甲供材料、设备采购供应管理暂行办法.doc

房产开发项目甲供材料、设备采购供应管理暂行办法(2004年10月8日浙江新湖集团股份有限公司总经理工作会议通过)第一条 为了完善甲供材料、设备的采购供应管理，规范其采购供应的方法，有效地控制其价格，并确保其质量，特制定本暂行办法。第二条 甲供材料、设备的具体采购办法主要分为自行招标投标和调研基础上直接确定供货商两大类。第三条 甲供材料、设备的采购应遵循以下原则：(一)选择多家供应商进行“性价比”对比，同等质量比价格，同等价格比质量。(二)必须符合建设工程施工合同及补充协议的约定;规格、型号、性能，必须符合设计图纸及设计变更联系单的要求。(三)甲供材料、设备的质量标准必须符合国家和行业制定的质量规范。(四)甲供材料、设备的供货时间必须满足工程施工进度的要求，确保因甲供材料、设备供货不延误工程施工质量的发生。(五)甲供材料、设备的供货商必须提供有效的营业执照（复印件）、资质证书、代理权证书，并加盖法人及法定代表人印章。第四条 凡集团公司已签订了战略合作协议的材料、设备，应遵照执行集团的合作协议。有特殊情况的应以书面报告形式写明原由，报告集团公司商定。对战略合作协议材料、设备，不适合开发楼盘档次的，可另外选择供应商。第五条 工程开工后，应根据施工进度编制甲供材料、设备供应计划。提前做好调研、招标、采购工作，确保工程顺利进行。第六条 凡采取调研基础上直接确定供货商形式的，由材料采购人员会同工程部组织调研，形成书面调研报告，提出推荐的供货商及理由，报房地产公司主管工程的副总经理和总经理审签。凡采取自行招标投标确定供货商形式的， 由工程部和材料采购人员组织招标投标工作。成立招标评标小组，编写招标文件、对投标人资格审查，组织开标、评标、询标、定标工作。招标投标工作应按照公平、公正、公开的原则，坚持平等竞争，由评标小组择优定标，报房地产公司主管工程的副总经理和总经理审签。第七条 供货合同应由房地产公司董事长或其委托代理人签订。主要材料、设备的采购也可委托集团公司签订合同和货款结算。第八条 材料、设备采购招标文件由投标须知、合同主要条款和附件三部分组成。(一)投标须知应编写以下内容：1、工程概况介绍、招标方式2、本次招标的采购范围：招标材料、设备的名称、品种、规格、型号、预计采购数量、供货时间3、质量要求、技术标准4、投标人资格要求5、投标程序的有关规定和注意事项、投标文件的组成要求、投标书的递交要求、开标时间和程序6、报价编制依据、投标报价组成7、材料供应8、投标费用9、中标签约10、评标方式(二)合同主要条款：1、合同标的2、标的数量3、质量要求、技术标准4、合同价格5、付款方式、结算方式6、交货和运输7、包装与标记8、技术服务和联络9、质量检验、质保书10、保证与索赔11、买卖双方的权力义务12、保修责任、期限及保修金退还方式(三)附件包括：1、投标书格式2、报价汇总表、价格表格式3、投标人承诺函格式4、投标人法定代表人授权书格式5、法定代表人资格证明格式6、开标一览表格式7、交付进度时间表格式8、技术偏差表格式9、其他根据具体需要表格式第九条 采取自行招投标确定供货商的供货合同应根据招标文件及招标过程中的答疑记录、询标记录、中标通知书等资料，对标的、质量标准、价款及支付方式、结算方式、交货及验收等关键问题，具体细化、修改、完善招标文件中的合同主要条款。 第十条 采取调研基础上直接确定供货商的供货合同，应包括以下主要内容：(一)买卖双方当事人的名称、地址，法定代表人的姓名、职务，委托代订合同的代理人姓名、职务。(二)合同标的:货物名称、品种、规格型号、产地等要求。(三)标的数量、计量单位、计量方法等。质量要求、技术标准、验收标准和方法、卖方对质量负责的条件和期限。(四)标的物的单价及单价包含的内容、合同总金额。(五)交货期限、交货地点、运输方式及费用。(六)付款方式、结算方式(七)材料、设备的包装与标记(八)技术服务和联络(九)质量检验、质保书、保修期及售后服务(十)保证与索赔(十一)保修责任、期限及保修金退还方式(十二)买卖双方的权力义务(十三)签订合同的时间、地点、当事人及合同的份数第十一条 甲供材料在确定供货商前，必须要求供货商附送材料样品并封样保存。第十二条 甲供材料、设备采购合同的履行(一)采购合同的履行由工程部和材料采购人员负责。甲供材料、设备按合同约定，对材料、设备的品种、规格、型号、数量、质量要求、技术标准等进行验收，并填写验收清单。根据合同约定需付款时，由采购部门经办人填写付款凭证，经采购部门负责人和工程部经理、财务部负责人和分管领导审核后，报总经理或其授权人签字审批。财务部门凭公司总经理或其授权人签字付款，如有关领导出差在外，应电话联系并经同意后支付，事后及时补办签字手续。(二)财务部门支付货款应严格执行合同约定，并要求采购部门出具入库单和验收单。凭符合合同约定形式的发票付款。第十三条 甲供材料、设备的物资帐设置和管理(一)卡号设置：采购部门对每一次采购的工程物资在验收合格后都应按品种、规格、合同号设置卡号，并在到货验收清单及入库单及销（出）货单上注明。(二)帐务设置管理：、采购部门对每一项工程物资按卡号设置数量式台帐，根据入库单及出库单记录工程物资的进、销（出）、存的数量情况。2、财务部应对每一项物资按卡号分页设置数量金额式材料帐，根据入库单、出库单及进货发票、销货发票（或出货单据），记录工程物资的进、销（出）、存的数量金额情况。3、财务部材料帐应每月与采购部门业务台帐核对并在对帐记录上签署经办人的姓名。第十四条 甲供材料、设备的收发管理(一)材料、设备验收清单及入库单应至少一式四联，其中材料保管人自留一联，采购部门一联作为业务台帐的记帐依据，财务部两联作为财务帐及材料帐的记帐依据。(二)需要由公司承担的损耗和费用，采购部门应提供相关证据并作出书面说明，经总经理审批后，由财务部审核处理。(三)材料设备的出库领用1、采购部门根据甲供材料、设备供应计划，通知出库并办理相关的领用、出库手续。属于集团公司统一采购的物资，贸易部应根据收到的房产公司“到货验收清单”、“付款通知书”填制“付款审批单”。出库单一式四联，其中材料保管员一联为备查，采购部门一联作为业务台帐的记帐依据，财务部两联作为财务帐及材料帐的记帐依据。2、财务部收到出库单后