采购管理办法.doc

2011年采购部管理办法（修改稿）二一一年一月一日第一章 总则一、目的：为完成公司下达的总体采购任务，引导部门人员全面提升综合素质，确保公司各项指标的顺利实现，保持公司的长期竞争力，制定本管理办法。二、适用范围：本管理办法适用于采购部所有人员。第二章 人员设置和岗位分工；经理一名：监理一名大原料和原药采购业务主管一名，配3名采购员小原料采购业务主管一名，配2名采购员设备备品配件采购业务主管一名，配3名采购员包装采购业务主管一名，配2名采购员调度主管一名，配调度员3名、办证员1名、统计员2名第三章 一、上岗制度：1、部门所有员工竞争上岗,实行淘汰制（根据考核结果）。2、采购部人员实习期间必须接受产品、财务等专业知识培训，经考评合格后方可独立操作；部门人员必须热爱采购工作，了解采购工作的性质及其艰巨性和责任性，恪尽职守，遵守采购部操作流程规定，保守公司的商业秘密。3、新上岗人员必须实习一年，实习期间接受公司进一步考察。4、采购员和调度员都实行定期轮岗，无条件认真交接。二、对采购业务人员的素质要求1、自觉维护公司利益，采购符合生产需求的优质产品并有成本意识。2、廉洁自律，有法制观念。3、良好的表达能力，与客户沟通做到正确清晰。4、努力学习专业知识，包括产品的原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途和成本等。5、工作认真负责，杜绝客观条件外的人为失误。6、严格执行采购制度和程序，自觉接受监督。 三、采购任务分解、跟踪与考核为了圆满完成公司下达的各项预算任务，体现业务人员自身的价值，特制定此制度。1、采购任务的分解：采购业务人员每年1月1日前将财务下发的采购预算落实分类别、分产品、分月、分客户的采购计划分解表填好上报给部门经理。部门经理组织采购主管就采购计划分解表讨论并形成采购方案上报给分管负责人。2、采购任务的跟踪：调度员每月1号根据各组的采购预算任务分解表，对比做出采购预算考核表，将预算采购数量和金额与实际采购数量和金额做出对比，分析出差异。由调度主管提交给部门经理，部门经理需对预算表差异进行具体分析，结合实际情况找出差异原因，提出解决方案。 3、采购任务的考核：对于每月实现采购预算任务的小组，部门给予优秀小组的评选，月度总结会上给予表扬，并给予100元正激励。4、采购业务人员主动寻找新的供应商，年底提交新增合格供应商和原供应商采购产品成本降低的数据，经财务部和审计部核查，根据节省成本的金额给予激励。分管负责人申请上调该采购人员的考核得分或申请现金奖励报总经理批准执行。四、月度采购执行和考核为了科学合理的采购，降低物资的资金占用，提高采购质量，制定本办法：1、 采购流程：运营管理部根据生产计划下达原辅材料采购申请单采购员按计划询价比价合同管理流程每周将信息及时反馈给调度员调度员跟进合同办理入库采购员及时催要发票办理入帐生产（设备动力）部将审核后的备品配件采购计划下达给采购申请单按设备采购流程询价比价合同管理流程跟进合同执行办理入库发票入帐2、采购计划执行采购严格按运营管理部及设备动力部提供的采购计划执行，严禁超量采购，特殊情况下超量采购申请经分管负责人批准后方可执行。办款计划由各主管根据合同和资金占用考核办法申报给部门经理，再由分管负责人批准后提供给财务核准，最后由总经理签审后由财务办理。3、 采购资金占用考核：类别大原料小原料包装物设备、备品配件资金占用天数90天60天120天90天资金占用的考核，根据各类产品资金占用的天数，计算出占用金额；即90/365=24.7%，采购金额*24.7%；每月末、季末、年末达到资金占用比例的，该项考核得分为满分；五、合同签订制度1、合同签订须有比价记录且经合同管理系统四级审核生效方可执行。2、以预付款结算的产品和单位，须经部门经理核准分管负责人签字确认，所涉及的产品目录和单位目录须留存备查。3、非预付款结算的产品和单位，各主管查看询价记录后审核该组采购人员提交的采购合同，并对该组采购人员采购的产品价格负责。4、非预付款结算的产品和单位，单笔合同金额50万人民币以上的（含50万人民币），须由部门经理查看询价记录后审核采购人员提交的采购合同，并对采购人员采购的产品价格负责。六、 供应商管理制度1、业务人员寻找供应商，审查其基本信息：公司结构、财务情况、品种类别、产能情况、环保情况、成交客户等。2、业务人员及时提交新的合格供应商信息，按照供应商评估办法进行核准，以确保所有发生业务的供货单位必须是经评定合格的供应商。3、业务人员根据供应商配合情况，可以提交取消合格供应商的申请，报部门经理核准，由分管负责人将该客户从合格供应商名录中删除。4、大宗原材料的供应商，须选择三家以上供应商，以减少和避免意外情况的发生及对产品价格的全面了解。5、对于零星采购的产品，做到货比三家。选择合适的供应商。七、考核监督制度1、供应商评估：按照供应商评估办法和流程对供应商进行数据分析。2、根据采购员、调度员、统计员、办证员工作职责每年度进行考核，按照各项考核指标进行数据分析。3、部门安排人员对计划的准确性，价格的合理性，合同的合法性，产品合格率，付款科学性进行不定期督查，确保采购工作规范化、程序化、制度化。4、采购全过程无条件接受公司审查，对于违规、违纪行为严惩不怠。八、产品验收入库制度1、 产品采购进厂，调度员必须进行制单（录入数据单价、数量要做到基本无误），并及时通知相关部门做好产品的验收工作。2、 如物资质量、数量等出现问题，调度人员当天及时通知采购人员，由采购人员按合同要求及有关标准与厂家协商处理。3、 不合格产品原则上拒绝入库，如让步接受必须由生产负责人签字确认。九、结算制度1、严格按合同条款执行，若违反合同给公司造成损失的，由采购人员负责。2、严禁串户、混帐：货款支付、采购结算按实际单位和实际采购数量、质量办理，建立采购台账，准确记载。3、采购人员与供方结算时，严禁侵吞公司货款，结算货款原则上以转帐为主，特殊情况可支付小额现金，并及时做好记录和报销手续。十、汇报制度为及时了解情况，加强管理，特做如下规定：1、采购人员每周六上午12：00前提交当周购买产品的询价记录电子版和纸质传真，禁止无询价记录的采购行为。2、采购人员在出差前向部门经理提交出差计划，出差回到公司2天内向部门经理和分管负责人提交会谈纪要和出差总结。3、各采购主管每月结束后3天内提交月度工作分析、季度结束后5天内提交季度工作报告、半年结束后7天内提交工作总结、年度结束后10天内提交工作总结。4、未按照汇报制度操作的人员，第一次负激励20元，第二次负激励50元；并计入年度考核。十一、廉政建设制度为杜绝违法行为，保持员工队伍的清正廉洁，制订本制度1、全体员工需认真学习公司下发的廉政建设的文件，严格按国家和省、市、有关法律、法规、规定以及公司有关规章制度办事，严禁不按规定程序操作或越权审批。2、坚持公开办事制度，公开办事程序、办事结果，自觉接受监督。3、来访客户须二人以上接待，不得单独一人接待，接待时间原则上是在正常工作日，特殊情况在节假日须接待的需向部门经理汇报经同意方可接待。对外接待根据人数和重要程度酌情处理。4、严禁利用职权“索、拿、卡、要”，不得擅自接受当事人的宴请或高档娱乐消费等活动。5、严禁利用工作之便为自己或亲友谋利。6、公务活动中，不得以任何名义接受礼金、有价证券以及各种贵重物品（非贵重物品50元以内个人留存即可）。如因特殊原因难以谢绝而接受的，礼金礼物必须如数交部门指定人员登记后纳入公用并部门内通报使用情况。7、客户节假日邮寄给采购人员的礼物交由主管拆验后，统一交部门指定人员登记后纳入公用并部门内通报使用情况。十二、例会管理制度1、周例会召开时间为每周六；月例会召开时间为当月结束后5日内；季度例会召开时间为季度结束后7天内；全年例会召开时间为全年结束后10日内。2、召开地点：安徽华星化工股