多账簿最佳应用方案.doc

多账簿最佳应用方案 建立日期: 2007-9-20 修改日期: 2007-9-20 文控编号: 文档控制修改记录日期作者版本修改参考号审阅人姓名职位审阅签字存档拷贝号地点备注1. 多账簿应用概述1.1. 总体功能结构说明：n 蓝色背景部分是总账功能，其他为本版产品与总账密切相关的功能；绿色背景部分为新增或改动较大的功能n 在客户化中，提供多套会计科目、会计期间的设置，以及账簿设置，改进币种汇率设置n 在总账系统中，提供账簿选功能，选择当前处理的账簿n 在总账系统中，提供财务折算功能，实现账簿间凭证的转换n 在总账系统中，提供集团查询，支持跨公司跨账簿的集团查询n 在财务合并中，提供合并组织的设置，设置各合并组织处理的合并账簿，合并账簿可以是某一公司的主账簿，也可以是报告账簿。n 在财务合并中，提供抵销关系设置，按合并组织设置抵销关系，并确定各抵销关系生成抵销分录的取数规则。抵销分录的取数公式可调用总账函数，也可利用总账协同凭证、集团对账的处理结果 n 在财务合并中，提供数据采集功能，以实现不同数据源的并账，数据采集可以按明细方式，也可以按汇总方式。可以采集各下属单位总账数据，也可以采集各下属单位的内部交易数据。n 在财务合并中，提供抵销分录生成功能，根据抵销关系的设置、以及采集上来的总账数据、内部交易数据，自动生成抵销分录，抵销分录可以在上级单位的公司账中保存，也可以设置专门的公司账保存抵销分录n 在财务合并中，提供合并查询功能，按合并组织及已生成的抵销分录，实现账簿的合并查询。支持按抵销前、抵销后的合并查询。支持对总账账簿的向下追溯联查。1.2. 接口关系描述1） 财务合并的“数据采集”从外部数据交换平台接收凭证或日报表到总账的各账簿中；2） 其他外部系统直接传单据到财务会计平台，财务会计平台根据配置生成凭证到总账。3） 在原主账簿与管理会计平台接口的基础上，报告账簿也可以向管理会计平台传凭证，由管理会计平台生成成本单据到成本系统；4） 全面预算不仅对主账簿进行预算控制，而且提供对报告账簿的预算控制，可配置对主账簿、报告账簿编制预算，并进行预算控制。2. 目前几种财务核算模式分析：2.1. 业务描述：2.1.1. 内外两套账： 这种应用在一些私营企业中比较多见，对外账套主要是从税务筹划的角度进行账务处理，对内账套是从管理的角度，调整出内部单位之间的准确的损益，以便进行内部考核。即：同一公司有两套核算数据，一套用于对内管理与考核，一套用于对外报送财务信息。 一般的，两套数据科目的明细程度及辅助核算设置不一致，本位币、会计期间一致。 如果这类企业使用供应链系统，在从业务系统向财务核算账套传递数据时，往往直接生成管理账套的数据因为管理账套的数据核算较细，再由管理账套的数据按对应规则转换生成财务账套的数据；也有可能从业务系统分别向财务账套与管理账套按一定规则并行传递数据，向财务账套传的数据口径较粗，向管理账套传的数据口径较细。 用户有可能在两个账套中分别录入的会计凭证，两个账套中的数据既有联系又有区别。2.1.2. 跨国家集团： 为了实现更准确的合并报表，跨国集团往往要先并账，再在并账的基础上，生成合并报表，由于跨国集团在不同国家的会计制度不同，因此，需要按不同会计制度生成多套财务核算数据，为生成不同会计制度的合并报表做准备。 对于国内集团在境外上市或国内集团在境外有分支机构的情况，除需对集团总部所在地提供财务信息外，还要将其在境外的业务提供符合当地财务制度的财务信息。即集团下部分公司需提供两套核算数据，一套按总部所在地的会计制度要求提供，一套按该公司所在地的会计制度要求提供，两套核算数据的会计科目、会计期间、本位币都有可能不一致。主要有以下两种情况：n 一种情况是对于集团总部在中国大陆，且使用NC系统，集团在境外设有规模较大的分厂或分部，该机构使用NC的财务系统，也可能还使用NC的供应链，此时，可能要求NC财务系统中存在不同会计制度的数据。n 另一种情况是集团总部或集团下核心企业、子集团在境外上市，对于境内的组织机构，需要按境内会计制度提供财务数据，并按境外会计制度，转换成符合当地会计制度的财务数据，生成对境外报告的财务报表。2.1.3. 跨行业集团： 集团作为投资中心，对不同行业进行投资，也可能按行业建立子集团。 子集团下各核算主体的会计科目、会计期间、本位币一致，各子集团之间的会计科目不一致，会计期间、本位币一致。 这类集团一般为了实现集团战略，投资对象之间可能存在一定的关联关系，各投资对象之间有内部交易，集团需要对各投资对象进行财务上的统一协调与控制，以达到整个集团效益最大化的目的。无锡国联、广厦控股都是这一类，集团总部有意识也有能力对成员单位进行控制。这类集团往往要求以财务预算为前提，以资金管理为手段，以会计核算为基础，对子公司的财务进行集中监控或考评 另一类集团的各投资对象之间没有任何关系，各成员单位只是资本动作的对象，上层集团一般采用汇总报表和合并报表的方式来对下层各集团进行监控和评价。2.1.4. 多责任中心模式： 集团按职能划分内部组织，各内部组织各组成集团整个供应链体系，从管理上讲，是集团内部的责任中心，一般需要分别考核成本、收入，不同责任中心设专岗管理该责任中心与其他内部组织的内部往来业务。如：集团按采购、销售、库存分别设立独立的机构，制造企业可能按生产的各环节设立分厂邢钢。这类应用对系统的要求如下：n 所有业务部门的供应链系统应是统一的，而在财务系统中，则需按责任主体划分不同的财务核算数据。可能存在一套供应链数据在生成财务数据时，按责任主体进行分流，一对多输出到各责任主体的财务数据中。n 如果所有业务部门的财务数据在一套账中处理，则需要对所有的科目设置部门辅助核算，并按不同的操作员进行严格的数据权限控制。2.1.5. 外币分账制模式： 证券公司一般要求按不同交易币种分设专门的账套核算，如人民币账、美元账、港币账，不同的账套只核算所属币种的数据。 同一公司，按币种分别设置多套核算数据，各核算数据的默认币种不同，本位币可以相同也可以不相同。 各核算数据的科目一致、会计期间一致，系统参数、基本档案也一致。2.2. 应用情况分析分析项目内外两套账跨行业集团跨国集团外币分账制多责任中心分账标准按管理要求分账按行业分账按会计制度分账按币种分账按责任中心分账分账层次在公司层次上分账在集团层次上分账，可对每个行业账设置所包含的公司 在集团层次上分账，可每个行业账设置所包含的公司在公司层次上分账在公司层次上分账会计科目同一公司内账、外账的科目一般不一致不同行业账的科目一般不一致不同国家会计科目不一致同一公司各币种账共享一套会计科目同一公司各责任中心账一般共享一套会计科目参数同一公司内账、外账参数可能不一致不同公司不同行业账参数不同不同公司不同国家账参数不同同一公司一套参数同一公司参数可能不一致权限内、外账本身需由不同人员处理，具体功能权限、数据权限不一致不同行业所属公司不同，按公司设置权限即可不同公司不同国家账的权限不同权限一致权限可能不一致其他基本档案一般是一致的不同行业所属公司不同，其基本档案也不同；同一行业不同公司的基本档案一般不同，但若是行业子集团，则可能相同同一公司不同会计制度基本档案相同各币种账一致客商档案可能由于责任中心不同而不同会计平台要求业务数据同时并行生成到内外两套账中没有影响对于同一业务可以按不同会计制度生成不同凭证不同币种的业务数据生成不同的币种凭证业务数据按责任中心生成凭证收付报内外账中有一套账使用收付报没有影响只有主核算账簿使用收付报没有影响没有影响固定资产如果提供多套资产账簿，则需在会计平台配置到不同财务账簿中没有影响只有主核算账簿使用固定资产没有影响没有影响预算若内账反映的是与外账有差异的业务，则预算针对的应是内外账的合并数据，若内账反映的是所有业务，则按内外账分别编制预算没有影响对当前公司所在地会计制度的财务数据编制预算没有影响没有影响资金iUFO2.3. 主要业务对应解决方案：根据上述分析，对几种主要业务设计如下解决方案：2.3.1. 跨行业集团：1） 总公司、子公司、分公司是作为公司结构设置好的，每个都是独立核算的会计实体；2） 由于各公司所属行业不同，在集团按行业分设多个行业账簿，每个行业账簿选择相应的公司范围，生成各公司的主账簿3） 集团设置各行业会计科目体系之间的对照关系4） 提供集团查询功能，按科目对照关系跨公司查询集团汇总科目的数据。2.3.2. 跨国家集团：1） 总公司、子公司、分公司是作为公司结构设置好的，每个都是独立核算的会计实体；2） 总公司、子公司、分公司都在中国经营，因此都设置一套中国账簿作为主账簿，核算币种是人民币、会计期间是每年1月1日到12月31日12个会计月、用中国会计制度和准则入账，使用中国科目核算；3） 同时，由于总公司在香港上市，因此需要按照香港会计制度再设置一套报告账簿，该账簿币种是港币、会计期间是每年6月1日到次年的5月31日12个会计月、用香港会计制度和准则入账；4） 各公司都在主账簿进行日常财务核算；同时总公司的主账簿定期生成其报告账簿，并可以在报告账簿中录入调整分录；对两种常见情况的解决方案：情况一：集团总部在中国大陆，且使用NC系统，集团在境外设有规模较大的分厂或分部说明：人民币账簿对大陆公司来说是主账簿，对香港公司来说是报告账簿。港币账簿只是对香港公司的主账簿。情况二：集团总部或集团下核心企业、子集团在境外上市说明：人民币账簿对所有大陆公司来说都是主账簿，港币账簿对所有大陆公司来说都是报告账簿。2.3.3. 内外两套账： 其实内外两套账是多会计制度的一个特例，即币种和会计期间是一致的，不存在转换问题，只是制度不同而已；1） 总公司、子公司、分公司是作为公司结构设置好的，每个都是独立核算的会计实体；2） 总公司、子公司、分公司为了便于内部管理和考核，设一套主账簿；3） 总公司、子公司、分公司设置一套对外报告作为报告账簿；4） 每个公司的一笔业务，按照规则可以同时进入主账簿与报告账簿，也可以选择进入其一，另通过财务折算功能生成另一账簿；问题：有必要控制折算必须由主账簿到报告账簿，可不可以允许报告账簿到主账簿，财务折算只需在折算时设置统一的折算方向就可以？2.3.4. 外币分账制：方案一：不要求统一查询所有币种汇总数据，不要求形式上分账，只要求内容上分账代表用户：民族证券：n 每个核算单位只需建立一套公司账，所有币种在一套公司账中核算。n 总账参数“原币不平是否允许保存”设置为“控制”，使原币凭证必须各币种平衡n 将各币种的汇率都设为1。n 凭证类别按币种进行设置，并设置默认币种，如：美元凭证的默认币种为美元。将凭证显示格式调成原币式，即不显示汇率、本币金额栏n 在凭证定制中，将凭证格式设置为只有原币金额的凭证，且“币种”不允许编辑，以保证某一币种的凭证只能按该币种录入数据。n 录入凭证时，按币种选择类别，入交易币种的实际金额，系统自动控制原币借贷平衡。n 查询账簿时，选择要查询的币种。n 出报表时，在报表中设置固定折算汇率进行报表折算。 方案二：基于管理目的，要求统一查询所有币种的汇总数据，要求形式上分账，内容上也分账代表用户：海通证券n 每个核算单位按核算币种建立三套公司账，人民币、港币、美元，每套账的本位币为人民币。n 总账参数“原币不平是否允许保存”设置为“控制”，使原币凭证必须各币种平衡n 定期录入各币种的汇率。n 凭证类别按币种进行设置，如美元账套的凭证类别默认币种为美元。n 在凭证定制中，将凭证显示格式调成原币式，即不显示汇率、本币金额栏，将币种栏设置为不可编辑n 将交易币种选择公司账，录入交易币种的原币金额，系统自动自动折算本位币，此本位币无实际意义，仅是基于管理的目的，为估计各币种的价值提供一个参考。n 查询账簿时，选择要查询的币种。n 出报表时，在报表中设置固定折算汇率进行报表折算。 方案三：不要求统一查询所有币种的汇总数据，要求形式上分账，采用多账簿体系代表用户：其他证券公司n 整个集团按按核算币种建立三个账簿，人民币、港币、美元，每个账簿的本位币分为人民币、港币、美元。每个公司都核算这三个账簿，各公司可以人民币账簿为主账簿。n 处理凭证、查询账簿时，都在某一币种账簿的前提下进行。n 出报表时，在报表中设置固定折算汇率进行报表折算。 方案四：不要求统一查询所有币种的汇总数据，要求形式上分账，不采用多账簿体系代表用户：其他证券公司n 每个核算单位按核算币种建立三套公司账，人民币、港币、美元，每套账的本位币分为人民币、港币、美元。n 查询账簿时，选择要查询的币种。n 出报表时，在报表中设置固定折算汇率进行报表折算。 n 凭证中的币种不允许修改可通过设置凭证显示模板实现：将币种栏目设为不可编辑分析： 方案一由于在一套账中，效率较高，只要能说服用户放弃形式上分账的想法，建议都采用此方案。 方案二由于在所有币种汇总时是跨公司查询账簿，对跨公司账簿查询的方便性、效率要求较高，但在币种数据上划分清楚，形式上更符合分账制的要求。 方案三形式上符合分账制的要求，在跨单位查询某一币种数据时较方便，但在要随时录入各币种凭证时，不如方案四方便。 方案四形式上符合分账制的要求，录入凭证时，可随时选择录入其他币种凭证，但在查询账簿时，按某一币种进行多单位查询时，不如方案三方便。2.3.5. 多责任中心：方案一：采用多账簿：代表用户：青岛深蓝、深圳华孚、刑钢管理要求：公司内部交易在内部管理账中反映，按内部组织建立内部管理账簿，按公司建立对外核算账簿。各业务部门数据不汇总查询。 公司主账簿记录公司用于对外报告的财务信息，按不同的业务部门建立多个报告账簿，计算各业务部门之间的收支情况方案二：不采用多账簿，在现有模式上采用方案解决：代表用户：长江三峡、无锡双良等管理要求：在一套公司账中，由各事业部、责任中心的财务人员分别进行核算，生成资产负债表。各部门数据由该部门人员进行管理，有权限的人员可以汇总查询。 在所有会计科目上设置部门或项目等辅助核算。 加强权限控制，提供参数“权限控制辅助核算”，在总账的所有账簿查询中，无论是否是当前查询的查询对象，都要按权限控制辅助核算进行数据权限控制。例如：某科目有部门、客户两种辅助核算，且发生数据如下： 部门 客户 借 贷 部门一 客户一 100部门一 客户二 200部门二 客户一 300部门二 客户二 400若参数“权限控制辅助核算”设置为“部门”，且当前操作员有部门一的数据权限，则查询辅助账时，如果只查询客户一的数据，显示如下： 客户 借 贷 客户一 100如果只查询所有客户的数据，显示如下： 客户 借 贷 客户一 100 客户二 200 提供参数“平衡检查辅助核算”，设置平衡检查辅助核算后，在制单中，对该辅助核算的辅助项进行平衡检查。3. NC最佳实践应用多账簿3.1. 应用场景说明在此我们以中远房地产多账簿项目为例，列示异步折算的流程。3.2. 产品实现过程3.2.1. 应用流程财务折算流程：1.设置折算规则流程：说明：n 通过币种折算规则设置，可设置折算时所采用的汇率折算关系n 通过对应科目关系设置，可设置折算时转换的会计科目只记录科目编码的对应关系，不记录科目主键。若科目编码变更了，用户应重新调整对应科目设置n 按业务类型设置，不同的业务采用不同的折算规则。n 业务条件是判断凭证是不是这类业务的依据。如：当科目为“利润分配”时，则该凭证为利润分配凭证。又如：当凭证类别为“内部往来凭证”时，则该凭证为内部往来凭证。n 业务折算规则是具体到当前业务的折算规则。如：同步折算/异步折算；按明细折算/按汇总方式折算n 提供折算规则的导入、导出。n 不同折算规则之间，当引用科目方案相同时，可进行对应科目关系的复制2.同步折算流程：3.异步折算流程：3.2.2. 应用主要步骤在此我们以中远房地产多账簿项目为例,列示异步折算的流程.一、 基础设置登陆集团进行多账簿进行基础设置1、 会计科目方案设置2、 核算账簿设置 选择境外会计科目方案，可以根据项目需要定义不同的会计期间方案。3、 会计主体4、 折算规则设置编号来源账簿目标账簿金额不平处理方式制单人审核人记账人实时折算折算后自动记账币种折算规则折算日期1境外公司账簿集团基准账簿提示且不生成否否摘 要凭证字境外主帐簿境外报告帐簿借贷一级科目借贷一级科目借款给其他境外公司DROther receivablesDR其他应收款CRHK$CR银行存款二、 具体应用1、 折算二次登陆02境外公司账选择进入主账簿，在总账制单处进行制单并审核记账注意：只有审核记账后的凭证才可以进行折算在凭证折算处进行折算，查询出未进行折算的凭证点击“折算”后，选择需要采用的折算规则2、查询：二次登录进入报告账簿在制单处可查由主账簿折算过来的凭证三、主要折算方式多账簿折算方式可归结为四种折算方式。1、直接折算主账簿科目与报告账簿科目一一对应，通过折算自动生成凭证。大部分业务可以通过此方式处理；平台传递不折算，通过会计平台分别向主账簿和报告账簿传递凭证。多数固定资产相关业务可通过此方式处理；2.自定义结转不折算，通过手工触发自定义转账设置，在主账簿和报告账簿生成凭证。月末损益类结转及汇兑损益结转业务可通过此方式处理。3.手工制单不折算，手工在主账簿和报告账簿中编制凭证。境内外会计制度有差