高级办公自动化课件01PPT课件

实用与应用高效与专业 绍兴文理学院王秀庆Wangxiuqing 高级办公自动化AOA 第一讲WORD高级应用与办公技巧 第一节科技长文档的高级排版 教学内容 第一节科技长文档的高级排版 教学知识点Word视图页面设置与打印设置格式的设置样式分节与分页页眉和页脚目录文档结构图 第一节科技长文档的高级排版 Word视图 页面 普通 大纲和Web版式视图页面视图 最常用的视图 以页面的形式显示文档 忠实显示页面所有元素 与实际打印效果相同 但耗用电脑内存普通视图 不能一页一页的显示文档 使用一条虚线表示分页 在普通视图中不能编辑图形 页码 页眉和页脚等内容 只能进行纯文字的输入与编辑操作 第一节科技长文档的高级排版 Word视图 页面 普通 大纲和Web版式视图Web版式视图 由于Word文档可以保存为网页 因而在Word中提供了Web版式视图 该视图模拟浏览器显示文档 不提供分页 页眉和页脚 文档的内容随窗口大小自动调整大纲视图 呈现长文档的大纲 通过 大纲 工具栏 方便进行大纲的编修 该视图一般进行查看和组织文档结构 第一节科技长文档的高级排版 页面设置与打印设置页面设置设置纸型 版心 行数等 案例 设置纸张为 A4版心为146 240mm 不含页眉页码为146 220mm每行34字 每页31行打印设置份数 对纸型的适应性和双面打印 第一节科技长文档的高级排版 格式设置格式 格式是指文字 段落等对象的设置 通过 格式 菜单或格式工具栏进行设置格式刷的使用查找和替换查找和替换文字批量设置字体格式 样式 案例 把文档中的 博客 全部替换为粗体 红色通配符的查找和替换 和 案例 将文档中的书名统一设置为黑体 红色快速选定特定的内容 第一节科技长文档的高级排版 样式样式是将修饰某一类段落的一组参数 字体类型 大小 颜色 对齐方式等 用一个特定名称命名 这个名称叫做样式 或者说 样式就是一组命令或格式的集合样式的应用正文样式 案例 设置正文样式为 楷体 三号字 首行缩进2个字 行距为18磅 第一节科技长文档的高级排版 利用现有样式格式化文档 案例 按照要求设置各个标题的样式让样式符合个性需求 案例 把 标题1 样式改为 黑体 二号蓝色 为样式创建快捷键 案例 设置标题1样式的快捷键为F2 标题2样式为F3 标题3样式为F4样式的扩展 文档标题的多级编号 第一节科技长文档的高级排版 长文档的分节与分页长文档页数很多 又有许多章节 一般不同的章节页面的页眉页脚也不同 但是在默认的情况下 给文档添加页眉页脚时 所有的页面都是相同的 怎样能按章节给文档添加不同的页眉 分节节 Sections 用来设置一个排版单元 区域 使得不同的单元可以有不同的大局设置对文档进行分节 同一节的页眉页脚相同 一篇文档可以分成很多节 一节里可包含的页数是任意的 第一节科技长文档的高级排版 插入分节符方法 光标定位到要分节处 单击 插入 分隔符 在 分节符类型 下选中 下一页 或 奇数页 单击 确定 这样在光标所在的位置就插入了一个分节符 原光标位置及其后面的字符会自动移到下一页 注 页面视图 下 不会显示出分节符 但普通视图下 可以显示出分节符 分页 长文档中的分页切勿按回车键 第一节科技长文档的高级排版 页眉和页脚一般页眉和页脚的设置在文档中插入域 如 页码域 日期域和时间域等 域 是一种文本 与普通文字不同 如页码域 它是一种随文档的变化而自动更新的文本 在页脚中插入页码域 能自动从第1页开始顺序显示文档页面的页码 而且能随文档内容的增加和删减自动更新页码设置奇偶页不同的页眉方法 页面设置 奇偶页不同 第一节科技长文档的高级排版 页眉和页脚在同一页面上设置奇偶页页码 如试卷等 案例 在一张试卷上设置奇偶不同的页码 左1右2 方法 在页脚编辑区 输入 第页共页 文字2次光标移动到左边 第页 间 按键盘上Ctrl F9得到域编辑区 在括号中输入 2 1 在 共页 间 按Ctrl F9 在括号中输入 2 同理 在右边 第页 间 按Ctrl F9 输入 2 在 共页 间 按 Ctrl F9 输入 2 选中所有公式 单击鼠标右键 切换域代码 完成操作 第一节科技长文档的高级排版 页眉和页脚长文档中根据章节设置页眉和页脚步骤 根据章节 插入分节符 插入 页眉和页脚 不要设置与前一节相同 案例分析 第一节科技长文档的高级排版 目录目录的生成图索引表索引查阅文档 文档结构图 教学内容 第二节表格操作与图文混排 第二节表格操作与图文混排 教学知识点表格操作组织结构图的建立流程图的建立与图形组合图文混排公式编辑器的使用特殊对象的输入域 第二节表格操作与图文混排 表格操作表格的合并与拆分单元格的合并与拆分 文本的对齐方式表格中标题行重复斜线表头序列的自动编号表格中的数据计算与排序表格行列互换 借助与Excel 第二节表格操作与图文混排 组织结构图的建立组织结构图用于显示组织中的分层信息或上下级关系 直观的显示企事业的内部结构 案例 建立公司的组织结构图流程图的建立与图形组合注意 连接符的使用 画布 案例 构建一个用户登录系统的流程图 第二节表格操作与图文混排 图片的插入方式嵌入 嵌入的图片完全保存在文档之中 文档的容量较大链接 只保存图片的属性 路径等内容 图片的主体仍保存在文档之外 文档的容量不会膨胀 另外 以链接方式插入的图片 文档能够自动更新图片的版式选择案例 制作商标与印章 第二节表格操作与图文混排 文本框的应用及其超级链接自选图形的画布取消文本框之间的超级链接多个文本框之间建立超级链接 可以实现文本框内容的自动排列 当文本框的内容添加或删除后 其他文本框的内容都会重排 第二节表格操作与图文混排 公式编辑器的使用特殊对象的输入生僻字的输入插入符号法 柗造字法制作双行合一字符合并字符分解汉字 第二节表格操作与图文混排 文本框的应用及其超级链接自选图形的画布取消文本框之间的超级链接多个文本框之间建立超级链接 可以实现文本框内容的自动排列 当文本框的内容添加或删除后 其他文本框的内容都会重排 第二节表格操作与图文混排 域域的作用是为文档中 内容可能有所变更 资料预留位置 例如 目录 索引 日期 页码等域代码 作用象公式 域结果为域代码产生的值插入域 Ctrl F9例 显示当前页码的域 Page 更新域 域必须手动更新 选中域代码 按F9显示或隐藏域代码 Alt F9 教学内容 第三节常用日常办公文件的编辑 第三节常用日常办公文档的编辑 教学知识点邮件合并政府 单位 的公文聘书的制作 第三节常用日常办公文档的编辑 邮件合并邮件合并的引入日常办公时 常常处理大量的信函或报表 这些文件的大部分内容基本相同 只是其中一些数据不同例 绍兴文理学院百年校庆 需向校友 领导和友人发出邀请函 邀请函的内容除了被邀请对象不同外 基本内容都是相同的 为提高工作效率 减少重复工作 使用Word提供的 邮件合并 功能来对每一个被邀请者生成一份单独的邀请函 第三节常用日常办公文档的编辑 邮件合并邮件合并的原理邮件合并过程中 要使用两个文档 一个是主文档 为信函或报表中共有的内容 另一个是数据源 为变化的数据 如姓名 部门名称等 合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条记录合并 形成合并文档邮件合并的方法向导法 邮件合并 工具栏 第三节常用日常办公文档的编辑 邮件合并案例1 制作文理学院百年校庆邀请函案例2 带有图片的邮件合并 代表证的制作提示 图片的插入方法图片在数据源中存放的是路径 例如 E 职工信息 001 jpg 注意这里是双反斜杠照片域的实现 光标定位在插入照片处 按Ctrl F9插入域 输入IncludePicture path 由于不同的图片文件名不同 Path处的路径可由合并域得到 在引号内按Ctrl F9插入域 输入MergeField 照片 图片域代码为 IncludePicture MergeField 照片 第三节常用日常办公文档的编辑 邮件合并制作职工工资条说明 当数据源中的数据是小数时 合并后的数据将显示双精度浮点数 还原方法 将该域选中 按Ctrl F9 插入一个域 在该域内开始位置输入 可以还原数据源中的数据格式合并后的文档是一页显示一条记录 若一页显示多条记录 可设置文档类型为 目录 形式 第三节常用日常办