结合OA系统的运行谈单位内部管理

浅谈OA办公系统的运行问题及改进思路加强信息化建设，实现信息化管理，是现代企业发展的必然要求，OA系统作为目前组织现代化办公手段中重要的组成部分，已经成为组织信息化建设和科学化管理的重要手段。OA的全称为Office Automation，意为办公自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最终实现提高决策效能的目的。一、目前OA系统存在的问题OA系统从7月份进入测试以来，已经在单位上下得到了初步普及，单位内部流程基本都能涵盖其中，基本实现了无纸化绿色办公；但根据目前运行情况来看，还有许多不足之处，具体表现在：一是思想认识不到位。部分工作人员对OA办公系统比较排斥，认为OA系统是一种可有可无的办公软件，而没有意识到办公自动化发展的必然趋势和正式运行后带来的便捷。部分工作人员将其和即时通讯软件腾讯QQ等同，没有完全作为一种办公用具和管理软件使用，造成沟通无记录、不及时，文件丢失、工作流程无追溯性等一系列问题。还有一部分工作人员认为自己熟练掌握了电脑办公系统，OA的操作也会很简单，从而对操作培训课程学习自觉性不够。二是人员应用能力不高。通过日常工作发现，许多同志的办公OA操作熟练度不高，仅仅停留在收发文件的初步阶段，甚至连收发文件都不能熟练完成，更不用说深层次的应用了。三是办公时效性不强。信息化办公相比传统办公最大的优势在于办公的时效性，实现了办公的无时不在，但我们目前还没有充分发挥OA办公的时效性，造成工作积压，文件与资料收发滞后，影响了工作的效率和质量。四是没有完全突破信息化办公的无地域性。信息化办公之所以成为当前企业管理的主要工具，其主要原因是信息化办公突破了传统办公的地域性，使办公无处不在，但现状是OA办公仅仅停留在办公室，离开办公室后基本闲置，造成工作脱节、政令不畅。五是OA办公软件高级功能开发和应用不够。目前使用的办公OA是依托WIN7系统开发的软件，功能较为强大，但模块比较单一，与我单位的实际需要尚有一段磨合期。另外，我们对于本单位所以工作的梳理还不够细致和科学，因此没有充分发挥其全方位信息化管理功能，这些都需要在实际操作中逐步改进。二、加强信息化建设，提高工作效率对以上存在的问题，要想完全实现信息化办公，引领本单位完全步入信息化时代，应在以下几方面加强：一是提高全员思想认识，充分认识实现信息化办公是现代企业管理的必然要求。首先领导和机关各部门要完全摆传统的纸张办公，各级领导带头使用信息化办公软件，向现代信息化的办公转变；要以舆论为导向，以全员学习和培训为手段，不断加大建设推广力度。单位要上下联动，建立考核机制，文书资料来往、项目资料上报、沟通交流等都必须通过办公OA实现，充分发挥信息化办公的无地域性、及时性、高效性，实现工作流程的可追溯性，逐步实现绿色无纸化办公，达到节约管理成本、提高工作效率的目的，进而实现政令畅通、令行禁止的基本管理目标。二是信息化办公向所有工作人员普及，实现全员信息化。就目前信息化程度而言，基本停留在办公室公文管理，而在其他审批事项特别是信息录入有所滞留，造成有需要的同事不能及时了解本单位管理动向和政策信息，影响了管委会领导管理政策的普及和管理触角的延伸。因此要全面普及OA办公系统，同时加大教育培训力度，使所有工作人员掌握信息化办公技能，实现全员信息化，提高本单位的管理效能。三是确保资金投入，不断完善、更新硬件设施和软件版本，使其充分发挥作用，服务于单位管理。就OA办公平台而言，在管理上还存在许多漏洞，诸如硬件设施落后，网络攻击防护能力较差、操作不够清晰简便等。应在成立工作小组的基础上，落实责任，做好信息化建设基础工作。四是不断加大开发力度，向信息化办公的深层次突破。目前，我们对OA办公平台的使用只停留在初级阶段，仅限于文件收发和工作流，没有充分发挥其管理效能，下一步要加大开发力度和推广力度，将报表系统、人力资源、培训管理、公文管理、档案管理、项目管理、公章管理等功能进一步完善深化，和单位现有的综合项目管理信息系统、财务管理系统、人力资源管理系统、档案管理系统等软件实现无缝对接和有机结合。要求OA管理人员不断加强学习，掌握开发和应用技能，不断开发新的管理模块，实现内部管理的信息化深层次应用和全方位覆盖。目前，单位的OA系统通过多次调整，已经渐渐能适应管委会目前的使用需要，但相比其他办公自动化系统，还存在着一定的差距，但