医院档案管理工作培训（课件）

增强档案意识 促进医疗卫生单位档案工作规范化,一 、充分认识档案工作的重要性 1.卫生档案是医药卫生单位在各项医药卫生工作和活动中形成的具有保存价值的各种文字、图片、声像、磁介质等不同载体、不同形式的历史记录。,2.根据中华人民共和国档案法和卫生部、国家档案局卫生档案管理暂行规定，卫生档案管理工作是国家卫生工作的重组成部分，是提高管理水平与服务质量，维护公民和卫生机构合法权益的基础性工作。做好卫生档案管理工作是各级医药卫生部门依法应当履行的职责和义务。,3、卫生档案工作取得了显著成绩 自治区卫生厅档案室达到自治区一级档案室标准，正在争创自治区特级档案室。 驻邕厅直事业单位档案工作目标管理认定： 科技事业单位国家一级档案室 1个 ； 科技事业单位国家二级档案室11个； 科技事业单位自治区级档案室12个。 卫生档案工作成效显著。,4、 档案工作与各单位的规模建设相比，相对滞后。 （1）规模建设是发展的基础； （2）内涵建设是单位发展的关键； （3）档案建设与医疗业务建设相比相对滞后。 如何提高卫生档案管理工作水平，为单位发展做好各项档案服务是我们迫切需要解决的新问题、面临的新挑战。,二、如何进一步做好卫生档案管理工作 为适应新形势、新条件、新观念下企事业单位发展的新要求，推动和规范企业和科技事业单位档案工作进一步发展，2009年，国家档案局颁布了档案行业标准企业档案工作规范（DA/T 42-2009），并明确了科技事业单位参照执行。,1、加强档案法律法规的学习，增强单位干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。,2、重视单位档案工作规划，加强档案工作的组织领导，促进档案建设与业务建设同步发展。,3、建立健全档案管理工作制度，拓展档案的 归档范围。,档案工作制度规范化要求 档案工作三个规章、八个管理制度和三个业务规范构成了企业档案工作的制度体系。 三个规章：就是要制定单位档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案。 八个制度：文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度。 三个规范：文件、档案整理规范。档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范。,4、改善卫生档案管理工作条件，保证卫生档案安全 。 . 档案集中统一管理 . 档案办公、利用、保管三分开 .档案库房做到“三铁”、“八防” .建立档案库房管理、借阅利用、保密、鉴定销毁等制度。,5、规范卫生专业档案管理。 . 加强对知识产权档案的管理； .对病历档案实行统一领导、独立保管，或建立档案 信息中心进行集中统一管理 ； .制订并落实病案书写规章制度 ，杜绝代签现象 ； .尝试运用电子病历等先进管理手段进行管理。,6、加强各种门类和载体卫生档案管理，确保卫生档案齐全完整 。 .实行“三参加”、“四同步”制度 . 科研项目档案、基建项目档案； . 重大活动、会议或突发事件等档案； . 仪器设备档案； . 声像档案、实物档案、电子档案； .会计档案、人事档案。,7、重视卫生档案队伍建设，提高档案人员履职能力 . 加大培训和交流力度，提高档案人员业务素质； .保持档案人员的相对稳定； .关心档案人员任职资格评审、岗位聘任和健康防护等政策的落实，对成绩突出的给予表彰或奖励 。,8、开发档案资源，为单位各项工作服务。,科技事业单位文件材料立卷归档工作,一.有关概念 1、卫生档案：各单位在各项医疗卫生工作和活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 2、文件：是单位在社会活动中处理事务、交流信息而使用的各种载体的文件、图表、声像等记录材料。档案是文件转化而来，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 文件转化为档案的条件： （1）办理完毕的； （2）有一定查考利用价值的； （3）按一定程序集中保存的；,科技事业单位文件材料主要包括： 管理文件材料：党群工作、行政管理、业务管理（经营管理）、生产技术管理四类文件材料； 科技文件材料：产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器四类文件材料。 此外，还有会计文件材料和人事干部文件材料。,3、归档及归档制度 各部门将工作中形成并处理完毕的文件材料整理立卷，定期移交给档案管理部门集中保存，称为“归档”， 归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求。 归档范围： 事业单位:参照企业档案工作规范（DA/T 42-2009）附录A企业文件归档基本范围与保管期限参考表 机关单位:参照国家档案局第8号令,归档的时间： （1）文书档案：文件形成次年的三月底前完成归档。 （2）科研、基建档案：项目鉴定、竣工验收前归档。 （3）随时归档文件：重要的产权、合同协议、质量认证文件；企业内部机构变动、人员调动、离岗时应清退的文件，资产或产权变动过程形成的文件 （4）外购设备仪器或引进项目文件应在开箱验收或接收后归档。,（5）会计核算材料：在会计年度结束后由会计部门保管一年后向档案部门移交。 （6）电子文件：与纸质文件归档时间一致。 （7） 磁带、照片和实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 注：归档时间是指各部门立卷、移交时间，即完成移交而不是开始整理材料的时间。,归档的要求： （1）归档文件原件，签字盖章手续齐全有效； （2）文件制成材料，符合耐久保存的要求； （3）破损的文件要进行修复，字迹模糊或易褪色的文件应复制，复制件与原件一并归档；,（4）确保特殊载体长期保存的可靠性和有效性，磁性载体或光盘应设为不可擦写状态，并有相应的说明，重要的电子文件要打印纸质文件一并归档；（5）文件材料应进行排列使之系统有序，编写顺序号、编制文件目录等，归档文件在整理过程中应符合有关要求。 归档分工：文件的整理归档由文件形成部门或文书处理部门及项目管理部门负责（通常由相应的部门按职责分工负责归档）。,档案整理工作主要遵循的标准：DA/T 42-2009 企业档案工作规范国家档案局 第八号令 GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求； DA/T28-2002国家重大建设项目文件归挡要求与档案整理规范；DA/T22-2000归档文件整理规则；DA/T18-1999档案著录规则；GB/T11821-2002照片档案管理规范；GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范等等。,二、管理性文件材料的归档整理工作 依据广西壮族自治区企事业单位管理文件材料归档整理规则桂档发200514号 即依据单位管理职能进行实体分类，将管理文件材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 “件”：一般指每份文件，也可以是几份：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。,1.文件装订： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后面；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；外文文件，译文在前，原文在后。 装订可采用三孔一线装订； 用不锈钢订装订；,2.编写文件页码 归档文件有文字图样的页面要编写完整的总页码，一件一个流水号; 如遇双面有字双面都要编，按两页计算； 成本、成册的自身有页码的可以使用原页码; 多份文件组成一件的（装订在一起）,从该件第二份文件起重编页码。 归档文件目录和备考表不用编；,3.文件材料的分类： 科技事类单位一般可分为十大类： 0：党群工作类；1：行政管理类； 2：业务管理（经营管理）类；3：生产技术管理类； 4：产品类；5：科学技术研究类；6基本建设类； 7：设备仪器类；8：会计档案类；9：人事管理类。,其中0-3类为管理性文件，分类方法是： 划分年度（同年度放一起）划分大类（0-3类）划分二级类目划分保管期限分盒 4.文件的组卷和编号 文件材料在最低一级类目按事由结合时间、重要程度排列，或按时间进行排列组卷。会议文件、报表等成套性文件集中排列组卷。,每一卷（盒）文件按照卷（盒）内的排列顺序给每一件文件编写文件序号，每一卷（盒）都从“1”开始排流水序号。 5文件档号的编写和盖档号章 卷（盒）内每一件文件在第一页右上角空白处盖红色印泥的档号章，档号章如图所示，包括档号和序号两栏。,6编制归档文件目录 按每卷（盒）内文件顺序以件为单位编制归档文件目录，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录填写的项目包括： .档号：填写该卷（盒）文件档号章中的内容； .保管期限：该卷（盒）文件的保管期限； .序号：阿拉伯数字从1开始标注卷（盒）内每一件文件的流水顺序号。 .文件编号：录入文件的发文字号。 .责任者：文件形成单位（部门）或主要责任者。,.文件材料题名：填写文件的标题，没有标题或标题不能反映文件的内容的要重新拟写，题名外加中括号； .日期：文件形成时间，为8位阿拉伯数字，不足8位的要补0，如20090108； .页数：每件文件的页数，有图文的页面为1页 .备注：注释文件需要说明的情况。 打印的目录应为国际标准A4幅面，纸张宜采用70克以上的白色书写纸，一式两份，一份放在卷（盒）内文件前，一份装订成册供档案管理和检索利用。,7档案的装盒 档案盒统一采用科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）的格式，如图所示： 档案盒封面、脊背标识的填写立卷单位填写单位的全称或脊背规范化简称；保管期限用红色印泥章盖章填写。脊背填写档号和保管期限，题名可以不填。 填写备考表项目： 档号：填写本卷（盒）文件档号章的内容。 互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。,说明：填写卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 立卷人：应由立卷责任人签名。 日期：填写完成立卷的时间。 检查人：卷内质量审核人签名（是文件形成归档部门来检查归档文件的真实有效，不是档案部门）。 日期：填写案卷质量审核的时间。 卷盒外表面规格：310mm*220mm 脊背厚度可根据需要设定，卷盒应采用220g（克）以上的单层无酸牛皮纸双裱压制。 将同类别同年度同保管期限的文件按排列顺序装盒，文件前放归档文件目录，文件最底下放置备考表。,8.档案的上架排列 根据单位的分类大纲顺序进行上架排列，一般是排完一个大类各年度的档案再排下一个大类各年度档案。 上架排列规则：按室（馆）内档案柜从里到外，一组档案柜里档案：从上到下，从左到右，分大类后按永久、30年、10年顺序排放。档案柜距离墙面10cm 以上。,三、科技文件材料的归档整理 主要依据：GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求，对案卷的组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量等一系列问题作了具体规定。 科技文件材料： 产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器 四类文件材料,1、科技文件材料的鉴别,.完整性鉴别(收集齐全、成套).准确性鉴别(文件内容与反映内容一致,同项目文件相互之间内容一致).文件材料属性鉴别(科技文件与政务文件、科技资料的区别）.归档材料密级鉴别（绝密、机密、秘密）.保管期限鉴别（永久、30年、10年）,二、文件材料的组卷1.组卷要求: 遵循科技文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，并要便于利用和保管。2.组卷的方法: （1）按部件组织案卷。 （2）按结构组织案卷。 （3）按阶段组织案卷。 （4）按专业组织案卷。 （5）按其他方法组卷。,项目文件的整理流程图,. 建设项目文件，其中项目施工文件按单项工程、单位工程或阶段、结构组卷；. 竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；. 设计变更文件、监理文件按文种组卷；,. 管理性文件按时间结合问题组卷。. 产品类、设备类文件材料按照产品和设备的部件或系统组卷。.科研档案按照科技活动的阶段或工序组卷。,3.卷内科技文件材料的排列.产品类文件材料.基建类文件材料.科研课题类文件材料.设备仪器类文件材料.管理性科技文件材料.案卷内既有文字材料又有图样材料.案卷内既有零散文件又有成册、本、套文件,. 科技类管理性文件按时间结合问题排列。. 科技文件材料卷内文件一般文件在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。. 产品文件材料按设计、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列或按产品系列、结构（部件）排列。,. 建设项目文件材料，其中项目施工文件按依据性文件、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；竣工图按专业、图号排列。 . 科研课题文件材料按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报阶段、推广应用等阶段排列。. 设备仪器文件材料按依据性、开箱验收、随机，图样、安装调试和运行维修等顺序排列。,4.卷内文件装订:. 案卷可以采用按件装订或按卷装订. 装订方法与管理性文件材料相同,5. 卷内科技文件材料应在有书写内容的页面上编写页号。页号编写位置：. 单面书写的科技文件材料在右下角；. 双面书写的科技文件材料，正面在右下角、背面在左下角；. 案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不必编写页号。,以件为单位装订的，要求在每件文件首页空白处加盖档号章 如档号:6.1.1-1,6、编制卷内文件目录,7、卷内备考表的编制。 卷内备考表是说明案卷内文件状况的表格，它要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档号，并应注明其载体形式 。 卷内备考表排列在案卷内文件材料尾页之后。,卷内备考表 档号,8.案卷封面的编制。.案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。.外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。,案卷题名，应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，其主要内容包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等，如：南宁至百色高速公路段征地、拆迁、公路建设用地协议书、批文、红线图广西图书馆项目评优报奖申报材料、批准文件及证书,9.案卷脊背的编制。 案卷脊背项目有案卷题名、档号和保管期限，填写要求应与案卷封面的有关项目相一致。 题名竖写应从右至左，符合中文书写规范，阿拉伯数字采用顺时针转90度书写。,.内封面、卷内目录和备考表应与卷内文件幅面保持一致，原则上不要贴边、托纸。.图样折叠（参见GB/T10609.3）时图标栏露在右下角。.案卷内不允许有金属物，对于成册、成套装订较好的科技文件材料，短期的保管条件好的可不拆金属物。,10、编制案卷目录 案卷目录,11.档案装盒 档案盒统一采用科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）的格式，卷盒外表面规格： 310mm*220mm 脊背厚度可根据需要设定，卷盒应采用220g（克）以上的单层无酸牛皮纸双裱压制。 表格宜采用70克以上的白色书写纸制作 将整理好的科技档案按排列顺序装盒，文件前放归档文件目录，文件最底下放置备考表。,项目档案管理工作将项目档案工作纳入合同管理档案部门及时介入,强化对项目重点档案的收集。 前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议和竣工图等 重要的声像材料，如项目开、竣工仪式、项目建设关键节点、部位的照片、录音（像）带 竣工图章问题,项 目 文 件 构 成,工程项目档案整理流程图,基建项目竣工文件的编制 1.竣工文件主要包括：,2.施工文件: （1）建筑施工文件 （2）设备及管线安装施工文件 （3）电气、仪表安装施工文件；,3.监理文件 “施工监理文件、资料”； “设备采购、监造工作监理资料”；