office操作技巧

OfficeOffice 应用技巧应用技巧 1 在编辑 Word 文档的时候 如果需要在段落之间移动 可以按住 Ctrl 键 然后再按下方向键中的向上或 向下键 这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落 2 在复制网页内容时 通常都是在 IE 窗口用鼠标选中所需内容 然后通过 复制 粘贴 保存到 word 文 档中 一种更加简便的方法是使用 Windows 拖放功能 选中网页上的内容 按住鼠标左键不放 拖到 Word 窗口 然后释放鼠标左键 网页的内容就被完整复制了 3 若要将一段有格式的文字复制到 word 文档中 且希望文字能匹配目标格式 可将需要的文字复制到剪 贴板后 执行 编辑 菜单上的 选择性粘贴 命令 在弹出的对话框中选择 无格式文本 4 word 排版时常常需要用到 分页 功能 实现的方法为 执行 插入 菜单上的 分隔符 命令 在弹出的对话 框中选择 分页符 或者在需要分页的文档前插入光标 按住 CTRL 回车键即可快速实现分页功能 5 word 排版中常常需要调整页边距 左右缩进 制表符 表格边框线等 而在 word 中按住鼠标左键进行调 整时一般是以一个字符为单位 当需要精确定位时 会感到十分不便 此时可以同时按住 Alt 键或者鼠标右键 就 可以随心所欲的调整位置了 6 使用 Delete 只能删除表格内容而不能删除表格本身 但按下 Shift Delete 组合键能实现此功能 此外 选中整个表格后 按下 Backspace 键也能整体删除表格及其内容 7 文档窗口可以同时打开多个 但其中只有一个是活动窗口 8 创建一个新文档的方法可以有很多种 如 可启动进入 Word 直接新建 文档 1 可按 文件 菜单下的 新 建 命令 或按 常用 工具栏上的 新建空白文档 图标 还可按 Ctrl N 组合键 9 编辑文档时 如果你在输入 一 使用方法 后 按下回车键 系统会自动将其变为项目编号的形式 并在 下一行添加了 二 字样 这就是 Word 的自动编号功能 如果你不想使用项目编号 只要在按过回车键后 再按一 下 Ctrl Z 自动编号就去掉了 10 你可以给自己的文档创建密码 步骤是 打开文件 在 工具 选项 安全性 在 打开权限密码 框中 键入密码 再单击 确定 在 请再键入一遍打开权限密码 框中再次键入该密码 然后单击 确定 在 修改权限密码 框中键入密码 再单击 确定 在 请再键入一遍修改权限密码 框中再次键入该密码 然后单击 确定 11 在同时打开了多个文档时 要依次一个一个地保存 关闭显得很麻烦 在这时 只要你按住 Shift 键 同时单击 文件 菜单 选择 全部保存 命令或者 全部关闭 命令就 OK 12 在刚打开的上次修改过的文档时 想快速找到上次修改的位置 可使用 SHIFT F5 快捷键完成 13 为防止文档被修改 可设置 只读 密码 也可将文件存为图片格式 14 现在需要同时打印一个文档的第 2 页 第 3 页 第 5 页和第 11 页 应该如何进行打印设置 在打 印对话框中 页码范围 处输入页码 即在 页码范围 处输入 2 3 5 11 15 在 WORD 如果一篇文档的最后一页是表格 并且这个表格占满了一整页 就会在其后产生一个空 白页 无法删除 如解决这个问题可将光标移置最后一段 然后把行间距设置为 1 16 在 Excel 中 常常遇到表格很长 需要跨页或多页才能打印完毕 而表头在每页上都需要重复的情 况 此时可执行 文件 菜单的 页面设置 命令 选择 工作表 框 单击 顶端标题行 然后选定需要重复打印的表头 即可 17 在 Excel 操作中 我们常常需要复制整张工作表 而全选工作表后再复制粘贴不能保留原表的行高 列宽 Excel 中提供的 移动或复制工作表 功能 可以实现整张工作表复制 鼠标右击工作表标签 并在出现的快 捷菜单中选择 移动或复制工作表 即可 18 Excel 中 常常需要让同一列填充同样的公式或数据 常用的操作是选中源单元格后将光标移到单 元格右下角 出现填充柄 黑色十字 向下拖动到工作表的最下方 这种操作方式在工作表较长时不易控制 其实 只需双击填充柄 Excel 会自动将公式或数据复制到表的最后一行 19 在阅读工作表时 如果表很长 翻页时表头会被翻走 带来阅读上的不便 此时在表头下一行第一个 单元格上单击 选择 窗口 菜单的 冻结窗格 命令 此时再阅读时 就可以看到表头不会翻走了 20 在工作表中 有时不希望显示零值 此时可选择 工具 菜单的 选项 命令 在弹出的对话框中选择 视 图 选项 将 零值 前单选框中的对勾去掉即可 21 工作表中使用公式计算时 可能显示值与实际值并不一样 要让 Excel 按照显示值计算 可以选择 工具 菜单的 选项 命令 在弹出的对话框中选择 重新计算 选项 并选中 以显示精度为准 22 单击 编辑 删除工作表 命令 然后单击 确定 按钮 则这个表将从工作簿中永久删除 但需要注意 的是 删除工作表 命令是不能还原的 删除的工作表将不能被恢复 23 进行幻灯片放映时 幻灯片向下翻页的操作是 点击鼠标左键 点击回车键 点击空格键 点击 Page Down 键 24 快速退出幻灯片放映的方法有 单击鼠标右键 结束放映 按下 Esc 键 25 在播放幻灯片的时候 我们有时需要回到第一张幻灯片 此时可单击鼠标右键 选择 定位至幻灯片 中的第一张幻灯片 或者按下 Home 键 即可返回 26 PowerPoint 中的超级链接可以指向 A 其它 Office 文档 B Html 文档 C WWW 节点或 FTP 站点 D 以上全部均可 27 格式刷每次只能调整一次格式 使用很不方便 要多次复制格式 只要双击 格式刷 按钮 用户可以 将选定格式复制到多个位置 再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷 28 删除文件时 我们常常选中文件后按下 Delete 键 此时文件 A 被删除并放入 回收站 B 不被删除也不放入 回收站 C 被删除但不放入回收站 D 不被删除但放入 回收站 29 要快速打开以前的文档时 可选择 文件 菜单 在菜单最下方会出现最近编辑过的 4 个文件名 单击 其中一项 便可快速打开相应文档 30 在打开的 office 文档中单击 F12 键 即可快速弹出 另存为 对话框 快速实现文件另存 31 假如需要把文档中的 四川通建办公礼仪暂行规定 几个字替换为 礼仪规定 需单击 编辑 菜单中的 替换 命令 或者按住 Ctrl G 在弹出的对话框中输入需要替换的内容 32 如何在 Excel 中进行快速计算 求出选定单元格的最大值 最小值 总和 均值 选择你感兴趣的 单元格 鼠标右键单击状态栏 然后单击最大值 现在你就可以在状态栏中看到最大值了 同样的方法可以计算选 定单元格的平均值 总和 最小值 此外 你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量 选择计数值 或者计 算已填充单元格的数量 选择计数 33 如何改变工作表视图的显示比例 使用 常用 工具栏上的 显示比例 按钮 在下拉列表中选择需要 的显示比例 或者直接输入需要的显示比例 34 Outlook 是一种桌面信息管理程序 它的最主要工作之一是 收发电子邮件 35 在幻灯片设计完后 希望更改全部文稿字体最快的方法是 A 格式 菜单 字体 命令 B 右键 字体 命令 C 格式 菜单 替换字体 命令 D 右键 替换字体 命令 36 在 powerpoint 中 如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片 可以使用 Ctrl M 也可以使用 Shift Enter 37 在 Excel 表格中输入文字或数字后 将其行或列调到最恰当的宽度的最快方法是 A 拖动行或列之间的中缝 B 双击行或列之间的中缝 C 当光标处于行或列之间的中缝时回车间 D 当光标处于行或列之间的中缝时按 Shift 键 38 在 Word 中 改变文字大小的快捷键是 A Ctrl 和 Ctrl B Alt C Alt 和 Alt D Ctrl 和 Alt 39 PowerPoint 文件的扩展名是 ppt 40 Word 文件的扩展名是 doc 41 Excel 文件的扩展名是 xls 42 文本文档的扩展名为 txt 43 新建空白文档的快捷键是 Ctrl N 44 保存文档 Ctrl S 45 剪切 Ctrl X 46 复制 Ctrl C 47 粘贴 Ctrl V 48 文字加粗 Ctrl B 49 应用或取消字体倾斜格式 Ctrl I 50 加下划线 Ctrl U 51 撤销上一步操作 Ctrl Z 52 重复上一步操作 Ctrl Y 53 全选文档 Ctrl A 54 打印文档 Ctrl P 55 返回文档开头 Ctrl Home 56 返回文档末尾 Ctrl End 57 Ctrl 1 组合键 单倍行距 58 Ctrl 2 组合键 双倍行距 59 Ctrl 5 组合键 1 5 倍行距 60 中英文输入法切换 Ctrl space 61 输入法切换 Ctrl Shift 62 文档阅读快速向前翻页 PageUp 63 文档阅读快速向后翻页 PageDown 64 在 Word 中 用鼠标快速定位 要选取整个段落 可将鼠标放在该段文字中间时按 3 次 65 当 Word 文档要强行分页时 最恰当的方法是 插入分页符 66 删除图片时 选定图片并在出现选择柄时 按 Delete 键 67 Excel 中输入数据的最基本的单位是 单元格 68 复制粘贴带有公式的数据时 若只需粘贴数据而不保留公式 可在粘贴时使用 选择性粘贴 命令 69 求一组数值中的最大值的函数是 Max 70 求一组数值中的最小值的函数是 Min 71 自动求和函数是 Sum 72 从头放映幻灯片的快捷键是 F5 73 从当前页放映可按窗口左下角的 酒杯 图标 74 计算机显示器是 输出 设备 75 鼠标 键盘是 输入 设备 76 在多媒体计算机中 用来播放 录制音乐的硬件设备是 声卡 77 当个人计算机以拨号方式接入因特网时 必须使用的设备是 调制解调器 78 目前流行的 E mail 指的是 电子邮件 79 进入公司网站的正确网址是 80 为幻灯片添加动画效果时 可以选中对象后 鼠标右键 自定义动画 81 函数名与括号之间应 无空格 82 Excel 一个单元格中换行需输入 Alt Enter 83 精确调整表格宽度时 需要按住 Alt 键再调整 84 双击标题栏 可以使当前窗口