文书档案管理复习 (1) 2.doc

文书档案管理复习1.文书：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。文书的本质属性：现实执行性2.档案：档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和材料。档案的属性：原始记录性（本质属性）、利用价值性（档案存在的依据）、科学文化性3.文书与档案的区别：1.性质和形式不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会活动中具有针对性、指导性、现实执行性；档案室保存起来的历史信息，在需要考察利用时菜具有凭据性、见证性、借鉴性。文书是为了先行应用而产生的，档案是为了今后的利用而遵照一定的规律组成和保存的。文书是零散的，单份的；档案是组合的，集中的，多分的。2、作用和目的不同。形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律的组合起来，已备利用，发挥历史的价值作用。3、存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，处理完之后就失去效用；档案室以备将来使用的，具有存在的长期性、永久性，通常情况下，存在的越久也就越珍贵，价值也越大。4、档案的基本原则和要求：集中统一地管理国家全部档案（组织原则和管理体制）、维护档案的完整与安全，这是档案工作的基本要求。便于社会各方面的利用，这是档案工作的根本目的。5.档案工作机构：一、档案室。档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。二、档案馆。档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。三、档案事业管理机构。档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。6.文书稿本：文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本文稿形成过程：前期：草稿（草稿和草案都是文件的原始稿本，反映文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。）；形成期：定稿（文件的标准稿，进过修改审批后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，是缮印和发出正式文件的标准和依据）、正本（根据定稿印制或缮写，供向外发出的正式文本）；形成后期：副本，又叫“抄本”，根据公文正本复制、誊抄的其他文本。只有正本的部分内容的，称为摘录副本或节录副本。作用：代替正本，供传阅、参考和备查使用。7、文书处理：行文制度，即公文通行必须遵守的制度。包括两方面基本内容，即行文关系、行文方式与行文规则。文书处理程序，又简称文书处理，是指文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。发文：发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、用印、登记、分发等环节。草拟（拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程。它是发文处理的首要环节。公文撰拟质量的高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。1.交拟2.起草）；审核：文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。审核重点：是否确需行文、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、行文方式是否妥当、公文格式是否符合办法规定、蚊子、审核完毕填写审核意见，注明姓名与日起；签发：签发是单位领导人对文稿作最后审定，同意发出并签署。签发时要签署全名和年月日，字迹要清楚；联合发文要“会签”，受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。复核：文稿送印前，文秘部门复查处理程序是否完整、附件材料是否齐全、文件格式是否规范等等。缮印：缮印是指根据领导签发的定稿印制文件正本。校对问题：初校与复校相结合、以定稿为依据、若发现定稿中的文字、标点符号有错漏等，应作为问题向有关人员提出。、校改时文字要牵出版心。用印与签署：公章是单位权威、责任和信用的标志，盖印是证实公文效力的一种标志。缮印好了的公文盖上印章才生效。签署是以领导人名义发文时，需签署具体领导人姓名，据已生效。登记：登记是为待发文件注册，以便对发文的管理、统计和核查。一般采用簿册式按年度登记发文。登记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注。分发是指将文件通过正规方式发送给受文单位。机要文件由专人转送机要部门通过机要通信渠道传送；一般文件由文件处理部门指派专人送当地邮局邮寄。收文：收文处理是指对所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等签收。签收是收件人在对方的传递文书单或文簿上签字，以示文书收到。审核、检查、清点登记 登记是对收进的文书进行注册。有簿册式、联单式、卡片式等登记方式。审核 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点包括：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。拟办是文秘部门负责人对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期，不可在文件上写、画。批办 批办是领导人对来文由谁办理及如何办理作出决定并批示。承办 承办是指有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对来文进行具体处理。承办包括两方面的工作内容：1.办事。具体执行或办理针对来文所提出的事项。2.办文，即根据领导批办意见办理复文。（这也是本机关发文处理的起始）催办 文秘人员对文书办理情况的督促、检查，防止漏办或延误。催办是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。注办 由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况、需要说明的问题和办理结果等情况。8、文书整理与归档含义：文书整理归档，是将办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料，作为档案保存，按照他们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之程序化的过程。以“件”取代“卷”归档文书以“件”为单位，体现的是“文件级”管理思想。“件”的界定有四种情况：一是以“自然件”为一件；二是文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册（本）等为一件；四是来文与复文合为一件。“自然件”是基本件，而后三种情况实质是“自然件”在外延上的适度延伸，是具有自然、内在、有机联系的“组件”。“件”是文书制发、传递、处理的基本单位，同时也是文书归档的基本单位。我国文书整理工作的这一改革举措，其优点是：1以客观标准取代主观标准2文书整理更简便易行和具有确定性3有利于整理手段的现代化4、更加符合文书整理的基本原则（二）以“案盒”取代“案卷”1方便文书档案的借阅和查找2方便档案的复制与保密3简化了装订手续四、文书整理归档的基本原则和质量要求（一）文书整理归档的基本原则1遵循文件形成的客观规律2保持文件之间的有机联3区分文书的不同价值4便于保管和查找利用分类方案类目是按照文书整理的原则拟制出来的归档文书的类别和条目。类别的编制：1、按保管期限分类 保管期限一般分为永久、长期、短期三个期限。在每个期限内根据预测形成文书的数量，准备一定数量的档案盒。归档文书一般先按保管期限分开整理，然后再考虑其他分类。2、按组织机构分类 即按机关部门名称划分，可直接采用各个组织机构的名称作为类名。3、按问题分类 即按工作性质及有关事项的不同进行划分，如综合类、组织类、宣传类、政法类、技术类等等。按问题分类不受机构的限制。按问题分类要注意各类之间应划分清楚，不能互相包含，类名应该清晰明确。类与类之间可按重要程度和系统性排列。采用问题分类的，如果机关的职能和任务没有明显的变化，可以长期使用，某年增加某项临时工作任务的，可以另外增加有关类别。每类同样可以编制一些具体事项条目，如果每类形成的文件不多，也可不分条目。4、按年度分类（先保管期限，再年度）初步整理就是平时整理，即平时把逐步形成的应归档文书，依据文书分类方案，以“件”为单位装订，随时归整到相关类目，装入案盒。注意点：1、及时收集已经处理完毕的文书材料2、细心装订 3、定期检查系统整理 即在平时归整的基础上，进一步系统整理与编制目录。文书的系统整理应按照国家档案局2000年12月6日发布的归档文件整理规则进行。一、确定案盒内文书：1、检查调整 2、案盒内文件的排列：以“件”为单位，排列方式有:按事由结合实践、按事由结合重要程度、成套性文件集中排列、短期保管文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列 3、盒案内归档文件的编号二、填写案盒事项档案的收集与鉴定档案收集工作的基本要求：1、加强档案馆（室）外调查和指导。2、积极推行入馆（室）档案的标准化。3、保证归档和入馆档案的齐全完整。4、维护全宗和全宗群的相对完整性。档案制度的内容：归档范围、时间、质量要求、手续影响档案价值的因素：由档案自身特点和社会利用的需要两个方面论述p235 案例判定档案的价值，首先要明确档案的保存价值是由什么决定的。（一）档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础。如档案的内容、形成者、时间、文种、外形特点、可靠性、有效性、保存状况等。（二）社会利用需要是决定档案保存价值的重要因素。社会利用需求的广泛性和阶段性。档案保管期限表的含义与结构：档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。它是鉴定档案保存价值，确定档案保管期限的依据和标准。档案保管期限表的结构:由顺序号、条款、保管期限、附注及总的说明等部分组成,条款和保管期限是最基本项目。其类型有：1、通用档案保管期限表：由国家档案行政管理机关编制，俗称“通用表”。2、专门档案保管期限表：由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制。3、同系统机关档案保管期限表：由主管领导机关编制。4、同类型机关档案保管期限表：由档案事业管理机关或主管领导机关编制。5、机关档案保管期限表：各机关根据本机关档案的具体情况编制，专供本机关鉴定档案时使用。编制档号：档号是档案馆在整理和管理档案的过程中，对档案的编号档号的结构：全宗号、案盒目录号、案盒号、页号和件号 例如：1-2-16-18 指的是这份文件属于档案馆内第1号，全宗中的第2号，案盒目录中的16号，案盒中的18页或第18件文件9、档案检索档案著录：档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。著录项目：1、题名与责任说明项，包括正题名、并列题名、副题名及说明题名的文字、文件编号、责任者、附件 2、稿本与文中项：稿本和文种 3、密级与保管期限项：密集与保管期限 4、时间5、载体类型与形态：载体类型、数量、单位、规格 6、附注与提要：附注、提要 7、排检与编号：分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、微缩号、主题词或关键词 以上正题名、责任者、时间、排检和编号项为主要著录项目著录格式：P书上256.重点背档案标引的质量指标：档案标引的质量直接影响着档案的检索效率，衡量档案标引工作的质量指标有三种：1、档案标引的网罗度（网罗度给出的检索标志反映问题的全面程度）2、档案标引的专指度（给出的检索标志表达档案内容的精确程度）3、档案标引的一致度（给出检索标志的一致程度）分类表引得步骤和方法：1、熟悉和掌握分类标引规则2、分析档案主题（主题的类型有单主题和多主题、主题因素即构成主题的因素：主题因素、通用因素、未知因素、时间因素、文件类型因素）3、根据分析结果给出分类号4、审校分类标引和主题标引的区别：1、主题分析角度不同（分类标引注重属性）2、标识的转换依据和转换结果不同（分类、标引规则、主题、主题问卷）3、标识的结构组成不同4、专指度不同（主题高）5、检索深度不同档案检索工具的种类1、按编制方式分：目录、索引、指南。2、按载体形式分：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、电子检索工具。3、按功能分：馆藏性检索工具，查检性检索工具，报道性检索工具。建立档案检索体系原因：1. 是提高检索效率的需要2.是扩大档案部门影响，宣传报道馆（室）收藏的需要3.是实现资源共享、扩大对外交流的需要档案检索工具的分类目录：1.填卡 按照档案著录规则的规定，把有关内容分成条目格式著录在卡片上。2、排列3、设置指引卡主题目录：大多以卡片形式编制专题目录：集中、系统的揭示某一专题档案内容和成分的检索工具。兼具分类目录和主题u目录的某些功能，在实际工作中很受欢迎。编制步骤：1、选题（偏向于：较高利用率的资源、数量少年代久远的珍惜资源、有本馆特色的资源）2、选材