用友U8费用管理与费用计提解决方案20110107.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除用友U8费用管理与费用计提解决方案此文档仅供学习与交流1费用管理1.1系统流程费用，是企业控本降耗，提高企业经济效益的重要控制指标。在制药行业，费用控制比成本控制具有更重要的意义，因为费用大约占到销售收入的50%左右，而成本只占销售收入一般不足10%。根据会计学重要性原则，显然在制药行业费用控制远比成本控制重要得多。费用控制只是费用管理的一个方面，费用管理的重点不在控制，更在于费用的有效投放。提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重。费用管理管理的费用范围包括销售费用和管理费用。费用管理为用户提供费用预算的编制，费用报销的支付，费用报销的预算控制，费用的投入产出效果分析等功能。流程说明： 编制费用预算，费用预算可以手工录入，也可以从excel表中导入，还可根据纯销或回款直接计提生成费用预算。费用预算在审批后下发执行。 由业务员提出费用申请，费用申请受费用预算控制，即只能在预算内提出费用申请。一般而言，市场费用才需要走申请流程，象日常费用报销多简化处理，直接填费用报销单。 经审批后的费用申请单，可以参照生成费用报销单。费用报销单也可以手工填制。费用报销单可以支付现金，也可以冲抵先前的借款。费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证，传入用友总账模块。 从费用费用申请到费用报销各环节，都可以设置审批流多级审批。可以按报销金额大小设定审批人，可以按超预算金额大小设定审批人，可以按预算项目、费用管理类、客户、部门、报销人等多角度设置审批人。1.2预算管理子系统预算项目：预算编制和预算控制的明细项目。可以灵活定义预算项目，可以为不同的预算项目指定不同的预算控制口径(按部门+人员+客户+项目多种组合)。比如把预算项目定义为招待费（按人员控制）、差旅费（按部门控制）。费用预算单：按照预算项目和预算口径定义费用预算的专用单据。可以手工录入费用预算单；也可以在excel表中先行编制费用预算再导入到费用预算单中；在纯销实现时，按规则在纯销单中计提可用费用，自动生成费用预算单；在回款时，按规则在回款提成单中计提可用费用，自动生成费用预算单。支持预算调整，可以调增，也可以调减。预算控制：可以定义费用管理类与预算项目的对应关系。可以是多个费用管理类对应同一个预算项目。比如可以把预算项目定义为办事处日常费用，费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算项目。费用报销时，只要录入费用管理类，系统就可以自动匹配带入默认的预算项目。默认的预算项目可以修改，用于调剂余缺。根据选项，当月的预算结余或预算透支可以转入下月。预算控制力度分为超预算时提醒，超预算时强制终止，不控制等选项。绝大多数企业，都是超预算时不容许保存单据，但也有少数用户要求超预算走审批流审批使用，U8费用管理软件同时支持这两种模式。预算超支可以走审批流进行审批。等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人，提请审批。审批时可以输入审批意见。审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反馈给提交人，提请按审批意见修改。1.3借款管理子系统借款单：是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据。可以多角度记录借款用途，包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、项目(如某项市场活动，进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等。还款单：用于记录借款归还的专用单据。可以直接选择借款单还款，支持多次还款，支持一个员工替另一个员工还款。可以在费用报销时选择借款结算生成还款单。可以根据活动申请单、医院开发申请单向业务员借款。借款明细表，详细反映员工借款和还款情况。1.4费用报销子系统费用申请单：是业务代表提交费用的使用申请，以及费用申请的多级审批的专用单据。应用场景：业务代表要在某个药店(或超市)举办市场宣传活动，先提出费用使用申请，申请金额2000元，按照申请金额的大小由相应的权责人(办事处经理、大区经理、销售付总、总经理)审批后，申请可以付诸实行。费用申请提出时占用预算额度，根据选项，超预算时单据不能保存，或超预算时可以走审批流申请审批。费用报销单：是用于记录营销活动或企业管理活动发生的各项费用的专用单据。费用报销的结算对象可以是业务员也可以是客户。比如报销的差旅费、招待费等结算对象是业务员，报销的市场支持费用结算对象是客户(比如药店、超市)。费用管理模块为费用提供两种分类方法：一是费用管理类，只用于内部管理，不对外，二是费用会计类，用于编制会计凭证。用户可将费用管理类分作如：学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等；将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等。费用管理类与会计类经纬结合，既真实记录灰色支出，又有效抹平灰色支出痕迹，将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外。比如：临床费是一种敏感的费用，但在药品销售中却又必不可少。临床费付给医生是无法取得任何合法的商事票据的，但这些费用还得想法报销入账，实践中多变通为会务费、学术研讨费、招待费等报账。虽然会计上已按票据记载的内容把临床费分解成会务费、学术研讨费、招待费入账，但管理上却还要能统计出临床费实际支付了多少。用户可以根据管理的实际需要，按部门+业务员+客户+预算项目设定不同报销金额的审批流程，按部门+业务员+客户+预算项目设定超预算的审批流程。实现对费用发生全过程的有效管理。费用报销款项的支付对象可以是业务员，也可以是客户，可以支付现金(银行存款)也可以用于抵还之前的借款。费用支付控制：分作普通支付、隔月压批、款到隔月压批或隔账期压批、隔账期压批。 普通支付：计算出费用就可以支付，没有任何限制。 隔月压批：隔月、压批，两个条件同时具备，可以支付促销费。所谓隔月，即隔一个月支付。如3月付款，付的是1月和1月以前的款，即隔2月份。所谓压批，即压一批货支付。如3月付款，如果2月有进货就压2月第一批，2月份没进货，就压1月份的最后一批。 款到隔月压批或隔账期压批：款到、隔月、压批，三个条件同时具备，可以支付。不满足上述三个条件时，再检查是否满足隔账期、压批，这两个条件同时具备，也可以支付。款到：是指纯销对应的发票已收到货款，如果部分收款，按收款比例支付促销费。隔账期：即隔约定的账期天数（信用天数）。 隔账期压批：隔账期、压批，两个条件同时满足时，可以支付。费用调整单：主要用于录入直接在会计部门入账，而营销账套中未能及时反映的费用。比如固定资产折旧，一般在会计部门计提并入账，但此费用又纳入营销业绩考核，就应该录入费用调整单。审批流：费用管理的各张单据都支持审批流。逐级审批：一级一级串行审批，比如部门负责人审批通过后，付总审批，付总审批后，总经理审批。会签：即多个人并行审批，比如一个费用涉及多个部门，需要各个部门负责人同时审批，只有同时通过，才可以报销。条件分支：不同条件走不同审批路线。比如把金额作为分支条件，5000元以下，部门经理审批，5000元以上付总审批。转签：审批人需要征询别人的意见，可以把任务转给另一人。通知：设置此节点审批后，需要知会哪些干系人，以什么样的方式知会（邮件、门户消息、手机短信），消息或邮件的内容是什么。 1.5会计处理子系统可根据已审核的费用报销单、借款单和还款单编制会计凭证，传入总账系统。费用报销单生成凭证时，根据科目设置中的费用科目设置取借方科目，根据结算科目设置取贷方科目。费用报销单编制凭证借什么科目贷什么科目，可自动匹配实现。借款单、收款单、费用申请单和费用合同单，借贷方科目直接取自单据上的相关字段。1.6费用分析子系统费用明细表：反映费用发生的明细情况，是一张最基本的费用报销。可以明细反映各个业务员报销了多少费用，各个办事处报销了多少费用，也可以反映费用是因为哪个客户或哪个存货而发生。预算现存量表：按月反映预算使用及结余或透支情况的分析报表。在预算范围内使用和报销费用，是费用管理的基本需求。抵票报销对照表：反映一个业务员用什么发票报销了什么费用。在实际工作中，由于有很多费用在发生时无法取得合法的报销凭据(比如给医生的临床费)，一般由业务员自己找替代的发票来报销。这样在账上记录的全是按替代发票的口径记录的账务，无法知道费用的真实用途。企业需要把账务上的记录再还原成真实的用途，因此也有称作费用还原的。投入产出分析，投入是指投入了多少费用，产出是指产出了多少纯销或回款，反映各分析对象(业务员、办事处、客户、存货)的花钱效果。可查询新开发客户的投入产出情况，可对投入的费用(如市场开发费)做产出纯销的跟踪。投入产出分析在管理上有重要的作用，比如各种存货的投入产出效益是不一样的，有的存货每投入一元钱，可能纯销额就会有较大的窜升，而有的存货对投入费用缺乏敏感，投的费用再多，可能纯销额也不会有大的改观。比如对部门的投入产出分析，我们就可以知道哪些区域的花钱效果最好，哪些在平均线以上，哪些在平均线以下，实现对部门作出客观而公正的奖惩。 费用管理模块还提供如费用趋势分析、付款明细、预算台账、预算控制、借款账龄分析等多张分析报表。2销售提成 医药企业的销售提成，常见有四种模式：一是终端计提模式，即在药品流入终端时计提并支付；二是回款计提模式，即在收回货款后计提并支付；三是回款并终端模式，即收回货款时计提，在药品流入终端时才支付；四是按指标完成情况计提并支付。 此处讲的销售提成，泛指销售费用的计算提取，也可以专指医药代表的个人奖金计算。2.1回款提成子系统回款提成的基本算法：依据收回货款的发货单即销账单，计算回款提成(包括奖罚息)，并根据药品流入终端的时间先后划拨给各岗位人员(可细分为多个费用类别)。 回款提成可以用以下公式表示：毛提成金额=(回款单价-结算单价)回款数量差价分成率+结算底价回款数量底价提成率+回款数量数量提成单价。差价税=回款数量（回款单价-厂定销价）差价税率。公司提留=回款数量(回款单价-厂定销价)公司提留。提成金额=毛提成金额-差价税-公司提留+调整金额。 奖罚息是指提前收回货款奖励利息，超期收回货款罚利息。 终端划拨，是指按药品流入终端的时间先后，将回款提成划拨分解到各岗位各费用类别中，形成可用费用(有些企业称作资金池、费用池)。回款提成的流程图：流程说明： 定义回款提成政策，回款提成政策包括结算底价、厂定销价、差价分成率、底价提成率、数量提成单价、差价税率、公司提留率等内容。 定义奖罚息政策，包括多个时间段的提前天数及其对应的奖息率，多个时间段的超期天数及其对应的罚息率。 定义费用划拨政策，即在药品流入终端后，将回款提成划拨给各岗位并细分到各费用类别中的政策。提供按回款提成划拨，回款数量划拨、回款金额划拨等多种方式。 根据销账单及回款提成政策、奖罚息政策，自动生成回款提成单，对计算结果用户可以调整。 跟踪药品流向至销售终端(医院或药店)，根据流入终端的流水时间先后，将回款提成顺序划拨给该终端分管代表(业务员)及各级分管部门领导(比如办事处经理、大区经理)。每个岗位还可以细分为多个费用类别，比如划拨给业务员的费用再细分为个人奖金、差旅费等。 参照回款提成划拨单生成费用预算单，费用报销时控制使用。回款提成政策：按部门+业务员+客户+存货灵活制定回款提成政策，回款提成政策覆盖了所有按回款计算销售提成的各种可能。 可以按差价分成模式制定回款提成(超过结算底价以上的回款按一定百分比分成给业务员)； 可以按回款金额的一定比例制定回款提成； 可以按回款数量计算回款提成； 可以按结算底价计算回款提成； 可以根据回款天数制定梯度提成政策，如：回款天数90天内的，一支0.7元，90到120天的，一支0.5元，超120天，一支0.2元，即按不同的回款天数执行不同的提成标准； 可以制定标准开发票价格，对超此价格以上的回款扣除差价税或公司提留（比如商务费用）等；支持提成政策的调整，并保留历史数据。不同时间可以执行不同政策（执行文件号、生效日期和失效日期）。奖罚息政策：为了鼓励业务员尽早收回货款，企业常用的方法就是提前收回的给予奖息，超期收回的给予罚息。可以按回款天数定义奖息或罚息的条件。奖罚息可根据超期或提前天数分段采不同利率计算。结合奖罚息政策结算出提前回款奖息或迟延回款罚息。回款提成单：根据发货回款核销形成的销账单上记载的详细的发货和回款记录，结合回款提成政策，结合奖罚息政策，结算出业务员应得的回款提成和奖息或罚息。其中回款提成可以分解成以下部分： 差价提成额，也有称作差价分成额的。即按回款的差价的一定比例给业务员计算提成。差价提成额=(回款单价-结算单价)回款数量差价分成率。有两个特例，一是当结算底价为0时，也就是不扣减底价，相当于按回款全额计算提成。二是差价提成率是100%，也就是不做分成，也就是差价全归业务员所有。 数量提成额，即按收回货款的数量计算提成，比如每一盒(瓶)计算10元提成。数量提成额=回款数量数量提成单价。可以规定大于等于公司底价才计算提成，小于公司底价不计算提成。 底价提成额，按收回货款的结算底价给业务员计算提成。底价提成额=结算底价回款数量底价提成率。 梯度提成额，即按不同的回款天数执行不同的提成标准计算的提成额。梯度提成额=回款数量*回款天数对应的提成单价。 奖罚息。以上是回款提成的计算。有些企业根据回款计算的提成就可以直接支付了（回款提成单在审核时自动生成费用管理模块的费用预算单，进入费用报销流程）。有些企业还需要对回款提成，按药品流入终端的先后进划拨，并在划拨时分解成多种费用类别。提成划拨政策：在药品（以医药行业为例）流入终端后，将回款提成划拨给各岗位并细分到各费用类别中的政策。系统预置55个费用类别，用户可以根据自己需要随便修改费用类别名称。提成划拨：将回款提成单上的待划拨回款提成，按终端+政策划拨分解到各个岗位人员和各个费用类别。所谓终端，是指药品流向终端的记录，所谓政策，是指提成划拨政策。一般是按照药品流入终端的时间先后进行划拨的。回款提成划拨单转入费用管理模块的费用预算单中，进行实际的费用报销支付。2.2纯销提成子系统纯销提成的基本算法：依据药品（以医药行业为例）终端纯销数量计算销售提成。可以是进入终端的数量，也可以是终端的消化数量（统计处方，简称统方）。纯销提成可以用以下公式表示：毛提成金额=纯销数量*(开票单价-结算单价)*差价提成%+纯销数量*数量提成单价。差价税=纯销数量*（开票单价-厂定销价）*差价税率。公司提留=纯销数量*开票单价*公司提留。提成金额=毛提成金额-差价税-公司提留+调整金额。纯销提成流程图：流程说明： 根据纯销单和纯销提成政策，生成纯销提成单（包括按数量梯度提成）。 根据选项，纯销单上的促销费（业务员费用）、促销费2（经理费用）、梯度费用（业务员费用），可以在纯销单审核时自动生成费用预算单。 根据选项，纯销单上的促销费，可以关联提成划拨政策再细分到多个费用管理类，生成费用预算单。 生成费用预算单后，可以先申请后报销，也可以直接报销，可以选择做隔月压批控制（即隔一个月压一批货），隔账期压批等控制。纯销提成政策：按客户+科室+存货制定终端纯销提成政策。可以定义结算底价、差价提成%、差价税率%、数量提成单价（每一支提成金额）、公司提留等，还可以定义按数量的梯度政策，比如：销量在3000以内的1.5元/支，3000以上的2元/支。 可以按差价分成模式制定纯销提成(超过结算底价以上的纯销金额按一定百分比分成给业务员)； 可以按纯销金额的一定比例制定纯销提成； 可以按纯销数量计算纯销提成； 可以根据纯销数量制定梯度提成政策，如：月销1000盒以内的，一支0.7元，1000到2000盒的，一支1元，超2000盒以上的，一支1.3元，即按不同的纯销数量执行不同的提成标准； 可以制定标准开发票价格，对超此价格以上的开票扣除差价税或公司提留（比如商务费用）等；纯销提成单：根据纯销单+纯销提成政策计算销售提成的专用单据。2.3指标提成子系统根据指标完成情况计算销售提成。所谓指标，在很多企业也称作计划，或者叫任务，比如纯销指标，也称作纯销计划，或纯销任务。回款指标，也称作回款计划，或回款任务。目前版本关联的指标有：保底量、纯销完成率、纯销完成率+回款完成率。纯销，是医药、烟草等少数行业特有的概念，是指终端销售，比如药厂把药品卖给医药公司，医药公司再卖给医院，医院再卖给患者。医院卖给患者，称为纯销。指标完成提成流程图：流程说明： 在费用管理类档案中定义需要计算的提成类别，提成类别不受限制可以根据需要任意定义，比如代表月奖、代表季奖、临床费，医院开发费等。 定义指标提成政策，可以按提成类别+存货定义是否关联指标(不关联、关联保底量、关联指标完成率)，是否进行平衡补差。 根据当期纯销量结合指标提成政策，计算当期的销售提成。不关联指标的，按纯销量直接计算提成(比如医生临床费)；关联保底量的，完成保底销量的才计算提成，没有完成保底销量的，不计算提成(比如代表月奖)；关联指标完成率的，根据完成率取得不同的提成单价计算提成(比如代表季奖)。 支持销售提成的平衡补差，根据平衡期纯销指标完成率和提成政策，计算提成的平衡补差。比如提成政策规定业务代表指标完成率达100%以上的，按10元/盒计算月奖，完成90%-100%按7元/盒计算月奖，年底进行平衡补差。假如业务代表张平2月份的指标完成率是93%，根据提成政策，张平2月份的月奖暂按7元/盒计算，但张平全年的指标完成率是106%，大于100%，年底平衡补差时应将2月份补提月奖3元/盒。 将销售提成支付给各岗位人员(比如业务代表、办事处经理、大区经理等)。指标提成政策：提供按提成类别+部门+政策组+存货的指标提成政策制定。支持对多个提成类别计算提成，比如临床费、市场开发费、代表月奖、代表季奖、经理季奖，提成类别由用户自由定义。销售提成可以关联保底量，可以关联纯销指标完成率，可以关联回款指标完成率，也可以不关联任何指标。可以设定是否做平衡补差，比如全年做一次平衡补差，或者是半年做一次平衡补差。所谓平衡补差，是指各期比如2月份因业绩不佳而少计提甚至没计提奖金的销售业绩，在整个奖金考核期内比如16月因整体业绩完成较好，而把各期少计提的奖金给予补回的政策。提成对象可以是普通的业务员，也可以是办事处主任（经理）。 指标提成单：根据指标完成情况给业务员计算销售提成的专用单据。当期提成计算：按提成政策计算当期应享受的提成。可以设定只有完成销售保底量才计算提成，否则不计算提成。可以按指标完成率设定不同的提成比例，完成率（也就是业绩）越高提成也越高。举例：A产品的提成政策关联的是保底量，月保底销量800盒，完成保底量按8元/盒计算提成，但张研在2月份只完成790盒，没有完成保底量，故张研销售A产品在2月份不享受提成；B产品的提成政策关联的是纯销完成率，纯销完成率在100%以上时按10元/盒计算提成（为标准提成单价），完成80%-100%时按6元计算提成，完成70%80%，按3元计算提成，完成70%以下不计算提成，张研在2月份的纯销指标完成率是87%（计划1000盒，业绩870盒），故张研销售B产品在2月份只享受按每盒6元计算提成（比标准提成单价少4元），即870盒6元/盒5220元。平衡补差计算：确定之前各期因业绩不佳按政策少计算的奖金是否应该补齐。举例（依前例）：政策规定每半年做一次平衡补差，结果张研在上半年的A产品月均销量大于800盒，故要将2月份没有计算提成的全部补回，即790盒8元/盒6320元，B产品完成率也大于100%，故将2月份每盒少计算的4元补回，即870盒4元/盒3480元。3销售返利3.1回款返利子系统回款返利政策(按区间)：是指按回款所在的回款时间区间给予计算返利，比如30日内回款给3%的返利，31到60天给予2%返利，61到90天给予1%返利，超91天不给返利。回款返利可以鼓励客户尽早回款。回款返利政策（按账期）：只有不超账期的回款才计算返利。是否超账期的判断，可以是逐笔判断，超账期的回款不返利，未超账期的回款返利，也可以是一个客户的所有回款放在一起判断，只要有一笔回款超账期，所有回款就不返利。回款返利单：根据发货回款核销情况结合回款返利政策计算回款返利的专用单据。回款返利计算时，经常会遇到自扣，即客户在打款时自行将该享受的返利扣下。计算返利金额时，先计算返利，再把自扣金额刨掉。3.2任务返利子系统任务返利单：比如给客户制定一个年回款任务(也可以是季回款任务或月回款任务，时间长度不限制)，只有达到回款任务才能享受到的返利。可以是给一个客户制定总任务，也可以是给一个客户的各个品种制定分任务。可以按数量返利，也可以按金额返利。3.3高开返利子系统高开返利，是指处理应客户要求高开发票价格而形成的