印章管理制度.doc

印章管理制度 1 目的为严格控制集团公司印章的审批权限及使用风险，特制订如下管理制度。2 范围2.1 本制度规定了内部通用文件中印章的使用与管理。2.2 本制度适用于集团公司各部门和下属公司。3 术语本制度中所涉及印章种类大体可分为行政印章与业务印章两类，行政印章种类明细有：企业法人公章、系统职能部门行政印章等印鉴证明；业务章种类明细有：企业合同专用章、企业财务专用章等印鉴证明。4 职责集团内各类对外流通印章的刻制、下发、改刻、废止、回收及销毁必须经集团公司批准，各类印章种类增改或废止时，印章管理部门须填报印章增减申报表。4.1 印章的刻制。集团有限公司法人公章、集团下属企业法人公章、在集团公司及下属企业单位依法办理工商登记后，经集团公司批准，由集团总裁办负责刻制；系统职能部门的行政印章则根据各事业部机构设置情况，由各集团下属企业办公室提出方案，经集团下属企业总经理或有权人批准后统一刻制，并限于内部使用；业务印章由业务主管部门根据业务开展需要，报经业务分管副总裁或有权人批准后统一刻制。其他部门不得擅自刻制印章；印章刻制完毕必须做好印鉴预留工作。4.2 印章的下发。集团下属企业法人公章及集团公司直属职能部门印章由集团总裁办统一下发；集团下属企业职能部门的行政印章由集团下属企业办公室统一下发；集团公司业务印章及集团下属企业业务印章由集团公司业务主管部门统一下发；各类印章下发时均需做好交接登记工作，详细填写印章交接登记薄。4.3 印章的启用。印章管理部门（原发放部门）在印章启用前一般应将启用时间、印章式样等以文件形式告知有关单位。4.4 印章的保管。集团有限公司法人公章、集团下属企业法人公章、集团有限公司合同专用章、财务专用章统一由集团公司指定专人保管；集团公司直属职能部门行政印章由机构负责人或负责人指定的专人保管；集团下属企业职能部门的行政印章由集团下属企业职印章管理制度 第5页 共4页GA/ M0112B能部门负责人或负责人指定的专人保管。集团下属企业业务印章由集团下属企业业务部门负责人保管。保管人发生更换的，必须做好交接登记工作。4.5 用印检查。印章管理部门（原发放部门）应定期对各印章司印人员的用印情况进行检查，发现问题应及时整改；各类印章使用后，责任保管部门须及时登记并保存使用记录台帐。4.6 印章的停用。当机构名称变更或机构撤销时，该机构印章即行停用，停用印章要发文告知相关单位。停用的废印是企业法人公章、集团公司直属职能部门行政印章和业务印章，由集团总裁办指定人员保存处理；是集团下属企业职能部门的行政印章，统一交各集团下属企业办公室负责保存处理；是集团下属企业职能部门业务印章的，统一交集团业务主管部门保存处理。4.7 印章的存档和销毁。印章管理部门（原发放部门）要及时收回废旧印章，并进行登记销帐。对于有保存价值的印章要妥善保管，并登记造册；对于一般或临时性用途的印章，应按规定程序销毁。所有印章销毁前必须留下印模，并报经刻制审批人或有权人批准后，在指定地点由两人负责销毁，同时在销毁清册上签字确认。5 司印人员职责5.1 司印人员直接对司印结果负责，用印时必须对文件、报表、合同、规章制度等要求盖章的资料是否已经最终批准人批准加以审核。对不符合用印条件的资料，司印人员有权予以退回；遇有违规用印要求的，司印人员在拒绝用印后，有权将情况向上级主管领导直至总裁汇报。对留档的用印申请单，司印人员应及时进行编号，保证可追溯性。5.2 行政印章的司印人员应将印章存放在安全、有保险设施的地方，尽量做到专柜保管，平日随用随锁，严防私用、盗用和不按规定使用印章。业务印章的司印人员应按业务管理制度的规定，严格管理并规范使用印章。5.3 行政用印必须经过事先批准。用印者应根据用印类别，认真填写用印申请单，报经最终批准人核准。已经有权人签发的公文可以免填用印申请单。5.4 司印人员应严格遵循“按实盖印”原则，绝不允许给空白文件和凭证盖章，也不能随便委托他人代为盖章。5.5 司印人员外出或请假较长时间，应办理印章交接登记手续，以保证正常用印。6 企业公章使用规范6.1 集团总裁及各事业部总经理负责审核与本企业业务经营活动有重大关联、涉及本企业重大利益或政策性问题、企业形象问题的公章使用事项，具体包括：a .所有对外合同、协议或具有合同成立作用的承诺；b .涉及本企业经营管理规章制度和重大决策的正式公文；c .涉及企业资本结构、对外投资、资产负债、盈利税收等重要财务数据的对外报表、相关资料或评估报告；d .对外报送的重要工作汇报；涉及本企业重大利益的诉讼、请示、报告、申请、说明、声明、告示；涉及本企业形象的大宗宣传项目；e .其他需要由总裁及事业部总经理最终核准的事项。6.2 本企业分管领导班子成员负责审核总裁或各事业部总经理授权范围内、本企业制度规定的公章使用事项。具体包括：a .各级部门要求报送的常规性业务报告和报表；一般性的宣传资料；b .对外联系工作事项；c .本企业员工对外出示的单位证明、介绍信；d .银行询征函、验资报告、保函业务及立项申请书等业务活动需使用企业公章的（使用方法及核准权限另行制定操作细则）；e .其他需要由分管总裁最终核准的。6.3 集团公司下属各企业单位所持有的企业公章用途范围只限办理日常的常规证明活动，未经授权不得私自承办对外融资信贷、资产抵押及其他担保事项。6.4 集团公司下属各企业单位所持有的企业公章所承办的对外证明活动中，凡涉及金额价值单笔或累计当月金额价值总额超过审批权限的，须事先书面申请报经集团公司批准（具体审批权限另见授权文件）。6.5 各系统职能部门职责范围内工作事项，如公、检、法、司等机构来我企业查帐后需予盖章确认的、已经集团公司书面核准对外申请办理的工作事项需使用公章的、有本企业正式文件为依据的各类奖状、表扬信、结业证书等证书需加盖公章的，由集团公司统一授权后经相关职能部门主管审核签名即可用印。6.6 企业公章应当场使用，不得外借外带。本企业法定代表人需携带公章外出使用的，应办理“企业公章外带登记”手续。7 各系统职能部门行政章使用规范7.1 各系统职能部门行政章使用审核范围包括：a.各系统职能部门公文、内部报表、报告等资料的用印；b.集团公司授权范围内、本企业制度规定工作事项的用印；c.集团公司业务管理制度对各系统职能部门行政章的使用和适用另有规定的，按业务管理制度的规定执行。7.2 禁止各系统职能部门超出授权范围外使用印章，各系统职能部门行政章不得用于出具资信证明、对外担保、签订合同等。8 业务印章使用规范业务印章的使用和适用按集团公司业务管理制度及业务主管部门的要求执行。9 罚则9.1 对于检查中发现存在用印情况同保留的用印申请单不相符或未达到审批权限等违反本制度规定的，印章管理部门将视情节轻重，给予有关责任人以相应的处罚。9.2 对于擅自用印或在空白资料上加盖印章等违规行为，造成我企业对外声誉的影响或造成我行经济损失的，将追究其经济赔偿责任，并处予降级或免职，同时追究领导责任。9.3 对违反本规定，性质特别恶劣，造成我企业重大利益损失的，对直接责任人给予待岗，直至开除的处罚，同时对直接管理者追究领导责任；情节严重构成犯罪的，将依法追究法律责任。7 附录7.1 相关文件7.2 相关记录印章增减申报表（GA/RM0112-01B）用印申请单（GA/RM0112-02B）印章交接登记薄（GA/RM0112-03B）印章管理表（GA/RM0112-04B）印章使用登记台帐（GA/RM0112-05B）印章销毁清册（GA/RM0112-06B）印章借用申请单（GA/RM0112-07B）7.3 相关流程图公章申盖流程图附加说明：本制度由办公室负责起草。本制度由办公室负责解释。印章增减申请表GA/RM0112-01B申报部门申报人申报时间印章名称使用范围预留印鉴变更意见增加 废止 有效期限申报部门意见审核部门意见审批人意见用印申请单GA/RM0112-02B申请部门申请人部门主管申报时间印章名称申印文件名称文件份数存档部门文件内容分管领导意见审核部门意见审批人意见（存根联）用印申请单GA/RM0112-02B申请部门申请人部门主管申报时间印章名称申印文件名称文件份数存档部门文件内容分管领导意见审核部门意见审批人意见（申请联）吉奥集团有限公司印章管理表公章名称： GA/RM0112-04B样章：负责人签名经办/接管日期刻章经办第一保管人第二保管人第三保管人吉奥集团有限公司印章管理表公章名称： GA/RM0112-04B样章：负责人签名经办/接管日期刻章经办第一保管人第二保管人第三保管人吉奥集团有限公司印章管理表公章名称： GA/RM0112-04B 样章：负责人签名经办/接管日期刻章经办第一保管人第二保管人第三保管人吉奥集团有限公司印章管理表公章名称： GA/RM0112-04B 样章：负责人签名经办/接管日期刻章经办第一保管人第二保管人第三保管人吉奥集团有限公司印章管理表公章名称： GA/RM0112-04B 样章：负责人签名经办/接管日期刻章经办第一保管人第二保管人第三保管人吉奥集团有限公司印章管理表公章名称： GA/RM0112-04B 样章：负责人签名经办/接管日期刻章经办第一保管人第二保管人第三保管人印章交接登记薄GA/RM0112-03B序号印章名称启用日期预留印鉴使用状态交接人接交人交接日期印章使用登记台帐GA/RM0112-05B序号印章名称使用日期使用部门使用人用途司印人备注（复印件）印章销毁清册 GA/RM0112-06B序号印章名称启用日期预留印鉴审核人审批人销毁人销毁日期印章借用申请单GA/RM0112-07B借用部门借用人借用印章名 称用途归还时间部门领导签 字印章保管部门签字总经理批 准说明：1、印章利用单位填写“印章利用申请单”。2、用印的资料为非合同性质的资料，需本单位主管领导、副总裁级有效审批人签批同意后方可用印。2、用印的资料若是属合同性质，在本单位主管领导签批同意后，应先应通过办公室法务审核，再请副总裁级有效审批人签批，同意后方可用印。3、办理印章外带手续时，应在“印章利用申请单”上注明外带原因、使用范围（外带盖章的资料名称）、拟归还时间。4、