采购工作流水建议.doc

采购工作流水建议(初拟)该建议主要是针对采购日常工作做备忘记录,记录每日工作流水账,分时间段检查、日总结、周总结、月总结及年度总结。采购工作事情比较多,容易混淆，好记性不如烂笔头。做好记录,理清头绪,减少工作失误,提高工作效率。每日工作流水账主要记录以下内容：1领导指示及工作安排：主要记录领导提出的问题、解决时间、解决方案、回复领导内容及时间记录,可有效及时完成工作任务,以防忘记；2供应商合作记录：包括电话记录、供应商到访、拜访供应商,附上提供的资料:名片、样品、样本、价格、材料、生产能力、起订货量、交货时间及付款方式等。摘出供应商见面重要内容,协调结果及时间记录；重要事件，需要供应商签字或者传真签章确认。3传真记录:记录传真大致内容、时间、及是否已经回传、回传时间，做到及时确认；4合同记录：记录合同大致内容、时间、及是否已经回传、回传时间、供应商答复内容,并及时解决异议,并记录；每日分两次检查完成量,以防忘记：中午检查早上完成事件,并用其他颜色笔打钩；未完成事件,下午重点完成。下午检查今天完成事件,并用其他颜色笔打钩；未完成事件另外摘出,注明完成事件解决时间。对于较难或者难完成事件,及时向领导报告,提出解决方案。另每日需将完成事件及未完成用邮件形式发给领导备案,方便跟踪。总结:工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个处理。 学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质等相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。要求供应商处理事后得交书面说明。尽量做好工作总结：对所做的工作，每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。做好供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。要持续对订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，并能与供应商做个合适的谈判结论。职业习惯：要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名真正优秀的采购员。附件：1、采购知识汇总2、采购总结的六大黄金“潜规则”采购知识汇总采购的分类（一）按价格分类1.招标采购 2.询价采购 3.比价采购 4.议价采购 5.定价采购 6.公开市场采购（二）按采购主体分类1.个人采购2.集团采购（三）按采购方法分类1.传统采购2.科学采购 1）订货点采购2）MRP采购3）JIT采购4）供应链采购 5）电子商务采购采购的价值（一）采购利润杠杆效应使得采购在企业管理中具有重要地位的原因首先在于采购存在“利润杠杆效应”。正是这个效应的存在才使得企业的高层管理者们想方设法在采购上下功夫，为企业“挤”出更多的利润，也正是因为如此才使得采购部门越来越受到这个微利时代的企业高层管理者们更多的重视。举个例子，假设一个企业50%的资金用于采购原材料，其税前利润为10%，那么它每收入10万元，它将获得1万元的利润，并且这10万元收入中将有5万元用于采购，我们假设采购部经过努力降低了2%的采购成本，那么在利润中将增加1000元，如果换成通过增加销售来获取这1000元利润的话，那么要增加10%的销售额才能实现，即卖多1万元才行。但是不要简单的将2%和10%进行比较，因为要降低2%的采购成本看似不难，但在实际作业中可能就要为这2%费尽心机，有时经过了努力但仍有可能达不到目标。（二）采购降低成本和技术革新除了直接降低采购价格，采购也能够以一种间接的方式对企业竞争地位的提高做出贡献。这种间接贡献以产品品种的标准化、质量成本的降低和产品交货时间的缩短等形式出现。在实践中，这些间接贡献通常比直接节省的金钱更实在采购部门的职责（一）核心职责1首要任务是保证本单位所需产品与服务的正常供应，以支持本单位生产及其他经营活动的顺利运作；2不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高货物质量；3控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本；4建立可*、最优的供应配套体系；5利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发；6建立并维护本企业、本公司的良好形象；7管理、控制好与采购相关的文件及信息。特别是要收集有关货物质量事故的信息，重点是造成产品质量或设备故障的货物信息，这些信息也将作为评价供应商的重要依据。（二）其他职责从采购管理的角度讲，其他职责包括制定并实施采购的方针、策略、流程、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我评估，建立培养稳定并有创造性的专业采购队伍等等。采购管理部门的职责（1）供应商的选择与评价（2）保证公司在采购价格上的优势（3）制定采购制度和设计合理的采购流程（4）提高采购效率（5）控制采购风险整体采购成本整体采购成本又称战略采购成本，是除采购成本之外考虑到原材料或零部件在本企业产品的全部寿命周期过程中所发生的成本，它包括采购在市场调研、自制或采购决策、产品预开发与开发中的供应商参与、供应商交货、库存、生产、出货测试、售后服务等整个供应链中各环节所产生的费用对成本的影响。按功能来划分，整体采购成本发生在以下的过程中：开发过程、采购过程、企划过程、质量过程、服务过程。大幅度降低采购成本的绝佳途径美国密歇根州立大学一项全球范围内的采购与供应链研究结果表明：在所有的降低采购成本的方式当中，供应商参与产品开发最具潜力，成本的降低可达42%，利用供应商的技术与工艺则可降低成本40%，利用供应商开展即时生产可降低成本20%，供应商改进质量可降低成本14%，而通过改进采购过程以及价格谈判等仅可达到11%。欧洲某专业机构的另一项调查也得出类似结果：在采购过程中通过价格谈判降低成本的幅度一般在3%5%，通过采购市场调研比较、优化供应商平均可降低成本3%10%，通过发展伙伴型供应商并对供应商进行综合改进可降低成本10%25%，而供应商早期参与产品开发成本降低可达10%50%。由此可见，降低采购成本的最高境界是“上游”采购，亦即在产品开发过程中充分有效地利用供应商。采购员必备的能力一，成本意识与价值分析能力二，预测能力（指对价格和供应量的预测）三，表达能力四，良好的人际沟通与协调能力（与供应商、与管理部门、与营销部门、与生管部门、与品管部门、与生产现场、与财务部门、与技术部门、与仓储部门）五，专业知识（指所经办的产品知识）采购的原则（5R原则）采购就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量商品的活动采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来展开工作5R原则：适时（Right time）、适质(Right quality)、适量(Right quantity)、适价(Right price)、适地(Right place)采购程序的关键步骤一，发现需求二，对需求进行描述，即对所需的物品、商品或服务的特点和数量准确加以说明三，确定可能的供应商并对其加以分析四，确定价格和采购条件五，拟定并发出采购订单六，对订单进行跟踪并/或催货七，接受并检验收到的货物八，结清发票并支付货款九，维护纪录战略联盟与伙伴关系实施流程1，建立满足企业需求的战略2，组建支持战略联盟与伙伴关系的内部结构3，识别联盟或伙伴关系的机会4，确定联盟或伙伴关系的候选人5，与候选者高级领导接触6，评价联盟或伙伴关系的候选人7，与候选人谈判8，培育并发展联盟与伙伴关系战略联盟与伙伴关系的关键成功因素1，高层管理的承诺2，严格的供应商选择过程3，持续努力的改进4，目标的一致5，联盟与伙伴关系支持体系和文件6，不断关注双赢机会7，广泛沟通和分享信息8，建立信任9，资源让步10，成功的明显标志或指标11，关于联盟与伙伴关系目标和期望利益的内部教育12，人员发生变动时保持联盟与伙伴关系的能力供应商选择决策决定和某个供应商进行大量业务往来通常需要一系列合理的标准。良好的采购技术是决策背后尽可能合理的论证过程。通常情况下，采购方对供应上能否满足自己的质量、数量、交付、价格、服务目标等的观察将支配决策结果。与这些基本采购目标相关的还有一些更重要的供应商品质，包括历史纪录、设备与技术力量、财务状况、组织与管理、声誉、系统、程序柔性、通信、劳资关系、位置等。显然，采购性质与数量会影响各项目标的权数，因此，我们需要提供证据来支持自己的选择决策。例如：对于工程师在新产品设计中用到的小批量新线路板来说，质量和迅速交付比价格重要得多。供应商应该是当地的，以便同设计工程师保持联络，此外还要有良好的技术保证。另一方面，批量生产所需的大量已设计好的线路板订货则需要将价格视为关键因素之一。通常，交付应该按时，而不必迅速。由此可见，即使技术规格的要求完全一样，供应商选择标准的权数也有不同。正是对组织要求的敏感性才是优秀采购人员有别于一般的采购人员。无法接受的供应商绩效是所有采购者希望避免的结果之一，因为它会使成本远远超出最初的采购比例，并且破坏部门间的关系，损坏供应商声誉，削弱顾客满意程度。采购员应如何规避采购风险对采购员风险评估行为的调查表明：与未经审查和不熟悉的供应商做交易存在的风险是很大的。同样的，常规、重复采购存在的风险决不低于新的或以较低标准采购的风险。通常来说，对于不熟悉的材料、部件、装备、供应商和增加的资金数量而言，风险看起来较高。采购员可以采取一系列的行动去避免、减轻、转嫁、限制或者抵制风险。例如，一个采购员可以试图通过征求意见和建议来转嫁风险，像技术意见;采购员也许需要投标合同、履行合同或者支付合同以抵制风险；或是通过双重或多重供应源而非单一供应源来降低风险。采购员也可以通过协商支付条款来限制风险：条款允许当确定支付日到期时可以分期付款，但是保留一部分的付款，直到完成和接受了所提供的服务为止。当一个采购员采取了如下的行动：如挑选一个供应商，或者转换供应商，或者同意一定的条款和条件时，他或她应该清楚地知道采取这些措施带给以下三者的风险：所做出的决定对公司的影响、预期回报以及这两者间的权衡。采购员从单方面和总体上对风险和回报间平衡的评估，应该指导采购员的决定。采购总结的六大黄金“潜规则”人得永远在成长中去学习总结，也许这些话语现在看来并不是黄金，但却是一个人生中无法丢失的财富。1、采购部门必须要得到有效的监察和控制。且要公心、综合实力强的人才去担当，最好不要一个人是多人，或者说是高层领导，甚至是老板自己。采购的确是一个非常感敏的部门，经济命脉在这里开始，采购每购回的物料不仅仅是花掉的公司的钱，很多时侯是采购花出的钱掌握着这个企业的生死兴衰，一个小的东西可能因为监控不好，出现了后果有时是因私利或责任心不到位，良心不足而酿大祸。采购的价格的高低要质量前提保证去谈。因此质量的定性与控制需要人去抓。只有规范了质量技术要求后才能去这个范畴寻找圈内的供应商，做到性价服务三比，做到监督与检测的前提前价格才是真成本。2、采购经理工作的重心应放在监督指导上，而不是采购工作上。一个经理要带好一帮人，是要付出很多的心血的。不是说每天像螺丝钉一样不停去拧紧每一环，去跟催每一次货，去参与每一项采购具体的细节。甚到自己去担当采购工作，那么他的精力是有限的，他会很难把重心放在去防患未然上。再说如果一个采购经理勤于参与采购细节，采购员会感到责任有人担，事情有人做，责任心会减弱，会很多时侯听侯领导指导。这样采购的不严谨细节就会发生，供应商就会明白，谁说了能算。真正做好采购，要让供应商知道是市场说了算，是竞争说了算，是他们的竞争对手说了算，是公平竞争的结果才是最好的状态.。3、采购员自身的工作做得越细，越详尽，越有根有据、有分析，对采购管理者更有威力和杀伤力。一个人要领导信服他的工作能力，首先他必须是一个心细眼明的人。细到对自己每做的一个工作细节让领导很难挑出你的毛病，他所做的每一件事，在尊重领导的同事，必须是让别人没有什么刺可挑的，让周围的人去检测你的工作能力，不是让领导通过自己告知领导，自己很能干。这就是一个心境坦荡的人，问心无愧的人要用心去做的。只有做好了工作的细节，什么样的领导都会坦然的接受。当然这里我认识到做人做事，做到了“同情才会施舍，理解才会支持”这句话的含义。自己的为人处事，让周围的同事能同情你工作的难度，得到了别人的同情，得到了别人的理解，人际交往相处融洽，工作才会做得更加顺利。自己不懂不可怕，只要懂得如何去向懂得人沟通就是一个好方向。4、物料供应商要有足够的备用和替换的商家。 供应商的培养是要花时间和精力的，由于产品结构变动，由于老供应商的更新跟不上我们的需求，老供应商无法完成采购订单，质量无法保障，我们在仓促之中也很难得找到好的商家进来。甚至有时我们可能会牺牲一时短暂的利益，也要给物料多备一两个可用的商家。在不是很急的单子给新客户足够的时间去感受参与我们合作的兴趣。有时做生意就是放长线钓大鱼。没有人愿意和采购方做生意，采购方受限于某一供应商，这的确是采购的悲哀。5、从打样开