竣工归档与整理管理程序.doc

核工业南京建设集团有限公司徐大堡核电工程项目部 XUPAPU NUCLEAR POWER PREPARATORY OFFICE，NUCLEAR INDUSTRY NANJING CONSTRUCTION GROUP CO.，LTD工程名称：Project name:辽宁徐大堡核电厂一期工程室外00（重件路段）文件名称：Document name:竣工文件归档与整理管理程序文件类别Doc. Type程序文件Program Document单位工程Unit Project辽宁徐大堡核电厂一期工程室外00（重件路段）编制单位Developer Dep.核工业南京建设集团有限公司徐大堡核电工程项目部内部编号CodeXGAA-GZCX-2013-041文件编码LDX-0000-GDP-007-JMO1A2013/10/18CFC陈洁颖景 玲刘芳立首次发布版次Rev.日期Date状态State编制/修改Dra./Nod审核Reviewed批准Approved修改说明Mod .Ref文件变更记录表序号修改码修订发布日期章节页码修改内容概要1.目的为确保项目竣工文件工程档案的完整性、准确性和有效利用性，确保竣工文件满足国家竣工验收要求和生产运行、维修需要，特制定本程序。2.适用范围适用于辽宁徐大堡核电厂一期工程室外00（重件路段）工程项目竣工文件的管理。3.职责3.1 项目经理负责受控文件的批准及审查。3.2 商务信息部负责竣工文件的收集、整理、立卷与管理工作；负责按合同规定时间、套数和载体要求，将合格的竣工文件移交给工程公司。3.3施工部负责竣工文件的形成，协助商务信息部编制组卷规划并报工程公司审查确认；负责对竣工文件进行自查，确保竣工文件的原始性、及时性、准确性、完整性、符合性和系统性。参加竣工文件的预验收，负责将整理、立卷的竣工文件提供给监理、工程公司、业主审查，并对竣工文件存在的缺陷或遗留问题按要求及时进行整改。4.程序4.1 竣工文件的组卷规划由施工部协助商务信息部做出组卷规划，报监理、工程公司审查后报业主审查确认后由工程公司批准执行。4.2 竣工文件的收集和整理进场半年后编制组卷规划并报批；竣工文件验收前2个月提交竣工文件验收计划，经监理、工程公司审查后报业主审查确认后，由工程公司批准执行；竣工文件应完整、成套、系统、应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准备反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；竣工文件应在施工过程中随着工程进度及时形成、及时收集整理。4.3竣工文件的验收及移交竣工文件可根据工程完成情况按若干子项或系统分期分批组织验收；在单项单位工程主体施工完成两周内，向监理提交竣工文件预验收申请，同时抄送工程公司、业主。根据审查意见在1个月内完成整改，于三个月内完成竣工文件提交；整改完成后，经监理和工程公司对整改完成情况进行验证后，在归档文件材料审查意见表上签字认可；预验收合格后，向工程公司提交档案验收申请表，经审查及整改合格后，工程公司和业主在归档文件材料审查意见表上签字认可；在项目竣工文件收集、编制和整理后，应联合监理、工程公司和业主对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或四方会审，并签署竣工文件验收单并加盖项目部公章；竣工文件验收合格后，将档案验收过程中产生的归档文件材料审查意见表、徐大堡核电项目竣工文件验收单、档案验收申请表和徐大堡核电项目档案验收报告组入案卷验收卷的最后一卷，在工程公司文档中心的指导下，进行竣工资料案卷的装订、打印页码、扫描电子文件的工作，使用工程公司规定的档案装具装盒。完成后与工程公司办理移交手续填写项目文件、档案、资料移交清单，完成移交。4.4竣工文件的编制要求竣工文件主要内容包括：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等；根据国家重大建设项目文件归档范围及项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐；对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上；与施工图有关的设计变更、工程变更、材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，原则上对于核电主厂区的变更可以进行单独组卷，对于厂前区、零星项目和其他项目的变更可与竣工图编在一起。4.5竣工文件的质量要求施工文件应将原件放入正本，所有记录均为当事人亲笔缩写、签字及标注日期清晰准确。对因故不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处或证明其有效性，并有经办人签字及签字时间；施工文件应字迹清楚、图样清晰、图标整洁，签字认可手续完备；需永久保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；特殊载体文体（含射线胶片）应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘，CD-R光盘方式进行刻录，光盘介质要求为高质量的正牌产品，光盘正面应打印清晰的封面，并注明光盘内容摘要与文件编码等检索信息，其包装盒上应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等；实物见证件完好无损，标识编号清晰。4.6竣工图的编制要求在项目竣工时需要编制竣工图，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；竣工图上应加盖签署竣工图章；竣工图图幅应按技术制图复制图的折叠方法要求统一折叠；编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况；竣工图中文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明；图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉、不遮盖其他线条；有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。竣工图章的样式及要求参照工程公司相关程序进行；4.7竣工文件的归档要求组卷要遵循工程文件的形成规律和成套特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求；施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；竣工图按建筑、结构、水电、暖通等顺序组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷；案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该保管期限从长；竣工文件应有相应的电子文件，电子文件在光盘上的组织形式应统一，除应提交的图纸、文件的电子版外，光盘上还应包含有一个图纸、文件清单，包含的项目至少有：图纸编号、图册（文件）编号、图册（文件）名称、图纸规格等；移交的竣工文件份数及格式：纸质文件三套（其中1套必须是原件），电子版文件两套（格式为PDF，竣工图格式为TIFF，以光盘为介质提交，每张光盘均需附EXCEL格式的文件清单）。4.8案卷要求案卷与卷内文件的排列：1、管理线文件按问题、时间或重要程度排列；2、施工文件按惯例、依据、安装、检测实验记录、评定、验收排列；3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；4、竣工图按专业、图号排列；5、卷内文件一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；案卷编目：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；单面书写文件编写在右下角，双面书写文件正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注；案卷封面可采用卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、案卷脊背；卷内文件后要排列卷内备考表，注明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况如立卷人、检查人、立卷时间等；案卷可采用装订和不装订两种形式，0.5公分以下的文本文件采用不锈钢钉在左上角装订，0.5公分以上的文本文件采用双孔左侧装订，使用标准的档案装订材料，图纸