07档案管理办法.doc

成都中铁隆工程有限公司Ranken Railway Construction,Ltd文件名称：会计档案管理暂行办法文件编号：Q/ZTL.QEO.CW.07-2005会计档案管理暂行办法Q/ZTL.QEO.CW.07-2005第一章 总 则第一条 为建立并加强公司、项目经理部会计档案的收集、整理、进馆工作，保证会计档案齐全完整，更好地为生产经营服务，根据财政部、国家档案局98年发布的会计档案管理办法，结合本公司档案工作实际，特制定本暂行办法。第二条 项目经理部财务管理是企业财务的基础管理，项目经理部会计档案管理是公司会计档案工作的源头管理之一，是企业财务管理基础工作的重要组成部份，是维护企业经济利益合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。第三条 公司、项目经理部会计档案是在生产经营活动中形成的，具有查考利用价值的各种形式、各种载体的会计档案的总和。第四条 项目经理部会计档案必须坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全。项目工程结束后，必须将会计档案收集齐全，整理规范化，向公司财务部档案室移交。第二章 会计档案管理职责与制度第五条 会计档案涉及生产经营的各个部门、各个环节，并贯穿生产经营活动的全过程。要切实加强会计档案管理，必须明确分工、落实兼职会计档案人员职责、并建立一套行之有效的会计档案工作职责制度。第六条 加强管理是做好会计档案工作的重要保证。由财务部门负责会计档案工作；第七条 会计档案管理需要在会计机构内部确定专人保管，要明确兼职档案人员职责，定期检查档案工作落实情况。第三章 文件材料的形成与归档第八条 会计档案主要包括公司、项目经理部在经营活动形成的会计报表、会计账簿、会计凭证和其他会计核算专业资料。由公司、项目经理部财务部门指定兼职档案人员负责形成、积累、整理、归档。第九条 归档材料的基本要求：(一) 归档文件材料必须齐全、完整、准确地反映公司施工生产、科研、经营、财务管理等各项经济活动的真实内容。(二) 归档材料必须使用碳素墨水进行书写、签批，要求字迹工整，严禁使用圆珠笔、铅笔书写和蓝色复印纸复写。(三) 归档材料必须纸质优良，线条、字迹清晰，反差良好。第十条 会计档案的整理。会计年度终了后,由财务人员对会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业资料等分别进行整理，组成保管单位。(一) 会计凭证的整理1分别将记账凭证及所附原始单据粘贴在会计凭证粘贴单上，按时间和顺序号将贴满凭证的会计凭证粘贴单整理成册，打印当月“科目余额表”，加上“会计凭证”封面，并且填写齐全封面的各项内容。 2银行对账单在全年收集整齐后,装订在银行日记帐最后；每月银行余额调节表应附在月末最后一张银行存款日记帐后面。3会计凭证装订前，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订要整齐、牢固、美观。4对计工表、考勤表、收费票据、材料收支小票等数量过多的原始凭证，可单独装订保管，在封面上注明所属记帐凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。5各种涉外经济合同，协议、存出保证金收据等重要原始凭证应单独组成保管单位，并在有关记帐凭证和单独装订的原始凭证上注明去向，由立卷人签字盖章。6工资支付单可与记帐凭证合并组卷，也可单独组卷，按月装订。单独组卷的每册要编码，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经办人、财务主管签字盖章。(二) 会计帐簿的整理会计帐簿按银行存款日记帐、现金日记帐、总帐、明细帐、辅助帐分别整理立卷，组成保管单位。1订本式帐簿一本组成一个保管单位。活页式帐簿整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后帐簿要加封面、封底和扉页，并将各项内容填写齐全。2计算机生成的总帐、明细帐、辅助帐应单独组卷并加装封面和扉页。封面应标明：单位名称、帐簿名称、会计年度、册数等。扉页应列科目索引表及帐簿使用登记表。3银行、现金日记帐按形成日期排列；总帐、明细帐按会计科目排列。4除有特殊规定外，各种帐簿不得跨年使用。帐簿装订后应依次在每页非装订一侧上角编号。每册帐簿单独编流水号，可用编号机打印，也可用碳素笔正楷编号。(三) 财务报告（决算）的整理1财务报告按本单位、隶属单位和月、季、年度分别整理，有关财务报告说明与分析应与报表一并装订组卷。2本单位月、季财务报告及下属不同单位上报的财务报告，可以分别合并组卷装订。合并组卷的财务报告，应在案卷标题中注明月、季、及合并组卷的单位名称。3归档的财务报告（决算）及文字说明应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。4各类会计报表应编页码，其方法与帐簿相同。(四) 会计档案排列公司、项目经理部会计档案按保管期限年度种类排列，即先将全部应归档会计档案区分保管期限，在同一种保管期限内再按年度报表、年度帐簿、年度凭证的顺序排列。第十一条 会计档案的移交进馆(一) 会计档案在竣工决算编制完毕后，向公司财务部档案室移交进馆。(二) 会计档案移交时，公司、项目经理部财务部门应编制会计档案移交清册。会计档案移交清册一律用计算机打印，一式两份，交接双方各保存一份。填写移交清册时，应按册标明会计档案名称、种类、月份、册数、自编起止号、应保管期限、已保管期限等内容。(三) 交接会计档案时，交接双方应当对移交档案进行认真清点，按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 第十二条 会计档案的保管(一) 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。（详见附表一） (二) 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表一所列期限执行。(三) 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。(四) 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第十三条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： (一) 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 (二) 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 (三) 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。(四) 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 第四章 附 则第十四条 本暂行条例参考国家档案法规制定，未尽事宜一律按照有关档案法规的具体规定执行。第十五条 本暂行办法适用于公司机关，同时也适用于各项目经理部。第十六条 本暂行办法的解释权归公司财务部。第十七条 本暂行办法自发布之日起生效执行。附件:1、ZTL.R.CW.01-07-2005 “会计档案保管期限表”2、ZTL.R.CW.02-07-2005 “会计档案