TB-WG0708驻外机构管理制度.doc

武汉思远顾问有限公司质量管理体系文件文件名称：驻外机构管理制度文件编号：TB-WG0708版本：1.0生效日期：2004-07-01页次：3/3签发：曾云复核：胡亚军编制：刘宁驻外机构管理制度为规范各驻外分支机构的管理，保障公司业务正常开展，依照公司其他各项规章制度，制定本制度。1 驻外机构的设立1.1 业务部门因业务发展需要设立驻外机构时，该部部长应将设立原因、工作范围、内部机构设置、人员编制、设立期限等事项，以书面形式向总经理报告。1.2 驻外机构的设立，由总经理批准后方可实施。1.3 派出部门和综合支持部对驻外机构实行双重管理。驻外机构在业务上向派出部门负责，日常管理上向综合支持部负责。1.4 驻外机构负责人由派出部门推荐，一般由派驻该驻外机构的职位最高者兼任，负责该驻外机构的日常管理。派出部门将人选名单报综合支持部。1.5 综合支持部对驻外机构负责人推荐人选进行考察，考察合格者进行培训，以确保其充分了解有关的各项管理制度，并能够承担驻外机构日常运行管理的责任。培训合格后，由综合支持部正式进行任命。1.6 驻外机构负责人是该驻外机构的最高负责人，对派驻该驻外机构的所有员工（无论其职级高低）的日常工作行为均具有管辖权。其行使的职责包括：1.6.1 负责制订本区域的市场目标及营销计划，报上级领导批准后实施。1.6.2 负责本区域的临时工作人员的招聘、培训、考核、晋升等工作。1.6.3 负责本区域内市场信息的收集、整理、分析和传递工作。1.6.4 负责本驻外机构的费用审核和管理。1.6.5 完成领导临时指派的任务。1.7 驻外机构负责人负责建立驻外机构的各种具体事宜，并在设立完成后，向派出部门和综合支持部详细报告设立情况。2 驻外机构工作管理2.1 派出部门应为驻外机构工作人员下达明确的工作任务，制订书面的工作要求，并定期检查落实情况。2.2 汇报制度驻外机构应按要求定期向公司报送如下资料：2.2.1 周报表。包括本周工作总结、客户资料卡、销售周报表、下周工作计划等。2.2.2 月报表：包括本月工作总结、月度广告计划申报表、月度销售促进工作表、销售月报表、财务月报表、下月工作计划等。2.2.3 年报表。包括年度工作总结、年度销售统计表、年度财务报表、下年度工作目标与计划等。2.3 述职制度2.3.1 驻外机构负责人和正式员工必须定期回总部向派出部门和综合支持部述职。2.3.2 在省内办事处的，每月述职一次。在省外办事处的，每季度述职一次。除非所在部门部长要求，否则必须按期述职。2.3.3 应部长要求不回总部述职的，应通过电话会议的形式进行述职。2.4 例会制度2.4.1 召开时间：每天召开一次，一般为下午下班前，时间为1530分钟。各驻外机构可根据实际情况自行决定每天例会时间。2.4.2 例会内容：（1）当日工作总结；（2）次日工作安排；（3）工作中出现的问题及解决方案；（4）公司最新的工作安排和指示。2.4.3 参会人员：驻外机构全体人员。由驻外机构负责人主持会议，安排专人担任会议记录。重要事项应形成会议纪要，向上级领导报告。3 驻外机构人力资源管理3.1 在驻外机构工作的正式员工，其人力资源管理，同样依照人力资源控制程序的各项规定，与在总部工作情形一致。3.2 驻外机构按照员工考勤管理制度建立考勤制度，驻外机构负责人为考勤责任人。每月按规定将考勤结果向人事专员提交。3.3 驻外机构负责人根据业务需要，经其所在部门部长批准，可以在当地招聘临时工作人员。驻外机构负责人有权做出聘用决定。3.4 驻外机构需要在当地招聘正式员工，必须按照人力资源控制程序的规定申报用人需求，接受综合支持部的委托在当地组织招聘工作。拟录用人员必须亲自到总部，按照人力资源控制程序的规定参加复试，办理入职手续，进行入职培训，方可进入试用期。未按该程序办理手续的员工，一律作为临时工作人员处理。3.5 驻外机构员工的工作考核，同样依照员工季度考核制度所在部门的员工月度考核制度的规定进行。4 驻外机构行政后勤事务管理4.1 驻外机构房屋租赁驻外机构及员工租赁住房时，必须签订租赁合同，并将合同上报综合支持部备案。房屋租赁费用应视当地消费水平拟定，经部门部长审核后，以季付的方式支付。4.2 文件资料管理4.2.1 驻外机构的文件资料管理，参照总部的规定执行。4.2.2 驻外机构负责人为文件资料管理的责任人。4.2.3 驻外机构负责人应定期将所保管的文件资料进行整理，重要的文件资料在回总部述职时，依照管理权限上交相关责任人统一保管。4.2.4 驻外机构应及时上网查阅公司下发的文件。4.3 办公用品、耗材管理4.3.1 驻外机构的办公用品和耗材管理，参照总部的规定执行。4.3.2 驻外机构员工办公用品费用标准为每人每月10元，由驻外机构负责人控制和安排购买、发放，在标准范围内的不需报总部批准。4.4 固定资产管理4.4.1 驻外机构的固定资产管理，同样依照基础设施控制程序的各项规定执行。4.4.2 驻外机构负责人接受综合支持部委托，负责所在驻外机构固定资产的购置、领用、使用保管、报修、报废等事宜，并以周报、月报、年报的形式向综合支持部报告。5 驻外机构财务管理5.1 驻外机构日常费用开支的报销单据应在每月25日前寄达公司。由部门行政助理负责到综合支持部财务办公室办理核销借支手续。5.2 驻外机构负责人需在每月25日前将下月财务预算送达所在部门部长。5.3 驻外人员费用的界定5.3.1 驻外人员在设立驻外机构时，从到达驻地之日起至驻外机构正式运作前，此期间发生的费用作为差旅费用，按公司差旅费报销规定享受各项差旅补贴。5.3.2 当驻外机构开始正式运作后，驻外人员不再按公司的差旅费报销规定享受各项差旅补贴，而是按公司的有关规定，在每月工资中发放驻外补贴。5.4 备用金的管理。驻外人员可在公司借支一定金额的备用金，用于日常开支，实行钱账分开管理，并将发生的费用支出逐笔登记入现金流水账，做到“日清月结”。6 附则6.1 本制度未详细规定的事项，一律以适用于总部的相关管理制度为准。6.2 本制度由综合支持部附则解释。修订记录序号修订版次修改项目修改内容或修改依据修改人批准人修改