妙用邮件合并群发工资条.docx

妙用邮件合并群发工资条WORD有一些我们不大使用的功能，但是这些功能有的非常实用。如邮件合并。工资条这种每个人不一样，为了保密，当然不能群发。下面就介绍一下我用WORD2007的邮件合并功能给员工发放工资邮件的方法吧。当然，邮件合并不只是用于群发工资条，用于通知等的邮件群发，都非常实用。邮件合并的前提：须使用OUTLOOK。其他的如foxmail是不能实现这个功能的。第一步：建立excel版的工资表，审核无误。（这一步对于每个做工资的人来说 ，就不用细说了吧，每月做一次） 序号姓名称谓电子邮件地址当月应发工资社保及公积金个人合计21%个调税小计实发工资1 张三先生2 李四先生3 王五小姐4 赵六先生注意：同时要有每个人的EMAIL，千万别搞错了，否则就发给别人了！第二步：建立一个WORD文件，文件内容就是以后你发给员工的一封信。您好！您2010年 月份工资明细如下，请注意查收。项目金额（人民币：元）应发项1、固定工资：2、绩效工资：3、奖金：4、税前扣除（考勤等）：代扣项1、代扣五险一金：2、代扣个调税：3、个税汇算清缴：实发项1、其它扣除项（税后）：如果您在工资方面有任何疑问，请与人力资源部 联系。 注意：这个文件就是以后发给每个人的邮件内容，由于人的不同，所以详细的数据也不同，这些不同的地方请全部空出来，接下来的步骤就要解决这个问题。第三步：邮件合并好了，现在进入关键了！ 请保持第二步和第三步的文件是打开状态，然后按以下步骤做：1、在WORD文件上点击“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并向导”；（注意，可能由于WORD的版本不同，请大家参考执行）2、在右侧上部“邮件合并”栏中，选择“电子邮件”3、在右侧下部选择“下一步：正在启动文档”4、在右侧上部 “想要如何设置信函” 中选择“使用当前文档”5、在右侧下部选择“下一步：选取收件人”6、在右侧上部 “选择收件人” 中选择“使用现有列表”7、在右侧中部选择“浏览”，在弹出的“选取数据源”窗口中，找到你第二步建的excel文件，在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”8、弹出的“邮件合并收件人”窗口，是所有员工的数据，应该与你的工资表一致。每行前边的“”，代表你选择给“他”发邮件；如果不给他发邮件，请点击取消“”9、上一步“确定”之后，在右侧下部选择“下一步：撰写电子邮件”10、用鼠标光标，点击（或放在）WORD文件内容你需要插入信息的位置，比如，你需要在“你好”前边插入每个人的姓名，请把光标点击放在放“姓名”的位置，然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项目”。弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”/“插入”（可以这么理解，这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系）；然后选择“关闭”。以环节反复多次，你就可以把word文档中所有需要合并（或叫链接也好）的内容全部“插入”了内容。（记住了，每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行）如下：姓名称谓您好！您2010年 月份工资明细如下，请注意查收。项目金额（人民币：元）应发项当月应发工资1、固定工资：当月应发固定工资2、绩效工资：绩效工资应发数3、奖金：4、税前扣除（考勤等）：税前扣除项代扣项1、代扣五险一金：个人社保及公积金合计212、代扣个调税：个调税小计3、个税汇算清缴：汇算清缴实发项实发工资1、其它扣除项（税后）：税后扣除项如果您在工资方面有任何疑问，请与人力资源部 联系。11、在右侧下部选择“下一步：预览电子邮件”，这时wodr文件就出现了你工资表中第一个人的名字和信息了！（马上大功告成了！）右上部的“”“”的按钮，你可以检查不同员工的邮件内容是否正确。注意，如果类似于“税后工资”这一栏出现奇怪的长数字，比如，本应税后工资是“1234.56”，但WORD文件中出现的是“1234.560000000001”，请在第二建立的excel文件中的此列进行设置：右键点击选中的列，选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口中选择“货币”，基本可以解决了。保存这个文件，重新操作以上各步骤。12、如果没有问题，可以继续进行下一步了。请选择右侧下部“下一步：完成合并”，再接下来在右侧下部选择“下一步：完成合并”13、右侧上部选择“电子邮件”，会弹出窗口“合并到电子邮件”。请在“收件人”栏点击“”，从下拉列表中选择“邮件（也就是文件中存邮件地址的那一列）”；在“主题”上写“2010年某月工资”14、请检查，网线是否联接，先拔下来吧。呵呵。15、请接13步，点击“确定”，这时，邮件就一封接一封的开始发了。这时可以到发件箱中看一看，这是不你要发出去的邮件，是不是你要发给的人，如果没问题，插上网线，工资条就都发出去了。 注意：第一次发工资条时，请先测试一下，把工资信息全部替换成测试数据，并在邮件中告知员工，这是测试数据，不是你的真实工资。请员工检查核对，所收邮件是否是自己的信息，并回复人力资源部。全部确认无误后，再发真实邮件。由于时间有限，此文件未经认真校对和排版，请大家见谅。在此感谢/viewthread.php?tid=5880文章，如果没有相关专业指导，我不知什么时候才能找到这个好方法。如果这个方法解决