收文登记数据库设计.doc

收文登记数据库设计（ACCESS）一个收文登记数据库必须具备以下功能：1. 文件各方面内容的登记；2. 查询符合一定条件的文件；3. 打印符合一定条件的文件；4. 数据库的用户群及各自的使用权限；5. 实现群体协作。开发顺序为：表查询报表窗体安全设置。一、 表的设计从文件登记的内容入手。秘书部门收到一份文件，立即需要登记的内容有：收文日期、文件标题、来文单位、内容提要。然后，在办理该文件后，还需登记的内容有：领导批示内容、领导批示日期、文件办理情况、文件完成日期、文件最终去向。另外，在办理文件的过程中，需要用到来文单位的一些情况，包括：来文单位联系地址、来文单位联系人、来文单位联系人电话。通过分析以上内容，可设计三个表来存储数据：“来文登记”、“办理情况”和“来文单位”。1、 设计“来文登记”表该表字段有： 收文流水号（作为一份文件的唯一标识，以及作为与其他表相关联的关键字段）。（数据类型为“自动编号”） 收文日期。（“日期/时间”） 文件标题。（“文本”） 来文单位（可作为与“来文单位”表相关联的关键字段）。（“文本”） 内容提要。（“备注”）选择“使用设计器创建表”，表设计完毕后，将“收文流水号”定义为主键。2、 设计“办理情况”表字段： 收文流水号（主键）。（数据类型为“数字”） 领导批示内容。（“备注”） 领导批示日期。（“日期/时间”） 文件办理情况。（“备注”） 文件完成日期。（“日期/时间”） 文件最终去向。（“文本”）3、 设计“来文单位”表字段： 来文单位名称（主键）。（“文本”） 来文单位地址。（“文本”） 来文单位联系人。（“文本”） 来文单位联系人电话。（“文本”）二、 设置各表的关系工具关系选中三个表添加用鼠标左键将“办理情况”表中的“收文流水号”拖到“来文登记”表的“收文流水号”上创建。同样使“来文登记”表中的“来文单位”与“来文单位”表中的“来文单位名称”相关联。三、 查询的设计本例设计两个查询，一是把某个单位的来文查询形成集合，另一是把一段时间内的来文查询形成集合。查询使用向导创建查询在表/查询列表框中选定表：来文登记单击全选按钮。然后在表/查询列表框中选定表：办理情况，选定其中的“领导批示内容”及“文件办理情况”下一步输入查询标题“按来文单位查询”修改查询设计完成进入查询的设计窗口，在“来文单位”列的“准则”行中输入“=请输入来文单位：”保存。用同样步骤建立“按日期查询”，字段为“来文登记”表的全部字段和“办理情况”表的“领导批示内容”、“领导批示日期”、“文件办理情况”字段。然后在设计视图中输入“收文日期”的准则“开始日期：and结束日期：”。四、 报表的设计一般是要在一段时期的登记内容打印出来时用到报表，因此，报表必须具有按指定日期生成的功能。使用向导创建报表添加“查询：按日期查询”的全部字段下一步将“收文日期”作为分组字段分组选项，将分组间隔改为“日”下一步指定两个排序字段，第一个为“收文日期”，第二个为“收文流水号”下一步选择布局方式为分级显示下一步紧凑下一步输入标题“来文情况”，修改报表设计，完成进入报表设计窗口。五、 窗体的设计从数据库要实现的功能来看，有：输入记录、察看记录、查询和打印四项。利用ACCESS中的数据绑定控件，可以同时实现数据的增加、修改与查看。 记录窗体擦的创建对应三个表，创建三个窗体进行操作。第一个窗体的创建过程如下：窗体使用向导创建窗体选表：来文登记中的全部字段下一步纵栏表下一步缺省样式下一步窗体名称“来文登记”，选修改窗体样式，完成在设计窗口中调整各控件的布局保存并关闭该窗体。以同样的步骤建立“办理情况”和“来文单位”窗体。 主窗体的创建可用一个包含若干按钮的窗体集成记录操作、查询、报表打印等操作。具体步骤如下：窗体在设计视图中创建窗体单击工具箱中的命令按钮在类别：列表框中选择窗体操作，在操作：列表框中选择打开窗体操作下一步选择打开窗体为“来文登记”下一步打开窗体并显示所有记录下一步文本，输入文本“来文登记”下一步输入按钮名称“命令_打开来文登记”，完成。用同样的步骤建立另两个按钮，第一个按钮打开“办理情况”表，名称为“命令_打开办理情况”，按钮上的文本为“办理情况”；第二个按钮打开“来文单位”表，名称为“命令_打开来文单位”，按钮上的文本为“来文单位”。再次单击工具箱中的命令按钮，然后在窗体中单击，启动命令按钮向导在类别：列表框中选择杂项，在操作：列表框中选择运行查询下一步选择运行的查询为“按来文单位查询”下一步输入按钮上的文本“查询各单位”下一步输入名称为“命令_查询各单位”，完成。再作“查询日期”。再次单击工具箱中的命令按钮，然后在窗体中单击，启动命令按钮向导在类别：列表框中选择报表操作，在操作：列表框中选择打印报表下一步选择“来文情况”报表下一步输入按钮上的文本打印记录下一步输入按钮名称“命令_打印记录”，完成保存，输入此窗体的名称为“主窗体”单击工具菜单，启动在显示窗体/页框中选择主窗体，确定。这样，每次数据库打开时都会自动打开主窗体。六、 数据库安全设计基本完成该数据库的功能，在投入应用之前，必须考虑数据库的安全和使用者权限的问题。对于初学者来说，最方便而安全的方法是利用设置安全机制向导。操作步骤如下：工具安全设置安全机制向导下一步弹出的对话框是工作组信息文件的有关信息，注意姓名中输入的ID将会是加密后的数据库的用户下一步弹出对话框用于选择需要保护的数据库对象，全部选定下一步弹出对话框预定义了一些权限组供选择，选择完全数据