Excel服务器认证工程师培训教材3.doc

图 21点击【确定】，画板关闭，回到模板的设计状态，保存模板。在工作流画板上，可以拖动任务图形，改变其位置；也可以在选中一条连线后，拖动连线两端的红色连接点，改变连线与任务图形的连接位置1.1 操作工作流本节以费用报销流程为例，叙述表单如何按工作流的规定进行流转，同时说明在定义了工作流的情况下，表单的填报、修改、删除的操作方式发生了哪些变化。1.1.1 启动工作流用销售员小宋的帐户xiaosong登录，输入一份费用报销单，如下图：图 22在填制费用报销单时，光标无法进入第5行以下的区域，因为这是工作流的第一步，此步骤的有效区域只包括了5个数据项：报销单号、费用类别、报销人、申请日期、事由。另外，尽管我们设置了“部门领导签字”的数据填写规范是“当前用户姓名”，但因为“部门领导签字”不是本步骤的有效区域，所以当前用户姓名“小宋”不会出现在“部门领导签字”处。保存报销单，打开“我的工作台”，会看到这张报销单的信息。请注意，选中这张报销单后，在工具栏上有“新建”和“查看”，而没有“修改”和“删除”。 图 23在有工作流的情况下，不能对表单数据直接进行修改和删除，而是代之以“重做”和“撤销”1.1.2 处理待办事宜按照工作流的定义，刚才小宋填制的报销单会直接提交到小宋的上级-销售部肖部zha长那里审批。现在改用肖部长的帐户xiaobz登录（回顾第3章的练习，在那里我们建立了帐户），在我的工作台中出现一条待办事宜，如下图：图 24 在我的工作台中查看待办事宜点击工具栏按钮【办理】，打开这张待审批的报销单，报销单内容显示在屏幕上，但不能改，只有“部门审批意见”、“部门领导签字”两处能输入内容。因为我们在定义工作流时，已指定“部门审批”任务的有效区域只有这两个数据项。图 25 办理待办事宜输入审批意见后，保存，把销单窗口关闭，再回到我的工作台中，我们会发现待办事宜列表中已经没有内容了。处理待办事宜的时候，可以使用报表工具栏上的两个按钮。【暂存】按钮：暂存和保存的区别是，暂存后，此项依然还在待办事宜列表中。【退回】按钮：可以直接退给交办人。交办人将在自己的待办事宜列表中看到被退回的事项。1.1.3 查看工作进度工作流是多人协同完成一件事情的典型例子。流程中的个人，除了完成自己份内的工作外，还经常要关心其他人的工作进行情况。在我们的费用报销的例子中，如果报销人提出申请之后，希望了解审批进行到了哪一步，可以这样来做：1） 用小宋的帐户登录2） 打开我的工作台3） 展开左侧树型中的“已处理工作”，选择“费用报销单_申请报销”，右侧列出所有本人提交的报销单。选中要查看的那一条，右击鼠标，弹出菜单，如下图所示：图 26 查看已处理工作的后续进展4） 选择“查看进度”，弹出如下的对话框：图 27 工作流进度可以看到肖部长已经完成审批。报销单已转到财务部钱部长那里等待审核。1.1.4 重做和撤销在有工作流的情况下，一份表单要经过多次流转，最终在我的工作台中显示的数据是多个步骤综合作用的结果。每个步骤一经提交，在后续步骤还没有办理的情况下，是可以修改的，后续步骤一旦办理，就不能再改动，除非请后续步骤的办理人把这份表单“退回来”。也即，带工作流的表单，不能按通常的方式做“修改”和“删除”，只能是“逆”表单提交的顺序，步步后退式地进行“重做”和“撤销”。以上面的报销单为例，假设小宋填报了报销单之后，发现报销金额写错了，要修改，可以这样操作：1） 打开我的工作台。2） 在已处理工作中找到提交的那张报销单3） 选择右键菜单“重做”，如下图所示：4） 很遗憾，系统给出了这样的提示：图 28为什么？因为我们通过查看工作进度已经看到了，后续步骤“部门审批”已被肖部长办理完了。怎么办？请肖部长这张报销单退回来（撤消审批）。5） 现在断开连接，用肖部长的帐户登录。6） 在我的工作台中展开“费用报销单”模板，找到这张报销单，点击鼠标右键，选择弹出菜单“撤销”图 29 “撤销”已处理工作7） 系统提示：“本步工作已被撤销”。点击“待办事宜”，可看到这张报销单重新回到待办事宜列表中，等待再次被审批。8） 重新用小宋的帐户登录9） 如第3）步一般重做，这次系统会打开这张报销单，修改报销金额，保存。报销单被再次提交审批。1.2 本章练习改进第6章建立的订单模板，加上工作流，包含两个任务，第一个任务是制单，有效区域是除“审批人”、“审批日期”、“审批意见”外的所有字段；第二个任务是审批，有效区域是“审批人”、“审批日期”和“审批意见”，由“销售部销售部长”执行。第2章、 回写公式表间公式还有一种特殊的类型，称为回写公式。普通的表间公式的作用是利用以前输入的数据填充当前表单，而回写公式的作用是利用当前表单所填的数据刷新已存在的数据，方向刚好相反。在前面的章节中，我们已经建立了物料表模板，其中记录着每种物料的当前库存量，这一章，我们要建立一个出库单模板，它根据订单的内容进行出库，每次出库之后，要根据出库数量动态调整物料表上的当前库存量，这样才能保证库存数据的正确。我们要在出库单模板上定义“回写公式”实现数据的动态调整、同步更新。图 21 回写公式示意2.1 建立出库单模板本节建立本章的例子模板-出库单模板，同时复习前面章节的内容。表样建立出库单模板，表样如下图所示图 22 出库单模板表样输入若干Excel公式：单元格/区域公式作用G7:G10=E5*F5金额数量单价G9=SUM(G5:G8)计算合计金额数据表定义定义两个数据表：“出库单_主表”和“出库单_明细”图 23 “出库单_主表”数据项定义图 24 “出库单_明细”数据表定义数据规范定义一个数据规范“订单号下拉列表”，并设置其为“出库单_主表”中“订单号”字段的填写规范。图 25定义自动编号“出库单号”，并设置其为“出库单_主表”中“单号”字段的填写规范。表间公式定义定义一条表间公式，当输入“订单号”之后，自动把该订单的明细信息查出来，填充到“出库单_明细”上。图 262.2 用回写公式更新数据本节我们来定义回写公式，实现根据出库单的数据实时更新物料表的当前库存信息。2.2.1 定义回写公式按以下步骤操作1） 打开出库单模板，进入设计状态2） 选择菜单【模板】【定义表间公式】，打开“表间公式”窗口3） 点击【新增】按钮，打开“选择表间公式类型”窗口，选择第二项“回写（修改）”，点击【确定】。图 27 选择表间公式类型4） 弹出“回写公式”对话框，公式名称输入“保存时减少库存量”，应用时机为“保存时”，如图：图 28 定义回写公式5） 点击【选择数据表】按钮，弹出“选择数据表”窗口，选择“物料表”，按【确定】回到“回写公式”窗口。图 29 选择数据表6） 回到“回写公式”窗口，点击【筛选条件】按钮，弹出“输入表达式”对话框，输入筛选条件：物料表.物料编码 = 本报表.Sheet1:编码，按【确定】回到“回写公式”窗口。7） 点击【回写数据项】按钮，弹出“定义回写数据项”按钮，在最后一行“当前库存数量”的左侧双击。双击此处输入表达式 图 2108） 弹出“输入表达式”窗口，输入表达式为：物料表.当前库存数量 - 本报表.Sheet1:数量，按【确定】回到“定义回写数据项”窗口。9） 按【确定】回到“回写公式”窗口，完整的回写公式如下：图 21110） 按【保存】回到“表间公式”窗口，点击【关闭】这条回写公式的意思是：当出库保存的时候，按照出库单上的编码在物料表中找到该物料的信息，修改其当前库存数量：在原来的基础（物料表.当前库存数量）上，减去本出库单上的出库数量（- 本报表.Sheet1:数量）。2.2.2 回写公式成对出现因为表单有保存也会有删除，待办事宜有提交也会有撤销，所以回写公式通常要成对出现。下面我们再定义一条表间公式，说明当出库单一旦删除，如何把相应物料的出库数量恢复为原值。回写公式定义如下图：图 212 删除或撤销时执行的回写公式2.2.3 应用回写公式请读者自行练习，输入一份出库单，保存，然后到我的工作台中查看物料表，看其当前库存数量的变化；随后删除此出库单，再次观察物料的当前库存数量发生了什么变化。2.3 回写公式练习在出库单模板上，我们对“订单号”字段设置了数据规范，那里是一个下拉列表，包含所有订单号。这里有一个问题，假设我们针对订单号“001”已经填写了出库单，再次填写下一张出库单时，“001”还是会出现在订单号下拉列表中，这就有可能导致重复，一份订单做了两次出库。如果能做到每填一张出库单，订单号下拉列表中自动就能减少一项，也就是说，让订单号下拉列表中只包含未填过出库单的订单信息，就可以解决这个问题。本节我们以此问题为例，复习回写公式的应用订单模板增加“状态”字段打开订单模板，进入设计状态，在表样上增加“状态”，如图，按以下步骤操作：图 213 订单模板增加“状态”字段1） 选中C14单元格，点击鼠标右键，选择菜单【定义单一数据项】2） 弹出“定义单一数据项”窗口，点击【左侧单元命名】，点击【下一步】3） 选中“添加到以下数据表”，下拉选择“订单_主表”，如图，点击【下一步】图 2144） 选择“状态”的数据类型为“文字(20字以内)”，点击【完成】图 215用回写公式动态刷新订单状态下面请读者自行练习，在出库单模板上增加两条回写公式：保存出库单时把订单的状态改为“已发货”；删除出库单时把订单的状态置为空白。图 216图 217在表达式中，如果需要用到字符型的常量，需要用单引号括起来。用表间公式构造下拉列表我们在“出库单”模板上通过一个数据规范构造了订单号的下拉列表，填写出库单的时候，可以选择需要的订单号。这里存在一个问题，假如针对一份订单，例如001号，已经开具了出库单，那么继续开具出库单的时候，就不能再选择001号订单了，否则发生了重复出库，所以，确切地说，我们需要的不是“订单号”的下拉列表，而是“未发货的订单号”的下拉列表。现在，我们来学习另一种构造下拉列表的方式-通过表间公式来构造下拉列表1） 在出库单模板上定义表间公式，数据源选择“订单_主表”，筛选条件输入：订单_主表.状态已发货。2） 构造填充方式如下，注意“操作”要选成“构造下拉选项”图 2183） 完整定义的表间公式如下，注意我们选择的填充方式是“打开后自动执行（初始填报）”图 2194） 关闭模板请读者自行练习，连续填两张出库单，注意观察订单号下拉列表中内容的变化通过表间公式构造下拉选项的操作有两种选择，一是“构造下拉选项”，二是“构造可编辑下拉”，它们的区别是：如果选择了“构造可编辑下拉”，则填报时，不仅可以从下拉列表中选择，还可以手工输入下拉选项中不存在的内容。思考题假如我们让销售员来填写订单，我们希望“客户名称”下拉列表中出现的都是销售员本人负责的客户，不出现他人的客户，该如何改进订单模板？2.4 模板锁定通过表间公式和回写公式的学习，我们始终在认识和强化一个观念-“系统”的观念，我们要做的是一个信息“系统”，信息系统不同于单纯的数据处理，系统中的各类信息不是孤立存在的，实际的业务流程决定了不同种类的信息之间的关系，它们要彼此参照，彼此同步，相互制约。基于上节的例子-根据出库单动态刷新订单的状态，我们再举一个例子-限制一份订单一旦发货，便不可以修改和删除。1） 用设计者的身份登录到客户端，选择菜单【模板】【打开模板】2） 选择“订单”模板，点击【更改属性】按钮，打开“模板属性”窗口。3） 切换到“版本”标签，勾选“满足下列表达式的报表将被锁定，不可修改和删除”，点击【表达式】按钮。图 2204） 输入表达式，结果如图：图 2215） 点击【确定】现在去填写一份出库单，保存，然后到我的工作台中查看订单信息，我们会发现，出库的订单的状态已变成“已发货”，并标志了锁定。此时若选中该订单，工具栏上只有【查看】，没有【修改】和【删除】图 222第3章、 数据查询本章学习数据查询的各种方法，包括l 在我的工作台中查询数据l 自定义查询l 定义查询模板，通过表间公式做综合查询3.1 我的工作台中查询数据对单一模板的数据进行查询，最简单的方式是通过我的工作台提供的功能完成在我的工作台中分页显示数据当模板数据比较多时，可以在我的工作台中分页显示，如图，在右侧数据表格的上方，可输入每页的记录条数，以及进行翻页和跳转到指定页的操作。图 31 在我的工作台中分页显示数据在我的工作台中进行查找在左侧树型中点中模板名称，该模板已填写的所有数据列示在右侧的列表中。点击窗口上方的“查找”工具栏按钮，弹出以下窗口，可输入查找条件：图 32 输入查找条件窗口中列出了所有可用作查找条件的数据项。如果您需要按某数据项进行查找，点击此项旁边的“比较”栏，可从下拉列表中选取某个比较运算符，再输入比较值。可同时针对多个数据项指定比较条件，这些条件必须同时成立。所有条件都输入完成后，按【确定】，窗口关闭，右侧列表中显示所有符合条件的数据。我的工作台中分类显示数据数据较多时，还可以在我的工作台左侧的模板名称之下，区分子文件夹，分类显示数据，如下图所示。分类方法需要在“管理数据表”窗口中定义，具体操作请参见第6章。图 33 在我的工作台中分类显示数据3.1.2 从我的工作台中导出数据某些时候，我们可能需要把我的工作台中看到的数据导入到一个本地文件中，进行再加工，或发送给他人。Excel服务器提供了导出我的工作台中数据的功能。是否允许用户导出数据，需要在模板的“高级查阅权限”中设置。设置导出权限1） 打开“模板属性”窗口，切换到“最终查阅权限”标签2） 点击【高级查阅权限】按钮，打开“高级查阅权限”窗口3） 在“允许导出”栏打勾，指定哪些角色可以导出数据图 344） 点击【确定】，回到上一级窗口，再次点击【确定】5） 关闭模板。导出数据清单在我的工作台左侧选中要导出数据的模板，点击右键，选择弹出窗口【导出.】【导出成Excel文件】，在弹出窗口中选择目录，输入文件名，则把右侧显示的客户信息导出到指定的Excel文件中。图 35 导出数据批量打印（或导出）表单文件某些时候，我们需要把查询到的数据按照模板的表样批量打印或批量导出表单文件，方法是：1） 在右侧数据表格的上方勾选“多选”，则每条记录的左侧出现复选框。图 36 设置多选2） 在“选择”列选中要打印或导出的数据，然后在左侧模板名称节点上点右键，选择弹出菜单【导出或打印Excel文件】，按提示操作即可。3.2 设计查询模板通过我的工作台只能完成比较简单的数据查询，更多的时候，我们需要设计查询模板，通过表间公式来完成数据的查询工作。看这样一个例子，假设您是销售部的统计员，月底您要制作一张本月（2007年5月）销售情况的汇总表，如下图所示：图 37 销售台账表样设想一下您手工制作这张表格时的情形：您把本月发生的订单都拿到手边来，拿过一张订单，把上面的订单日期抄写到B4，订单编号抄写到C4，客户名称抄写到D4，录入人抄写到I4，然后把这张订单放到一边；再拿过一张订单，订单日期抄写到B5，订单编号抄写到C5，客户名称抄写到D5，录入人抄写到I5，最后，每一张订单上的信息都已抄到台帐上，2007年5月的销售台账就做完了。当然，所谓的“抄写”也可以是“拷贝/粘贴”。把上面的制作台账的过程用一句话叙述一下，就是：找来2007年5月1日至2007年5月31日之间登记的所有的订单，把其中的信息“抄写/拷贝粘贴”到台账的对应栏目中，每一张订单登记台帐中的一行。注意到我们已经建立了订单模板，所有的订单信息都已经输入计算机了，所以这种“抄写/拷贝粘贴”过程完全可以定义成一条表间公式，由计算机自动完成。3.2.1 建立销售台帐模板下面我们尝试用另一种建立模板-把一个普通的Excel文件“另存为模板”。1） 按上图表样建立一个Excel文件，命名为“销售台帐.xls”2） 用Admin帐户登录3） 打开文件“销售台帐.xls”。4） 选择菜单“模板另存为模板”图 38 把一个普通的Excel文件另存为模板5） 弹出“新建模板”窗口，选择“建立新模板”。6） 弹出“模板属性”窗口，输入模板的编号、名称，注意要选中“本模板为纯查询报表”。图7-3设置某模板为“纯查询”7） 设置“初始填报权限”，按【确定】，进入模板设计状态。8） 在销售台帐模板上定义两个数据表：“销售台帐_主表”和“销售台帐_明细”销售台帐_主表：主键区域字段名数据类型必填填写规范其它C2起始日期日期E2:F2截止日期日期当前日期销售台帐_明细：主键区域字段名数据类型必填填写规范其它B4:B10订单日期日期C4:C10订单号文字(20字以内)D4:D10客户名称名称或地址E4:E10产品名称名称或地址F4:F10规格型号文字(100字以内)G4:G10订货数量小数H4:H10订货金额金额I4:I10销售员文字(20字以内)3.2.2 按时间查询订单信息表间公式的来源数据是两个数据表在销售台帐模板上定义这样一条表间公式：图 39 表间公式的来源数据是两个表注意它们和我们以前定义的表间公式相比有了两点不同：1）来源数据是两个表；2）填充方式中有的字段从订单_主表中取值，有的从订单_明细中取值。手动应用表间公式1） 新填一张销售台账，输入起始日期和结束日期2） 单击工具栏上的“应用公式”按钮。图 310 手工应用表间公式3） 弹出应用公式对话框，选中“简单查询”左侧的复选框，按【应用】，如图：图 311 选择要应用的表间公式4） 对话框关闭，订单信息自动填充到台账上。顾名思义，“纯查询”模板只是用来查看数据，不能保存。若填报销售台帐时点击，系统没有任何响应。3.2.3 控制表间公式结果的排序我们可以设置表间公式结果的排序方式。假设我们希望归集到销售台帐中的订单信息按订单日期由早到晚排序，同一天的订单按客户名称排序，可以这样做：1） 打开销售台帐模板，进入设计状态。2） 选择菜单“模板定义表间公式”。3） 弹出“表间公式窗口”，选中“简单查询”，点击【修改】按钮。图 312 修改表间公式4） 弹出“定义表间公式”窗口，点击【填充方式】，弹出“填充方式”窗口。5） 选择“订单日期”的排序方式为“升序”，选择“客户名称”的排序方式为升序。如图。点击【确定】图 313 设置表间公式结果的排序6） 回到“定义表间公式”窗口，公式内容显示如图，在填充方式的“订单日期”和“客户名称”后面加上了排序方式。图 3147） 点击【确定】，回到“表间公式”窗口，点击【关闭】8） 关闭模板。好了，现在再去填报一下销售台帐，应用“简单查询”表间公式，观察一下排序的效果。假如我们希望的排序顺序是：先按照客户名称排，客户名称相同的再按订单日期排，那么不仅需要设置“订单日期”和“客户名称”的排序方式，还需要点击“填充方式”窗口上的【上移】或【下移】按钮，把“客户名称”移到“订单日期”之上。3.2.4 表间关联下面我们来对销售台帐模板做一下改进：我们希望同时看到每份订单的销售是由哪个大区实现的。向数据表中增加字段1） 修改一下销售台帐的表样，在右方增加一列：大区图 315 在销售台帐的表样中增加一列2） 选中区域J4:J10，然后选择菜单“模板定义重复数据项”3） 出现“定义重复数据项窗口”，选择【按行】，上方标题行数1，选中“数据区域可向下扩展”，点击【下一步】4） 在下一步出现的窗口中，选择“添加到以下数据表”，表名选择“销售台帐_明细”，点击【下一步】图 316 新数据项添加到数据表5） 设置“大区”的数据类型，然后点【完成】图 317 设置新数据项的数据类型为什么要做表间关联现在来分析一下问题。我们看到，除了“大区”以外，销售台帐上的其它内容都可以从“订单”得到。但是“订单”上偏偏没有大区的信息。怎么办呢？订单上虽然没有大区的信息，但是有客户的信息，根据客户的信息找到对应的“客户登记表”，就可以查到该客户所属的大区。请看图7-13的示意：销售台帐的数据来自两个不同的模板-“订单”和“客户登记表”，这两个模板上有共同的数据项“客户编号”，通过这个共同的数据项，我们说两个模板之间有了一种“关联”，同一个客户的“订单”和“客户登记表”的数据可以组合起来，形成销售台帐中的一条信息。图 318 表间关联的示意定义带表间关联的表间公式1） 在销售台帐模板上新建表间公式，输入公式名称“表间关联查询”，应用方式选择“手动执行”。2） 点击【来源数据】，弹出“选择数据表”窗口。3） 选择三个数据表“订单_主表”、“订单_明细”和“客户登记表”，在窗口下半部分的表格中选择输入表间关联条件图 319 输入表间关联条件4） 点击【确定】，回到“定义表间公式”窗口。5） 继续数据筛选条件和填充方式，最后完成的表间公式如下：图 320 带表间关联条件的表间公式3.2.5 组合条件查询现在进一步改进销售台账模板，在表头再增加两个条件：产品名称和客户名称，我们希望对四个条件做组合查询：起止时间必须给定，如果给出了产品名称，则查询起止时间段内该产品的订单，否则查询起止时间段内全部产品的订单；客户名称条件也是一样，若给出客户名称，则查该客户的，否则，查全部客户的。下面我们仅用一条表间公式，来涵盖所有可能的组合情况。1） 如下图所示，在“销售台账_主表”中增加两个字段：品名、客户名图 321 表头增加条件字段2） 把已经定义的表间公式“表间关联查询”另存为一条新公式“组合条件查询”。3） 修改“组合条件查询”表间公式，更改其筛选条件，最终结果为：图 322 组合条件查询表间公式下面解释一下修改后的筛选条件。我们在筛选条件中增加了两项，首先是：本报表.Sheet1:品名= 或者 订单_明细.产品名称=本报表.Sheet1:品名假设全部订单中包含有p1和p2两个品名，我们看看这个条件会得到什么结果，如果我们不输入品名条件，则无论订单的品名是p1还是p2，上述条件均满足（因为此时，本报表.Sheet1:品名=，“或者”的前半部分满足），所以能查出所有品名的订单；当我们输入品名条件，比如p1，此时本报表.Sheet1:品名，“或者”的前半部分不满足，对于品名为p1的订单，“或者”的后半部分满足，所以只能查询出品名为p1的订单。增加的第二个条件，关于客户名的筛选，原理是一样的，只是其中用到了“形如”比较运算符。“形如”是一个字符串比较运算符，我们说A形如B，意思是A包含了B的内容，例如：“中国北京”形如“北京”，这是成立的，因为“中国北京”中包含了“北京”二字，但是“中国北京”形如“京都”，就不成立了。利用“形如”比较，用户可以不必记得客户的完整名称，只记得几个字，比如，“客户名”条件处输入“山东”，则可以查询处所有“客户名称”中包含“山东”字样的客户的订单信息。3.2.6 链接到相关表单我们在“销售台帐”模板上，通过定义表间公式，可以查询出符合条件的订单列表，但是如果要了解每份订单的完整信息，还需要到我的工作台中具体找到这张订单，打开它，才能看到。下面我们学习一种在查询模板上，方便地查看具体订单的方法：我们在销售台帐上的每个订单号下面加一个超级链接，点击这个链接，直接就可以打开这份订单。如图：图 323为了达到上述目的，我们需要对“销售台帐_明细”中的“订单号”字段进行设置，指定在该字段上构造一个超级链接，链接到对应的订单。按以下步骤操作：1） 打开“销售台帐”模板，进入设计状态2） 打开“管理数据表”窗口，选择“销售台帐_明细”表，点击【字段定义】3） 选中“订单号”字段，在窗口下半部分选择“链接”标签，勾选“链接到以下报表”，选择链接模板为“订单”，链接字段为“订单_主表.订单编号”，如图：图 3244） 点击【修改字段】，点击【返回】5） 回到上一级窗口，再次点击【返回】。6） 关闭模板。3.3 自定义查询通过设计查询模板，定义表间公式，可以实现各种复杂的数据查询需求。如果不要求打印查询结果，还可以直接在我的工作台中定义“查询”，“查询”实质上就是表间公式，只不过它的结果不需要填充到模板上，而是可以在我的工作台中直接显示。下面定义一个查询，直接显示每个客户的订单信息。1） 用设计者身份登录2） 选择菜单【模板】【新建查询】，弹出“定义查询”窗口，输入查询名称，选择所属分类。图 325 定义查询3） 就像定义一条表间公式一样，选择数据源为“客户表”、“订单_主表”和“订单_明细”，并指定表间关联条件“客户表.客户编号=订单_主表.客户编号”4） 点击【定义数据项】，输入数据项，结果如下图：图 3265） 切换到“查阅权限”标签，设置查阅权限，如图：图 327 设置自定义查询的查阅权限6） 点击【保存】现在打开我的工作台，我们看到左侧菜单中指定的分类之下，出现了新建立的查询名称，点击此名称，右侧显示查询信息，如图：图 328针对自定义查询中显示的信息，还可以进行【查找】、【导出到Excel文件】等操作。自定义查询也是可以定义筛选条件的，但是和表间公式不同，自定义查询的条件中没有变量（即所谓的本报表字段），但是可以出现系统变量，如当前用户姓名、当前日期等）练习修改本节建立的自定义查询，加入筛选条件：订单_主表.录入人=系统变量.当前用户姓名，然后分别用Admin、小宋、老李的帐户登录，观察“客户订单信息”查询中显示的内容有什么不同，并解释为什么不同。第4章、 统计报表本章针对几种常见的统计报表的模式，学习表间公式在不同情况下的具体运用。4.1 普通汇总4.1.1 建立销售日报模板1） 建立如下图所示的销售日报模板图 41 销售日报模板表样2） 定义两个数据表日报1_主表主键区域字段名数据类型必填填写规范其它C2日期日期当前日期日报1_明细主键区域字段名数据类型必填填写规范其它B4:B9产品名称名称或地址C4:C9当日数量小数D4:D9当日金额金额4.1.2 用表间公式汇总数据在销售日报模板上定义一条表间公式1） 新建表间公式，公式名称为“汇总”，应用方式选中“筛选条件改变后自动执行”和“手动执行”。2） 选择来源数据为“订单_主表”和“订单_明细”3） 筛选条件输入“订单_主表.订单日期 = 本报表.Sheet1:日期”4） 输入“填充方式”，注意输入“当日数量”的填充表达式时，要展开选项列表中“订单_明细.数量”左侧的小加号，然后双击其下的“合计(订单_明细.数量)”，如图8-2所示图 42 使用统计函数“合计”、“平均”、“最大值”、“最小值”等统称为统计函数，可单击“输入表达式”窗口的分类列表中的“统计函数”，察看所有可用的统计函数。5） 最后完成的表间公式如下：图 43 带统计函数的表间公式6） 关闭模板。7） 现在填报一张销售日报，输入日期，我们会看到该日的各种产品的合计订单数量各订单金额自动统计到日报上。4.2 本期累计上节的销售日报过于简单，假设我们希望在日报上不仅要体现当天的销售情况，还要体现从月初到日报当天的累积销售情况，就像下图所示的这样：图 44 带本期累计的销售日报4.2.1 问题分析来分析一下这个问题的解决思路：当日数据的统计很容易，我们在8.1节已经实现了，主要的问题的本月累计怎么做。注意一点，日报是要每天都要做的，也就是说，当我们作5日的日报时，4日的日报已存在了。这就给我们提供了解决问题的思路：今天的“本月累计”= 今天的当日数据+昨天日报上的“本月累计”数具体来说，在模板上增加几个字段：在G列增加“昨天累计数量”，H列增加昨天累计金额，模板全部设计好之后，可以把G列和H列隐藏。图 45 在日报上增加几个隐藏字段用表间公式去查询“昨天日报的本月累计”用Excel公式计算今天的本月累计：E5=C5+G5，余类推。另外，因为包含了“本月累计”，所以不能像上节那样，把产品名称和当日数量、当日金额一次性提取出来，这样会导致某产品由于当天没有订单就没有被包含在当天的日报上，但该产品可能当月的前些日子是有订单的，这样的日报无法正确地反映每种产品的本月累计。分析就到这里，下面实际地把这张日报做出来。4.2.2 建立模板新日报1） 按图10-5所示表样建立模板新日报2） 定义单一数据项：新日报_主表主键区域字段名数据类型必填填写规范其它C2日期日期当前日期3） 选中B5:H14，定义重复数据项。注意第一步的上方标题行数要输入2。 图 464） 最后定义好的数据表如下：图8-74.2.3 第一条公式-提取所有产品在新日报模板上新建如下的表间公式图8-8注意两处：1）应用方式我们选择了“打开后自动执行（初始填报）”，效果就是，当我们填报的时候，空白日报一打开，这条表间公式马上就执行。2）在显示方式处，我们选中了