印信证照管理制度(201109).docx

印信证照管理制度第一章 总 则第一条 印信证照是企业法人的资格证明，是企业进行经营管理活动的资信证明，直接关系企业的根本利益和安全。为保护公司法定权益，促使集团内公司的印信证照刻制、保管、使用合法性、严肃性、规范性，特制定本制度。第二条 印信证照包括公司印章，董事长、总经理私章，合同专用章，部门业务章，财务专用章，银行印鉴章；企业营业执照正副本、法人代码证、经营许可证、税务登记证、特许经销证、技术合格证、银行款卡等，以及各种证照的影印件、介绍信等。第二章 印信证照的管理第三条 凡对内对外使用的具有代表性的印信证照，集团本部统一由集团行政管理部、子公司由总经理授权综合管理部指定专人（可兼任）管理，财务类印信证照由各财务部指定专人（可兼任）管理。印信专管员需在集团行政管理部备案，有异动需重新备案。第四条 印信专管员权利义务：（一） 印信专管员应保证印章证照的安全，按流程审批、规范使用。用印审批凭据或单位领导签批件的复印件应留档，保存三年以上。（二）印信专管员负责为其管理的印章办理印章留样备案表（附件一）。（三）建立印信证照使用台帐，该台帐应注明印章使用日期、部门、用印人、用途、用印数量和批准人等，盖章依据及重要资料的盖章原件须复印留底。（四）印信专管员发生请假、出差、离职等情况，应按规定与单位指定代理人办理交接工作，填写印章交接单（附件二），并交待注意事项。（五）下班时负责将其保管的各类印章证照置于专用保险柜或保险箱内，并保证密码不外泄。（六）负责按时对印信证照进行维护或证照期满前提请财务部年检。更新的证照及时传真一份集团行政管理部备份。（七）对没有办理审批手续而要使用印信证照，印信专管员可拒绝使用要求。否则，须追究印信专管员及相关人的责任。因印章证照使用、管理不慎给公司权益造成损害的，责任人需承担相应的赔偿责任。第五条 各单位刻制印章须填写印章新刻审批单（附件三），报集团行政管理部审核，经集团分管领导批准后，由申请单位负责人指定专人备齐资料到政府相关部门申请办理。第六条 印信证照若不慎遗失、损毁、被盗，印信专管员应第一时间向上级领导汇报，并报备集团行政管理部。如遗失公司印章、合同专用章、财务专用章等必须登报声明。第七条 印信证照如有下列情况时，应准予报废：（一）保管遗失时；（二）使用过程中损毁时；（三）字迹不明或脱落时；（四）因部门或业务变更及工作需要进行更新时。印信证照报废时应由保管部门提出申请，填写印章报废审批单（附件四），子公司由总经理批准后，需报集团行政管理部审核（子公司部门章除外，由子公司总经理核准后报废），集团由行政管理部提出申请，报集团分管领导核准。保管人连同印信送呈集团行政管理部，集团行政管理部根据情况留存或切角销毁。报废所在公司印信管理部门根据销毁印信证照所涉及的范围，发布停用通知。第三章 印信证照的使用第八条 使用单位印章和证照及其有效影印件，实行审批登记制度，审批权和执行权分开。第九条 印章使用审批流程：使用人填写用印审批单（附件五）部门经理意见公司总经理签批事业部总经理签批（重要文件：如涉及2千元以上标的的普通经济性合同，不包括汽车购销合同范本）集团行政管理部批准（合同标的大于5000元或没有具体金额但涉及单位包括但不限于对外的担保、抵押、借款等具有法律效力性的文件、合同、合作协议、函件等须填写合同审批表，并经集团行政管理部分管法律事务人员审核后）集团分管领导批准，印章保管人依据核准后的用印审批单给予盖章，并将审批单存档备查。第十条 印章、证照原件原则上不予外带。确因业务需要携带印章或者证照原件外出公务时，携带者必须经总经理或集团本部由集团分管领导批准并填写印章外出使用申请单（附件六），注明归还日期，保管人应按借用日期及时追索。必要时印信专管员需一同前往。第十一条 财务专用章、银行印鉴章、银行开户许可证、税务登记证、贷款卡、支票本由各单位财务部负责人指定专人管理，法定代表人私章由出纳管理。会计、出纳应妥善保管有关印信证照，按审批规定办理手续，建立使用台帐，履行管理职责并对其承担相应的经济责任和法律责任。第十二条 部门章、业务专用章由各单位总经理指定部门专人管理，严格按照规定的权限进行核准使用，出现问题将追究核准人及保管人责任。第十三条 严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，必须向单位汇报开具手续的用途，子公司须经事业部总经理同意，集团本部须经集团分管领导批准方可开具；待工作结束后，未使用的必须立即交回。第十四条 印信专管员应先让授权签约人签字并注明合同签订时间后方可用印，且在合缝处加盖合同专用章。禁止在填写不完整或手写的合同上用印。第四章 附 则第十五条 本制度解释权归集团行政管理部。第十六条 本制度由集团行政管理部负责根据管理需求进行必要的修订。第十七条 本制度于2011年9月拟定，自批准之日起实施，原有制度同时废止。第十八条 附件一：印章留样备案表、附件二: 印章交接单、附件三: 印章新刻审批单、附件四: 印章报废审批单、附件五: 用印审批单、附件六印章外出使用审批单。 附件一_公司印章留样备案表 编号：印章名称印章用途保管部门审批人刻制人启用时间年 月 日 时印信专管员印章留样： （留样）本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于 年 月 日起自公司_部门领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照集团印信证照管理制度规范使用印章，登录该印章的使用记录，保管相应的审批文件资料，若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失的，本人自愿赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司相应的处罚。 印信专管员：_ 日 期： 年 月 日 附件二_公司印章交接单 编号：部门名称申请人交接时间 年 月 日交接印章名称用印注意事项：1、 交接人双方的行为应遵守公司的印信证照管理制度之规定。2、 其他说明事项：_3、 印章留样： （留样） 4、 本印章自_年_月_日_时起经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人(签字)：_ 接收人(签字)：_ 时 间：_ 时 间：_印章授权人(签字)：_时 间：_说明：1、 公司章及法人章、公司合同章等公司对外的印章由公司总经理授权移交，集团公司印章由集团分管领导授权移交。2、 财务专用章、银行印鉴章等财务类印章由财务部最高负责人授权移交。3、 部门章由部门负责人授权移交。4、 证照移交可参照使用该表单。附件三_公司印章新刻审批单编号： 申请人申请时间申请印章全称申请原因部门经理总经理集团行政管理部集团分管领导集团董事长（涉及集团公司印章的）附件四_公司印章报废审批单 编号：申请印章全称申请报废原因启用时间年 月 日 时废止时间年 月 日 时印章留样： （留样）处理意见：交集团留存 去角销毁部门经理总经理集团行政管理部签批集团分管领导签批处理执行人签字：_时间：_ 印信专管员确认签字：_时间：_ 附件五：_公司用印审批单 编号： 申请部门申请人日期 年 月 日部门负责人审核意见文件名称正本/复印件份数用途说明申请用印名称 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件签 批（根据审批权限，分级签批，不需要填全所有栏）综合部负责人财务部负责人总经理签批事业部总经理签批集团行政管理部签批集团分管领导签批集团董事长用印情况已用印 申 请 人 签 名_ 时间_ ;已用印 印信专管员签名_ 时间_ ;备 注说明：1、涉及标的大于2000元以上的普通经济性合同，须填写合同审批表，并经集团行政管理部分管法律事务人员审核后，印信专管员方可用印。2、若涉及合同标的大于5000元或没具体金额但涉及单位包括但不限于对外的担保、抵押、借款等具有法律效力性的文件、合作协议、函件等，须填写合同审批表，并经集团行政管理部分管法律事务人员审核后，报集团分管领导批准后方可用印。3、以上用印完请管理人员留用印文件复印件存档备查。4、注意事项：用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。附件六_公司印章外出使用审批单 编号：部门名称申请时间 年 月 日印章名称使用原因使用时间年 月 日 时起至 年 月 日 时止外出用印责任人印章留样： （留样）本印章自_年_月_日_时起经印章授权人签字