记录控制程序.doc

文件编号QM2.04022008版本号/修订次0300第 5 页文件名称记录控制程序生效日期：2008年10月01日 1 目的控制质量管理体系和产品实现过程所要求的记录，确保提供质量管理体系有效运行和产品实现过程的证据，能清楚地证明产品满足规定要求的程度和质量活动的可追溯性。2 范围适用于公司质量管理体系运行过程和产品实现过程中涉及到的所有记录的标识、贮存、保护、检索、保存期和处置。3 职责产品的监视和测量、不合格品处理、服务控制等过程的质量记录由质量检验处归口管理。、监视和测量装置的校准/检定、内部审核等过程的质量记录由质量管理处归口管理。产品实现过程产生的各种记录由相关职能部门归口管理。4 工作程序有关部门记录填写有关部门收集确认有关部门编号、标识、检索、保存有关部门有关部门贮存、保护过期记录处置申请批准保留或销毁No管理者代表科技信息处归档有关部门5 管理要求5.1 记录的分类5.1.1 质量管理体系类 a） 管理评审；b） 内部审核；c） 合同评审；d） 供方评审；e） 人员培训；f） 质量指标；g）纠正和预防措施实施结果；h）检验和试验；i）监视和测量装置检定/校准；j）不合格品处理等。5.1.2 产品实现类a) 公司经营计划；b) 设计和开发策划；c) 设计和开发输入及输出；d) 设计和开发评审；e) 设计和开发验证；f) 设计和开发确认；g) 设计和开发更改的结果及措施；h) 新产品试制过程及措施；i) 工艺质量控制；j) SPC统计技术应用等。5.1.3 其它类各单位开展与质量活动有关的记录。5.2 记录的标识、编号5.2.1 各部门在编制程序文件时按下列格式用代码对记录进行标识，并标识于记录的右下角（页脚）。如：R 4.1 1R4.1文件中产生的第一种记录 程序文件（QM2.0401）代号 记录（Record）5.2.2 使用记录时按记录产生单位、时间等对记录进行编号，标识于记录的右上角。5.2.3 记录的编号可参照格式为：年代号单位简称序号。例: 2008生产部001 表示:生产制造部2008年产生的第1份记录5.2.4 各单位的简称如下表序号单位简称1质量保证部质量保证部2技术中心中心3生产制造部生产制造部4 生产准备部准备部 5发展计划部 计划部 6 财务部财务部 7 经理部经理部 8质量检验处质检9质量管理处质管10试验室试验11设计所设计12技术处技术13科技信息处科技14经理办经办15企管法规处企管16综合处综合17人事劳资处人劳18综合计划处计划19财务处财务20生产准备处生准21外协处外协22机动技安处机动23生产处生产24机加车间机加25装配车间装配26冲塑车间冲塑27试制车间试制5.2.5 质量管理体系文件所规定的记录均为受控，各部门对记录按类别、时间编目、标识、建帐，妥善保管，便于检索。5.3 记录的填写5.3.1 所有记录的填写应使用蓝（黑）墨水，填写应及时、准确，字迹清晰，内容完整，数据真实可靠，不得随意涂改。5.3.2 不适用的项目用单斜杠划去，不允许留空白。5.3.3 记录数据的更正采用“划改”形式，用单杠划去原数据，在其上方或右方写上更正后的数据并加盖更正人印章或签名, 与产品质量有关的记录应注明更正日期。5.3.4 记录可呈任何媒体形式，如纸张、磁带（盘）、照片以及硬盘拷贝或电子媒体等或它们的组合，需标识、备份并采取防护措施。电子文档按Q/6E859.01电子文档归档管理办法。5.4 记录的收集、保存及处置5.4.1 记录一般由各部门按月整理保存，各保存部门负责按Q/6E143产品档案管理、Q/6E149文书档案管理、Q/6E150质量档案管理等有关档案管理规定归档。其余记录由各部门负责保存，若需归档，则与科技信息处协商，记录归档后，按档案管理规定执行。5.4.2 记录的保存期限应满足顾客和法律法规的要求，与产品寿命周期相适应，保存期最少为2年，重要记录为长期保存，具体保存期限见“记录清单”(附件一。)5.4.3 借阅记录须填写“记录借阅登记表”（R4.22）。5.4.4 记录应存放在合适的环境中，以防破损、遗失或霉变。5.4.5 当顾客和合同有要求时，在商定期限内记录可提供顾客查阅。5.4.6 各部门每年应清理相关记录。过期记录的处置应履行审批手续，由保存部门填写“过期记录处置申请单”（R4.23），提交管理者代表批准，方能处理。过期作废需销毁的要及时销毁处理，需保留的应予以标识，妥善保存，严防混到现场使用。5.4.7 各职能部门识别并编制本部门的质量记录清单（R4.21）,并送一份给质量管理处备案。质量管理处识别所需的质量记录并编制其总目录（见记录清单），各职能部门应按规定要求妥善保存，确保顾客需要时能审查这些记录。6 执行记录控制程序所产生的记录由相关部门保存。7 相关文件QM2.0401 文件控制程序Q/6E143 产品档案管理Q/6E149 文书档案管理Q/6E150 质量档案管理Q/6E859.01 电子文档归档管理办法8 记录附件一 记录清单R4.21 记录清单（格式）R4.22 记录借阅登记表R4.23 过期记录处置申请单附加说明：本程序文件由质量管理处负责起草：主要起草人：陈琳审批书编号：2008（程）审002文件编号QM2.04022008版本号/修订次0300第 20 页文件名称记录控制程序生效日期：2008年10月01日 附件一：记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注1审批书 R4.11/质量管理处质量保证部与对应程序文件同期保存2质量管理文件修改申请单R4.12/质量管理处质量保证部与对应程序文件同期保存3记录清单附件一/质量管理处质量保证部与对应程序文件同期保存4记录清单（格式）R4.21/各部门质量保证部5记录借阅登记表R4.222年各部门质量保证部6过期记录处置申请单R4.23永久各部门质量保证部7产品技术合同书附件一永久设计所技术中心8产品技术合同评审书附件二永久设计所技术中心9合同评审问题落实归零表附件三永久设计所技术中心10技术协调单R5.11永久设计所技术中心11订货合同评审单R5.125年综合计划处发展计划部12年质量目标展开图R5.215年各部门质量保证部13质量目标调整报告R5.225年质量管理处质量保证部14质量分析会议记录R5.315年各部门质量保证部15会议纪要R5.3210年起草部门质量保证部16工作联系单R5.33自定各部门质量保证部至少2年17出差情况汇报R5.34自定各部门质量保证部至少2年记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注18管理评审计划 R5.415年质量管理处质量保证部19管理评审会议记录 R5.425年质量管理处质量保证部20管理评审报告R5.435年质量管理处质量保证部21培训需求分析表和年度培训需求申请表R6.115年人事劳资处发展计划部22年度员工培训计划表R6.125年人事劳资处发展计划部23培训授课提纲R6.137年人事劳资处发展计划部24培训班签到表R6.147年人事劳资处发展计划部25职工申请外出培训审批表R6.155年人事劳资处发展计划部26职工教育培训心得报告书R6.167年人事劳资处发展计划部27新上岗（转岗）人员能力评价R6.177年人事劳资处发展计划部28设备购置（订货）申请技术经济论证书R6.21/机动技安处科技信息处经理办生产准备部保存至设备报废后5年29非标测试设备订货卡片R6.22/机动技安处生产准备部保存至非标设备报废后5年30年度公司技改技措项目实施计划R6.232年机动技安处生产准备部31设备购置（制造）移交、验收单R6.24/机动技安处生产准备部保存至设备报废后5年32固定资产交库单R6.25/机动技安处生产准备部保存至设备报废后5年记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注33非标测试设备合格证R6.264年机动技安处生产准备部34非标测试（试验设备）鉴定卡R6.274年机动技安处生产准备部35过程设备三级保养质量验收单R6.28/机动技安处生产准备部保存至过程设备报废后5年36设备大（中）修理、报废申请表R6.29/机动技安处生产准备部保存至设备报废后5年37过程设备大（中）修理验收记录卡R6.210/机动技安处生产准备部保存至过程设备报废后5年38设备评审表R6.211/机动技安处科技信息处经理办生产准备部保存至设备报废后5年39过程设备一保日检查记录R6.2122年机动技安处生产准备部40固定资产领用单R6.213/机动技安处生产准备部保存至设备报废后5年41设备开箱验收单R6.214/机动技安处生产准备部保存至设备报废后5年42技改项目施工工程合同评审表R6.215永久综合处生产准备部43设备购置（订货）申请书R6.216/机动技安处科技信息处经理办生产准备部保存至设备报废后5年44工艺装备(新制、复制)订货卡片R6.31/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年45外包工装技术协议R6.32/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注46工艺装备检修单R6.33/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年47现场工装（外包）验收单R6.34/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年48工艺装备事故报告单R6.35/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年49工具合格履历证明书（红色、绿色）R6.36/使用部门质量保证部保存至工艺装备报废后5年50工装临时外包申请表R6.37永久生产准备处生产准备部51工艺装备报废单R6.38/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年52末件检验证R6.39/质量检验处质量保证部随末件保存53工艺装备订货申请技术经济论证书R6.310/生产准备处生产准备部保存至工艺装备报废后5年54自制工装合格证R6.311/各车间质量保证部保存至工艺装备报废后5年55工装试用报告R6.312/技术处技术中心保存至工艺装备报废后5年56工艺装备图纸更改单R6.313/技术处技术中心保存至工艺装备报废后5年57装配车间工装使用记录R6.3142年装配车间生产制造部58不合格工装审理单R6.315/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年59工装设计评审表R6.316永久技术处技术中心60研制工作网络图R7.11永久设计所技术中心61研制产品设计输入R7.12永久设计所技术中心62设计输入评审表R7.12a永久设计所技术中心记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注63年度P、D型产品周期检验计划R7.212年质量检验处质量保证部64产品试验委托单R7.22/试验室质量保证部随试验原始记录保存65逐批检验报告R7.23a/试验室质量保证部保存至产品停用后5年66逐批检验报告（续页）R7.23b/试验室质量保证部保存至产品停用后5年67交付检验报告R7.24a/试验室质量保证部保存至产品停用后5年68交付检验报告（续页）R7.24d/试验室质量保证部保存至产品停用后5年69试验原始记录（封面）R7.25a/试验室质量保证部保存至产品停用后5年70试验原始记录R7.25b/试验室质量保证部保存至产品停用后5年71成品试验报告R7.26/试验室质量保证部保存至产品停用后5年72产品周期（鉴定）试验开工条件评审报告（封面）R7.27a/试验室质量保证部保存至产品停用后5年73产品试验开工条件评审报告R7.27b/试验室质量保证部保存至产品停用后5年74试验汇总报告（封面）R7.28a/试验室质量保证部保存至产品停用后5年75试验汇总报告（试验项目说明表）R7.28b/试验室质量保证部保存至产品停用后5年76试验汇总报告R7.28c/试验室质量保证部保存至产品停用后5年77成件入厂复验报告R7.29/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年78产品抽样逐批（检查）检验结论报告R7.210a/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年79产品抽样交付（检查）检验结论报告R7.210b/试验室质量保证部保存至产品停用后5年记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注80试验印章登记、发放表R7.211永久试验室质量保证部81采购计划 R7.312年生产准备处生产准备部82新器材选用审批表R7.32/生产准备处生产准备部保存至产品停用后5年83非定点商外购器材采购申请单R7.33永久生产准备处生产准备部84器材复验（免检）申请单 R7.34/质量检验处生产准备部保存至产品停用后5年85器材试验委托单R7.35/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年86代用器材审批单R7.36/生产准备处生产准备部保存至产品停用后5年87器材合格证挂签R7.37/生产准备处质量保证部本批材料用完后作废88不合格器材审批单R7.38/生产准备处质量保证部保存至产品停用后5年89贵州华阳电工有限公司尺寸报告附件一/质量检验处质量保证部随工艺记录卡保存90供方调查表R7.41永久质量管理处质量保证部91合格供应商名录R7.42永久质量管理处质量保证部92外协处 年 月产品零组件生产作业计划R7.43 3年外协处生产准备部93临时外包（协）申请表R7.44永久外协处生产准备部94质量问题整改通知单R7.455年质量检验处质量保证部95供应商报废、返工（修）、让步使用汇总表R7.462年质量管理处质量保证部96外包协议评审书R7.47永久技术处技术中心记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注97零组件外包（协）经济合同R7.48/外协处生产准备部保存合同2个有效期98零组件外包（协）技术协议R7.49永久技术处技术中心99月提交状况清单R7.4102年质量管理处生产准备部100质量信息反馈通知单R7.4115年质量检验处质量保证部101关键工序外包（协）申请表R7.412永久外协处生产准备部102供方基本能力调查表R7.413永久质量管理处质量保证部103工艺记录卡R7.51/质量检验处生产制造部保存至产品停用后5年104首件检验卡R7.522年质量检验处质量保证部105首件（流动）检验卡R7.52a2年质量检验处质量保证部106配套单R7.53/质量检验处生产制造部保存至产品停用后5年107退库单R7.545年各库房生产制造部108装配工艺流转卡R7.61/质量检验处生产制造部保存至产品停用后5年109器材合格证R7.62/质量检验处质量保证部随工艺记录卡保存110顾客财产登记卡R7.71永久各部门质量保证部111顾客已验收产品使用申请表R7.72/各部门质量保证部保存至产品停用后5年112温度、相对湿度记录表R7.815年各部门生产制造部记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注113库房零（组）件合格证R7.82/质量检验处质量保证部随装配工艺流转卡保存114产品提交单R7.83/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年115装箱单R7.84/综合计划处发展计划部保存至产品停用后5年116委托单R7.85/综合计划处发展计划部保存至产品停用后5年117特性分析报告R7.91永久设计所技术中心118关键工序目录R7.92永久技术处技术中心119关键工序目录卡R7.93永久技术处技术中心120关键工序更改申请报告R7.94永久技术处技术中心121关键工序操作证R7.954年各部门发展计划部122关键工序质量控制原始记录R7.96/质量检验处技术中心随工艺记录卡保存123工序能力指数Cpk计算表R7.97永久技术处技术中心124塑压生产过程参数记录卡R7.98/技术处技术中心保存至产品停用后5年125热处理过程参数记录卡R7.99/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年126试验室关键工序试验原始记录R7.910/试验室质量保证部保存至产品停用后5年127关键工序三定表R7.911永久使用单位技术中心128焊接参数记录卡R7.912/质量检验处生产制造部随工艺记录卡保存记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注129产品胶合记录卡R7.913/质量检验处生产制造部随工艺记录卡保存130顾客来函、来电、传真、来访登记表R7.10110年各部门质量保证部131顾客（质量）信息处理回复卡片R7.102/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年132外场（厂）排故情况表R7.103/质量检验处质量保证部保存至产品停用后5年133外场（厂）返回产品登记卡R7.104永久质量检验处质量保证部134外场产品质量问题信息传递单R7.105永久质量检验处质量保证部135监视和测量装置台帐R7.1113年质量管理处质量保证部136监视和测量装置周期检定计划R7.1125年质量管理处质量保证部137监测和测量装置失效情况评定表R7.113永久质量管理处机动技安处质量保证部138计算机软件初次（再次）用途的能力确认表R7.114永久使用单位质量保证部139共用测量装置校准记录R7.115/质量检验处质量保证部保存2个鉴定周期140专用量具检修单R7.1163年生产准备处质量保证部141监视和测量装置采购申请单R7.1172年 生产准备处机动技安处生产准备部142更改单 R7.121永久各部门技术中心记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注143更改单（幅面为A3）R7.122永久各部门技术中心144通知单（幅面为A4）R7.123/各部门技术中心保存至产品停用后5年145试制前准备状态检查报告R7.141永久技术处质量保证部146顾客满意度调查表R8.115年质量管理处质量保证部147顾客满意度调查统计分析表R8.125年质量管理处质量保证部148顾客代表座谈会记录R8.135年质量管理处质量保证部149顾客投诉、抱怨汇总统计分析表R8.145年质量检验处质量保证部150顾客档案R8.15永久质量检验处质量保证部151年度内部审核计划R8.215年质量管理处质量保证部152审核日程计划R8.225年质量管理处质量保证部153质量管理体系审核检查表R8.235年质量管理处质量保证部154不符合项报告R8.245年质量管理处质量保证部155内部审核报告R8.255年质量管理处质量保证部156过程/产品质量审核报告R8.315年质量管理处质量保证部157样件卡R8.41/各部门质量保证部随样件保存158标准样件登记卡R8.42永久质量检验处质量保证部159流动检验记录卡片R8.435年质量检验处质量保证部记 录 清 单 序号记 录 名 称记录代码保存期保存部门归口部门备 注160特殊放行申请表R8.44/质量检验处质量保证部随工艺记录卡、装配工艺流转卡保存161检验印章登记、发放表R8.45永久质量检验处质量保证部162工序零（组）件合格证R8.46/质量检验处质量保证