 3 4各部门负责指导部门控制产品质量 环境 绿色产品要求的检验记录等相关支持文件的管理 并 确认需长期保存的记录 确认后分月打包送至文控室存档保存 3 5 行政人事资源负责公司与人事及安全生产管理的所有环境相关的资料的管控 4 4 职职能能与与权权限限 经理 负责此程序的编写 监督各人员的执行 文控员 各类受控文件的更新 标识 编号 发放 回收 归档和作废文件的处理 及各控制技术资 料的发放 及外来文件的处理 体系专员 有权对各部门的文件控制进行抽查 并监督执行 各部门经理 协助质量部监督自己部门人员遵照执行 对不符合要求的事项采取纠正措施 需对本部门 的文件进行审核 对作业指导书进行批准 如涉及到相关部门的必须请相关部门会签 能过文件评审才能 通过 各部门主管 工程师 在编写自己部门的文件时严格按照此文件的要求进行编写 并执行或提出合理 建议 各部门文员 按本程序的要求管理部门文件 并提出合理化建议 各部门经理或管理者代表需核对各类文件的修改等处理方式 对文件作出处理的批准 人力资源的各人事档案同样按照文件要求进行受控管理包括 更新 标识 编号 发放 回收 归档 和作废等处理 5 5 术术语语定定义义 编号 J ST Q 01 02 01 文文件件和和资资料料管管理理程程序序 文文件件编编号号J COP Q 01J COP Q 01 版版本本版版次次A 04A 04 页页 码码第第3 3页页 共共9 9页页 5 1 文件 信息及其承载媒体 5 2 追溯 考虑对象的历史 应用情况或所处场反的能力 5 3 文件资料管理 指对管理体系文件的编制 更新 批准 标识 编号 发放 使用 回收 作废 和归档等的控制工作 6 6 程程序序内内容容 6 16 1 文文件件的的编编制制 6 1 1 管理手册 由管理者代表组织编制 总经理批准 6 1 2 程序文件 由部门组织编制 管理者代表批准 在文件名中必须以 管理程序 为名 6 1 3 作业指导书 专业技术文件由各主管部门或各业务技术人员编写 各相应部门负责人 经理 审核 分管副总批准 在文件名中必须以 作业指导书 为名 6 1 4 如审批未通过 退原拟稿部门修改 直到通过为止 审批后的发放程序 见 6 1 5 在合议会签时 如果出现有争议 由文件的起草部门组织会议请副总或管理者代表仲裁 如 果由办公会讨论通过的文件则不需要再次通过合议 直接执行便可 6 1 6 公司的所有文件在我们新文件发布之后 对印刷的表格类文件自然消耗用完 再印刷新版本的使用 6 26 2 文文件件的的状状态态 文件分为 受控 和 非受控 两种状态 并同时分一级文件 管理手册 二级文件 程序文件 三级文件 作业指导书 四级文件 外来文件及法律法规和其他相关的文件等 五级文件 各种记录 六级文件 技术资料 针对所有级别的受控文件的原件在质量部保留 但不盖受控章 其他文件下 发时要有盖受控章才为有效文件 否则视为无效 印章的样式为 6 36 3 文文件件和和资资料料的的发发放放和和保保存存 6 3 1 各部门的程序文件在批准前必须进行合议 主要通过电子档 合议后再连同 文件合议表 一起提交质量部 由质量部统一登录打印发放 在提交到质量部前的文件格式由各部门按 文件和资料管 料管理程序 的要求进行标准化 6 3 2 所有受控范围内的文件必须通过质量部盖受控章后 按照发放指引 要求 发放到相关部门 并形成相关的记录 电子和文件记录 6 3 3 各部门的作业指导书 技术文件 制度由编写人员按规定的格式编好 由各部门统一打印好 并经相关人员会签 审核 批准完毕 然后连同电子档一起转交质量部 电子档存放于公司各部门资料的 相关部门内 质量部按照需求发放到相关部门人员 并形成记录 各部门的作业指导书从发放日开始生效 编号 J ST Q 01 02 01 受 控 年 月 日 文文件件和和资资料料管管理理程程序序 文文件件编编号号J COP Q 01J COP Q 01 版版本本版版次次A 04A 04 页页 码码第第4 4页页 共共9 9页页 6 3 4 各部门对下发的受控文件 要求必须传阅到各部门各人员 且形成 传阅登记表 部门可根 据实际情况决定是否传阅 如二级文件以上的或是制度一类的文件必须传阅到人 而操作性的作业指导书 一类的受控文件则不需要传阅 6 3 5 文件资料发放后 因其损坏 遗失或其他单位业务要求时 需以 文件资料申请表 提出 申请 才能作相应的处理 6 3 6 为确保各部门使用的文件为最新版本 质量部建立一份 程序文件清单 记录清单 以便各部门易于对照文件变更版次 6 3 7 程序文件和技术资料等体系相关资料原稿统一由质量部保存及安排分发 各部门使用复印后 盖有受控章的重点复印件 以确保多次需求时的清晰度 6 3 8 各部门资料的最少保存期限为三年时间 如果是质量 环保 环境相关的资料则保存四年以 上 所有的图纸等技术资料为永久保持 如有特殊情况由部门决定 并填写 文件资料处理申请单 并 进行相应的处理 其中 有关财务相关的资料的保存按财务的相关规定执行 6 3 9 各部门暂时不使用的文件需打包存放的 填写 入库清单 并作好 资料存放标识卡 6 46 4 文文件件和和资资料料的的领领用用 6 4 1 因文件和资料被丢失 严重破损或其他情况 如提供给顾客 供应商 认证机构等 而需 领用时 由申请者填写 文件和资料申请单 经其部门经理审核及管理者代表批准后方或领用 因破损而重新领用的新文件和资料 分发号不变 并收回相应的旧文件和资料 丢失补发的文件应注明 已丢失的文件和资料的份数 质量部作好相应发放签收记录 提供给顾客的文件和资料加盖参考文件章 并做好记录 提供给认证机构的文件参照公司内部受控文件的处理方式 6 56 5 文文件件和和资资料料的的更更改改销销毁毁 6 5 1 文件的内容如不能正确指导生产或不符合国家有关质量 环境和绿色产品要求时必须进行 修改 由更改人员填写 文件和资料申请表 对技术文件的更改 还应附有充分的理论依据 6 5 2 文件更改的内容应由文件的原审批人审批 当原审批人变化时 由接替其岗位或其授权人批 准 6 5 3 文件更改批准后 必须由各部门的文控员实施更新 文件更改时要注明整改标识和更改生效时 间 当文件需换新版时 应按文件发改改记录表上的使用者收回作废的旧文件 只局部更改时可向使用人 员发文件更改通知及相关文件更改记录表 说明更改内容和生效日期 6 5 4 发放更改后的新文件时 质量部应及时收回及销毁旧文件 并在 文件资料发放回收记录表 编号 J ST Q 01 02 01 文文件件和和资资料料管管理理程程序序 文文件件编编号号J COP Q 01J COP Q 01 版版本本版版次次A 04A 04 页页 码码第第5 5页页 共共9 9页页 上作好旧文件回收记录 各部门有回签记录时此文件由其处理完成 以防止旧文件在运行过程中继续使用 6 5 5 质量部收回旧文件同时 将原文件上盖 作废文件 章后 一起使用 文件和资料处理申请表 进行分类处理 对原稿必须保留一份 而其他备份作废文档当场销毁 机密文档必须用粉碎机 没有涉及机 密的文档可作再生纸使用 6 5 6 各部门的质量记录资料 分阶段的打包放到质量部存档保存 当达到保管期限时 质量部填 写 文件和资料处理申请表 经质量经理签名后进行销毁 6 5 7 外来文件的控制 6 5 7 1 在公司内使用的外来文件的控制由各部门进行管理 当接到外来文件时 各部门将填写于 外来文件登记表 中 并由部门负责人审核确定其对本公司是否适用 6 5 7 2 审批后的外来文件 如需转化为公司的内部文件作为本公司的受控文件 加盖 受控 章 并在 外来文件登记表 中注明 如果只是参考文件的外来文件 则只直接盖受控章 盖参考文件的 章 如法规等 6 5 7 3 顾客图纸图样 合同标准 规范要求等作为一种特殊的外来文件 应视为顾客财产进行控 制 由销售部或项目管理部各自部门进行统一编号 编号方式见后 并作好标识 控制并根据需要发放到 各部门 在发放过程中按文件发放的要求进行其分发 当在使用中发现其图纸或标准不清时 应及时和顾 客联系 并作好记录 对顾客文件要进行保密 未经顾客同意不得私自向外借阅或复印 6 5 7 4 每半年对外来文件的有效版本进行评审追踪 当文件版本发生变化时 将追踪结果记入 外来文件登记表 中 确保使用有效版本的适用的外来文件 更新后的外来文件须重新审批 6 5 7 5 对所有的外来文件清单在每个月必须提供一份到质量部存档 6 66 6 文文件件格格式式 程序文件发行使用纸为A4 210 297 书面程序文件在格式上应体现内容见 程序封面表 程序内容表 两个表单的具体内容和具体规定 6 6 1 文件编号方法如下 注 其中各部门代号如下所示 A子数的 后面加圆点 空一格再 写标题 空三格再写 入 宋体 12号 用标 准的标点符号 宋体 12号 数字后 面不加点 但要空一 格再写标题 4和上面的1对 齐 后面也相 同 行高为21 公司标志 为固定标志 正方所有行高为24 没有空 格行 12号字 加 粗 A代表版 本 01代表版 次的修改顺 序号 固定大小1 6 2 25 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 文文件件编编号号 文文件件类类别别 版版本本版版次次A 01A 01 文文件件名名称称 页页 码码 1 1 目目的的 对质量管理体系的相关文件进行规范管理 2 2 适适用用范范围围 公司所有文件的管理 3 3 主主要要职职责责 3 1 各部门文控员 负责本部门的文件管理 3 2 体系中心负责 4 4 职职能能和和权权限限 4 1 体系中心文控员 4 1 1 有责任和权限收回各部门的管理体系文件 4 1 2 有责任和权限 5 5 术术语语定定义义 5 1 文件 信息及其承载的媒体 5 2 信息 有意义的数据 6 6 作作业业步步骤骤 6 1 文件的分类 文件分为六在类 6 2 文件的拟稿和审批 7 7 参参考考标标准准或或文文件件 8 8 运运行行日日期期 9 9 流流程程图图 编制 审核批准 日日期期日日期期日期 编号 J ST Q 01 03 02 宋体 12号 加粗 宋体 12号加粗 子数 的后面加圆点 空一 格再写标题 空三格再写 入 宋体 12号 数字后面不 加点 但要空 一格再写标 题 4和上面的1对 齐 后面也相同 行高为21 公司标志 为固定标志 正方所有行高 为24 没有空 12号宋体字 加粗 居中 必须是手写签名 宋体 14号加 粗 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 文文件件资资料料发发放放回回收收记记录录表表 序号文件名称 图纸型号 文件编号 图号 ECN R D 版本 发放记录回收记录备注 部门签收日期数量签回日期数量 编号 J ST Q 01 04 01 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 程程序序文文件件清清单单 确 认作 成 NO文件名称文件编号编写部门版次日期备注 编号 J ST Q 01 05 01 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 文文件件总总清清单单 NO文件 记录名称编号文件类型标准编写部门版本版次状态日期备注 内容描述 编号 J ST Q 01 06 01 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 记记录录清清单单 确 认作 成 NO记录文件名称编号版次日期部门备注 编号 J ST Q 01 07 01 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 文文件件和和资资料料处处理理申申请请单单 S N 文件和资料名称文件和资料编号 申请部门申请日期 处理理由 处理方案 继续留存 封存 销毁 部门经理质量部审核管理者代表确认确认日期销毁日期 年 月 日年 月 日 编号 J ST Q 01 08 00 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 文文件件和和资资料料处处理理申申请请单单 S N 文件和资料名称文件和资料编号 申请部门申请日期 处理理由 处理方案 继续留存 封存 销毁 部门经理质量部审核管理者代表确认确认日期销毁日期 年 月 日年 月 日 编号 J ST Q 01 08 00 杰杰特特电电子子实实业业 深深圳圳 有有限限公公司司 部部门门外外来来文文件件清清单单 部门名称 序号文件名称文件编号版本 份数接收部门接收人日 期备 注 编号 J ST Q 01 09 01 杰特电子实业 深圳 有限公司 合合议议统统计计表表 名称 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