思源物业管理软件实施调研表.doc

管理处名称调 研 人填写时间年 月 日思源物业管理软件实施调研表总体需求一、 部门资料1、 管理处各部门名称和所负责处理的事务内容： _ _ _ 。2、 部门联系人_，联系方式_。3、 各部门职能是什么（请针对软件的使用需求出发填写，例如：录入客户档案资料、处理入伙等）： 4、 各部门的人事架构组成情况（请针对软件的使用需求出发填写，例如只填写使用软件的成员或组织）： 5、 与其它部门关系：二、 人员资料姓名工作职责计算机水平接受能力联系方式三、 业务1、 各部门日常处理哪些业务？负责哪方面工作？这些业务和工作是如何利用电脑来进行协助的？2、各部门在工作中需要及时掌握哪些信息？（请分部门填写通过电脑来实现和交流的信息，传统的纸介质类信息不需要填写）3、 简单的描述上述中业务的执行的流程？（可用简单的流程图进行勾划，例如：建立房间档案-填写基本资料-包括管理区、大楼、房间等形式。）4、 报表a) 列出各部门日常使用的所有报表和图表的名称，并分别说明其编制周期（周或月）与编制方法（算法）？注：请收集以上罗列出的报表和图表的原始副本，交给调研人员。5、 软件要求a) 各部门希望系统能够解决实际工作中的哪些问题，以及由此会带来的变化。（请针对电脑软件系统方面提出，例如：希望系统能够实现灵活查询，可以方便地找出某房间的档案资料和验收资料；或者需要能够输出如下报表等内容）b) 您对即将为各部门设计的软件系统的功能、界面、性能上有哪些建议？（请从电脑应用方面填写，例如：权限、安全性、操作方便性、响应速度等方面，尽可能是由软件使用者在操作之后再提出。）主要模块实施需求调研该调研表的调研内容主要是在使用思源物业管理软件之前版本基础上，再提供新的软件开发和修改的需求，从而满足客户的管理要求。调研只针对业务处理的十大功能模块展开，即：房产管理、客户管理、收费管理、租赁管理、清洁绿化、保安消防、设备管理、综合服务、行政管理和仓库管理。未包括在内的其它功能要求，归并到新增功能要求的调研表中。一、 房产管理模块1. 房产管理模块业务处理流程：思源物业管理软件房产管理模块体现的业务处理流程如下：1）、生成房产-通过电脑软件系统将物业管理处所管辖的楼盘虚拟建立起来，包括管理处、管理区、大楼、房间四级关系的房产信息；2）、录入基本档案资料-将楼盘的基本档案信息录入到电脑中，包括管理处、管理区、大楼和房间的详细档案资料；3）、录入图片信息资料-可以将实际的楼盘图片输入到电脑中进行保存和查看，包括管理区图片设置、大楼图片设置和房间图片设置，其中管理区和大楼提供可载入两个图片，房间图片先设置好房型图片再统一进行选择处理。目前暂时只支持bmp类型的图片文件。4）、录入房产验收资料-该流程是类似于管理处的前期介入，包括管理区、大楼和房间的详细验收档案资料。 请结合管理处实际业务处理流程对上述流程进行补充和描述： 上述业务处理流程与实际工作流程有何差异？1、2、3、4、 是否需要去除某些业务处理流程？1、2、3、4、 请将管理处对房产管理实际流程进行详细描述，例如：前期介入-输出报表-房产验收-输出报表-基本档案资料-输出报表等： 然后再对前期介入做一详细描述，需要做哪些工作，房产验收的流程等。2. 房产管理模块提供的功能点：1）、房产资源登记对所管辖的所有房产资源进行登记，可生成的房产资源有：小区、大楼、房间，也满足一些特殊的物业管理公司的房产资源比如：别墅、店铺、摊位、栋、房间等。可通过卡片式、行列式录入、修改、删除房产的基本资料，并可按房产资料进行查询，查询结果有卡片式、行列式显示。可统一对管理处、管理区、大楼（栋）下面的房间的公共值进行赋值。2）、房产资源验收对要接管的房产资源包括小区、大楼（栋）、房间等进行验收，记录下验收的过程和验收结论。3）、管理处切换 通过管理处切换，可查看并管理多个管理处的数据，该功能点有权限进行控制。4）、图片管理功能 可分别对管理区、大楼和房间的图片进行管理。5）、列项管理功能对有共同内容的列项值进行统一管理，例如：房间朝向、装修情况、房间结构、房间类型等，先在列项管理中统一录入，再在录入房间等详细资料时，就可以直接进行选取而不需要每次进行手工录入，以此提高工作效率。 请根据管理处实现情况对上述功能点进行修改、补充和确认： 上述功能点与实际工作要求有何差异？1、2、3、4、 是否需要去除某些功能点？1、2、3、4、请详细描述管理处的房产类型，包括有无别墅？有哪几中户型？有无商铺？有无出租？房产类型有无数量 特别需求别墅情况中户型情况商铺怀况出租情况3. 房产管理功能点详细信息（即房产管理模块所提供的表及表的详细字段）：1）、管理区信息请根据管理处实际情况填写下面管理区档案资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码管理区代码管理区名称管理区平面图（打勾）地理位置建筑面积占地面积绿地面积使用面积工建单位说明所属区域消防分布图（打勾）小区规划占地面积苑/幢数总户数总人口数设备安装单位竣工日期2）、大楼信息请根据实际情况填写下面大楼档案资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码管理区代码大楼名称大楼代码大楼平面图（打勾）大楼外观图建筑面积楼高（米）楼栋号与苑对应情况苑内单元数各单元总户数有/无电梯使用面积说明占地面积楼层数大楼入伙时间（用于计算空置房时间）3）、房间信息请根据实际情况填写下面房间信息资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码管理区代码大楼代码房间代码建筑面积收费面积房间号装修情况简要备注户型楼层出租状态朝向房间图类型说明：上述中的收费面积默认值等同于建筑面积，但可以进行修改。收费面积直接影响管理费。 朝向、房间结构、房间类型、装修情况等字段可以进行统一录入，在输入数据时可直接进行选取从而提高工作效率。二、 客户管理模块4. 客户管理模块业务处理流程：思源物业管理软件6.0客户管理模块体现的业务处理流程如下：1）、录入业主档案资料-包括家庭和公司类型的业主资料；2）、录入业主的家庭成员或公司成员资料-如果业主类型是家庭则为家庭成员资料，反之则为公司成员资料；3）、录入租户档案资料-包括家庭和公司类型的租户资料；4）、录入租户的家庭成员或公司成员资料-如果租户类型是家庭则为家庭成员资料，反之则为公司成员资料；注：录入数据资料流程如下：录入业主/租户资料-家庭资料-成员资料 或者是：录入业主/租户资料-公司资料-成员资料 请结合管理处实际业务处理流程对上述流程进行补充和描述： 上述业务处理流程与实际工作流程有何差异？1、2、3、4、 是否需要去除某些业务处理流程？1、2、3、4、 备注说明：5. 客户管理模块提供的功能点：1）、业主档案资料登记对所管辖的所有房产资源的业主档案进行登记，包括业主的基本档案资料和成员资料。可通过卡片式、行列式录入、修改、删除（转历史）业主和成员的基本资料，并可按业主资料进行查询，查询结果有卡片式、行列式显示。可统一对管理处、管理区、大楼（栋）下面的业主资料（如业主类型、发展商承诺等）公共值进行赋值。2）、租户档案资料登记对所管辖的所有房产资源的租户档案进行登记，包括租户的基本档案资料和成员资料。可通过卡片式、行列式录入、修改、删除（转历史）租户和成员的基本资料，并可按租户资料进行查询，查询结果有卡片式、行列式显示。可统一对管理处、管理区、大楼（栋）下面的租户资料（如租户类型、发展商承诺等）公共值进行赋值。4）、列项管理功能对有共同内容的列项值进行统一管理，例如：权属类型、装修情况、发展商承诺等资料，先在列项管理中统一录入，再在录入业主/租户的详细资料时，就可以直接进行选取而不需要每次进行手工录入，以此提高工作效率。 请根据管理处实现情况对上述功能点进行修改、补充和确认： 上述功能点与实际工作要求有何差异？1、2、3、4、 是否需要去除某些功能点？1、2、3、4、备注说明：6. 客户管理功能点详细信息（即客户管理模块所提供的表及表的详细字段）：1）、业主档案资料请根据管理处实际情况填写下面业主档案资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码管理区代码大楼代码身份证号码发展商承诺出生年月房间代码业主名称紧急联络人联络人电话发展商经办人入伙时间工作单位房产证家庭电话办公电话手机号码E-mail性别权属类型收费对象业主类型个性描述主要内容：是否为政府工作人员、媒体工作者、企业工作者等等2）、租户档案资料 请根据实际情况填写下面租户档案资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码管理区代码大楼代码房间代码租户代码租户名称租户类型出租起始日出租截止日身份证号码证件名称入住时间家庭电话办公电话手机号码E-mail个性描述兴趣爱好用途月租金参加过哪些社区活动工作单位收费对象联络人电话3）、家庭资料 请根据实际情况填写下面家庭资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码房间代码户主名称户主住址客户类型联系地址联系电话有无保姆有无老人有无小孩有无暂住注：业主/租户的家庭资料共同使用该表。4）、公司资料请根据实际情况填写下面公司资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码房间代码公司名称电话号码公司面积公司性质法人代表经营内容开业时间联系人联系电话客户类型5）、住户成员资料请根据实际情况填写下面住户成员资料（只需填写一条记录即可）：管理处代码现工作单位类别何地迁入户口所在地婚姻状况出生日期户主姓名籍贯民族联系电话入户时间入户原因身份证号码文化程度性别现从事职业现工作单位姓名原工作单位与户主关系住户类型暂住证号码暂住证截止日期暂住证签发日期注：家庭/公司的住户成员资料共同使用该表。请根据管理处实现情况对上述功能点的详细信息进行修改、补充和确认： 是否需要对上述功能点信息字段进行调整？请说明是新增加、修改还是删除。 1、业主档案资料表： 2、租户档案资料表： 3、家庭资料表： 4、公司资料表： 5、住户成员资料备注说明： 7. 客户管理模块权限功能需求：目前提供的权限功能如下：1）、录入业主/租户档案资料有权限点检查；2）、录入业主/租户家庭成员/公司成员资料有权限点检查；3）、修改、删除数据有权限点检查；请根据管理处实现情况对上述权限检查点进行补充和确认： 上述权限设置与实际软件使用情况有何差异？包括部门经理、主管、普通职员和操作员的权限。 1、 2、 3、 4、 上述权限不需要修改，保持原有系统权限检查功能。 备注说明：三、 收费管理模块8. 收费管理模块业务处理流程：思源物业管理软件6.0收费管理模块体现的业务处理流程如下：1）、设置收费系统参数-包括当前系统运行时间、付款截止日期、抄表日期、刷新日期等参数；2）、设置收费项目及标准-包括管理处收取的所有费用项目和计算方法；3）、选用收费标准-设置每个房间的所有收费对象的收费标准；4）、设置预收款方案-设置管理处的预收款收取方案，可以设置多个方案；5）、收取预收款-凡是交纳了预收款的客户均从该页面中录入交款金额；6）、设置银行划款方案-包括银行名称、代码、单位名称、帐号、出/回盘信息等内容；7）、录入银行帐号-根据设置好的银行划款方案将每个收费对象的银行帐号一一录入系统；8）、录入走表类费用读数和常规类临时手工设置的费用金额-在费用计算前进行完成；9）、进行费用计算-可以对全部收费对象进行计算或者单个收费对象进行计算；10）、打印报表-打印收款通知单，派发给业主/租户，通知其进行缴纳费用；11）、进行收款-收款可支持：银行划款、现金支付、预收款冲抵、支票支付、费用减免五种方式；12）、打印报表-打印相关报表，包括应收费用清单、已收费用清单、催款通知单等；13）、进行月结-完成该月（周期）的收款工作，进入下一个月（周期）的收费工作。流程图如下： 请结合管理处实际业务处理流程对上述流程进行补充和描述： 上述业务处理流程与实际工作流程有何差异？1、2、3、4、 是否需要去除某些业务处理流程？1、2、3、4、 备注说明：9. 收费模块的详细功能点需求调研：1）、系统参数设置 是否有多币种需求？ 人民币 港币 美元 还包括其它币种 是否为按多周期收费情况？（多周期是指不是按照每月收取一次费用的情况） 按季度 按半年 按全年 其它方式 请填写以下参数值： 抄表日期： 月结日期（结帐日期）： 应收款日期： 滞纳金起算日期： 是否有财务接口的需求 软件名称： 用友 金蝶 速达 浪潮 小蜜蜂 其他： 软件版本： 数据库类型： 请列出详细的接口格式（可另附电子文档）：2）、收费项目设置和标准定义 是否有一房多表的情况？-即一个房间安装了多个水或电表的情况。 请列出详细的多表情况及表代码-走表代码必须唯一（其中表代码为三表抄表准备）：示例：*楼*单元*房间为两个水表，表代码分别是：水表001、水表-002。请详细说明水表的用量如何设置？例如：一房间有两个表，那该房间的最低用水量是取这两个表的最低用水量之和还是只取一个表的最低用水量来替代。（即按房算还是按户算？）还包括计划用水情况。请详细说明走表类费用单价小数点后位数长度（即精确长度）？ 0位 1位 2位 3位 4位 其它 是否有一户多房的情况-即一个业主/租户同时拥有多套物业？如何处理存在同名客户的情况？是否需要按客户名称汇总出通知单？ 是否有走表自动抄表接口需求？为何种走表的接口需求？ 水表 电表 煤气表 其它 接口文件类型 ；接口导入数据要求？ 实时 每月一次 其它 ；请详细说明接口的其它格式内容： 请按以下格式和要求详细列出管理处实际收取的所有费用及计算方法（必填写项）：目前思源物业管理软件6.0提供以下费用及计算方法：注：红色字体为范例，请按示例填写。a) 常规类费用-即非走表类费用；1、请将管理处收取的所有费用按以下格式填写：费用科目号：001 费用名称：管理费 收费类型：发生后收取英文名称：MNGFEE 月结是否清零：否费用计算结果精确位数： 2位 3位 4位 其它 是否收取滞纳金 滞纳金计算设置： 单利 复利（单利是指滞纳金不再计算滞纳金）滞纳金计算时间： 按月 按固定天数 实际拖欠费用天数 其它 滞纳金计算比例 滞纳金计算结果小数点精确位数： 2位 3位 4位 其它 本月费用是否计算滞纳金？-该选项的含义是指：如果费用的应交日期为25日，设置滞纳金的算法是在本月底之前不产生滞纳金，但在月结后滞纳金需从上月25日算起的情况。其它格式要求 2、请将管理处费用计算公式按以下格式填写：、直接设定金额方式-即每次收取的费用金额都是因定的金额，比如停车费；地下停车费=200元（每月固定收取停车的费用200元）、计算公式方式-一般用于管理费：管理费=管理费单价*房间建筑面积、临时手工设置方式-一般用于有偿服务等无法预知收取多少金额的费用：、依附于其它费用金额的比例-一般用于排污费、排水费、加压费等费用的设置； 排污费=水费*0.5、其它的计算公式和方法：b) 走表类费用-即水、电、煤气等走表类费用1、请将管理处收取的所有费用按以下格式填写：费用科目号：002 费用名称：水费 收费类型：发生后收取英文名称：WTFEE 月结是否清零：否费用计算结果精确位数： 2位 3位 4位 其它 是否有表倍率 倍率为 是否收取滞纳金 滞纳金计算设置： 单利 复利（单利是指滞纳金不再计算滞纳金）滞纳金计算时间： 按月 按固定天数 实际拖欠费用天数 其它 滞纳金计算比例 滞纳金计算结果小数点精确位数： 2位 3位 4位 其它 其它格式要求 2、费用计算公式提供以下方式：、计算公式1-适用于所有走表类费用；（深圳地区请详细标明水段及对应单价）水费=水费用量*单价（其中水费用量=本月读数-上月读数）、计算公式2-适用于依附于其它走表费用用量的费用： 水费增值税=水费用量*单价目（增值税本身没有走表用量，这里取自水费用量）、其它的计算公式和方法：请详细列出每种费用的收取方式，有没有特殊的需求？范例：因过年假期业主不方便来管理处交纳费用，所以，在年底过年前一个月一次性收取二个月的费用。 历史数据查看要求 是否存在分摊情况请详细列出分摊方式和计算方法，并列举实例：（按用量分摊、金额分摊、建筑面积、使用面积、指定比例、用户数量、人口数等类型） 请列举并说明走表转表、换表的处理方法： 列出费用收取的方法：现金、支票、银行划款、预收冲抵、减免、其它 是否存在预收款情况目前思源提供的预收款处理流程和方法如下：1）、预收款方案设置-包括该方案冲抵哪些费用、冲