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公司客户管理制度 文案类别规章制度编号执行部门各业务单位监督部门销售部X XX有限公司客户管理实施细则第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）客户管理，理顺客户管理工作程序、明确管理标准与职责，促使公司经营规模不断扩大，保障公司良性发展，特制订本实施细则。 第二条本细则适用与公司及各生产经营单位、销售业务单位（以下简称“各业务单位”）客户的管理，各业务单位必须严格执行。 第二章管理机构与职责第三条公司销售部负责公司客户的归口管理，主要履行以下职责（一）负责公司及各业务单位客户管理日常工作的组织与开展，贯彻执行本细则，对公司各业务单位客户管理工作进行指导、检查与考核。 （二）负责建立公司重点客户档案，对各业务单位客户档案管理进行检查，定期收集、更新客户信息，确保客户档案信息的完整。 （三）负责落实客户需求，与各业务单位沟通、协调资源配置工作，与生产单位沟通、协调，确保客户需要的产品保质、保量、及时供应。 （四）负责公司市场调研、回访方案的制定，安排客户走访，收集、处理、反馈客户建议及意见。 （五）负责公司外部网站相关产品价格、市场信息的发布，进行网站维护与更新工作。 （六）负责公司产品营销策略制定及渠道管理等相关工作。 （七）负责产品售后问题和其他服务投诉的受理，协助调查、核实索赔和用户反馈等工作。 （八）负责组织召开客户座谈会、交流会等活动，组织重要客户来访接待，进行重点客户日常关系维护，协调、稳定企业与客户关系。 （九）根据客户实际业务情况进行创新客户服务。 第四条公司财务部（以下简称“财务部”）主要职责（一）负责公司产品销售、售后产品质量问题（退换货）相关财务手续的办理，对客户货款以及退款环节提供服务。 （二）负责对客户在核对账务、查询明细中提供服务。 （三）负责公司外部网站财务制度、资金流转过程中相关信息的发布、维护、更新等工作。 （四）负责制定相关价格政策，为客户提供财务政策解读。 第五条公司技术中心（以下简称“技术中心”）主要职责（一）负责公司产品售后质量问题处理等环节提供技术支持。 （二）负责在公司新产品推广中，向客户提供相关技术指导和服务。 （三）负责公司外部网站中与产品相关的技术应用等信息的发布和更新维护等工作。 第六条公司质量监督部（以下简称“质监部”）主要职责（一）负责组织、协调、处理产品售后质量问题，制定并落实改进措施，满足客户需求。 （二）负责产品售后质量问题投诉的处理。 第七条公司企业管理部（以下简称“企管部”）主要职责（一）负责公司客户管理实施细则的修订与完善。 （二）负责制定与完善与客户管理相关的各项工作流程、制度。 （三）负责客户管理工作标准与流程的监督检查，及时发现问题、总结经验，完善服务管理机制、改进服务工作流程、提高服务效率。 （四）负责公司外部网站涉及客户服务信息的综合管理工作。 （五）接受和处理客户投诉，及时向相关部门反馈并跟踪处理进程；（六）负责各业务单位客户服务工作质量的考核与评估；监督、维护本细则，确保严格执行。 第七条公司储运分公司（以下简称“储运公司”）主要职责（一）负责公司产品发运及仓储环节业务的组织与开展，及时办理相关手续，进行信息反馈，对客户产品发运及仓储环节提供相关服务。 （二）负责公司外部网站与物流、仓储相关信息的发布、维护、更新等工作。 第八条审计室与监察室职责（一）负责对客户服务各环节进行审计与监督。 （二）负责对客户服务各环节信访举报、申诉的受理。 第九条各业务单位职责（一）负责本单位或本销售区域内的客户日常管理，定期向销售部报送客户情况。 （二）负责本单位或本销售区域内的客户服务业务的开展，包括客户开发、客户建档与更新、客户日常联系与维护、客户信息收集与反馈等，及时记录客户变更信息，登记往来业务，并报销售部备案。 （三）负责协助相关单位对本单位或本销售区域内客户对产品质量及其它服务投诉的受理、处理与反馈等工作。 第三章客户管理的主体与对象第十条客户管理的主体销售部为公司客户管理的责任主体，公司各业务单位为本单位或本区域内客户管理的责任主体。 第十一条客户管理的对象，包括公司主营业务客户、非营业务性服务商与潜在客户等。 第十二条客户分级管理标准（一）公司将客户分为战略合作（伙伴）客户、重点客户、一般客户、储备客户共四个层级。 1、战略合作（伙伴）客户主要是指在技术提升、产品升级、新品研制等方面与我公司有相互交流以及业务往来的客户。 2、重点客户主要包括部队、航空主机厂、航修厂、军队部委直属单位以及大型国企、上市公司、研究院所和有实体业务的单位。 3、一般客户主要包括小型民营公司、个体经营者、年业务量少的单位。 4、储备客户即与公司有意向进行业务往来的客户以及市场潜力较大的待开发用户。 （二）销售部、财务部、技术中心、企管部、各业务单位为评定、分级客户的日常管理单位。 （三）享受优惠政策范围通过全面综合考评，且经公司总经理办公会批准同意的战略合作（伙伴）客户、重点客户。 享受优惠政策的内容产品资源保障、价格优惠、不贴息收取银行承兑汇票。 经公司总经理办公会通过，还可适当给予其他优惠政策。 （四）本细则涉及客户分级标准均参照本条款规定。 第四章客户接待、日常沟通与关系维护第十三条客户接待（一）公司各业务单位为客户来访接待的承接单位。 （二）客户实施分类管理，按层级划分为战略合作（伙伴）客户、重点客户、一般客户。 （三）客户接待标准 1、战略合作合作（伙伴）客户来访接待。 （1）战略客户董事长或总经理来访。 来访信息由各业务单位收集后报总经理办公室；接待方案由各业务单位制定，公司办公室审核，报公司领导审批；根据客户需要代订住房；一般由各业务单位负责人接送站，特殊情况可由公司领导接送站；客户到公司时，销售部提前打印.欢迎标语；座谈需安排专项会议，由公司领导主持，相关业务单位负责人参加，其他参会人员由公司领导确定，并根据客户意见安排其他领导参加；公司主管领导出面宴请，公司其他领导酌情参加。 宴会由业务单位负责组织工作，公司办公室配合。 （2）战略合作（伙伴）客户部门经理来访。 来访信息由业务单位收集后报公司主管领导；接待方案由业务单位制定，报主管领导审批；根据客户需要代订住房；出行时根据人数和实际情况安排车辆；客户到公司时，销售部提前打印电子屏欢迎标语；座谈会须确定专门会议室，由相关业务单位领导主持，其他参加人员由业务单位确定，根据客户意见安排公司领导参加；宴请客户由业务单位安排，公司领导酌情参加。 （3）战略合作（伙伴）客户部门经理以下人员来访。 来访信息由业务单位收集；接待计划由业务单位制定；根据客户需要代订住房；接送站由相关业务单位自行安排；相关业务单位自行安排车辆，车辆不够或需要支持，公司办公室配合；客户到公司时，销售部提前打印电子屏欢迎标语；客户来访时的座谈方式由业务单位自行确定；宴请客户由业务单位自行安排。 2、重点客户来访接待。 （1）重点客户董事长、总经理来访接待。 来访信息由业务单位收集后报公司办公室；接待方案由业务单位制定，报主管领导审批；根据客户需要代订住房；由业务单位领导或销售员接送站；出行时根据人数和实际情况安排车辆；客户到公司时，销售部提前打印.欢迎标语；座谈会须确定专门会议室，由相关业务单位领导主持，其他参加人员由业务单位确定，根据客户意见安排公司领导参加；宴请客户由业务单位安排，公司领导酌情参加。 （2）重点客户部门经理及以下人员来访。 来访信息由业务单位收集；接待计划由业务单位制定；根据客户需要代订住房；接送站由相关业务单位自行安排；相关业务单位自行安排车辆，车辆不够或需要支持，公司办公室配合；客户到公司时，销售部提前打印电子屏欢迎标语；客户来访时的座谈方式由业务单位自行确定；宴请客户由业务单位自行安排。 3、一般客户董事长、总经理、部门经理及以下人员来访。 来访信息由业务单位收集；接待计划有业务单位制定；根据客户需要代订住房；接送站由相关业务单位自行安排；相关业务单位自行安排车辆，车辆不够或需要支持，公司办公室配合；客户到公司时，销售部提前打印电子屏欢迎标语；客户来访时的座谈方式由业务单位自行确定；宴请客户由业务单位自行安排。 （四）各业务单位参照次标准制定本单位具体接待细则。 第十四条客户日常沟通（一）公司领导、各业务单位负责人、销售业务人员为客户日常沟通的责任人。 （二）沟通形式为保证公司客户服务系统正常运行，及时了解客户需求，以便向客户提供优质服务，公司内部、公司与客户间必须保持沟通渠道，可采用走访、电话、QQ、电子邮件及专题会议等各种形式。 （三）沟通频率根据客户界定等级，应确保以下频率进行沟通。 1、业务单位销售员每日利用网络随时发布产品、销售、市场等各种信息，与客户进行相关问题讨论；对当日的产、销、运行进行沟通，同时对市场价格等用户关心的问题进行交流； 2、业务单位负责人与战略合作（伙伴）客户、重点客户每周至少一次电话沟通，与一般客户每月至少一次电话沟通，了解情况并解决问题； 3、主管业务副总每月至少一次与战略合作（伙伴）客户电话沟通； 4、总经理根据副总经理沟通情况，每月至少一次有选择的与战略合作（伙伴）客户电话沟通。 注各单位业务工作人员日常沟通应建立客户日常沟通记录，每月报送单位负责人；单位负责人并落实处理意见，每月将重点客户沟通信息、当期重点信息报送销售部；销售部对月度客户信息进行汇总、分析，对存在问题确定处理措施，异常信息及时向公司领导汇报。 第十五条客户关系维护（一）每年重要节日或活动的定期与不定期的客户走访与沟通。 （二）每年组织至少一次订货会或交流会，与客户沟通交流，现场听取意见、建议，解决问题。 （三）参加客户单位装置投产、产品下线、成立周年庆典等重大活动。 （1）对于战略合作（伙伴）客户单位举办的活动，安排公司领导或相关业务单位领导参加，礼品由公司办公室组织采购； （2）其余客户单位举办的活动，由相关业务单位领导或销售员参加，礼品由相关业务单位请示主管领导后办理。 （四）节假日电话、邮件、贺卡等方式进行慰问。 （五）客户满意度调查每半年进行不少于一次客户满意率调查，包括质量、价格、基本服务等产品使用情况的意见与建议，各分公司、业务单位于每年7月10日和次年元月10日前完成调研形成“客户满意率调查报告”，汇总后报送销售部；销售部进行，对存在问题进行分析，确定改进方案，并报送公司领导审批、实施。 第五章客户投诉、回访第十六条客户投诉（一）销售部为受理公司客户投诉的责任单位，按照“谁提供服务（产品），谁受理投诉”的原则，负责调查、索赔核定和客户沟通反馈工作。 质量监督部负责产品质量投诉的受理，落实责任、进行意见反馈。 各业务单位负责本单位客户投诉问题的处理的与意见反馈。 （二）客户投诉处理的流程 1、受理投诉与客户沟通，了解客户需求，提供权限内服务。 2、处理投诉（受理单位）确定投诉类型、填写“投诉受理单”、传递主管部门（主管部门）确认责任单位及处理时限、报主管领导审批（责任单位）进行原因分析、制定并落实整改措施，完成投诉处理 3、跟踪投诉（销售部）跟踪从最初投诉受理、投诉处理、投诉者满意的全过程，（责任单位）与客户联系、对客户整改效果进行评价。 （三）客户投诉处理的要求 1、客户投诉的受理单位应将客户投诉的内容、调查与处理情况、客户结果确认与反馈形成记录。 2、受理单位应将处理进程与结果按照投诉性质，每周不少于2次反馈主管业务部门、客户。 3、各项服务投诉需进行现场处理的，根据事件性质与紧急程度，从接到投诉受理单起，省内不超过24小时、省外不超过48小时。 （四）对索赔或初估理赔金额较大、或社会影响重大的投诉，报送公司董事会或总经理办公会进行调查处理；如形成诉讼纠纷，则由责任单位、主管部门会同公司法律事务部按照法律程序处理。 第十七条客户回访（一）公司各业务单位为客户回访的执行主体。 （二）回访应根据客户需求，进行基本服务与增值服务的改进，回访形式可以采用电话、短信、电子邮件、现场走访等方式。 （三）不同类型的客户进行不同频次的回访，回访频次要求如下 1、对当年投诉的客户实现100%回访； 2、战略合作（伙伴）客户公司主管副总、各业务单位负责人进行全面客户现场回访每年不少于1次；董事长、总经理每年至少1次有选择的进行现场回访； 3、重点客户各业务单位负责人每年至少1次现场回访； 4、一般客户各业务单位负责人每年至少1次有选择的进行现场回访；对业务单位负责人没有现场回访，分管业务人员两年至少1次现场回访； 5、对于客户临时提出的需求或某阶段客户集中反映需要解决的问题，可安排临时客户回访计划，报公司领导审批后实施。 （四）回访内容 1、询问客户对公司产品和服务的建议与意见； 2、跟踪客户对前期投诉事项的处理进程、结果及客户满意度评价； 3、宣传公司近期与客户相关的产品、政策与制度等； 4、了解客户的未来发展、潜在需求，需要公司支持的发展建议。 （五）回访工作总体效果评估销售部每季度根据跟回访结果、效果评估对客户回访工作做总体评估报告，报告内容包括 1、根据年度计划进度本阶段回访工作落实情况； 2、本阶段回访工作的主要成绩； 3、回访过程中所遇到的尚未解决的问题； 4、后期工作需改进之处，并提出意见和建议。 第六章技术咨询、新品推广与广告宣传第十八条技术咨询与服务管理（一）技术中心为牵头单位，各业务单位为提供技术咨询与服务的主体单位；（二）技术中心根据各业务单位提报需求制定年度客户培训计划，经主管领导审核后执行；（三）各业务单位负责制定客户赴生产企业考察计划，每年一次邀请经销商客户的采购人员、终端用户企业生产技术人员来公司业务单位装置现场参观，进行质量、计量和产品发运等工作现场观摩；请研究单位技术人员或高校专业人员对客户进行培训、讲课；（四）提供产品说明技术材料、技术服务手册，让客户了解公司产品指标、用途及使用方法，满足客户不同需求；每年至少安排两次与用户开展技术交流，配方讨论，掌握用户敏感度指标，降低工艺成本，提高产品质量；（五）客户对技术咨询服务及培训进行效果评价，技术中心每半年汇总客户评价结果，根据效果评价对技术咨询与服务工作改进完善。 第十九条新产品推广（一）技术中心、各业务单位为提供新产品推广服务的单位；各业务单位对新产品试验客户、试验产品的相关信息向技术中心进行申报并配合新产品推广应用试验等工作。 （二）新产品试验客户的技术服务 1、根据新产品推广进度，邀请客户到公司装置现场参观，进行质量、计量和产品等发运工作现场观摩，增加对公司产品生产能力、质量水平、发运服务等工作了解，增强互信。 2、建立与研发部门的沟通机制。 了解产品研发情况、通报市场技术服务需求情况、通报新产品市场推广情况、交流技术服务协作的进展与存在的问题。 3、根据客户需求，邀请生产研发单位专业人员给客户提供产品性能及专业知识培训。 4、技术中心跟踪产品使用情况和客户使用过程中出现的问题，跟踪客户对产品质量、性能等各方面的意见和建议，建立产品试用档案，内容包括产品试用情况概要和产品试用情况报告书并将汇总结果向相关部门反馈。 第二十条广告宣传（一）采用形式 1、平面广告、电台、电视、网络等； 2、提供多种形式产品宣传品等。 （二）销售部负责公司产品广告宣传计划的制定和实施，各业务单位执行和信息反馈。 （三）销售部制定年度广告宣传计划报公司领导审定后执行。 （四）销售部负责监督检查相关业务单位的宣传品发放情况，并对广告宣传效果进行评价。 第二十一条网站信息管理与发布（一）信息范围 1、企业文化、客户管理等制度、政策法规、市场信息、价格信息； 2、产品技术说明书、应用指导技术资料、发运信息、投诉平台； 3、客户需要的其他信息； 4、公司客户交流平台。 （二）企管部、销售部、技术中心、财务部、储运分公司、各业务单位为信息管理与发布单位。 （三）公司员工、现有客户按照账号以及密码登录，对于拥有账号的客户，公司提供个性化服务；对于没有账号的客户，浏览基本信息。 （四）发布信息的基本要求 1、严格遵守公司保密制度规定，发布信息经过相关单位审核后才能发布； 2、信息管理单位负责对信息进行实时更新； 3、根据客户需求，信息管理单位定期为客户提供个性化信息服务。 第七章客户服务的管理第二十二条销售部负责公司产品售后服务的管理，对各业务单位售后服务效果进行指导、评价与考核。 质监部负责公司产品售后质量问题的处理，按照公司产品售后质量问题管理细则相关程序进行产品售后质量问题的时处理。 各业务单位为本单位或本业务区域内产品售后服务的组织与实施，并对客户反映问题进行记录，每季度进行与分析。 第二十三条客户服务的原则（一）遵守国家法律、法规及公司各项规章制度。 （二）为客户着想，本着努力满足客户的合理要求的原则（三）工作人员言行应符合公司文化的各项要求。 （四）严格遵守公司保密规定，尊重客户的保密要求，不得泄露客户保密资料。 第二十四条着装要求执行公司员工着装标准第二十五条行为举止要求讲普通话，使用规范、礼貌文明用语，语言清晰、语气诚恳、语调平衡、语意言简意赅，严禁使用脏话、忌语，或口气严厉、不耐烦；热情、耐心听取客户意见，解答客户提出的问题与要求；对无法独立解决的问题，必须向客户说明情况并请客户谅解，提升提交相关领导或部门，定期给客户回复解决进度。 第二十六条服务工作的要求（一）工作人员应如实将客户投诉向公司有关部门报告，不得隐瞒、隐匿、销毁投诉举报信息。 （二）工作人员必须熟悉本岗位业务知识及规范，具备相关业务技能。 （三）工作人员在客户服务中实行“首问负责制”。 1、“首问负责制”，即在办公场所和公务处理过程中，首先受到客户来访或咨询的工作人员或部门，要负责给客户所需的指引、介绍或答疑等服务。 2、服务对象，包括，前来公司办事、来访、来电、咨询、投诉的客户。 3、执行要求，对客户提出的咨询、投诉和业务办理事项，无论是否属于本部门工作范围，必须向客户指引、介绍或答疑，不得以任何借口推诿、拒绝或拖延处理时间。 4、首问负责部门或工作人员，对于现场能处理的，应当场解决；对不能当场处理或不属于职责范围内的，必须向对方说明原因、或将来人指引到相关部门、或联系相关部门给予解决、或转告有关电话等。 5、工作人员应按照工作标准与时间节点完成相应的服务工作；如遇特殊情况，无法及时处理的，工作人员必须经处理方案及预计解决日期答复客户，并征得客户谅解、确保落实。 第八章客户业务管理第二十七条产品订货（一）各业务单位负责本单位或销售区域内的产品订货，立足于公司现有产品，做好客户的产品供应与关系维护，确保形成产品订货。 （二）各业务单位负责本单位或销售区域内新产品的推广，及时做好信息收集、反馈与问题协调，不断开发新市场，确保形成新订货。 （三）各业务单位要根据市场需求，进行橡胶新产品的市场调研，及时同公司销售部、技术科研部门进行信息反馈，为扩大货源提供保障。 第二十八条合同订立（一）双方达成订货意向，应按照.合同管理实施细则，签订销售合同；合同金额累计达到10万元以上的，履行销售合同审批程序，规避经营风险。 （二）对新开发的客户，合同金额在.万元以上的，合同在签订前应取得对方合法的资质证明材料，包括近期年度财务报表、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证等。 第二十九条计划下达各业务单位要严格执行凯迪西北橡胶有限公司销售计划管理细则规定，按照时间节点向销售部提交产品需求计划明细；销售部根据各单位市场需求平衡后，下达销售计划；生产部根据销售计划下达生产计划，进行生产安排；