档案工作PPT课件

1 做好档案工作功在当代 利在千秋 2 主要内容 一什么是档案二保护档案是公民和单位的义务三文书档案的含义四文书档案归档范围五文书档案的质量要求六收集工作贵在平时积累七文书档案整理要求八文书档案整理的基本步骤九档案管理的 八防 十做好档案工作 为大家提供优质服务 3 一 什么是档案 中华人民共和国档案法 明确指出 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 中华人民共和国档案行业标准 档案工作基本术语 对档案的定义表述是 国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 4 我国古代的档案 在各个朝代有着不同的称谓 商代称为 册 周代叫做 中 秦汉称作 典籍 汉魏以后谓之 文书 文案 案牍 案卷 清代以后多用 档案 今统一称作 档案 各个国家根据不同的政治文化 对档案有着不尽相同的定义 但都认为档案必须具有三个基本要素 形成者 具有查考价值 载体和形式的多样性 我国档案学界从20世纪50年代起 就一直在不断的探讨档案的定义 直到1987年9月5日公布 1988年1月1日实施的 中华人民共和国档案法 诞生 才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础 5 档案定义包括了以下基本含义 1 档案是直接形成的历史纪录 直接形成 说明档案继承了文件的原始性 历史纪录 说明档案在继承文件原始性的同时 也继承了文件的记录性 是再现历史真实面貌的原始文献 正因为档案继承了文件原始记录性 具有历史再现性 所以档案才具有凭证价值的重要属性 并以此区别于图书情报资料和文物 2 档案的形成者 档案是由官方机构 半官方机构 非官方机构以及一定的个人 家庭和家族形成的 6 3 档案来源于文件 档案是由文件有条件地转化而来的 这里的 文件 是指广义文件 即一切由文字 图表 声像等形式形成的各种材料 档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态 首先 档案是已经办理完毕的文件 其次 档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分 最后 档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元 因此 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 文件是档案的基础 档案是文件的精华 文件是档案的素材 档案是文件的组合 7 4 档案的形式多种多样 档案的形式包括载体 制作手段 表现方式等 从载体来看 有甲骨 金石 缣帛 简册 纸质 胶磁等 从制作手段来看 有刀刻 笔写 印刷 复制 摄影 录音 摄像等 从表现方式来看 有文字 图表 声像等 5 档案的本质属性 档案具有历史再现性 知识性 信息性 政治性 文化性 社会性 教育性 价值性等特点 其中历史再现性为其本质属性 其他特点为其一般属性 因此 可将档案的定义简要地表述为 档案是再现历史真实面貌的原始文献 8 二 保护档案是公民和单位的义务 档案法 明确规定 一切国家机关 武装力量 政党 社会团体 企业事业单位和公民都有保护档案的义务 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 国家规定不得归档的材料 禁止擅自归档 9 三 文书档案的含义 文书档案是指单位及个人从事党群 行政 教学 科研 外事等管理活动形成的 办理完毕的 对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录 文书档案实行文件形成部门整理立卷 归档制度 各单位应确定一名档案员 具体负责和组织文书档案的整理 归档工作 10 文书档案管理实施细则中明确规定 单位领导人和承办人员办理完毕 属于归档范围的文件材料 应及时交付本单位有关部门或档案员 以便整理 归档 个人不得保存应该归档的文件材料 工作人员调离工作岗位或离退休时 应将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交本单位相关人员或档案员 单位应加强对文书档案工作的领导 建立文书档案工作制度 把档案工作纳入各项管理工作之中 布置 检查 总结工作的同时 布置 检查 总结文书档案工作 11 四 文书档案归档范围 文书档案的归档范围是根据不同时期本单位的工作职能来制定的 由各单位领导根据本部门的工作职能 给档案馆提供相应的归档范围 档案员应根据工作职能范围收集各部门已经处理完毕的工作材料 按照档案馆的档案整理要求进行归档 只有将这些材料完成归档工作 才能做到真正意义上地通过文字和声像等多种载体形式在档案中留下重要历史记录 以便今后的利用和查考 12 只要是在相关业务活动中直接形成的对学校 学生和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 载体的历史记录 均属于应归档的范畴 随着机构设置 工作职能的变迁 归档范围也处于动态的调整过程 我们的目的就是能把单位党群 行政 教学 科研 外事等管理活动中形成的 办理完毕的 对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录真实完整的保存下来 13 五 文书档案的质量要求 一 发文应按国家规定的公文格式书写 二 文件批示应在图文区内书写 不要在左侧装订线内书写 收文处理单 发文处理单相关栏目中书写 三 文件材料的形成时间 年月日 签字 盖章等手续必须齐全 四 手工书写应用不褪色的黑色 兰黑色材料 字迹工整清晰 五 装订成册的文件材料 应选择胶订或线装 不能用金属材料装订 14 六 收集工作贵在平时积累 把档案收集工作融入日常的文件管理中 有助于简化年底归档工作的难度 便于归档工作及时准确的进行 公文处理是一项严密的 连贯性较强的工作 要使这项工作有条不紊地高效运转 必须制定相应的工作细则 保证各个环节的工作都合乎规范要求 针对公文处理工作细繁杂乱的情况 尤其要建立健全公文收发办理 利用管理 借阅 销毁 立卷归档等制度和程序 还要设立收文登记簿 发文登记簿 公文传阅夹 公文处理单等 与公文处理的有关制度相配套 建章立制要注意可行性 让经办人员看得见 抓得着 好操作 易落实 15 注意发文有登记 收文有记录 密切注意材料流向 体现在收发文登记上 及时回收待归档材料 保证归档时材料齐全完整 在收发文登记的基础上进行材料收集不是一件很困难的事情 只要在日常的业务工作中 经手的老师注意把办理完毕的业务材料根据职能特征 相互联系和保存价值分类整理 保证齐全 完整 并集中存放在文件柜中即可 这样做的目的既便于日常保管 查找和利用文件 也方便第二年底的需要永久保管的文件的归档工作 这是目前很多单位档案员老师采取的一种比较好的方式 大大减轻了第二年归档时老师们为了四处收集材料带来的工作量 16 17 七 文书档案整理要求 一 整理单位文件材料的整理单位为件或卷 一事一份文件的为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 转发文与被转发文为一件 来文与复文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 一事多份文件 文件要同一保管期限和同一密级 的为一卷 卷要建立卷内目录 收发文处理单应随原件存档 二 整理原则文件材料整理要遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 三 归档文件质量要求归档文件材料应归原件 若无原件 则可归一份复印件 具有凭证作用的复印件要加盖立卷单位公章 归档文件应齐全完整 已破损的文件应修补 易褪色 如热敏纸 的文件应归复印件 文件材料的形成时间 年月日 签字 盖章等手续必须齐全 18 八 文书档案整理的基本步骤 一 按年度集中文件 1 年度计划 总结 报告 报表 奖励等文件材料 放在内容针对之年 2 跨年度的规划和计划 归入文件内容针对的第一年 3 跨年度的总结 报告归入文件内容针对的最后一年 4 跨年度处理完毕的文件归入办毕或结案的一年 教学年度形成的材料 放在该学年度末的一年 5 跨年度的请示与批复 放在文件批复的年度 19 二 文件材料的分类 排列和确定保管期限 根据 文件材料归档范围和保管期限 所列顺序将同年度的文件依序排列 尽量将同一类的文件材料排列在一起 每件文件材料排列原则 批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 转发文件在前 被转发文件在后 印件在前 定稿在后 案件文件 结论 决定 判决性文件在前 依据性材料在后 同时确定每一件卷的保管期限 20 三 确定题名 题名要求能准确揭示文件内容 不超过50个汉字 单份文件如标题明确 可用原有标题 否则需要重新拟写题名 多份文件的题名应准确概括本卷文件的主要制发机关 内容 文种 四 编写页号 凡是有有效文字的页面都要用铅笔连续编写页号 正面编在距右下角侧边20mm处 反面编在距左下角侧边20mm处 按件整理的文件 在第1页的页号前写上本件的总页文件已有连续页号的可使用原页号 21 五 确定档号 根据单位规定的档号标识制定档号 六 装订1 去掉材料上的大头针 曲别针 订书钉等金属物 2 装订线以外有文字要贴边条 有保存价值的尺寸小的便条纸要贴在A4纸上 3 按照封面 卷内目录 文件 封底 最后一页纸的背面有字或纸质较薄的须加封底 的顺序 封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准 左下侧对齐 用胶订或线装的方式装订材料 22 七 确定件 卷 的盒号 将整理完毕的档案案卷 根据档号顺序装入档案盒内 确定每一件 卷 的盒号 每个归档单位每一年度盒号从1开始编 装满一盒后再装下一盒 直至装完 注意每盒不要装得太满 适当留有余地 23 九 档案管理的 八防 防尘 要开展经常性的防尘工作 坚持一天一小扫 一周一大扫 节假日全面扫除 要适时开 关档案库房的门窗 防止灰尘 烟雾进入档案库房及档案柜内 要定期擦拭档案室的地板 档案柜的表面和柜内的灰尘 保持档案柜 档案自身的干净清洁 防火 档案库房内一律严禁烟火 下班时一定要切断电源 灭火器要定点放置 不能随意移动或拿作它用 要定期检查 对失效过期的灭火器适时更换 使其保持良好的灭火状态 24 防盗 档案库房必须配备防盗门窗 下班时要关锁好门窗 上班时要检查防盗门窗是否完好 档案是否完好 防潮 每天掌握档案库房内的湿度变化情况 库房内要放置湿度计 必须将库房的湿度控制在45 60 的范围内 防高温 每天掌握档案库房的温度变化情况 温度标准为14 24 当温度大于或小于温度标准时 应采取排气 抽风 通风或启动空调进行增温或者降温 25 防光 要给档案库房的门窗装上防光布帘 要注意防止太阳光直射档案库房 严禁将档案纸张材料搬到太阳下暴晒 做好除湿 降温 防光工作是为了有效地防止档案纸张材料发生霉烂 变质 字迹褪色 防蛀 档案库房内严禁存放任何杂物 要定期施放杀虫驱虫药物 并根据药效时限定期更换 每月要翻查一次档案柜中