流程批复时效管理规定.doc

人力资源文件 8.2.2文件编号：LHR2013OA和T5流程批复时效管理规定第 1 版 第 2次修改共3页 第4页为充分利用OA和T5信息管理平台的信息处理能力，规范化公司内部信息的流转，提升公司管理水平和执行能力，特制订本规定。一、适用范围：本规定适用于公司所有员工。 二、OA和T5流程批复时效管理规定为充分利用OA和T5信息管理平台的信息处理能力，规范化公司内部信息的流转，提升公司管理水平和执行能力，对OA和T5流程处理特做如下规定： （一）流程批复时效标准：当天17:30（含17：30分）前收到的所有流程必须在第二天上午12：00点前全部处理完成，否则按延误一天一项50元的标准扣罚相关责任人；当天17：30之后收到的所有流程必须在第三天上午12：00点前全部处理完成，否则按延误一天一项50元的标准扣罚相关责任人。（二）流程时效监控范围：周一到周五为流程时效监控时间范围，周六周日为统一的休息日不作流程时效监控，国家法定节假日不作流程时效监控；公司人员在外出差期间流程时效同样监控.（三） 流程处理要求：1在流程的批复过程中，审批人员有知会添加平级或下级相关人员处理的权限，根据平级或下属员工意见进行流程批复处理；在流程没有批复处理意见之前不得知会添加上级，否则按敷衍塞责，推脱工作任务处理相关责任人；若流程及审批内容须添加知会上级，可在批复完毕后添加知会上级； 2所有流程审批人员必须根据相关制度和标准进行处理，禁止批复处理意见不明确，否则按差错处理；3所有涉及工作差错处理的流程必须要由部门负责人落实具体的差错责任人，部门负责人不能落实差错责任人或不配合相关部门查找责任人,由部门负责人承担差错扣罚；4.所有提流程的人都要及时跟踪所提流程的动态走向，如发现流程在某个环节停滞不前（流程需要手动指向环节），要及时知会流程监控人员。（四）假期内流程处理办法：所有的流程使用人员在请假期间，必须将流程委托知会给本部同事或是其它可协助处理流程的相关人员进行处理，若没有委托导致流程延误处理的，按正常流程监控规定处理 ； （五）其它特殊情况处理：如因停电或是系统故障等客观原因导致流程不能及时批复，必须提前知会资讯工程部或流程监控人员记录，在流程监控人员提交流程延误扣罚申请后，拒绝接受客观原因引起流程不能及时批复的解释或扣罚更改和取消。三、OA/T5流程监控注意事项除OA和T5流程批复时效管理规定里的规定内容外，另外有个别流程（或流程的步骤）因实际操作的特殊性，在监控时需区别对待，主要有以下几个方面：（一）OA流程监控注意事项：1OA费用方面流程的知会出纳这个环节不监控，原因是：为方便出纳及时准确找到相关流程，核实相关款项。此步骤等申请人拿到现金或出纳电子打款后，出纳再批复流程。2“资产采购流程” 采购报价环节三天时间、开始采购这个环节五天时间采购实物，等采购回实物后再批复，其它正常监控。3.“资产采购流程”和“设备维修”流程通知申请人确认环节不监控，等申请人收到货物后再批复，便于跟踪落实采购或维修的结果。4“合同审批流程”最后知会相关部门环节不用监控，合同盖章时，方便查找，盖完章后批复流程。5.“离职交接清单流程”最后一步知会人事专员环节不监控，提醒人事专员及时收集离职人员的相关资料（如工牌、辞职书、CDMA电话卡等），防止出现手续不齐全的情况，等人事专员收集好了相关资料才批复。6“KPI审批流程”人事部审批环节不受监控，因为便于人事部逐一见证各部门KPI面谈。7.“财务报账通知”财务报账通知环节受监控时间为一个月，因为采购发票邮寄到达需要一个月左右时间，特殊情况另外提流程申请。（二）T5流程监控注意事项：1.“异常赔进-代理赔进”的监控时效是三个月、“异常赔进-网络赔进”的监控时效是一个月、“异常赔进-保险赔进”流程监控的时效是六个月，因为赔进事项相关部门需要时间协调沟通。2T5异常方面流程的财务核销环节监控时间为十五天。3.“软件功能需求流程”不监控，等做完软件再批复，以便了解软件开发时效。4T5费用方面流程的支付出纳环节不监控，原因是：为方便出纳及时准确找到相关流程，核实相关款项。此步骤等申请人拿到现金或出纳电子打款后，出纳再批复流程。（三）其它在批复流程时，如批复人遇到客观困难，个别流程暂时不能及时处理的，需提前传阅说明原因以及延迟具体天数，知会流程监控人员以及上级领导，经审批同意的，可以宽限时效处理。