四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准.doc

四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分1组织管理221.1设置了相应的档案工作机构或专兼职档案人员，档案人员相对稳定，档案人员工作变动时办理档案移交手续。21、无机构或专兼职档案人员的不得分。2、人员配备不适应单位工作需要的扣1分。3、档案人员一年中变动两次以上的（提职、升迁除外）扣0.5分。4、档案人员工作变动时未及时办理档案移交手续的扣0.5分。1.2档案工作坚持集中统一管理原则，实行综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度。21、各种门类和载体档案未集中统一管理的扣0.5分，因工作需要而设档案分室的不扣分。指除人事档案外的所有档案集中统一管理2、未做到统一领导、统一机构、统一制度的各扣0.5分。建立了档案工作领导小组，档案工作由单位档案部门统筹安排1.3档案工作列入单位发展规划和年度计划并有单位档案工作发展规划和年度计划。11、未列入单位发展规划、年度计划的各扣0.3分，扣完0.5分为止。出示单位五年规划和近三年年度计划且规划、计划中须有档案工作内容2、未制订档案工作发展规划、年度计划的各扣0.3分，扣完0.5分为止。近3年每缺一年档案工作年度计划的扣0.2分, 扣完0.5分为止。1.4领导分管档案工作并列入分管领导岗位责任制。1.51、无分管领导的扣0.5分。2、未列入分管领导岗位责任的扣0.5分。出示领导分工的文件、记录或分管领导岗位责任制，否则扣1分3、无事例说明领导及时解决实际问题的扣0.5分。1.5档案工作形成了管理网络。21、未建立档案管理网络的不得分。出示管理网络图或文件2、未定期开展活动的扣0.5分。近3年每年至少活动1次以上，出示相关文件或记录3、各业务部门及下属单位无分管档案工作领导的扣0.5分。下属单位须有分管领导，否则扣分4、各业务部门及下属单位无专、兼职档案员的扣0.5分。考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分1.6档案人员岗位责任制。11、 未建立岗位责任制的不得分。2、 档案人员履行职责不力的扣0.5分。1.7档案工作人员文化程度、专业技术职务及接受档案业务培训。2.51、档案人员未全部达到大专以上文化程度的扣0.5分；中级以上专业技术职务低于40%的扣0.5分。专职档案人员须达大专文化、出示学历证明2、参加市（州）级以上档案业务培训率未达80%的扣1.5分；未达100%酌情扣分。近3年所在地档案部门举办了培训未参加的扣2分1.8档案人员与其他专业技术人员享受同等待遇。1未一视同仁的不得分。1.9学习、贯彻、执行档案法律、法规、规章。21、未组织单位中层以上管理干部及专业技术人员学习、贯彻、执行有关档案法律、法规、规章的扣1分。近3年每年至少学习1次以上，出示相关文字依据2、未组织单位专兼职档案人员学习、贯彻、执行档案法律、法规、规章及专业（行业）系统或地方档案工作的有关规定、办法和标准规范的扣0.5分。近3年每年至少学习1次以上，出示相关文字依据3、未在全员范围开展档案法律、法规、规章的学习、宣传的扣0.5分。也可采用专栏、简报等形式进行宣传、出示相关依据1.10建立健全单位档案管理制度，执行科技档案工作条例，做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。5.51、未建立档案收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、借阅利用、保密工作制度的，缺1项扣0.2分，扣完1分为止。7项制度须上墙2、未建立“三纳入”（即档案工作纳入领导议事日程；纳入有关工作程序、计划；纳入有关人员岗位责任制）制度的扣1.5分；有制度但执行不力的扣1分。出示“三纳入”制度和执行制度的文字依据3、未建立“四参加”（即档案部门参加基建工程竣工验收会；参加设备开箱会；参加科研课题鉴定会；参加产品定型会或有关业务工作会）制度的扣1.5分；有制度但执行不力的扣1分。出示“四参加”制度和执行制度的文字依据4、未建立“四同步”（即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料）制度的扣1.5分；有制度但执行不力的扣1分。出示“四同步”制度和执行制度的文字依据考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分1.11对下属单位或系统档案工作进行监督、指导。1.51、未制订本单位（含下属单位）或本系统档案工作办法的扣0.5分。出示档案工作办法2、未对各业务部门及下属单位或系统档案工作进行监督、指导的扣0.5分。出示近3年监督指导的文字依据3、未组织所属单位或系统档案人员业务学习，参加档案行政管理部门组织的业务培训的扣0.5分。出示近3年业务培训的文字依据2设施设备182.1档案库房、阅览室、办公室实行三分开。21、没分开的不得分。档案库房必须单独设置2、两分开的扣1分。科技事业单位两分开可不扣分2.2库房建设符合保管要求。31、库房不符合档案馆建筑设计规范或未按要求改造的扣2分。库房不应设在底楼或顶楼，如果是底楼必须进行防潮处理2、库房面积不能满足需要的（至少预留能容纳5年以上档案的空间）扣1分。2.3档案装具数量充足、符合要求。31、不符合有关要求的扣1分。必须使用同级档案部门监制的符合国家规定的档案卷盒、卷皮、芯页，否则不予考评2、档案柜、架数量不能满足需要的扣1分；质量差的扣1分。2.4采取了必要的保护措施。6无适宜档案工作需要的灭火器材、防盗门窗、白炽灯、避光窗帘、空调机、去湿机、温湿度测试仪、消毒杀虫设备、防虫药物前两项变更为消毒杀虫设备或防虫药物、防磁柜、缝纫机可不作要求、吸尘器等保护设备的，缺1项扣0.5分。必须具备灭火器材、防盗门窗、白炽灯、避光窗帘、温湿度计、防虫药物等设施，否则不予考评2.5现代化管理设备。4无计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印机、照相机、摄像机、服务器的，缺1项扣0.5分。必须具备计算机、打印机等设施，否则不予考评考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分3基础业务建设403.1文件材料归档。3.51、未制订各门类文件材料归档办法的扣0.5分。可以是综合的归档办法，也可以分门别类制定单独的归档办法2、文件材料未及时归档的扣0.6分。除项目档案外的其他档案在当年6月底前归档完毕3、未编制本单位文书、科技、会计文件材料归档范围的各扣0.2分；范围不准确的各扣0.2分。出示依据4、未编制本单位文书、科技、会计文件材料保管期限表的各扣0.2分；期限划分不准确的各扣0.2分。 出示依据3.2归档文件材料完整、准确。3.51、文书、科技、会计、声像归档文件材料不齐全完整的各扣0.5分。2、文书、科技、会计归档文件材料印章、签字不完善的各扣0.5分。3.3归档文件制成材料符合质量要求。11、有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹的扣0.5分。近3年发现1处以上扣0.5分2、载体不符合耐久性要求的扣0.5分。3.4有完备的档案交接手续。1.51、无移交登记的不得分。2、分管领导、经手人没签名的各扣0.5分。必须有监交人、经手人签字3.5制订有本单位的分类方案。21、无分类方案的不得分。2、缺说明的扣1分。3、有交叉和无类可归现象的扣1分。考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分3.6档案整理符合国家或行业标准。101、文书档案质量不符合四川省文书立卷与案卷构成的一般要求或归档文件整理规则的扣1分。2、基建档案未执行或参照执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范的扣1分；科研档案未执行科学技术研究档案管理暂行规定的扣1分；科技档案案卷质量不符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）的扣3分。3、会计档案未执行会计档案管理办法的扣1分。4、照片档案整理不符合照片档案管理规范的扣1分。5、磁性载体档案整理不符合磁性载体档案管理与保护规范的扣1分。6、电子文件未执行电子公文归档管理暂行办法、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与管理、电子文件归档与管理规范的扣1分。3.7卷盒、柜架排放有序、合理。21、无存放示意图的扣0.5分；示意图不明晰的扣0.5分。2、柜架排放不合理的扣0.5分；柜架上无指引标识的扣0.5分。3.8档案保管安全。41、库内无温湿度测记的扣0.5分；温湿度未控制在规定范围内的扣0.5分。一般天气每周测记不少于2次，天气出现骤然变化时，应增加测记次数，检查近3年温湿度登记簿；采取了调控措施仍未达标不扣分、未采取调控措施扣1.5分2、档案出现霉变、褪色、扩散、污损、虫蛀、鼠咬等现象的，每1项扣0.5分。近3年出现霉变、虫蛀、鼠咬现象之一，每项扣1分3.9及时、规范开展档案鉴定、销毁。21、未及时开展鉴定的不得分。对到期档案虽未鉴定，但仍按正常管理使用的不扣分2、鉴定组织工作不规范的扣0.5分须成立鉴定领导小组，有研究工作的记录；鉴定手续不齐全的扣0.5分须有领导、鉴定人员签字。3、销毁档案程序不规范的扣0.5分两人以上监销、有监销记录；无销毁清册的扣0.5分。考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分3.10档案统计内容全面。21、未建立档案管理基本情况统计台帐（档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构、档案利用）的，缺1项扣0.2分。7个方面应齐全2、未及时填报有关报表的扣0.6分。指应向档案局报而未报的3.11档案现代化管理。8.51、未列入单位现代化管理计划并同步发展的扣1分。只要求同步，必须实行计算机管理2、未使用档案管理软件的扣1分。未使用科怡软件、四川文档管理系统的扣1分（属系统条条管理的部门，统一使用了国家主管部门电子文档管理软件的不扣分）3、各门类、载体未全部实现案卷级管理的扣1.5分。考核近3年形成的档案4、文件级目录50%未实现计算机管理的扣1分。考核近3年形成的档案。工业企业前四类档案建立文件级机读目录，其它类档案可建立案卷级机读目录；科技事业单位文书档案（永久、长期）、会计档案（财务报表）、照片档案建立全文数据库，其它档案可建立案卷级机读目录5、未开展档案计算机全文存储的扣1分。考核近3年形成的档案6、未建立档案计算机网络管理的扣1分。该项暂不作要求7、音像档案未实现数字化管理的扣1分。归档的磁带（软磁盘）必须贴上标签。 磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。 录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。 录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。近3年形成的音像档案应全部实现数字化管理,否则扣0.5分8、归档电子文件未刻录成光盘保存的扣1分。符合四川省光盘载体档案封面标注格式要求。封面标注项目：正面主要填写档案信息，包括全宗名称、光盘内容、时间、保管期限、件数、档号；背面主要填写背景信息，包括光盘种类、文件类型、责任者、出版者、出版号、制作标准、制作时间、制作软件、制作设备、复制单位和复制时间；盘脊主要填写套别和档号。近3年形成的归档电子文件应全部刻成光盘保存,否则扣0.5分考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分4开发利用。204.1有完备的档案借阅手续。11、无借阅登记的扣0.5分。出示借阅登记簿2、登记手续不齐全的扣0.5分。4.2检索工具基本满足利用者需要。21、未建立分类目录的扣0.5分。要求案卷级的分类目录2、无专题目录或专题卡片、著录卡片的扣0.5分。全部档案实行了计算机管理的，不要求专题目录；未全部实行计算机管理的至少要有专题目录3、无底图目录（没有底图的单位该项不扣分）、声像档案目录的各扣0.3分，扣完0.5分为止。4、无其他检索工具（总目录、全引目录、重要文件目录、文号目录、资料目录等，有两种即可）的扣0.5分。至少两种4.3档案提供利用迅速、准确。21、档案人员不熟悉所管范围档案及相关业务的扣1分。2、档案人员调卷不迅速、不准确的扣1分。调卷要求：手工10分钟调3份文件，计算机1分钟调1份文件4.4主动服务、形式多样。21、未主动提供档案信息服务的扣1分。至少提供1例以上主动服务的事例2、未采取多种形式服务（分发目录、电话调卷、网络查询等）的酌情扣分，扣完1分为止。出示相关登记,每年至少1次以上4.5通用性编研成果。41、未编写组织沿革、大事记、全宗介绍的，缺1项扣1分。应续编至考评的上年度2、未汇编、汇总有关文件、制度、基础数据等资料的扣1分。近3年至少有1种以上汇编资料考核序号考核内容标准分考核细则及评分标准自查得分考评得分4.6深层次编研成果。61、无科技成果简介（产品介绍、科研成果简介、工程项