秘书职业素养.ppt

秘书的职业素养认知 输给纸条 我的两次应聘秘书的经历让我印象深刻 因为我居然都输在纸条上 第一次应聘 我一路过关斩将 顺顺当当地回答完最后一个问题 心里正美滋滋的时候 忽然看见一张纸条从总经理的办公桌上落下来 刚好飘落在我的脚边 我很自然地蹲下身 捡起纸条 向纸条上看了一眼 上面是被笔抹掉的几组电话号码 我见是废纸 便揉成一团扔进了旁边的废纸篓 这时 总经理的脸色变了 向我摆了摆手说 你可以出去了 你不符合我们的条件 我不解地问原因 你刚才拾起纸条时 犯了两个错误 总经理不无遗憾地说 这张纸条是我故意碰落的 以考验你有什么反应 作为秘书 对领导桌上的东西是不能随便翻看的 而你拾纸条的时候 一直盯着看 这是错误一 捡到纸条后 你没有经过我的同意便擅自扔进了废纸篓 这是错误二 所以你不适合当秘书 第二次应聘 我也是很快过了三关 复试时总经理问了我一些做秘书应具备的素质 我一一作了回答 总经理很满意 这时 我看到了纸条飘落下来 又落到我的脚边 又要作考验 我可再也不上当了 故意装作什么也没看见 依然直视着总经理 总经理见我坐着一动不动 用异样的眼光看了看我 然后自己走到纸条边 捡起纸条放回原处 向我摇了摇头说 年轻人 你之前给我的印象被这张纸条破坏了 我疑惑不解地问 为什么 我刚才跟你说了我们公司人手少 一个人要干几个人的事情 总经理遗憾地说 可是你见到一张纸条掉地上了 连弯一下腰都不愿意 所以你不符合我们的要求 做秘书应具备怎样的职业素质 怎样才是合格的秘书 出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果 一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比 秘书应具备的思想品德修养 史上最牛女秘书 迪之在一家外资企业担任总裁秘书 工作能力强 受到了领导的认可 一天晚上 总裁回办公室拿东西 走到门口发现自己没带钥匙 于是打电话给迪之 但迪之已下班 电话未打通 总裁非常生气 数小时后 还是难抑怒火 他通过公司内部邮箱 给迪之发了一封措辞严厉且语气生硬的谴责信 还将邮件同时抄送给了公司的其他几位高管 信中严厉批评和呵斥了迪之 并要求迪之在以后的工作中 无论是午餐时段还是晚上下班后 都要跟所服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室 第二天 迪之看到信后 非常愤怒 回信如下 1 这件事我并没有做错 我锁门是从安全角度考虑的 如果一旦丢了东西 我无法承担这个责任 2 你有钥匙 你自己忘了带 还要说别人不对 这件事的主要责任人是你自己 不要把自己的错误转移到别人的身上 3 你无权干涉和控制我的私人时间 我一天只有八小时工作时间 请你记住 午餐时段和晚上下班以后的时间都是我的私人时间 4 从进入公司的第一天到现在 我工作尽职尽责 也加过很多次班 我从没有任何怨言 但是如果你要求我加班是为了工作以外的事情 我无法做到 5 虽然咱们是上下级关系 也请你注意一下说话的语气 这是做人最基本的礼貌问题 本来 这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了 没想到迪之选择了更加过火的做法 她回信的对象选择了中国区办公人员 这样一来 中国公司的所有办公人员都收到了这封邮件 有的办公人员还转发此邮件 一时之间 基本所有外资公司都知道了这件事 很多人在邮件上留下诸如 真牛 解气 骂得好 之类的点评 尽管力挺迪之的声音超过了八成 但外企人力资源部的管理层却并不买账 最后 迪之被迫离职 一个月后 再见到迪之 她说 这事儿闹得太厉害 我已经找不到工作了 她也没有料到邮件会被转发出去 更没有料到后来的局面 1 假设你是迪之 你会如何回信 总裁 解释当天的原委并接受总裁的要求 语气温婉有礼 其他高管 说明情况 坦承错误并道歉 2 迪之的做法违背了秘书的哪些职业道德素养 忠于职守 奉献精神 服务意识 谦虚谨慎 秘书的职业道德 秘书与书记一起入狱 2005年某省委副书记因贪污受贿被 双规 后移交司法机关 追究刑事责任 而跟了这位副书记四年的秘书陈某一样有受贿嫌疑 而且在书记与其情妇之间牵线搭桥 甚至为其情妇造假文凭 并雇佣流氓地痞替书记的情妇除掉心腹之患 最终这位重点大学的毕业生 跟着书记一起入狱 秘书利用领导干部 身边人 的身份进行腐败 已逐步成为一种具有隐蔽性和欺骗性的腐败新形态 在秘书腐败案中 影响较大的还有 河北第一秘 李真收受贿赂 非法占有公私财物等共计人民币1051万多元 被判处死刑 北京市委原书记陈希同的秘书陈健 受贿人民币40 9万元 被判处有期徒刑15年 北京市原副市长黄超的秘书何世平 受贿人民币24 3万元 被处有期徒刑16年 深圳市人大常委会原副主任王炬的秘书蔡建辉受贿港币109万元 人民币50万元 被判处有期徒刑8年 秘书腐败事件 真实的谎言公司近一段时期以来气氛比较沉重 暗潮汹涌 进入一个非常微妙的时期 因为每年到这个时候 都要进行例行的人事调整 但是 这些天秘书张静的办公室却很热闹 一会儿财务部李经理过来转了一圈 一会儿公关部周经理也借故来了一趟 一会儿研发部经理打来电话 张静询问他有什么事情 他也没说出所以然来 不了解内情的人可能会觉得很奇怪 但是对于经验丰富的张秘书来说 却见怪不怪了 她心里很明白 这些部门经理之所以总往她这儿跑 就是因为她是总经理秘书 近水楼台先得月 知道一些关于人事调动的内幕消息 想事先从她这儿打听一些消息 但既然他们不好意思明说 她也乐得假装糊涂 中午在餐厅吃饭的时候 销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下 寒暄了几句 就话锋一转问道 小张 咱们平时关系不错 我就不拐弯抹角了 能跟我透点消息吗 这次我们销售部的人事是怎么变动的 咱们总经理很信任你 有机会的话 帮我在总经理面前多说几旬好话 张秘书一听 该来的还是来了 望着田科长期望的眼神 她却只能回答 对不起 田科长 我不太清楚 田科长对她的回答有点失望 不高兴地说 你不知道谁知道 是不想告诉我吧 张静只好说 田科长 我真的不知道 所有人事方面的文件都是人力资源部做的 不是我起草的 其实 张秘书说的话一半是真的 一半是假的 文件是人力资源部起草的不错 但是在经过她的手送给总经理的时候 她看到了里面的内容 接下来 田科长只好转移了话题 闲聊几句就悻悻地走了 看着田科长的背影 张秘书也有些难过 人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大 但是 职场的生存环境就是这么残酷 作为职业秘书 她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德 否则 她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了 思考 1 张秘书拒绝透露人事调动内幕消息 会因此得罪田科长吗 你认为接下来她应该怎样与田科长相处 2 张秘书明明知道人事调动的内容 她却说不知道 你认为她是个爱撒谎的人吗 你怎样看待秘书的诚实 分析 张秘书的做法是聪明的 所有的组织都有自己内部的规章制度 所有的职业也都有应该遵守的职业纪律 秘书身处组织的核心要害部门 长期在领导身边服务 经常接触重要文件和资料 掌握的秘密多 知道的秘密早 了解的秘密深 因而必须自觉的树立保密观念 严守秘密 同时 聪明的秘书不仅会对组织事务守口如瓶 也会尽量使自己避免介入太敏感或令人尴尬的事情中 思考 领导说什么就是什么 领导让怎么办就怎么办 这样的秘书是合格的秘书吗 案例 秘书人员应该具备怎样的作风修养 秘书的作风修养 一 尊重实际 实事求是 二 踏实细致 一丝不苟 三 雷厉风行 讲求实效 四 尊重同志 善于合作 五 思想敏锐 勇于创新 六 仪表庄重 举止文雅 某医疗器械厂与美国客商达成了引进 大输液管 生产线的协议 第二天就要签字了 可是 当这个厂的秘书科汪主任陪同外商参观车间时 汪主任一时嗓子发痒 随口向车间墙角吐了一口痰 然后用鞋底去蹭 这一幕让外商感到很恶心 且彻夜难眠 他让翻译给对方送去一封信 信中写到 恕我直言 一个工厂的管理人员的卫生习惯可以反映出一个工厂的管理素质 况且 我们今后要生产的是用来治疗疾病的输液皮管 贵国有句谚语 人命关天 请原谅我的不辞而别 一项基本说成的项目 就这样吹了 一口痰 吐掉 一项合作 一语不当险失合作良机2 年春天 一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜 公司上下对此都非常重视 早早做出了各种安排 公司总经理特意安排出专门的时间 静候贵客 在专门安排的会客室里 精心准备了烟 茶 水果 还派自己的秘书提前到公司门口等候 香港客商进入公司大门后 迎候在门厅的公司总经理秘书马上上去热情与客商握手 可能是知道事情的重要性 反倒有些紧张 竟然对客商说 我们总经理在那边 指会客室 他叫你过去 香港客商一听 当即非常生气地说 他叫我去 我就一定要去 我又不是他的下属 凭什么叫我 你们现在就是这样对待合作者的 那以后还了得 合作应当是关系平等的 于是这位客商当即转身 一边走一边说 贵公司如真有合作诚意 叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧 说完拂袖而去 事后 总经理不得不登门道歉 经过一番相当大的努力 才重新争取到了双方合作的机会 急事慢慢地说 大事想清楚再说 小事幽默的说 没把握的事情小心的说 做不到的事不乱说 伤害人的事坚决不说 没有发生的事不要胡说 别人的事谨慎的说 自己的事怎么想就怎么说 现在的事做了再说 未来的事未来说 怎么 说 你知道你是什么气质类型吗 哪种气质类型的人适合从事秘书工作 秘书的心理素质 一 秘书的性格修养机敏 稳重 细致 谦和 开朗 幽默 二 秘书的意志培养自觉性 坚韧性 自制性 三 秘书的意识培养秘书的角色意识 服务 奉献 保密 信息 四 秘书的心理健康专注工作 积极进取 心态平衡 宠辱不惊 宽容忍让 关系和谐 情绪稳定 举止稳重 秘书的知识和能力要求 思考 秘书只要会写写材料 整理档案就行了 这样的认识对吗 现代秘书还应该哪些技能 了解新技术的秘书小琳 小琳是北京某机械公司总裁办的秘书 由于近年机械行业竞争激烈 利润微薄 公司打算开发纳米技术产品以形成新的利润增长点 一天 公司召开临时董事会 讨论纳米产品项目的问题 由于与会董事大都是从事机械产品的研发和生产的 对纳米技术了解得不多 所以尽管技术总监用原子 电子负荷等原理加以解释 大家还是听得云里雾里 眼看会议陷入僵局 总裁有些坐不住了 这时 坐在总裁身后做会议记录的小琳轻声请示总裁 能否允许自己为大家讲解 总裁马上点头 于是小琳用通俗的语言讲解了什么叫纳米 纳米技术的功效 纳米技术的应用等 使会议达到了预期的目的 会议结束时 总裁宣布 由小琳负责整个纳米技术产品项目的协调工作 小琳的表现让总裁和董事们刮目相看 对小琳来说 这却是水到渠成的事 小琳是英语专业的硕士毕业生 半年前才到总裁办工作 平时也只是打杂 如接电话 取文件 写通知等 过去她对 纳米 也没多少了解 上个月的一天 总裁让她到四楼的研发部去取份材料 说自己刚给技术总监打过电话 小琳拿到的是公司开发纳米产品的可行性报告 习惯性地阅读了经手的材料后 小琳预感公司有可能要进行这方面的投资 于是 她开始留心并收集有关 纳米 的材料 还不时向研发部的人请教有关纳米的一些问题 久而久之 小琳不仅积累了丰富的纳米知识 而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系 这样 当总裁让她负责协调整个项目时 她早已胸有成竹了 思考1 总裁为什么让平素只是 打杂 的小琳负责协调对公司关系重大的纳米投资项目 2 从 打杂 到肩挑重担 小琳做了哪些努力 如何成为优秀的秘书 能有意识地使自己的知识构架与组织发展需求相适宜 是小琳在纳米项目中脱颖而出的关键 优化知识结构对于个体职业发展的重要性由此可见 秘书的知识结构 一 基础知识社会科学知识 自然科学知识 二 相关知识经济学知识 法律学知识 心理学知识等 三 专业知识应用文写作 文书处理 档案保管 办公室管理 会议组织等 四 行业知识教育 军事 文艺 体育 医疗 科学等 思考 1 单位领导为什么将张彤调来做秘书 2 张彤在秘书岗位上为什么表现不好 张彤在财务工作中表现优异 得益于她一心扑在工作上的专注 具有了过硬的业务能力 这些能力适宜她作为财务管理人员的需要 然而在财务工作中助益于她的 一心不闻窗外事 只管工作财务事 的专注在强调枢纽地位 重视沟通与协调的秘书工作中却恰恰会成为牵绊 这些充分说明不同的工作有不同的能力需求 秘书的能力结构 一 表达能力口语表达能力 文字表达能力 二 办事能力理解领会能力 观察分析能力 应变能力 三 社交能力 四 协调能力 五 办公自动化和信息处理能力 六 管理能力 秘书的基本能力 良好的智力 从事秘书工作的基本条件五要素 a 观察力 b 注意力 c 记忆力 d 思维力 e 想象力 a 观察力 凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户 提高观察力的措施 培养观察兴趣形成观察习惯 多方接触开阔视野 态度客观操作细密 秘书肩负信息搜集和反馈的职责 应成为目光敏锐的观察家 眼观六路 耳听八方 图中有几张脸 b 注意力 集中专向于某一客观事物的心理活动 它是人们清晰 准确认识和反映事物的保证 注意稳定专心致志绝无旁骛 注意分配头绪繁多必须兼顾 注意转移紧随领导适时调整 提高的措施 加强工作责任感 增强自控能力 秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化 秘书需要运用记忆力储存大量信息资料 秘书工作的特殊性要求秘书 注意记忆的敏捷性 快 注意记忆的正确性 准 c 记忆力 保持识记和个人经验再现的心理过程 是智力活动的 储存器 加强的技巧 增强信心 稳定情绪 活跃思维 勤于用脑 忌懒惰 及时 反复 发挥联想 借助速记 电脑记事等手段 辅助记忆 d 思维力 对客观事物间接和概括的反映能力 是智力活动的核心 较强的思维力对于秘书至关重要 熟练运用分析综合等思维工具 正确地对事物进行抽象概括 准确地作出判断预测 恰如其分地提出意见建议 当好参谋助手 思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上 广度 思考幅度大思维面开阔见微知著洞察背景范围不狭窄思路有层次 深度 思考程度深刻从现象看本质追寻来龙去脉探索内在规律 有效提高思维力的四条途径 积极参加社会实践 不断丰富感性知识 着力加强思维训练 掌握各种思维方法 提倡独立思考 力求多谋善断 学习掌握思维科学知识 保持发散式思维与收敛式思维之间的必要 张力 发散思维小练习结构扩散用8根火柴作2个正方形和4个三角形 火柴不能弯曲和折断 E 想象力 人们在原有感性形象基础上 经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动 是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器 秘书应具有丰富的想象力 以利活跃思路 发挥创造性 从已知走向未知 预计事物发展前景 想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程 要求广采博收 注重积累 活跃思维 打破常规 交际能力 据调查有52 的秘书认为秘书工作中 最苦恼的是 处理不好人际关系 99年5期 秘书 交际能力测试 美国著名职业规划专家卡耐基先生曾指出 一个人事业的成功 只有15 是由他的专业技术能力决定 其余的85 则要有赖于他的交际能力 你是否善于交际 请回答下列问题 1 一位朋友邀请你参加他的生日 可是 那些来宾你一个都不认识 借故拒绝 告诉他说 那天已经有别的朋友邀请过我了 愿意早去一会儿帮助他筹备生日 非常乐意借此机会去认识他们 2 在街上 一位陌生人向你询问火车站的路径 这是很难解释清楚的 况且 你还有急事 让他去向远处的一位警察打听 尽量简单地告诉他 把他引向火车站的方向 3 晚上 一个好久未见的朋友来看你 可是 电视上有一部非常精彩的电影 让电视开着 与朋友谈论 说服朋友和你一块看电视 关上电视机 让朋友看你假期中的照片 4 你父亲给你寄钱来了 把钱搁在一边 买一些书或别的东西 和你的朋友们小宴一顿 5 你的邻居要看电影去 让你照看一下他们的孩子 孩子醒后哭了 让他哭去 继续做自己的事情 看看孩子是否需要什么东西 把孩子抱在怀里 哼着歌曲想让他入睡 6 如果你有闲暇 你喜欢干些什么 待在卧室里听音乐 到商店买东西 与朋友一起看电影 并与他们一起讨论 7 当你周围有同事生病住医院时 你常常是 有空就去探望 没有空就不去了 只探望同你关系密切者 主动探望 8 在你选择朋友时 你发现 你只能同你趣味相同的人们友好相处 兴趣 爱好不相同的人偶尔也能谈谈 一般说来你几乎能同任何人都合得来 9 如果有人请你去玩或在聚会上唱歌 你往往 断然拒绝 找个借口推辞掉 饶有趣味地欣然应邀 10 对于他人对你的依赖 你的感觉如何 避而远之 我不喜欢结交依赖性强的朋友 一般地说 我并不介意 但我希望我的朋友们能有一定的独立性 很好 我喜欢被人依赖 测试说明 每个问题选 积1分 选 积2分 选 积3分 最后累加积分 分析评价 得分在25 30分 你非常善于交际 伙伴们都很喜欢你 你总是面带笑容 乐于帮助比人 朋友为有你这样的伙伴而深感荣幸得分在15 24分 你不喜欢独自一个人待着 你需要朋友围在身边 你非常喜欢帮忙 如果这不会花费你很多时间的话得分在1 14分 你的交际能力较差 人生经验不够丰富 你常独行于众人之外 一副高傲 拒人千里之外的架势 这样的你很难成功 希望你多发觉到别人的优点 努力做一个合群的人 上任第一天 那是我调来给局长当秘书的第一天 上班后首先敲门进来的是一位处长 是来向局长汇报工作的 按照秘书工作的职责 我为来人倒了一杯茶水 放到沙发前的茶几上 局长见了 坐在皮椅上向我摆了摆手 示意让我将茶水放到他的办公桌上 然后指着对面那把木椅对处长说 坐下谈 处长遵从地坐到木椅上 先是一句开场白 接照局里的指示 便开始汇报工作 局长昂首挺胸 极严肃地听着 处长正说着 忽然办公室门开了 从外边大步走进一个人 是谁这样没礼貌 不敲门就进局长的办公室 我正纳闷儿 只见局长迅速从皮椅上站起来 满脸笑容地迎上前去 原来是主管副部长 局长回头向处长说了一声 你先回去 以后再说吧 处长轻手轻脚地退了出去 我按照刚才的办法又倒了一杯茶水 刚要放到局长的办公桌上 局长伸手将水杯接过来 走到沙发前 弯腰将水杯放到茶几上 请部长在沙发上坐定后 局长把处长刚才坐的那把木椅拉到茶几旁自己坐下 然后掏出一支中华牌香烟给部长点上 部长一边喝着茶 吸着烟 一边对局里的人事安排作出指示 局长连连点头称是 中午部长走后 局长的一个朋友来访 我马上倒水 依刚才部长的样子 将茶水放到茶儿上 并把局长办公桌前那把木椅搬到茶几旁 局长让他的朋友坐在沙发上 随手又把我搬过来的木椅搬回原处 然后与朋友并肩坐在沙发上 亲密地交谈起来 局长的朋友走后 局长又坐回到他的皮椅上 局长问我 通过一天的