档案管理讲座PPT课件

1 目录 工程档案一 工程准备阶段文件二 监理文件三 施工文件四 竣工图五 竣工验收文件六 归档时间七 归档文件的质量要求八 工程文件的立卷 2 文书档案一 文书档案归档范围二 文书保存年限三 立卷案卷质量要求四 归档要求五 归档时间文书处理及档案整理过程中出现的问题 3 概述档案是对国家 企业 有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案是保存备查对日后实际工作和研究有一定查考价值的文件 档案是维护公司合法权益的可靠法律凭证 是公司运作活动中重要资料依据 也是公司无形资产的重要组成部分和公司文化的重要体现及反映 4 档案的收集 整理 保管利用工作是一种专门科学 随着社会向前发展 档案的门类和载体不断增多 档案工作更加复杂 没有一定的专业知识是很难做好的 5 工程档案工程档案主体范围可分为 工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 6 一 工程准备阶段文件1 立项文件1 1项目建议书1 2项目建议书审批意见及前期工作通知书1 3可行性研究报告及附件1 4可行性研究报告审批意见1 5关于立项有关的会议纪要 领导讲话1 6专家建议文件1 7调查资料及项目评估研究材料 7 2 建设用地 征地 拆迁文件2 1选址申请及选址规划意见通知书2 2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书2 3拆迁安置意见 协议 方案等2 4建设用地规划许可证及其附件2 5划拨建设用地文件2 6国有土地使用证 8 3 勘察 测绘 设计文件3 1工程地质勘察报告3 2水文地质勘察报告 自然条件 地震调查3 3建设用地钉桩通知单 书 3 4地形测量和拨地测量成果报告3 5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书3 6初步设计图纸和说明3 7技术设计图纸和说明 9 3 8审定设计方案通知书及审查意见3 9有关行政主管部门 人防 环保 消防 交通 园林 市政 文物 通讯 白蚁防治 卫生等 批准文件或取得有关协议3 10施工图及其说明3 11设计计算书3 12政府部门对施工图设计文件的审批意见 10 4 招投标文件4 1勘察设计招投标文件4 2勘察设计承包合同4 3施工招投标文件4 4施工承包合同4 5工程监理招投标文件4 6监理委托合同 11 5 开工审批文件5 1建设项目列入年度计划的申报文件5 2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表5 3规划审批申报表及报送的文件和图纸5 4建设工程规划许可证及其附件5 5建设工程开工审查表5 6建设工程施工许可证5 7投资许可证 审计证明 缴纳绿化建设费等证明5 8工程质量监督手续 12 6 财务文件6 1工程投资估算材料6 2工程设计概算材料6 3施工图预算材料6 4施工预算 13 7 建设 施工 监理机构及负责人7 1工程项目管理机构 项目经理部 及负责人名单7 2工程项目监理机构 项目监理部 及负责人名单7 3工程项目施工管理机构 施工项目经理部 及负责人名单 14 二 监理文件1 监理规划2 监理月报中和监理会议纪要中的有关质问题3 进度控制4 质量控制5 造价控制6 分包资质7 监理通知8 合同与其他事项管理9 监理工作总结 15 三 施工文件1 土建 建筑与结构 安装工程1 1施工技术准备文件1 2施工现场准备1 3地基处理记录1 4工程图纸变更记录1 5施工材料预制构件质量证明及复试试验报告1 6施工试验记录 16 1 7隐蔽工程检查记1 8施工记录1 9工程质量事故处理记录1 10工程质量检验记录2 电气 给排水 消防 采暖 通风 空调 燃气 建筑智能化 电梯工程2 1一般施工记录2 2图纸变更记录2 3设备 产品质量检查 安装记录2 4预检记录 17 2 5隐蔽工程检查记录2 6施工试验记录2 7质量事故处理记录2 8工程质量检验记录3 室外工程3 1室外安装 给水 雨水 污水 热力 燃气 电讯 电力 照明 消防等 施工文件3 2室外建筑环境 建筑小品 水景 道路 园林绿化等 施工文件 18 四 竣工图 1 建筑安装工程竣工图1 1综合图1 2室外专业图1 3建筑竣工图1 4结构竣工图1 5装饰工程竣工图 19 1 6电气工程竣工图1 7给排水工程竣工图1 8采暖通风空调工程竣工图1 9燃气工程竣工图 20 五 竣工验收文件 1 工程竣工总结1 1工程概况表2 竣工验收记录2 1单位 子单位 工程质量验收记录2 2竣工验收证明书 21 六 归档时间 在工程竣工验收合格后三个月内最迟半年内 工程项目的直接责任人应将工程项目的全部档案资料向城建档案管或公司档案室移交归档 工程时间较长的 应分阶段立卷归档 22 七 归档文件的质量要求 1工程项目文件资料的收集 归档工作应与工程建设同步进行 2 工程项目竣工验收时 工程项目直接责任人应及时检查与接受由承包单位提交的工程项目档案资料 看其是否完整 准确 23 3 工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 4 工程文件应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 5 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅 297mmX210mm 图纸宜采用国家标准图幅 24 6 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 竣工图是工程项目的重要档案 所有竣工图均应加盖竣工图章 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 归档的竣工图的质量要求合格 25 6 1竣工图章示例如下 图 26 谢谢 请各位休息十分钟 然后接着培训 27 6 2竣工图章尺寸为 6 3竣工图章应使用不易褪色的红印泥 应盖在图标栏上方空白处 6 4利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面 的 应当重新绘制竣工图 28 7 不同幅面的工程图纸应统一折叠成 幅面 工程项目经理负责工程项目全过程的档案收集 并委派资料员将工程项目资料按工程进展顺序进行整理 每一项工程分前期准备 设计 施工 竣工四个阶段组卷 把同一阶段的材料组合成卷 如果一项工程形成材料较少 可几个阶段和组一卷 按规定要求 将工程资料立卷并及时送归城建档案管或公司档案室 29 八 工程文件的立卷 1 立卷的原则和方法1 1立卷应遵循工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用 1 2一个建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程组卷 30 1 3立卷可采用如下方法 1 3 1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 部分1 3 2工程准备阶段文件可按建设程序 专业 形成单位等组卷 1 3 3监理文件可按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 1 3 4施工文件可按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 31 1 3 5竣工图可按单位工程 专业等组卷 1 3 6竣工验收文件按单位工程 专业等组卷 2 立卷过程中宜遵循下列要求 2 1案卷不宜过厚 一般不超过 2 2案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 32 2 3卷内文件的排列2 3 1文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 2 3 2图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 2 3 4既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 33 2 4编制卷内文件页号应符合下列规定 2 4 1卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 页号从 开始 2 4 2页号编写位置 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右下角 34 2 4 3成套图纸或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页码 2 4 4案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 2 5卷内目录的编制应符合下列规定 2 5 1卷内目录式样宜符合本规范附录 的要求 35 附录B卷内目录式样 36 附录C卷内备考表式样 37 2 5 2序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 依次标注 2 5 3责任者 填写文件的直接形成单位和个人 有多个责任者时 选择两个主要责任者 其余用 等 代替 2 5 4文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 2 5 5文件题名 填写文件标题的全称 38 2 5 6日期 填写文件形成的日期 2 5 7页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填写起止页号 2 5 8卷内目录排列在卷内文件首页之前 2 6卷内备考表的编制应符合下列规定 2 6 1卷内备考表的式样宜符合本规范附录 的要求 39 2 6 2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数 各类文件页数 照片张数 以及立卷单位对案卷情况的说明 2 6 3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后 2 7案卷封面的编制应符合下列规定 2 7 1案卷封面的内容应包括 档号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 起止日期 密级 保管期限 共几卷 第几卷 40 2 7 2档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管单位填写 2 7 3档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号 档案馆代号由档案馆填写 2 7 4案卷题名应简明 准确地揭示卷内文件的内容 案卷题名应包括工程名称 专业名称 卷内文件的内容 2 7 5编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者 2 7 6起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 41 2 7 8保管期限分为永久 长期 短期三种期限永久是指工程档案需永久保存 一些工程立项文件 用地 征地文件 勘察设计文件 开工审批 图纸变更 竣工图及竣工验收文件长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命 工程招投标文件 一些监理文件和施工文件短期是指工程档案保存 年以下 施工预算及施工过程中安全措施 环保措施和施工记录同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长 42 2 7 9密级分为绝密 机密 秘密三种 同一案卷内有不同密级的文件 应以高密级为本卷密级 绝密指未经公开的区域性布局规划 总体规划和重要地区的详细规划档案资料机密指重要的基地现状图 规划总图及三级以上人防工程关键部位的设计 施工资料秘密指电力 供热 煤气 消防 防洪工程规划资料及管线综合图 43 2 8案卷装订2 8 1案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 既有文字材料 又有图纸的案卷应装订 装订应采用线绳三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便于保管和利用 2 8 2装订时必须剔除金属物 2 8 3卷盒 卷夹 案卷脊背2 8 4案卷装具一般采用卷盒 卷夹两种形式 44 文书档案 一 文书档案归档范围1 公司设立和变更的申请 审批 登记等方面的文件材料 包括公司章程及投资合同等 2 董事会或联合管理机构形成的文件材料3 财务 会计及其管理方面的文件材料4 劳动工资福利 认识 法律事务管理方面的文件材料 45 5 经营管理方面的文件材料6 产业 产权 证照 土地征用方面的文件材料7 本公司与有关单位签订的合同协议书等文件材料8 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书9 上级机关发来的与本公司有关的决定决议指示命令条例规定计划等文件材料 46 10 公司各部门的发文以及公司制订的计划统计预决算工作总结11 国际交流和合资企业来往文件协议报告和会谈纪要等文件材料12 重要的会议材料包括会议的通知报告决议总结领导人讲话典型发言会议简报会议记录等13 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励处分的文件材料14 其他具有利用和保存价值的文件材料 47 15 采购文件15 1采购项目实施前的文件材料15 2采购项目招标的文件材料15 3采购项目投标的文件材料15 4采购项目开标的文件材料15 5采购项目评标的文件材料15 6采购项目中标的文件材料15 7其他采购方式的文件材料 48 15 8采购项目合同15 9采购项目资金申请支付的文件材料15 10采购项目验收的文件材料15 11采购项目节余资金申请使用 返还 的文件材料15 12其他与采购项目 采购过程及采购完成情况有关的文件材料 49 16 设计文件 16 1设计合同或协议书16 2可行性研究报告 项目建议书的批文16 3环境影响评价资料及环境影响评价审批意见16 4消防 卫生防疫等有关部门的审查意见16 5有关专业提供的文字条件 条件表 条件图16 6 总体 方案评审会议纪要或总体设计方案评审表 50 16 7设计条件变更通知单16 8设计校核记录16 9设计审核记录16 10建筑专业将工艺专业或主导专业提出的蓝图条件归档16 11结构专业将建筑专业提出的蓝图条件归档16 12给排水专业将总图专业提出的蓝图条件归档 51 16 13其它专业的蓝图条件可不归档16 14工程设计质量检查报告注 纸制的设计底图和蓝图还是要专门保存的 有专门的图纸档案柜 印上编号和写上工程名称 不过底图和蓝图要分开存放 要不同的档案柜 52 17 经管文件17 1编制施工预决算国家现行的政策 法令 省 市统一的计量规则 及省市建筑与安装 工程综合预算定额书 17 2审核预算批准的施工图 施工方案 17 3编制竣工结算的要求文件17 4工程竣工报告 工程验收单和施工现场签证等决算必要的原始资料17 5经审查的原施工图预算或中标价 53 17 6当年政府有关政策性调差和结算事宜的补充规定文件 17 7经批准的设计单位修改和变更的设计通知书 17 8建设单位 设计单位 施工单位共同会审的会议纪要文件 工程合同的有关条款 17 9现行地区单价估价表 材料预算价格费用标准 17 10招标文件 54 二 文书的保存年限1 永久保存文书包括章程股东大会及董事会议事记录 重要的制度性规定 重要的契约书协议书登记注册文书股票关系书类 重要的诉讼关系文书 重要的政府许可证书 有关公司历史的文书决算书和其他重要的文书 55 2 保存十五年文书包括请求审批提案文书人事任命文书奖金工资与津贴 有关文书财务会计账簿传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书3 保存十年文书指不需要保存十五年的次重要文书4 保存五年文书指无关紧要或者临时性文书如果是调查报告原件则由所在部门主管负责确定保存年限 56 三 立卷案卷质量要求1 案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同的价值便于保管和利用2 归档的文件材料种数份数以及每份文件的页数均应齐全完整 57 3 在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件 印件与定稿 请示与批复 转发文件与原件多种文字形成的同一文件分别立在一起 不得分开文电应合一立卷 绝密文电单独立卷 少数普通文电如果与绝密文电有密切联系也可随同绝密文电立卷 58 4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 但跨年度的请示与批复放在复文年立卷 没有复文的放在请示年立卷 跨年度的规划放在针对的第一年立卷 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开幕年 其他文件的立卷按照有关规定执行 59 5 卷内文件材料应区别不同情况进行排列 密不可分的文件材料应依序排列在一起即批复在前请示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后 其他文件材料依其形成规律或特点应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列6 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号 60 7 永久长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录填写的字迹要工整卷内目录放在卷首8 有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内若无情况可说明也应将立卷人检查人的姓名和日期填上以示负责备考表应置卷尾9 案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写字迹要工整清晰 61 10 案卷的装订和案卷各部分的排列格式 装订前卷内文件材料要去掉金属物 对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱字迹 已扩散的应复制并与原件一并立卷 案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订11 案卷各部分的排列格式软卷封面含卷内文件目录 文件 封底含备考表以案卷号排列次序装入卷盒置于档案柜内保存 62 四 归档要求1 以前历史上形成的卷宗