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河北汇通路桥建设有限公司 材料设备部物资采购管理制度第一章 总 则 目的：为规范河北汇通路桥建设有限公司（以下简称公司）的采购行为，加强对物资采购的管理工作，使采购过程中的决策管理、价格监督、质量检验等工作步入规范化、制度化，做好成本控制，特制订本制度。 适用范围：本制度适用于公司所有办公用品、施工材料、机械设备、备品备件及机具、试验仪器设备和测绘仪器的采购行为。采购原则：1、 对于办公用品、零星机械配件、小型设备、小宗建材、油料等金额不大的物资实行比质比价的方法进行采购。2、 对于钢筋、水泥、沥青、沙石等主要施工材料、大型机械设备以及数量比较大、金额较高的物资具备招标条件的，实行招标采购或从厂家直接进货。第二章 采购决策管理所有采购行为分为材料设备部采购和使用部门自行采购两种。综合管理部采购权限：各部门所需办公用品（包括固定资产、低值耐用品和低值易耗品）以及项目经理部所需固定资产类办公用品统一由综合管理部负责采购；公司各部门、各项目经理部填写需求计划经分管领导审核后报综合管理部，由综合管理部制定采购计划经分管领导审核、公司总裁审批。材料设备部采购权限：公司各部门、各项目经理部所需机械设备、试验仪器设备和测绘仪器、备品备件及小型机具、钢筋、水泥、沥青、沙石等主要施工材料均由材料设备部统一采购。1、 机械设备采购：由项目经理部填写需求计划，经分管领导审核后报材料设备部，材料设备部根据公司各个项目所需设备和公司目前设备状况制定设备采购或设备租赁计划，报分管领导审核、公司总裁审批。2、 试验仪器设备和测绘仪器采购：由项目经理部填写需求计划，工程管理部根据公司实际情况制定采购计划，报材料设备部采购，报公司总工程师审核、公司总裁审批。3、 备品备件及小型机具采购：由项目经理部填写需求计划，经公司分管领导审核后报材料设备部，材料设备部根据公司实际情况制定采购计划，报公司分管副总审核、公司总裁审批。4、 钢筋、水泥、沥青、沙石采购：由项目经理部填写需求计划，经公司分管领导审核后报公司材料设备部，材料设备部根据公司实际情况制定采购计划，经公司分管领导审核后报公司总裁审批。5、 项目上所需的其他材料等，由项目经理部填写需求计划，经分管领导审核后报材料设备部，由材料设备部制定采购计划报公司总裁审批后由材料设备部组织采购。项目经理部采购：在公司支出审批权限内购买施工材料、固定资产、低值耐用品和低值易耗品、备品备件及小型机具、试验仪器设备和测绘仪器，由项目经理部使用部门提出申请，经分管领导（项目副经理、项目总工）审核后报项目经理审批。超越权限的采购行为要经过如下审批程序1、 施工材料采购：由项目经理部提出申请，经公司工程管理部、材料设备部、分管领导审核后报总裁批准。2、 固定资产采购：由项目经理部提出申请，经公司工程管理部、分管领导审核，总裁审批。工程管理部应征求材料设备部、综合管理部等对项目经理部购买固定资产的意见和建议。3、 低值耐用品和低值易耗品采购：由项目经理部提出申请，经公司工程管理部、分管领导审核后报总裁审批。4、 备品备件和小型机具采购：备品备件及小型机具购买支出由项目经理部提出申请，经公司材料设备部、分管领导审核后报总裁审批。5、 试验仪器设备和测绘仪器采购：试验仪器设备和测绘仪器购买支出由项目经理部提出申请，经公司工程管理部、材料设备部、分管领导审核后报总裁审批。公司购买主要原材料、机械设备等金额较大的物资，必须由总裁办公会集体决策，增加透明度。所采购的机械、设备及材料，工程管理部、项目经理部根据施工要求，可建议性的提出供货商及采购品牌。最终确定供货商及采购品牌，由材料设备部会同分管领导商定。第三章 比质比价采购严把进货渠道关，在比货、比价、比信誉、比售后服务的基础上实行定点采购。材料设备部要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的价格变化情况。在进行市场调研的前提下，根据市场信息做到比质比价采购。对金额大的物资，具备招标条件的，尽量实行招标采购或从厂家直接进货。对零星机械配件、小型五金机电、建材、润滑油等常用物品，使用部门和材料设备部可确定两个定点供货单位，根据比质比价的原则，从质量、价格、信誉等方面择优进货，以便在市场竞争中，使我公司有效地降低采购成本。供货单位一经确定，使用部门、材料设备部门要及时掌握其质量、价格、信誉等变化情况，以便及时调整。对于低值易耗办公用品，综合管理部应确定两个定点供货单位，根据比质比价原则，从质量、价格、信誉等方面择优进货，降低采购成本。供货单位一经确定，使用部门、综合管理部门要及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况，以便及时调整。第四章 价格监督加强对采购物资的价格、质量、数量的监督，各级管理者对其审核、审批的物资采购负有审查、监督责任。各部门、各项目经理部自行采购材料后，详细制表，报材料设备部，材料设备部对各项目经理部自行采购的材料实行价格总监督，严格控制采购成本。申请采购单在总裁最后签批后，财务审计部对需采购的物资事前进行价格审核，并报总裁审批，材料设备部要在上级审核的价格内进行采购。采购后，财务审计部对采购的主要物资的单据价格进行再审核。发现未在审核价格内进行采购的，及时向分管领导反映，由分管领导提出处理意见。财务审计部要及时了解、掌握主要采购物资的市场价格，对其审核的物资采购价格承担相应责任。第五章 质量检验与监督严把进货质量关，所购材料需要检测试验的，其质量以试验部门出具的质量检验报告为准，做到每批材料都有检验报告单，对不符合技术要求的材料，材料设备部要及时将情况上报分管领导，同时及时与供货单位联系处理。对材料设备部购买的一切材料，各使用单位有权进行全面质量监督，发现问题及时与材料设备部联系，杜绝不合格的材料验收入库。对本公司不具备检测条件的所购物资，可由试验室委托相关外部单位进行检测。大宗物资必须要求供货单位出具由国家认定检测机构出具的质量合格检验报告。第六章 采购过程管理对需要招标采购的材料、机械设备，由材料设备部编制招标文件，由分管领导安排成立招标工作组根据采购材料、机械设备的特点，临时组建相关技术人员进行评标，评标人员采取不固定的方式进行组合。材料设备部对每次招标文件及投标单位的资料进行整理归档，做好资料保存，凡参与招标人员，须对招标有关事项严格保密，工作人员不得将投标单位的报价及招标情况私自泄漏，更不得有损害公司利益的情况发生。材料、机械设备如需在外地进行考察订货的，由总裁亲自或委派分管负责人带组前往。材料设备部采购钢筋、水泥、沥青、沙石等大宗施工材料时，必须有材料设备部至少两人参加谈判定价，最终购买价由材料设备部会同分管领导商议决定。材料设备部采购施工设备、试验仪器设备和测绘仪器，在与供货商谈价时，必须有材料设备部和工程管理部人员参加谈判定价，最终购买价由材料设备部会同分管领导商议决定。一切外购的材料、机械设备，材料设备部均应严格按批准计划采购，如有变更或追加计划，按书面通知执行，杜绝盲目购进物资，增加库存。分期付款采购合同签定后，材料设备部每月初编制分期付款计划，报总裁审批，审批完成后由材料设备部按审批程序办理付款手续，完成分期付款。公司采购的一切物资，在最后一笔款支付前，材料设备部必须向供货商索要发票，由材料设备部审核结算报财务审计部。第七章 物资出入库管理材料设备部负责验收、管理、调拨所购物资，材料设备部应经常与使用部门保持联系，了解物品的使用情况，管理控制库房，迅速高效的完成本职工作。材料库管理员应积极配合材料设备部、工程管理部及财务审计部门做好每月的盘点对帐工作，做到帐物相符、帐卡相符、帐帐相符。货物入库必须严格检验，根据购买的数量及规格，检查货物的质量，符合要求方可入库。货物入库时要分类码放整齐，保持物品的完好无损、存放合理，及时办理入库手续，登记有关帐卡。发货时要做到按规章制度办事，领货手续不全不予发货，如遇特殊原因需要发货，需得到总裁的审批方可出库。发货后要及时按发货单办理物品的出库手续，登记有关帐卡。物品进库后由于保管不当及发放混乱造成的货损货差，其损失金额由材料库管理员承担，并通过会议决定，在工资中扣除损失金额。项目经理部对经常用品应保持适量库存，以降低多次采购成本，但库存不能太多，以免积压浪费。各项目经理部由于自身施工材料计划不当，施工结束，工程剩余物资材料由材料设备部回购，项目经理部不得自行处理。材料设备部门应根据物资情况拟定回购价格后方可验收入库（未经加工过的钢材按原调拨价80%-85%折价入库，沥青包装完好的按原调拨价75%-80%折价入库，水泥属季节性物资，按调拨价40%折价入库，其余加工过的钢材和经过使用，但还可利用的旧物品，为不造成资产流失，可按帐外物资登记入库）。爆炸物品的管理：各项目经理部根据工地施工情况编制爆炸物品（炸药、雷管、导火索等）计划时，应尽量避免工程完工后此类物品的剩余，避免增加保管、运输上的困难。如出现此类物品剩余，必须和当地公安部门妥善解决退回或其他处理事宜。第八章 其它事项材料设备部人员应做到各负其责，勤奋工作，不断提高自身的业务素质