办公用品管理办法(完整版).doc

办公用品管理办法办公用品管理办法1 主题内容与适用范围为加强对办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据公司实际情况，特制定本办法。2 管理分工公司综管办负责办公用品的采购、保管、发放工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与帐目管理工作。公司财务部审核办公用品招标过程及价格的规范性。公司各部门在使用办公用品时，应本着物尽其用、勤俭节约的原则，对耐用消耗品（文件夹、文件框、订书器），应注意维护并妥善保管，工作交接时作为固定资产进行移交；对办公耗材类（墨盒、打印纸、复印纸），要根据工作必要性使用，尽量避免浪费；对已经使用过的不再有效的打印文件纸，要求反面继续使用。3 具体标准内容3.1办公用品的分类3.1.1消耗品：笔、笔记本、回形针、大头针、胶水、水笔（芯）、复写纸。3.1.2耐用消耗品：文件夹、拉杆夹、档案框、文件袋、订书器、剪刀、计算器，裁纸刀。3.1.3办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、复印纸、打印纸、传真纸、插座。3.2办公用品公司的招标3.2.1招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，保证达到采优、节支、反腐和维护企业利益目的。3.2.2回避原则：招标管理小组及工作人员如有下列情况之一的，应当回避：3.2.2.1与投标人或投标人的主要负责人的近亲属关系。3.2.2.2与投标人有利害关系的；可能影响公正招标的。3.2.3在确定中标人前，招标管理小组成员及参加评标的有关工作人员不得私下接触投标人，不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判，不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况，不得收受投标人的财物或者其他好处。3.2.4招标结果必须保证维护企业利益，中标物资性价比高。3.2.5采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.2.6根据各供货商家的历史供货信誉、实地审核等多种方法，对供货商家择优录用。绝对不允许有历史供货信誉不良的厂家参与招标，杜绝恶意投标厂家，维护企业利益。参加竞标的企业至少应提供营业执照，税务登记证（组织机构代码证）。3.2.7行政部对竞标公司的资质、价格进行审核，择优录取合作公司，并将资料存档（根据公司工作要求，可以交财务部存档）后，方可正式发生业务。3.3办公用品的申报3.3.1各部门每周三统一汇总提报办公用品需求计划，交至行政部行政工作负责人。3.3.2行政部统一审核后，对公司库存的办公用品，当天通知各部门领取，并登记签字；对公司没有库存的办公用品，三天以内采购、配发到位。3.4办公用品采购流程3.4.1行政部行政工作负责人必须根据经综管办主任、总经理签字确认后的办公用品需求计划表实施采购任务。未经审核确认的采购物品，一律由个人承担费用。3.4.2办公用品入库前，行政部行政工作负责人应认真检查验收，建帐登记，入库妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的、或有质量缺陷的物品，由行政工作负责人办理调换或退换手续。3.5办公用品的使用3.5.1严禁员工将办公用品带出公司挪作私用，员工离职时将所有物品一并退回或移交。3.5.2耐用消耗品、办公耗材品，必须妥善维护和保管，若被人为损坏，应由责任人照价赔偿；若责任人不清的，由部门负责人赔偿。3.6办公费用的控制3.6.1各部门办公用品使用费用，将由行政部建立明细帐，并根据财务部审核的额度，每季度审核一次。对费用使用超支、耐用消耗品和耗材用品使用浪费严重的部门或个人，将根据定额情况，扣减后期费用；或对超支严重的部分，由相应部门负责人承担。3.6.2原则上：耐用消耗品不允许重复领用，同时应本着本部门共用的原则（订书器、剪刀、计算器、裁纸刀等），以节约开支；消耗品的使用必须有合理期限，不允许极短期限内重复多次领用；前期领用过水性笔以后，后期仅允许领用笔芯。3.6.3耗材类办公用品必须在报废后，方可提报领用申请。4 管理与考核4.1办公用品单位的招标必须规范；未经过招标的单位，不允许发生业务，否则造成纠纷或其它损失由综管办主任负责；4.2办公用品的采购必须每周三经过综管办、总经理批准，未经批准的采购物品由相关责任人个人承担；4.3办公用品的验收、保管、帐目管理必须规范