员工档案管理办法.doc

青海电子材料产业发展有限公司Qinghai Electronic Material Industry Development CO.ltd员工档案管理办法1、目的1.1 完善人力资源管理体系，提升人力资源开发能力。1.2 完善员工在公司的信息记录。1.3 建立公司员工档案管理体系，提升档案管理能力。2、原则2.1 客观原则 要求记录员工的档案信息客观公正。2.2 真实原则 要求记录员工的档案信息真实，而且有据可查。2.3 充分原则 要求记录员工在公司与工作密切相关的考勤、考核、奖惩、培训、员工活动等所有信息。3、适用范围适用于公司所有员工的档案信息收集、整理、汇总和存档工作的管理。4、档案范围4.1 员工档案由人事部保存管理。4.2 人事部牵头负责员工档案的收集、整理、汇总和进库。4.3 员工档案信息可分为：身份与资历信息、劳动关系信息、公司管理信息三大类：分类内容身份与资历信息求职申请表、面试各类表格及评价、员工入职审批表、身份证复印件、学历证明复印件、离职证明复印件、职业资格证书复印件、体检表、派遣证等；劳动关系信息员工履历表、劳动合同及其变更协议、保密协议、诚信承诺书、培训以及资助协议等公司管理信息员工考勤信息、员工绩效考核信息、岗位与职务变动信息、培训记录、派驻记录、奖惩记录、晋升信息、其他员工反应的材料等。5、档案信息入库规定5.1 身份与资历信息以第一次汇报为准入库；5.2 劳动关系信息必须保证入库资料的连续性和配套性；5.3 公司管理信息必须具有人事部主管签字或人事部签章方可入库；6、档案信息管理6.1 公司员工内部资料应及时、全面地收集到人事部统一保存。各部门应主动将平时形成的应归档材料及时送交人事部保存。6.2 人事部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工工号号进行存放保管，每季度集中入库（档案袋）一次。6.3 为确保档案的准确，每年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。6.4 每年年底清理当年离职员工档案，对离职档案分离管理。6.5 查阅、借阅员工档案的人员须是人事部工作人员、用人部门负责人以及公司高层管理人员。用人部门负责人只能查、借其下属的档案。6.6 查阅、借阅员工档案应填写档案查阅（借阅）登记簿（附件1），档案借出时间不超过2个工作日，查阅、借阅档案完毕立即归还，并对员工档案负有保密的责任和义务。6.7 档案借阅人规定时间内未将档案归还人事部，超过2个工作日，人事部可对其罚款50元/次。6.7 档案借阅人不得擅自更改员工档案信息，应妥善保管，不得遗失。6.8 人事部应将借阅归还档案认真审查，如发现擅自更改、缺失、补充等，人事部将对借阅人罚款100元/次。6.9 借阅人遗失被借阅档案，人事部对其罚款500元/次。7、解释与修改7.1 本办法于2009年12月1日执行；7.2 本办法的最终解释权归人事部，由人事部负责监督执行；7.3 人事部可根据具体情况的变化修改、废除本办法。7.4 补充与修订记录：补充/修订单位补充/修订文件或内容生效期批准附件1档案查阅（借阅）申请人事部：因_，需借阅_等_人