档案信息化建设PPT课件

1 档案信息化建设 2 档案信息化建设 档案信息化建设概述档案信息化建设的概念和内涵 原则和内容 任务档案信息化基础建设档案信息化硬件建设 档案信息化软件建设 档案信息化标准规范建设数字档案资源建设档案数据库建设 传统载体档案的数字化数字档案馆建设数字档案馆概述 目标和要求 规划和实施 其他相关问题档案信息化保障体系建设档案信息化建设规划 人才队伍建设 社会服务体系建设 档案信息安全保障 3 1 档案信息化建设概述 发展历史档案信息化的概念和内涵 档案信息化的原则和内容档案信息化的任务 4 档案信息化的概念和内涵 档案信息化是一个过程 一个动态概念 是指应用信息技术生成 管理 开发利用档案的过程 档案信息化是以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向 以档案网络建设为基础 以档案信息资源建设为核心 以扩大档案信息资源开发利用为目标 以档案信息化人才队伍为依托 以政策法规 标准规范 管理制度等为保障的信息化工作体系 5 档案信息化的内涵 档案信息化建设是一个动态的概念 档案信息化建设是以信息技术的广泛应用为前提 档案信息化建设是一个复杂的系统工程 包括信息化基础设施 信息资源 信息技术与应用 信息产业 信息化法规和信息化人才等诸多要素 档案信息化建设的最终目的是加强档案信息资源的建设 管理和利用 6 档案信息化的基本原则 统筹规划 分步实施 统一标准 分级建设 需求导向 注重效益 经济适用 适当超前 持续发展 保障安全 7 档案信息化建设的内容 档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面 具体内容包括 信息化基础建设档案信息资源建设应用系统建设保障体系建设 包括开法规政策 人才队伍 安全保障等各方面的保障条件 8 档案信息化建设的主要目标 十一五 目标 加大管理力度 全面整合各类档案资源 促进档案信息资源总量增加 质量提高 结构优化 加强多形式多层次共享平台建设 推进服务机制创新 促进档案信息资源的公开 共享和再利用 全面提升档案信息资源开发利用水平和能力 加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境 建立长效发展机制 9 十一五档案信息化建设的主要任务 根据 统一领导 标准先行 利用优先 分步实施 的原则 有序推进传统载体档案数字化进程 充分利用信息化手段 对国家综合档案馆馆藏档案进行数字化加工和数据资源整合 制定统一标准 规范档案数字化与网络化建设 按照共建共享 互联互通的要求 建立与完善国家档案信息目录数据库 纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库 适时启动数字档案建设与社会化服务工程 规范电子文件归档 管理与接收工作 建立健全电子档案接收机制和相关规章制度 利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输 采集和档案发布 进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设 10 2 档案信息化基础建设 档案信息化硬件建设档案信息化软件建设档案信息化标准规范建设 11 1 档案信息化硬件建设 档案信息化基础设施建设包括数字化加工和存储设备 网络环境的构建等内容 数字化加工和存储设备 如扫描仪等网络连接设备 常用的网络设备有网卡 中继器 网桥 路由器 网关 调制解调器等 服务器 如Web服务器 电子邮件服务器 数据库服务器 应用服务器等 网络布线 包括6个子系统 12 2 档案信息化软件建设 数据库系统档案管理系统 13 数据库系统 数据库是以一定组织形式存储在一起的相关数据的集合 按照数据库所采用的不同数据模型 可将数据库划分为层次型数据库 网络型数据库 关系型数据库和对象型数据库等 14 数据库系统的特点 可实现数据共享数据的冗余度少 数据的独立性高 数据实现集中控制 数据的一致性和可维护性 15 档案管理软件的基本要求 符合标准规范要求具有一定的灵活性和可扩充性 具有较高的数据处理和检索性能 开放性和易用性安全性和可靠性数据的相对独立性和可迁移性 16 档案管理软件的功能要求 国家档案局2001年发布的 档案管理软件功能要求暂行规定 提出 档案管理软件应具备以下基本功能 数据管理功能 整理编目功能 利用查询功能 辅助实体管理功能 安全保密功能 系统维护功能 17 3 档案信息化标准规范建设 标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件 从标准规范的内容看 包括信息化基础设施 信息化资源标准 网络通信标准 信息安全标准 业务应用标准 项目管理标准等方面 从标准规范的适用范围和应用层次看 可以分为管理性标准规范 业务性标准规范和技术性标准规范 18 档案信息化标准规范的建设原则 符合国家信息化和档案管理的有关方针政策 符合国情并适合国家和不同地区之间的标准衔接 优先采用国际标准 具有综合性和可操作性 具有导向性 区分不同情况 科学 有序地制定档案信息化标准体系 19 档案信息化标准规范的体系构成 档案信息化标准规范体系应当涵盖档案信息化建设的各个方面 可分为管理 业务 技术三个层面 包括国际标准 国家标准 行业标准 地方标准 规范性文件等类型 按内容范围可分为以下方面 数字档案资源建设 电子文件的归档管理 档案信息化基础设施建设 档案信息化应用系统建设 数字档案资源的开发利用 档案信息安全 其他方面 20 现有档案信息化建设标准规范介绍 1996年2月发布的档案行业标准 磁性载体档案管理与保护规范 DA T15 1995 1999年2月国家标准 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 GB T17678 1999 2002年12月 国家标准 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 2003年7月 国家档案局发布 电子公文归档管理暂行办法 2005年4月 国家档案局同时发布了 公务电子邮件归档与管理规则 DA T32 2005 纸质档案数字化技术规范 DA T31 2005 等三个标准2006年3月 国家标准 中国档案机读目录格式 GB T20163 2006 2008年4月 国家档案局发布了 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA T38 2008 21 3 数字档案资源建设 档案数据库建设传统载体档案的数字化电子文件的收集档案信息资源的数字化整合 略去 22 1 档案数据库建设 档案数据库建设是档案信息化建设中应用最早 最为广泛的一项基础性工作 是数字档案资源建设的首要任务 档案信息数据库 是按照档案管理的规律组织在一起 彼此之间相互独立而又相互联系的可共享档案数据集合 根据档案数据库的数据形式和数据类型 可分为档案目录数据库 档案全文数据库和多媒体档案数据库 23 档案数据库的特点 规律性共享性专业性多样性 24 档案数据库的设计 档案数据库的设计过程可分为五个步骤 数据库需求分析概念设计逻辑设计物理设计加载测试 25 档案数据库的主要应用 档案目录数据服务通过建立反映馆 室 藏内容和成分的目录检索体系 获得某一类或某份档案文件信息著录项目的一种利用方式 档案全文数据服务通过直接提供档案文件或其复制品的一种利用方式 26 档案目录数据库 是将著录 标引后形成的 反映档案内容和形式等各种特征的规范档案目录数据 依照一定的格式存入数据库 通过数据库管理系统排序等处理 形成由计算机管理和检索的目录数据体系 档案目录数据库主要包括文件级档案目录数据库和案卷级档案目录数据库 27 档案全文数据库和多媒体档案数据库 是指通过多媒体技术 汉字扫描识别技术 压缩技术等数字化技术手段 将文字 录音 录像 图形 照片 缩微胶片等传统载体形式档案的文本信息内容转换成数字编码的各类档案数据 或者直接采集各类数字形式的电子档案数据 并应用计算机技术进行存储和管理 形成计算机环境下可利用的信息共享的档案数据库 两种途径 一是存量档案的数字化 二是增量档案的电子化 28 传统载体档案的数字化 指通过一定的技术手段 将存储在传统载体上的 以模拟形态存在的档案信息转化为数字形态存在的 计算机可识别和处理的信息 并加以存储 组织 检索和维护的过程 29 档案数字化的基本原则 价值性原则 在资源优先的情况下 优先选择珍贵档案进行数字化 实用性原则 即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化 开放性原则 应优先选择非涉密 已经开放的档案文献进行数字化 特色性原则 即选择本单位有特色的档案资源进行数字化 30 档案数字化过程 管理流程开展档案数字化的需求调研制订档案数字化工作计划组建队伍 配备相关条件 监控档案数字化工作的开展 评估数字化工作成果 业务流程包括前处理 数字化加工 信息组织 信息存储 信息服务 信息维护等过程 31 档案数字化的推荐格式和技术参数 略 32 纸质档案的数字化 是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工 将其转化为存储在磁带 磁盘 光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程 33 纸质档案数字化的业务流程 档案整理 档案扫描 图像处理 图像存储 目录建库 数据挂接 数据验收 数据备份 数字化成果管理 34 4 数字档案馆建设 数字档案馆建设概述目标和要求规划和实施其他相关问题 35 1 数字档案馆概念 数字档案馆是建立在现代信息技术和网络技术的应用基础上 以标准化 数字化 网络化 智能化 多媒体技术等主要手段 以多元化 异构性的档案信息资源为处理对象 通过对数字档案资源的采集 加工和集成管理 实现档案信息资源利用和共享的超大规模 分布式 可扩展的数字信息系统 36 数字档案馆的特点 管理工作的自动化信息资源的数字化和集成化基础工作的标准化信息传输的网络化利用服务的主动化技术应用的综合化 37 2 数字档案馆建设的目标和原则 目标 为数字档案的管理 数字档案馆的运作以及传统档案的数字化提出完整的解决方案 通过开发先进适用的应用系统 建立相关的业务规范和标准 建设各类数字档案资源库 实现区域档案信息资源的共建共享 原则 统筹规划需求导向手段创新持续发展 38 数字档案馆的基本要求 以公益性为主以资源建设为核心统一标准规范开放建设与利益共享开发与引进相结合 39 3 数字档案馆的规划和实施 组织规划 略 系统构架和运作模式广义的数字档案馆是由一个个相对独立的个体数字档案馆所组成 其间包括数字档案资源的共建协调子系统 数字档案资源的调度和共享协调子系统 数字档案信息资源管理子系统 数字档案资源维护子系统等组成 系统构架 一般应包括以下五个层次 应用界面层 信息服务层 元数据存储层 异构资源集成整合层和分布式资源存储层 40 数字档案馆的基础设施建设 硬件基础建设网络环境的构建三网建设 41 数字档案馆的信息资源采集范围 传统馆藏档案的数字化成果和馆藏档案目录数据库建设 各立档单位移交的电子文件 行业 专题档案信息资源库 互联网上其他具有档案价值的信息 42 数字档案馆的信息资源开发利用 馆藏档案信息资源数据库的查询利用服务网络档案信息资源的检索利用服务档案利用咨询服务档案信息传送服务电子商务服务个性化服务 43 建立数字档案馆的科学评价体系 馆藏评价技术评价服务评价管理评价效益评价 44 数字档案馆建设相关问题 包括数字化信息生成 数字档案的标识和存储 数据自动分类和智能化信息检索 数字档案信息的长久保存和安全 系统构架设计等方面 目前实现数字信息长期保存的技术措施主要有更新 技术典藏 模拟和迁移等方式 电子文件长期保存文件格式的选择应遵循以下原则 满足需求 通用 信息安全 代价最小 可扩展等 推荐选择的文件格式应具有支持真实性验证 格式透明 不绑定软硬件 格式自包含 格式自描述 固定显示 持续可理解 持续可用 可转换 易存储 适合长久保存等特征 45 数字档案馆的元数据编制和分布式资源调度利用 要对数字档案馆的海量数字化信息资源进行有效的存储 组织管理和检索利用 必须对数字化文档信息按照标准格式进行详细的描述 著录和标引 建立元数据库 元数据在数字档案馆建设中的作用主要体现在 保障电子文档的真实性 完整性和有效性 有助于对电子文档信息的组织 维护 检索 有助于异构平台和不同类型数据的整合和共享 在数字档案馆建设中 一般采用分离存储或混合式存储的方式 46 5 档案信息化保障体系建设 档案信息化建设规划人才队伍建设社会服务体系建设档案信息安全保障 47 1 档案信息化建设规划 档案信息化建设规划包括两个层面 宏观规划和微观规划 宏观规划是指在档案行政管理部门对全国或一个地区 一个行业的档案信息化在未来几年要完成的任务和达到的目标进行部署 为信息化建设指明发展方向和目标 微观规划是针对一个档案局馆或一个机关 企事业单位未来几年档案信息化工作作出的总体安排 48 档案信息化建设规划的要求 制订档案信息化建设规划应与国家 地区 行业的信息化整体规划相衔接 制订规划应明确需求 认真论证 制订规划应因地制宜 正确定位 制订规划要明确目标 科学分解 49 档案信息化人才队伍建设 加强对档案信息化人才队伍建设的组织领导积极开展档案信息化人才的教育培训工作突出档案信息化人才队伍建设的重点 50 档案信息化建设社会服务体系 在档案信息化建设中 目前采用比较多的社会力量参与方式是信息技术外包 即以合同的方式委托信息技术供应商提供所需要的部分或全部信息技术功能 档案部门的信息技术外包业务分为以下三种类型软件业务外包 档案数字化转换 档案网站建设或数字档案馆建设工程业务的部分或全部外包 将信息技术资产 人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理 51 档案信息化建设社会服务中的风险管理 制定外包项目的科学管理策略具备一定的信息技术能力注重内外部门的协调运作 52 档案信息安全保障 档案信息安全可