文书档案专职岗位职责.doc

文书档案专职岗位职责文书档案专职是在公司综合管理部主任的领导下，重点负责江苏苏星物业管理有限公司（以下简称公司）的公文、保密工作、档案、机要文件、文印、企业班组建设、企业基础工会建设等方面的管理工作。一、公文管理文书档案对公文的管理，主要体现在公文从编制、审核、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，依照公司相关规定对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的过程。（一）.负责公文收取工作公司公文收取主要有三个途经：1. 从协同办公上收取的省电力公司等上级单位下发的通知、指示、通告、简报等文件。2. 由综合秘书提供的公司编订下发关于行政、党政、纪委、工会等方面的文件。3. 在外参加会议、培训等发放的文件。协同系统上的文件收取后，须在一个工作日内通知综合管理部主任处理，紧急文件须立即上报。（二）负责公文运转工作1.协同办公系统上收取的文件（1）需要上报回执的会议、培训通知，打印并标明会议时间、地点等要素后交综合管理部主任办理。（2）常规文件，在收取后第一时间通过协同系统转发至综合管理部主任办理。（3）协同系统上的收取的文件，须按照主任回复的具体批示，将对应文件转发给相关责任部门、管理处、个人阅读、办理或按照主任批示在协同系统上直接办结该文件。2. 由综合秘书提供的需要传达给公司各部门、管理处的文件运转，可通过协同系统、邮件系统进行转发，转发后须通过短信平台告知相关人员。（三）负责公文发放工作由综合秘书提供需要通过协同系统正式发文的文件，须通过协同系统进行编号、排版、系统盖章、系统发送四个操作步骤完成。同时需要注意：1. 纸质文件发放过程中，接收文件的人员须在文件收发登记表上签字。2. 重要的、不可复印外传的文件，须打上水印后，按照对应编号发放。3.按照文件紧急程度可分为紧急、重要、普通三类，需分别在1个、2个、3个工作日内完成发放工作。（四）负责公文存档工作文件运转流程结束后，将文件原稿（有红头的、有公章的、有重要领导签字的）分类编号存档，并登记台账。二、保密工作管理1. 负责健全公司保密组织体系。2. 负责健全公司保密工作宣传教育体系。3. 负责健全公司保密工作的规章制度体系。4. 负责健全公司保密工作的订密管理体系。5. 负责健全公司保密工作的科技保障和管理防范体系。6. 负责健全公司保密工作的监督检查体系。三、档案工作管理1. 贯彻执行省公司有关档案工作的方针、政策、指示和规定，并制定公司档案管理的管理办法。2. 负责公司文件的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。对各部门、管理处形成的各种资料的台账建设工作进行监督和指导。3. 负责收集、整理各部门、管理处的有关档案材料。4. 负责将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分类法进行加工和保管。将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、专题索引、卡片，分类汇编。6. 负责档案的保密工作。不将档案内容外泄，未经领导批准，禁止任何人私自调档。7. 负责档案统计工作。收集、销毁、使用档案都必须登记、造册，对档案收进、移出和保管情况清楚。按上级要求及时向上级档案管理部门上报有关档案情况的各种报表。 8. 负责档案鉴定工作，对应销毁的文件材料及时清理，按规定销毁。密级较高的文件要按有关保密规定办理；超过保存期限的一般文书材料的销毁，要登记文号或在收入登记簿上加盖销毁章。所有须作销毁处理的档案材料，均须按照公司相关管理规定操作。四、机要文件管理负责将综合秘书转交的机要文件按照保密等级进行分类等级并存档。五、文印管理负责将经公司综合管部主任批示的需要印刷的文件，按照缓急程度、保密等级和先后顺序分别印制。印制时要填写文件印刷登记表详细记录印刷份数、发放时间、接收部门。文件交接时须在文件收发登记表上签字，原件按档案管理相关办法存档。六、公司班组建设管理1. 负责编订公司班组建设管理办法。2. 负责编订公司星级班组建设考核测评表。3. 负责督促跟进公司各部门、管理处班组的建设工作并给予指导意见。七、公司工会基础建设管理1. 负责公司职工活动中心的筹建工作。2. 负责组织实施公司职工活动中心工作的开展。八、协助公司领导协调和推进公司日常工作并督促落实1. 协助综合秘书专职处理日常文件收发工作。2. 协助公司党群专职开展党务、工会活动。3. 协助公司综合事务专职处