主持ISO9001新版标准认证的总结与反思

主持 ISO9001 新版标准认证的总结与反思 鲁超美 文 一 我和 ISO 的渊源 上世纪末 中国刚刚从全面质量管理时代引入 ISO 质量体系 国家质量体系认证注册机构 开始在部分大型国有企业推进 进行第三方认证和注册工作 当时等待注册的企业要排队等 待几个月甚至半年以上才能得到认证 我最早所在的企业是一家老牌中型国有企业 设有全面质量管理办公室 企业非常重视 做了长达一年的 ISO 体系运行 记得在全员培训后 专门进行笔答考试 不合格的还进行 了补考 有几名员工补考仍不合格的 当月奖金就泡汤了 我还专门进行了采访报道 认 证机构也很认真 一条一条的给你对标准 一条一条的给你对程序文件 宣布不合格项多 达 20 几条 企业为了达标整改就耗资近百万元 审核费用十好几万 45 岁离开这家企业去了新闻单位 50 岁南下深圳 做一家外资企业的策划 一年后到苏 州工业园的一家外资企业 这家公司的经历让我接触了世界一流的现代化制造企业 也代 表一个部门主管 接受多家国际跨国公司的多次验厂 如 ISO 体系的质量 人权等审核 两年后跳槽到有 中国五金机械产业城 的山东宁津县 在一家五金制造公司主要参与 ISO TS 16949 2002 标准的贯标及认证审核 为正式的合格内审员 二 全面主持 ISO 新版标准审核认证 现在供职的这家公司成立仅五年时间 在我工作的 3 年期间 主持完成了基本制度 组织 框架 企业文化的构建 2016 年 作为岱家山科技创业园质量提升年 经推荐我们公司 导入 ISO9001 质量标准试点 而且承诺如果通过认证审核 费用由政府买单 公司决定 由我主持 ISO9001 贯标及认证工作 2016 年 5 月 9 日 两天培训 ISO9001 新版标准 这是一部刚刚颁布的新版体系 我们 3 家企业就成为 200 多家园区企业最早一批导入该体 系的企业 公司于 2015 年 5 月正式启动 ISO9001 新版标准认证 我参加完第一阶段的培训学习 从 6 月份到 9 月份就出国探亲了 下一步的贯标计划 体系策划 文件编制工作 就由年 轻的 80 后总裁助理全面负责 从锻炼年轻人的角度 老总的这个决策非常正确 当我回 到公司上班 看到质量管理体系 A 版文件 包括 质量手册 质量程序文件 以及各 部门的工作指导书 管理制度 管理方法等各种规范性文件及记录表单 工作已经进入到 体系试运行阶段 公司于 2016 年 11 月 14 日和 15 日进行了内审 我负责两个核心部门 设计部和营销部 的内审 这一审 才让我大吃一惊 我一条一条对标准程序文件 要开的不合格项就多了 后来内审员碰头 我发现体系责任人和大家交流根本不在一个频道上 接下来辅导老师模 拟了一次外部审核 发现不仅漏检标准条款很多 整个程序文件还只是别人的模板框架 根本无法落地 参与的部门负责人都感到工作无从下手 就等于 4 个月来的工作处于停顿 状态 这让我感到深深地自责 完全推到已经拟定的框架 时间已经不容许 无奈辅导老师只好多次来公司 给内审员开 小灶 我这时能够做的就是补救 逐词逐句修改完善 但文件编号 表格的修改 而此时 公司申请外审的时间已经确定 只有 12 月一个周六和周日两天时间 补充内审资料 进 行管理评审 可正在这个节骨眼上 老总又有更重要工作派体系主要责任人和产品部负责 人出差 各部门的补充修改资料集中给了体系主要责任人 眼看这次质量审核认证要泡汤 多亏辅导老师连夜电话沟通 鼓励我们不放弃 第二天又来公司我们一起找老总 作了深 入沟通 决定我来全面统筹这项工作 我再次有了至高无上的授权 我强调迎接外审是当 前公司首要任务 万分焦急中 我电话不断催问出差在外的体系责任人 一刻也不能耽误 将修改定稿的质 量手册及程序文件传回我的邮箱 我补充好目录 完成了 B 版全套资料的打印装订 当厚 厚的程序文件 摆到会议室 才让我如释重负 在此基础上 利用周六整整一天 周日半天加班加点 在辅导老师的帮助下 我组织各相 关部门 高强度完成缺漏文件记录 以及管理评审的全部资料 我知道我要想真正担起来 我就必须放下很多现有的事项 这样才能确保我有充足的精力 专注于程序文件之中 审核 这是公司历史上第一次较真 以 80 90 后为骨干的团队 此前对 ISO 闻所未闻 体系的推动是关乎公司各个层面的问题 是需要面对很多阻力 体系运行到此 结合各岗 位的变化 听取各部门意见 反复研究 比较和论证 有些介于几个部门的质量职能 甚 至发生争吵 最后才理清 我和各部门反复对体系文件进行修改 特别是对作业流程的修 改 最后形成 B 版的 QMS 文件 这正体现了新标准的管理精髓 持续改进并保持全面 科学 系统 严密的文件化管理体系 从而确保了质量管理体系有效运行 过去参加过 ISO 多体系的外审 更多是填一下相应表单 造假走形式的成分较多 我所看 到甚至经历过的企业 都是为了拿到证书而已 但是现在 这次我不想这样下去了 因为在我将要结束长达 40 年职业生涯中 我有了一 个全盘主持 ISO 贯标的机会 可以因为我个人的理解植入 推行 并产生结果 况且新版 标准极具魅力 与时俱进 新版标准的灵活性一个是注重过程方法 二是形成文件的信息 已经不作严格规定 以适应新一代无纸化办公节能环保要求特点 较少关注文件 更加关 注实际结果 较少关注逐条符合性 更加关注体系整体符合性 2016 年 12 月 6 日 北京中大华远认证中心专家审核组达到公司 进行为期三天的现场 审核 审核分为两个阶段 12 月 6 日进行了体系实施第一次审核 12 月 8 日至 9 日 第 二阶段为期两天 审核中对涉及质量管控的六个部门的管理体系文件按标准核对 查验了 形成文件的记录 参观了运作场所 审查了实施标准的情况 并随时收集公司的管理体系 范围 过程和场所 员工人数的必要信息 虽然审核的过程比较繁琐 但是由于公司早已 准备好齐全的资料 并在交流沟通中较好的配合审核组完成了评审工作 由于审核期间老总正参加 4 天的政协会议 一审的首次会上 我代表最高管理者发言 在 12 月 9 日的外审末次会议上 北京中大华远认证中心专家评审组李建民组长宣布 经 过三天现场审核 在执行 ISO9001 2015 新版标准中 运行是有效的 其质量管理体系 的管控流程符合 ISO 国际标准组织的要求 顺利通过专家评审组现场审核认证 三 总结与反思 总结三个月来体系运行及审核工作 让我明白了 一个人的行为 虽然三成取决于体系制 度流程 七成取决于他的内心 我们的工作很难一夜之间 就变得流程完善 体系严密 无懈可击 尤其对于新体系 专家和企业都有一个适应熟悉过程 我在代表最高管理者回 答专家提问过程 用了整整一天的时间 主要回答风险的识别 对风险进行原因和后果分 析是策划控制措施的关键 将风险管理嵌入组织的过程 确保实现期望的结果 公司最高管 理者的作用作为评价体系有效性的核心 因此最高管理者的责任也是专家与我沟通的重点 我真实地面对了这些问题 面对专家的审核 整个过程持续了整整一天时间 看似很虚的 问题 但关乎战略性 我不能完全偏向一个方面 必须站在全局的高度 清楚感知公司在 战略上的发展方向 由此表述公司所呈现出来的优势及风险所在 整个交流已经不是我此 前经历过面对审问一般的被动 我整个思路开始渐渐明晰了起来 审核组没有过于苛求体系的严谨性和完美性 没有围着一些细节和可有可无的问题打转转 而是把火力聚焦到核心要命的问题上 因为我很清楚公司有哪些地方没做 或者说我们做 的不好 但是那些都不是最致命的 最核心的东西 我要把我有限的精力放在最核心的部 分去应对 最后我们好像不是审核与被审核的关系 反而成了彼此对新标准相互间平等的 交流 更是对新标准适应性的探讨 这是我们脱开程序文件展示的最好表现 为公司在整 体符合性上打了高分 在产品部 设计部 营销部的专项审核中也得到专家审核组的肯定 最后只开出了一个不 合格项 而且是在审核组还没有离开武汉就完成了整改 接下来依然由我接受行政人事部 的审核 其实在我有了最高管理者的思路基础上 这块的工作就是管理者思路的细化和执 行 专家对我们这样一个年轻的高素质团队表示认可 同时提出对外部人才库要列出人才 培养计划 总的要每年一个需求 储备要求计划 这是接下来要做的完善工作之一 通过外审 全面检验了公司在贯彻新标准方面所做的工作 对我来说 是一次新标准的再 学习 再认识 对以后的质量管控无疑带来全面提升 在和专家沟通过程中 提出了不少 非系统性的一般问题及缺陷 我们将逐条逐款 分部门 分责任人 认真整改 能够当天 该的 决不拖到明天 需要时间整改的 要明确列出计划表 在规定时间完成 证书到手已经是板上钉钉的事 但反思贯标的运行过程 这个体系链条的前后关系 体系 负责人要十分清楚 前面的战略要懂 心中要有数 后面的组织 人 人力资源才能有效 配置 所以作为体系的人员 也要补补课 战略 业务模式 包括后