对“图片、表格、公式和文献”进行自动编号、引用和列表的方法.doc

對“圖片、表格、公式和文獻”進行自動編號、引用和列表的方法辦公的時候總會有很多圖表或是公式需要進行編號，並且在文章中總是會對這些圖表或是公式進行引用，但圖片多了（表格和公式以及需要引用的文獻等等也一樣），首先編起號來就非常麻煩，和容易忘記編到哪裏，特別是一些長篇大作，隔了一段時間突然有靈感要往裏面修改點什麼的時候很是費勁，而且往往我們甚至連在哪裏引用了它也不一定完全知道，那麼要修改起來就非常麻煩，總不能每次都“ctrl+F”吧，另外就是正規論文裏面我們往往還要對裏面所涉及的圖表或是公式進行列表，如果沒有一個骨架似的東西這一切可想有多麼困難。其實word裏面有很簡單的方法為這些圖片什麼的進行編號，我這裏的編號是說給這些號碼帶上一個層次結構分明的“骨架”，每一次引用了誰，修改了誰他都會給你自動排好，對應好。比方說，你規定了有一列隊伍，這列隊伍裏已經排了ABCE，那顯然A對應的序號就是1號，誰要A的就要1號，B是2，C是3，E是4，但現在我要在這個隊列E的前面插入一個D，那前面3個的編號顯然不變，後面的D現在就是4，E就是5了，然後那些曾經引用了他們的，所得到的序號也就會自動相應的改變，當然，D、E的編號也是自動發生變化的。word甚至可以做到，到你輸入一個D的時候就可以自動判斷要不要幫你歸入那個隊列裏，但其實剛開始不建議使用這個功能，因為當你有很多個列隊的時候，你是不知道電腦會幫你把新輸入的項目歸到哪個列隊裏，相信很多人應該已經試過段落自動編號有時會帶來的麻煩，當你有好多個列隊的時候，在介紹圖表和公式自動編號之前我先簡單介紹一下怎麼打開和關閉段落的自動編號功能：1、打開和關閉段落的自動編號功能（1）點擊左上角“office按鈕”；（2）點擊下面的“word選項”；（3）點擊“自動更正選項”，如下圖（4）找到“鍵入時自動套用格式”一欄，然後如過需要啟用該項功能就勾選“自動編號列表”，否則不要勾選，如下圖。那我下面就分別介紹怎樣給公式、圖片、表格和文獻自動編號以及怎樣真確引用他們才能達到想要的效果。2、給公式自動編號及引用（1）插入公式後，將公式單獨放在一個段落。03的在公式上點擊右鍵，選擇“設置對象格式|版式”為嵌入型（Word默認）；07的點擊公式後，在編輯框的右下角找到一個小三角形（公式選項），點擊它（如下圖），然後選擇“更改為內嵌”（但其實這是網友的說方法，我自己試過，不改也行，改了以後就變為下圖所示的樣式）。圖1改為內嵌以前圖2 改為內嵌以後（2）光標放在公式之後，不要選中公式（注意是“不要”），03在“插入|引用”菜單選“題注”（07中是引用插入題注，如圖3），由於沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色（圖4），然後新建標簽“2-”（圖5）（因為我再前面已用1-來定義了一個“列隊”），其實，在編號一項選中“包含章節號”（圖6），它自動就會把每一章的公式分別進行排列，然後在前面用“-”接上章節號以示區別，但是因為我並沒有給我的每一章節都定上章節號，所以就用這種方法加以區分每一章節的公式，也就是說我在這裏（圖6）不用選中“包含章節號”，最後在圖7中我也沒有選“在題注中不包含標簽的選項”（選了以後顯示的結果就不會出現標簽，而僅僅只有你定好的編碼），然後點擊“確定”，就會出現圖8所示效果（紅色為插入的內容）。圖3 打開插入題注圖4 題注對話框圖5 新建標簽圖6 對新建的標簽定義編號格式圖7 確定後插入的內容如光標處所示圖8點擊“確定”，Word就將標簽文字和自動產生的序號插入到光標所在位置（3）根據需要，可以給序號添加括號（圖9）。但是我們一般公式的編號都要求在右邊行末，具體方法使用制表位。（制表位是指水平標尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這裏僅根據論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。）我這裏即一個例子，要求如下（論文通常使用）: 公式要求單獨放在一個段落，公式居中；按章節進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。做法如下：首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然後把光標放在公式所在的段落裏，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方（圖10），如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調節，如果不小心點多了，將制表符拖動移出標尺就可以刪除多餘的制表符。圖9圖10 放置一個居中制表位接著把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末（圖11）。圖11 放置一個右對齊制表位設置好制表位後，把光標放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了（圖12）。（當然當你學會了使用制表位後可以做出的效果就遠遠不是我在這裏介紹的一點點了）圖12 編號後的效果圖用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發生變化時，Word會自動調節以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。若手工設置制表位，無法保證每次居中制表位和右對齊制表位的位置都一樣。更簡單的作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。把公式段落的設置保存為樣式的方法：公式的格式設置好後（即已通過題注插入編號，並且已通過制表位設置公式居中、編號在右邊行末），選中該公式及其編號，點擊“格式|樣式和格式”，這時在word右方出現“樣式和格式”欄，點擊該欄上部的“新樣式”，即彈出“新建樣式”框，將框裏的“名稱”改為你熟悉的名稱，例如改為“my”，然後確定，則“my”就出現在word右邊的格式設置欄裏。新公式段落應用此樣式的方法：題注給新公式編號後，選中公式和編號，在 word右邊“樣式和格式”欄裏選中“my”，此時新公式已經應用了制表位的設置，把光標放在公式的前面，按一下Tab鍵，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。 注：（a）插入題注過程中“新建標簽”時，Word會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那麼舒服，可以在插入題注後將空格刪除，這樣在文檔中引用該圖的編號時，做成的書簽就不會有空格了。（b）書簽名最好用圖（表、公式）的說明文字，盡量做到見名知“圖”。（c）圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關閉文檔再打開Word會更新所有的域。（4）對已編號的公式進行引用（這一點確實費了我很多時間，我把錯誤的方法和正確的方法都演示一下，希望以後能節約點時間）（a）按上面的方法對公式編號以後，我接著就用插入“交叉引用”的方法來引用這些編號，交叉引用在引用（圖13）和插入（圖14）裏面都有，然後出現圖15的對話框，選擇“2-”下面的題注，你會發現我們剛剛編的2-1是連公式一起算在題注裏的，然後不管我選擇“整項題注”還是“只有標簽和編號”（圖16），實際插入的都是公式和公式編號（圖17）。但我們只想要公式編號。圖13 在引用裏點擊“交叉引用”圖14 在插入裏點擊“交叉引用”圖15 按前面步驟得到的題注包含了整個公式圖16 引用內容選項圖17 插入的都是公式和公式編號（b）問題的原因是： 在同一個段落，Word只支持一種樣式。我把公式和編號放在同一行。在我插入題注時，這一行（包括公式）的樣式就變成了題注。 在交叉引用時，Word根據“題注”樣式選擇要插入的文本。如果選擇“整項題注”，就插入編號所在段落的所有“題注”樣式的文本。如果選擇“只有標簽和編號”，就插入編號以及編號前所有“題注”樣式的文本。 （c）正確的操作方法是這樣：在公式後tab到一個適合插入公式編號的位置後回車。 在新行用“插入題注”插入公式編號。這時公式編號行是“題注”樣式，公式行是原來的樣式。 然後將光標移到公式行的行尾，按下Ctrl+Alt+Enter鍵插入一個樣式分隔符。這時公式編號行會連到公式行的末尾。看上去就是在同一行。這時公式編號行還是“題注”樣式，公式行也還是原來的樣式。 在需要引用公式的地方用“插入”-“交叉引用”引用公式編號，可以選擇“整項題注”引用公式編號行的所有內容。我把上圖17的2-2公式用正確的方法引用一下：.圖18 把公式Tab到合適的位置回車圖19 按前面說的方法插入編號和括號圖20 將光標移到公式行的行尾，按下Ctrl+Alt+Enter鍵插入一個樣式分隔符圖21 再次交叉引用的時候就會出現不帶公式的編號了圖22 完成引用，這時如果要在中間插入公式之類的也就會自動更新了（有時候需要全選後按F9來更新域）（d）好了，這樣就可以了。Ctrl+Alt+Enter鍵對應的命令是“InsertStyleSeparator”。可以通過自定義菜單將命令按鈕放到工具欄上（07的是圖23，03的是圖24），然後在左上角（圖25）就會出現這個快捷方式。圖23 將命令按鈕放到工具欄上（2007）圖24 將命令按鈕放到工具欄上（2003）圖25 將命令按鈕放到工具欄上（2007）我的做法是把回車後的操作用錄制