综合档案管理制度(草稿1).doc

综合档案管理制度第一 总则为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，集中统一管理档案；通过资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，维护公司利益，特制定本制度。第二 职责 档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库房进行清点并制作移交清册，注明交接内容、时间等信息。具体职责：1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，根据有关档案管理规定，集中统一管理公司技术、经营、生产、财务、人事以及各类需要存档备案的资料的收集、整理、保管、借阅和归档工作。2、负责公司书籍、报刊杂志及培训资料的订购、借阅和保管工作；负责公司技术人员外出培训资料的收集、登记、保管和借阅。3、热爱本职工作，忠于职守，遵守纪律，为档案事业尽职尽责。4、刻苦钻研业务，熟练掌握档案工作技能，保证案卷质量。5、坚持原则，保守机密，不丢失、不泄密，维护档案的完整与安全。6、做好档案的归档、鉴定销毁的登记、统计工作，及时总结分析，不断提高档案管理水平。7、定期检查档案，坚持库房温湿度测量记录，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象，无失、泄密事件，保持库房清洁卫生。8、热情接待查档借阅人员，编制多种档案检索工具，提高档案利用率，坚持做好借阅和利用效果登记。9、及时做好服务工作；做好资料入档的指导工作，及时发放、收集业务资料和核对工作。10、准确编制档案工作情况年报，及时报上级主管部门。第三 归档制度一、归档范围凡记述反映本公司在筹备、建设、生产、经营、管理等各活动及产权变动过程中形成的具有保存价值并已办理完毕的各种载体形式的文件均属归档范围内，具体归档范围按文件资料归档范围及保管期限（见附件一）执行。二、归档时间1、 各部门办理完毕的文件和应归档的文件，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。零星办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理完毕，移交综合档案室（以下简称“档案室”）归档。2、 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权、重要会议等文件随时产生随时归档。3、 科研开发、项目建设文件应在项目鉴定、竣工验收后归档，周期长的分阶段、单项归档。4、 外购设备仪器或引进项目随机资料则在开箱验收后即时登记归档。5、 会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向档案室归档。6、 人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内向档案室归档。7、 照（底）片、奖状、锦旗、光盘等各载体形式文件材料随形成随归档。8、 更新、补充的文件，公司内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，公司资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，随时归档。9、 电子文件逻辑归档定时进行，物理归档与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。三、归档要求1、 归档的文件应完整、准确、系统，归档文件制作程序符合规范要求，形成资料具有耐久性。2、 归档文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档。3、 非纸质文件材料应与文字说明一并归档。4、 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和专门有需要的可适当增加份数。第四 档案库房管理制度1、库房是档案的存放要地，档案员应严格管理库房，确保档案的完整与安全。2、档案员要经常检查库房安全情况，发现问题，及时向领导报告，并采取有效补救措施。3、库房内须有防火、防盗、防虫、防尘、防鼠、防潮、防光等安全保护设施，保持库房干净整洁。4、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品。未经许可，非档案员不得擅自进入库房。5、档案员下班前要查看库房，人离灯灭，关闭门窗，妥善保管好库房钥匙，消防火灾隐患，确保库房档案安全。6、库房内无非档案用品，档案排列科学，整齐美观，便于查找。第五 档案统计与利用1、档案员编制档案检索工具，建立相应的档案数据库；准确编制公司档案工作年报向上级主管部门。2、建立档案工作统计台账，对档案库房情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案设施设备情况、档案销毁情况进行统计，并保持统计工作连续性。第六 档案保管制度1、对接收进档案室的档案，应按规定科学地编制分类、组卷、编目、对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。 2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。5、对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。第七 档案鉴定销毁制度1、档案鉴定工作在总经理办公室主任主持下，由档案室和有关部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案，进行审查鉴定，提出销毁意见。2、经鉴定，对已失去利用和保存价值的档案，需要销毁的由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，填写档案销毁审批表（见附件二），经公司领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。3、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点复核，销毁后，监销人和销毁人在销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司领导，销毁清册及档案销毁审批表列入档案，永久保存。 第八 档案保密制度1、严格遵守本规定、做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。2、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围。2、不得在不保密的地方存放机密文件。3、不得随意向他人提供机密材料。4、不准随便把档案资料带出档案室。5、严格执行档案借阅规定和各种管理制度。6、复印机密文件、资料，严格按照有关规定办理。第九 档案查阅、借阅制度1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2、因工作需要查阅档案资料时，必须填写档案使用审批表（见附件三），写明查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经查阅人所在部门负责人确认同意，总经理办公室主任签字后方可在档案室内查阅。3、公司档案资料一般情况仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经分管副总批准，办理登记手续后，方可在档案室内查阅。4、复印档案资料需填写档案使用审批表，由复印部门负责人签字同意后方可复印。重要档案资料复印必须经总经理办公室主任签字同意后方可复印。5、档案资料原则不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写档案使用审批表，写明用途，经借阅人部门负责人和总经理办公室主任同意后方可外借。机密档案必须经总经理批准后方可外借。6、借出档案应在一周内归还，因特殊情况需延长借阅期，须办理续借手续，到期未还者，档案员应及时催还。未办理续借手续而逾期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。7、借阅档案的人员要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准图注和涂改，不准污扣和折卷，严禁泄密，如发生上述情况将追究借阅人的责任。8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用审批表上填写归还时间、档案归还情况，验收无误后签字确认，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时向上级报告。第十 档案移交制度1、各部门、单位经其负责人审定后的立卷完毕的档案在次年的六月份，向档案室移交，重要文件于每月月末向档案移交。2、按照案卷顺序填写档案移交登记表（见附件四）一式两份，如有归档情况说明需填写清楚，经移交人所在部门负责人签字确定，交接双方根据移交表清查核对，双方签字后各存一份备查。第十一 不归档文件范围1、重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件。2、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性的文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、各次校对稿（主要领导人亲笔修改搞和签字的最后定稿除外）。3、从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料。4、无特殊保存价值的信封，一般性静态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人员来信。5、各部门、单位内部互相抄送的文件，不履行公文的行文等。6、为参考目的从各方面收集的文件材料。7、参加非主管部门、办事机构和区域召开的不需要执行和无查考价值的文件材料。8、外单位抄送的不需要办理的文件材料。第十二 电子档案管理制度此制度建议在购买档案管理系统软件后再拟定。附件一：文件资料归档范围及保管期限序号文 件 资 料保管期限一.文书档案（行政管理、经营管理、生产技术、安全环保、三标一体）董事会及总经理办公会会议记录、纪要、决议永久公司领导出席重要活动的材料（一般活动的材料为长期）永久涉及公司机构、编制、名称等文件各种委员会、领导小组等文件永久或长期公司建立、名称变化、印章启用及各部门设置、撤并、董事会成员变化、经理任免永久党支部、团委、工会计划、总结、报告及其他会议记录长期党团工会等统计年报、名册、登记表、职工代表大会材料永久党团组织介绍信、存根，思想政治学习、文明建设等材料长期有关公司章程、资产组成资料、有关原材料标志等永久公司召开的各类工作会议和专业会议材料长期公司编写的大事记、年度工作计划总结等（半年、季度的为长期）永久各部门年度总结、计划、考核等材料（季度、月份的为短期）长期上级领导视察公司工作形成的文件材料永久其他单位来访参观活动安排、人员名单、声像材料短期转发上级文件、批转下级文件的通知长期一般业务和业务性工作、事务性、一般工作报告短期向上级部门反映重要问题的请示与批复（一般问题的为长期）永久各部门、专业统计报表年度和年度以上的（季度、月份为短期）永久土地征用相关的请示、批复、设计书、谈判协议书、有关图纸等永久公司签证重要的，有长远利用价值的、涉外的内外部合同协议及项目招标、投标文件材料（一般、内部的为短期）永久公司文书处理、档案、保密工作、保卫工作形成的材料（重要为长期）短期公司编印的简报、报纸长期有关公司升级、申报的省级以上先进材料（省级以下材料为长期）永久公司荣获的各类荣誉证书、锦旗、奖状、奖杯、奖牌等永久公司法律事务重要的文件（一般的为长期）永久重要的审计文书材料（一般、常规的为长期）永久公司年度内审体系文件材料（月份为短期）永久公司年度和年度以上的外审体系文件材料永久公司有关市面上场问卷调查、市场分析等材料长期公司与各单位签订的各种协作特许经营书长期公司各类专卖、销售方面的统计报表长期公司有关经营专业类方面的材料、简报短期公司制定的生产计划以及实施过程中的记录、安全操作规程及改进意见长期公司有关质量管理的规定、质检报告、质量事故分析长期公司有关环保、安全、能源、计量方面文件材料长期二.会计档案永久会计凭证类（原始凭证、记账凭证、汇总凭证）15年会计账簿类（总账和各分类明细账、日记账）15年现金银行存款日记账25年辅助账簿15年年度财务报告（决算、包括文字分析）永久月、季度财务报告（包括文字分析）3年会计移交清册15年会计档案保管、销毁清册永久银行余额调节表、银行对账单5年三.人事档案公司各部门负责人任免、聘用、定级、确定工资及职称评定等长期干部职工先进表彰、处分决定（省级以上先进表彰、处分为永久）长期重大事故处理材料（一般的为长期或短期）永久员工录用转正、调资、定级，专业技术职称评定聘任在职期间、离职三年内职工伤残鉴定材料（含医院证明材料和本人情况说明、公司领导指示和批复）干部职工工作技术考核材料职工教育、培训等材料公司人员编制、职工、党员花名册介绍信、证明信存根（含干部职工调动、工资转移、党团工会组织关系转移等）财产物资交接凭证（含员工辞职或调动工作中与交接人形成的各类凭证、证明材料）永久或长期各类人事档案移交目录长期出国考察、友好往来等重大外事活动形成的全部文件材料（一般活动为长期）永久后勤福利、职工体检等医疗卫生材料短期四科技档案（项目开发建设、产品研发、设备仪器）具体参照基本建设项目文件材料归档范围和保管期限附件二： 档案销毁审批表 档案种类保管期限立卷日期立卷部门密 级销毁日期销毁原因：销毁档案清册（如数目多可后附清册）：1、2、3、4、5、档案鉴定小组成员签字：年 月 日总