阆苑文化传承家儿童美术校区财务流程参考2-多校区

儿童美术校区财务流程一、收款1 收款方式（1）现金收款（2）刷卡收款（3）淘宝收款（4）支票收款收取支票审核支票无误后开收据给家长收据联（红色第二联）支票3天内交到财务报账时将收据交给财务。支票检查如下图。（5）网银转帐2收据填写规范3注意事项（1）银联POS机每月至少刷卡两次，如未操作，银联会撤机。刷卡的使用流程见附件1-2。（2） 审核支票（3）大写书写规范 壹/贰/叁/肆/伍/陆/柒/捌/玖/拾/佰/仟/万/元/角/分/零/整(正) 中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后、应写“整”(或“正”)字；其它的不用写“整”(或“正”)字。 阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写要写“零”字，如￥1409.50应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角；角位是“0”而分位不是“0”时，中文大写金额“元”后面应写“零”字，如￥16409.02应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分。 收据右上角标注收款方式（刷卡、现金、淘宝、支票、汇款）。 收取支票时，核对支票时间，支票有效期为10天。二、pos机的操作1银联POS机使用流程第一步 开机：每天上班开机（长按“取消”键）。第二步 开机后签到（输入操作员号“ 01 ” 密码“ 0000 ”）第三步 使用流程：（1）收款负责人进行POS机刷卡操作。操作流程：刷卡（磁条朝右侧刷）按确认键输入所需金额按确认键客户输入密码银联纸打出明细客户签字（2）把收据的第二联（加盖财务账联），刷卡小票的第三联交给客户，刷卡小票另外两联连同所对应的收据存根交于财务记账。（3）每天下班前POS机必须结算POS机结算流程：按确认键按“7”键按“6”键银联纸打出按取消键（每天只有一笔刷卡不需要打印明细）按确认键（每天有两笔或两笔以上刷卡），结算联也交于财务。（4）客户要求开发票的，把发票抬头写在收据的上方空白处（字迹清楚），统一到财务部开取发票。 附表1：项目电话号码服务热线电话4006228888银联查账电话955162拉卡拉POS机使用流程及注意事项第一步 开机：每天上班开机，长按“取消”键。第二步 开机后签到。输入操作员号“ 01 ” 密码“ 0000 ”第三步 拉卡拉主要服务内容：拉卡拉便利支付、拉卡拉银行卡。需要切换服务内容时，需长按“取消”键，点击“切换应用”键进行切换。1）拉卡拉便利支付包括：信用卡还款、手机充值、拉卡拉支付业务、管理2）拉卡拉银行卡包括：消费、撤销、退货、预授权、查余额、管理 消费：在拉卡拉页面显示请刷卡的状态下进行消费。消费流程：按“1”消费键输入金额，核对金额按确认键刷卡（客户消费卡，磁条朝里侧），按确认键客户输入密码，按确认键银联单据打出第一联，由客户签字（留存）再次按确认键打印第二联给客户撤销：在刷卡时金额输入有误或家长因故要求取消缴费时，进行撤销操作。但必须是在当天结算之前进行操作，结算后则不能进行撤消操作。撤销流程：按“2”撤消键输入主管口令“123456”输入凭证号（消费时的单据上查看00000*）核对卡号按确认键，核对金额、凭证号按确认键客户输入密码按确认键银联单据打出，由客户签字（留存）按确认键打印第二联给客户重新打印：在家长消费成功，但由于POS机出现故障卡纸或银联纸已用完未打出单据时需重新打印。打印流程：按“6”管理键按“1”打印键按“1”打印上笔结算：每天下班前必须结算结算流程：按“6”管理键按“3”结算键是否打印明细（0否 1是），按“1”键。第四步 关机：每天下班前结算完关机，长按“取消”键。备注：拉卡拉每天消费额度信用卡最高是1万5千元，储蓄卡无限制。客服电话：4000881234 三、发票、查账 1. 校区步骤校区第一步：在“前台业务”的“沟通记录”里面找到开发票学员的咨询信息，如下图所示。校区第二步：点击“沟通记录”下方的“加号”按钮，在进入的页面内选择“其他”选项，在“沟通内容”内填写发票抬头及合同信息，或者要查档的问题，保存即可。2. 财务步骤财务第一步：点击教务教学售后沟通复选框内选定前一天时间全部类型按钮内选择“其他”点击查询按钮。财务第二步：在点击“查询”进入的页面沟通类型复选“其他”按钮，在“沟通结果”框内填写发票开具和查档的具体情况，保存即可。3注意事项4校区通过财务部查账需提供如下材料：（1）银行卡支付查询需提供： 校区 日期 转至银行账户信息 转账金额 家长账户后4位 持卡人姓名（2）支付宝支付查询需提供： 校区 日期 家长支付宝账号 金额5开具发票： 校区开具发票，按照财务手册在校宝记录，财务开好发票后在校宝回复。四、退费（培训费和绘本押金）1退款流程 家长提出退费后,校区主管（前台代操作也可）核对校宝、收款凭证（收据或发票）无误校区填写纸质退费单校区发送退费申请邮件（附电子版的彩翼退费单）到总部财务邮箱。办理完毕之后，总部财务发送邮件给校区主管。2. 退费单见附录 3. 退费的注意事项五、备用金1. 流程 运营部每月最后一周主动与所负责校区主管或主管助理沟通上月备用金使用(是否够用)及下月备用金需求等情况，填写_月备用金需求统计表，交由董事长审批，董事长批准签字后，由财务加入本校区的备用金中；2. 注意事项（1）备用金用途仅限于：水费、电费、电话费、网费、物业费、绿植租赁、劳务费、桶装水、交通费、快递费、财务外包、取暖、燃气、日杂费等；（2）备用金不包含退费、绘本押金、市场推广费和活动费等。（3）备用金专款专用，校区主管或者主管助理要妥善管理备用金支出项。3. 备用金现金日记账（含校区所有现金花销）（1）校区第一步：校区主管使用本校区的财务账号把当天现金使用明细录入校宝，如下图所示。(2)校区第二步：月末最后一天整理完本月现金账所有票据之后，寄回或送回总部（北京、外地各教学区均可邮寄）。(3)随时根据校宝各校区支出账来进行入账(4) 总部财务根据各校区月末寄回的票据进行对账。六、报销、借款1报销、借款的流程（1）报销：粘贴票据填写支出凭单或者差旅费报销单主管审批签字到财务报销（校区为月末报账）。（2） 借款：填写借款单主管领导审批签字到财务处借款。2票据填写规范（1）支出凭单（2）差旅费(3)借款单3. 报销单据粘贴单(1)方法：l 先选纸张大的，依次选纸张小的开始粘贴（先大后小）l 票据右边缘与报销粘贴单右边缘对齐l 先从下向上贴，再从右向左贴(2)在每张粘贴单上标明此页的合计金额、单据数量；(3)除票据超过报销粘贴单大小的2/3不用粘贴外，其他较小票据贴入报销粘贴单。(4)式样如图：(5)抵票的填写及粘贴如图：（注意：在凭单的背面用铅笔写上真实的发生事项及金额。）4.报销票据要求(1)所有报销票据一律为取得的正规合法发票，凡未取得正规发票的，财务一律不受理报销及借款核销(2)报销人员报销时要把发票粘贴整齐，并计算好报销金额。(3)报销金额在200元以下的，无法取得报销发票的，可以其他发票抵票报销。(4)注意事项l 请款、报销金额5000元以上的，财务在三个工作日内支付给领款人，请款金额在20000元，以上的需提前一周向财务申请；l 特殊原因丢失发票或者收据，并且报销金额在200元以内的，需填写情况说明内容包括：款项发生时间、内容、金额（大小写）、当事人和主管两人