护士长行政公文的书写规范 PPT课件

1 行政公文书写规范 2 一 行政公文的基本知识 一 定义 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 随着政府职能的转换和公务员行为的不断规范 公文写作规范化来越为各机关 单位所重视 2000年8月23日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 2001年1月1日实施 3 二 行政公文的含义 1 具有鲜明的政治性 直接反映着国家政权的政治意向和根本利益 2 法定的权威性 反映着发文机关的意图 代表着发文机关所行使的法定职权 在法定的时间 空间范围内具有法定的强制性权威性 3 严格的规范性 明确的规定和特定的行文规则4 使用的现实性 4 三 公文的作用 传达和指导作用沟通与知照作用宣传和教育作用法规和准绳作用凭证与依据作用 5 四 行政公文的文种 1 国家行政机关公文处理办法 规定国家行政机关公文为十三种 命令 令 议案 公告 通告 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 2 按照行文关系 文件去向 可分为上行文 平行文 下行文 6 二 行政公文的书写格式 1 公文的格式组成要素 发文机关 公文份数序号 密级 紧急程度 发文字数号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期 印章 附注 主题词 抄送 单位 印发机关和印发时间 1 发文机关 由发文机关名称 文件 2 公文份数序号 党 份号 由机关代字 年份 序号 3 标题 发文机关 事由 文种 标准式 4 成文日期 必须写年月日 用汉字 零 写为 0 5 正文 开头 主体 结尾 6 主送机关 抄送 主送单位是指负有办文责任的单位 抄送单位是了解文件内容的单位 7 2 公文格式的技术 印刷 用纸要求 1 行政公文汉字从左到右横排 2 用A4纸 3 组成公文的各要素划分为 眉首 主体 版记 三部分 4 用纸天头 上白边 为37mm 1mm 订口 左白边 为28mm 1mm 版心为156mm 225mm 不含页码 5 正文用3号彷宋体 一般每面排22行 每行排28个字 8 三 护士长行政公文的书写规范 请示报告通知函会议纪要 9 请示 是下级机关向直接上级请求指示 批准的公文 理解为 请求指示 凡属本部门无权或无法解决而又必须解决的问题或工作 均可写成请示 行文上报 陈述情况 要求给予指导或帮助 按其行文的目的 作用不同 基本分作两类 一是直请性的请示 二是转批性的请示必须事前行文 一事一文 上级应在一定时限内批复 10 1 请示的应用 1 涉及方针 政策界限等方面的重要问题请求上级给予明示或解释 2 遇到无章可循的新情况 新问题 把握不准的疑难问题 请求上级予以指示 3 涉及其它地区 部门 系统的工作或问题 本科室无权独自决断时 请求上级予以批示 协调 4 本科室情况特殊 难以执行上级统一的要求时 请求上级给予批准予以变通 5 其他按规定必须经上级批准方可开展的工作 以及遇到困难请求上级帮助解决 11 2 请示构成 由标题 主送机关 正文 结尾 附件 印章 发文时间组成 标题 发文机关 事由 请示 主送机关 接受请示的直接上级机关 在标题下面一行顶格写起 正文 请示缘由 请示事项 结尾 只是一句祈使性的话 当否 请批复 或 以上如无不当 请批准 多用 上述意见 是否妥当 请指示 附件 可有可无 印章 发文时间 12 3 请示的写作要点 呈请性 期复性公文 标题 制发机关名称 事由 请示正文 请示的原因 背景 为什么要请示 请示的事项 请示什么问题即要求上级机关为我们解决什么及怎样解决 如请求物资要写明品名 规格 数量 请求资金要写明金额 结束语 多用 上述意见 是否妥当 请指示 特此请示 请予批准 以上请示 请予审批 以上请示 请予批复 以上请示 如无不妥 请批转各部门执行 等语 13 4 请示的注意事项 情况确切 意见明确 争对要请求的事项提出明确而又合理的意见 切莫采取把矛盾上交的不负责任的态度 一文一事只能一个主送机关 不要多头请示逐级请示 不要越级请示 14 5 请示范例 关于护理人才需求的请示院领导 目前 全院临床科室护理人员的配置是床 护比为1 0 36 按卫生部颁布 编制原则 病房护理人员基本配置应为床 护比 1 0 4 并综合其他因素 全院各科室明年计划增加护士合计23人 具体意见如下 一 科室编制床位现有人数计划人数外科40142内科40151儿科30111二 明年退休人员 分别是 外科张三 妇科李四 内科王方三 估计流动或转岗4 6人 四 医院规划新开科室或病区 不包括护理人才的储备 10人 上述意见 是否妥当 请批示 护理部某年某月某日 15 报告 是向上级机关报告工作 反映情况 提出建议 回复上级机关的询问或要求使用的一个文种 报告与请示同属一个行文方向 上行文 但两者之间有着严格的区别 1 对上级的要求不同 报告 不要求上级批复 2 行文的时间不同 报告 是事中 事后行文 3 文种性质不同 报告 属陈述式的上行公文 4 结尾用语不同 对上级并无明确肯定的回复性要求 16 1 报告的作用 突出作用就在于它的上下沟通了解效能 它既可帮助上级机关随时了解下级的情况和意见 对下级进行切合实际的科学的领导和指导 又可帮助下级接受上级机关的及时的指导和督促 使自己的工作少出或不出差错 少走或不走弯路 17 2 报告的特点 汇报性 报告都是下级机关向上级或主管部门汇报工作 反映情况和意见的 是下级机关及时得到上级机关的领导和指导的主要途径 陈述性 采取叙述手法 直陈其事 向上级讲明自己做了那些工作 是怎么做的 有什么体会或者还有什么问题 今后有什么打算 一般不展开理论分析和论证 也不需要上级答复 所以一般不用祈使请求的笔法或语气 18 3 报告构成 标题 主送机关 正文 结尾 发文机关或个人盖章 写发文时间 标题 一般是 发文机关 事由 报告 或 事由 报告 主送机关 与请示相同 正文 原由 主体 结尾 原由 习惯用 现将有关情况报告如下 领起下文 主体 核心部分 结尾 一般用 特此报告 以上报告如无不妥 请批转各地执行 以上报告请审阅 等习惯用语 有的不写 如有附件 与请示相同写法 最后写发文机关或个人 盖章 写发文时间 19 4 报告的写作要点 1 标题 制发机关 事由 报告 报告前可加 紧急 2 正文 事由 直陈其事 把情况及前因 后果写清楚 事项 写作步骤 措施 效果 也可写工作的意见 建议或应注意的问题 3 结尾 可写 特此报告 因此报告 后面不用任何标点符号 或 以上报告如无不妥 请批转各地 各部门执行 或 以上报告 请指示 等语 4 注意事项 概述事实 重点突出 中心明确 实事求是 有针对性 20 情况报告范例一 关于 的报告根据 现将主要情况报告如下 针对 提出以下建议 一 二 院 处 年 月 日 21 通知 1 通知应用于传达上级机关的指示和布置 指导工作 转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 要求下级机关办理和需要周知执行的事项 发布行政法规和规章 批转下级机关的公文 此外作为一般性的临时知照 节假日放假 22 2 根据其作用分为5种 发布性通知批转性通知事项性通知会议通知任免通知 23 3 通知构成 标题 主送机关 正文 附件 发文机关 发文时间 标题 灵活 甚至只有 通知 这一部分 但批转性通知的标题规 省略文种即 批转 或转发 始发机关 原文标题 主送机关 直接下级 正文 1 发布性通知和批转性通知的正文 主体 发布和转发的文件 批语 2 事项性通知 原由 事项 执行要求 原由是发文的原因 目的 根据 事项部分 重点 分条款写清楚 措施具体 切实可行 执行要求一般都另起行写出 也可不另写结尾 用 特此通知 惯用语 3 会议通知 名称 时间 地点 内容 人员 报道时间和地点 需带资料等 4 任免通知 格式固定 附件 可有可无 发文机关 标题中有发文机关 并且标题下有发文时间的不署 发文时间 用汉字小写数字 24 4 通知的书写要点 1 标题 制发机关 事由 通知 2 正文 通知前言 即制发通知的理由 目的 依据 例如 为了解决 的问题 经 批准 现将 具体规定通知如下 通知主体 写出通知事项 分条列项 条目分明 3 结尾 三种写法 意尽言止 不单写结束语 在前言和主体之间如未用 特此如下通知 作为过度语 结尾可用 特此通知 结尾 再次明确主题的段落描写 25 5 指示性通知范例一 医院关于 的通知各科室 为了解决发热门诊疫情漏报问题 经医院办公会讨论批准 现将发热门诊疫情报告规定特此如下通知 一 凡在发热门诊诊室值班的医生不得漏报 二 必须按传染病相关规定上报 三 漏报1人扣发绩效1000元 医院某年某月某日 26 会议性通知范例二 关于 会议通知各职能科室 定于 月 日召开 会 现将有关事项通知如下 会议议题 参加人员 会议时间 月 日 日 会期 报到 会议地点 有关事项 一 请参会人员准备约5分钟发言 材料打一份交办公室 二 参加会议人员提前10分钟到 三 于 月 日上午把参加会议名单报办公室 联系人 电话 传真 医院 年 月 日 27 函 函是法定公文中唯一的平行文 是不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 向有关部门请求批准和答复审批事项 28 1 函分类 函从内容上看 包括 1 申请函 即向有关部门请求批准事项的函 2 商洽函 主要用于请求协助 支持 商洽解决办理某一问题的函 3 询问函 上下级或同级之间均可使用 如上级向下级询问工作情况或某一具体事情 下级向上级机关及主管部门询问有关方针 政策和工作中界限不明确的问题等 4 答复函 上级答复下级询问或主管部门批复申请事宜时使用的函 5 告之函 平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函 即把某一事项 活动函告对方或请对方参加 会议 集体活动 这种函的作用和内容类似通知 只是双方不是上下级和业务指导关系 使用通知行文不妥 从行文方向上看 函有来函 复函 29 2 公函构成 标题 主送机关 正文 发文机关 日期 函告事项 结语 标题 一般由发文机关 事由 文种或者事由 文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 正文 一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 30 3 告之函范例一 尊敬的 先生 女士 您好 我很荣幸地邀请您参加将于 年 月 日在重庆蓝箭宾馆举办的 会议 本次会议的主题是 从议程到活动 31 会议纪要 会议纪要适用于记载 传达会议情况 主要精神和仪定事项 是对会议的目的 要求 基本精神及决定的事项加以文字归纳整理 以上传下达 统一思想 推动工作的一个正式公文文种 会议纪要在行文关系上 可采取转发 印发 或直接发出的形式 类似通知 发给下级贯切执行 也可报送上级 类似会议情况报告 向上反映 还可发给平级有关机关 类似公函 使对方知晓 沟通情况 32 1 会议纪要的主要作用 使与会者了解和掌握会议的主要精神 便于上级了解情况 向下级贯切会议精神 33 2 会议纪要分类 按会议性质分 办公会议纪要工作会议纪要座谈会议纪要学术讨论会议纪要技术鉴定会议纪要 34 3 会议纪要构成 由标题 正文 落款 日期 三部分组成 标题 常有三种写法 规范标题 机关名称 会议名称和文种组成 省略标题 即省去机关名称 正副式标题 正标题为会议的中心内容 副标题则由会议名称 纪要组成 正文 包括开头 导言 主体 结语三部分 正文的开头主要写会议概况 主体部分是会议纪要的中心 结语 写会议的 希望 号召 或突出写出会议的意义 作用 或提出尚未解决的问题 或写出主办单位对贯彻会议精神的要求等 落款 往往只有日期一项 如需要抄送或抄报 则需在落款处写明发文单位名称 并加盖公章 日期通常写在标题之下 位置居中 并用括号括起 也可在文末右下角标明日期 如日期写在标题下 则可不写落款内容 35 4 会议纪要范例 关于手术室 急诊科与相关科室协调会议纪要 年 月 日下午 时 护理部在二会议室组织召开手术室 急诊科与相关科室工作协调会 主要讨论上述科室之间的工作配合问题 会议由 主持 参加会议人员 现就会议确立的科室之间工作配合纪要如下 一 手术室要求相关科室配合的工作 送如手术前请科室提前打术前针 手术部位标记 二 相关科室需要手术室配合的工作 送回病房前穿好病人衣裤 三 相关科室要求急诊科配合的工作 送入科室前提前10分钟通知病区准备床单元 护理部 年 月 日 36 四 公文书写的常见错误 一是将 请示 误为 报告 二是将 函 误用为 请示 三是将 意见 误用为 请示 或 报告 办法 规定 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 四是构成公文的项目写法不规范其他 公文结语写法错误 如 以上内容如有不当 请批复 此致敬礼 规范