会议管理办法

精品文档 1欢迎下载 会议管理办法 修订 会议管理办法 修订 为规范和加强公司会议管理 进一步减少文山会海 降低会 议成本 提高会议质量和效率 特制定本办法 一 总则一 总则 一 精简高效 要坚持精简 务实 节俭 高效的原则 少开会 开短会 求实效 严格控制会议数量 规模 会期 提 高会议质量 确保会议效率 二 形式多样 根据实际需要通过多种方式办会 能不开 的会坚决不开 能合并开的会就合并开 能通过电视电话会议形 式召开会议一律不集中召开 三 控制预算 严格实行会议经费预算管理 节约会议费 用和参会人员的工作时间 四 分类管理 公司会议根据形式 规模 内容进行分类 管理 二 会议分类二 会议分类 公司会议一般分为以下五类 一 总经理办公会议 二 经营活动分析会议 三 公司工作会议 四 专题会议 五 周工作例会 三 会议审批三 会议审批 精品文档 2欢迎下载 一 内部会议申请审批程序 承办部门将会议申请提交综合部 并填写 会议申请单 见附件 1 综合部会议管理人员根据申请内容进行审核后 对会议室进行分配 承办部门在相应时间和地点召开会议 如出 现会议室使用冲突 应确保重要的会议优先使用 二 外部会议申请审批程序 承办部门填写 会议申请单 报公司分管领导 总经理审 批 承办部门持审批后的会议申请单到财务部办理相关手续 四 会议组织四 会议组织 一 会议通知 1 承办部门负责会议通知的起草 通知应明确告知会议的 名称 内容 时间 地点 参加人员范围 应准备的材料 文件 和其他要求 2 重要会议一般应提前 3 天通知 一般会议应提前 1 天通 知 二 会务工作 1 总经理办公会议 公司工作会议 两会 职代会和党代 会 周例会以及经营活动分析会由综合部负责承办 协调会议 的接待 会场组织 会议记录等会务工作 2 视频会议由运行维护部负责会议设备 线路的保障工作 3 其它类型会议均由牵头部门负责相关会务工作 三 会议材料 精品文档 3欢迎下载 会议材料由会议牵头部门协调组织 需公司领导出席并讲话 的重要会议 重大活动 主办部门应提前将会议议程 会议材料 及领导讲话代拟稿报分管领导审核 参会人员要提前阅读会议材 料 并准备发言提纲 会议除为公司领导准备纸质材料外 原则 上以电子文档形式汇报 不向参会人员分发纸质材料 会议决议 经会议主持人审定后 以公司会议纪要形式印发执行 四 会议内容及与会人员 1 总经理办公会议 公司总经理办公会议是公司高层决策机构 主要研究公司战 略部署 经营决策 规章制度 管理办法 招投标等 三重一大 事项 会议原则上由总经理主持 各副总经理出席 各部门负责 人和议题相关部门人员参加 总经理办公会议实行会议议题报审单制度 具体工作流程为 议题申请部门填写 会议议题报审单 见附件 2 部门负责 人审核签字 相关部门会签 如有必要 综合部负责人审核是 否上会 分管领导审核同意 总经理批准 会议议题报审单 送综合部 综合部收集议题内容 将材料提交会议用 各有议题 部门须在会议召开前两天 将已经审批的 会议议题报审单 及 相关资料送综合部 议题申报部门应就会议议题所涉及内容进行充分调研和论证 认真准备会议材料 提前与公司领导和相关部门沟通 必要时提 出一个以上可供决策的方案 并在对各方案进行利弊分析后提出 决策建议 综合部对拟上会的议题要进行审核 能通过专题会议 精品文档 4欢迎下载 等小型会议解决的 不提交总经理办公会议 会议原则上每周三召开 无会议议题不召开 地点固定在六 楼行政会议室 会议时间一般不得超过 2 个小时 2 经营活动分析会议 经营活动分析会议是公司每月例行召开的专项会议 研究公 司生产经营主要指标完成及变化情况 存在的问题及原因分析 解决措施 经营风险及控制措施等 由公司分管经营的副总经理 主持 参会人员为 公司领导 各部门经理和前端部门业务主管 以上人员 各县分公司领导 网格经理 会议一般每月 10 日左 右召开 如遇节假日或特殊情况则顺延 会议发言次序为财务部 市场营销部 集团客户事业部 客 户服务部等部门 会议发言部门要提前做好充分准备 掌握详实 的第一手资料 发言的重点是分析问题 并提出解决问题的具体 措施 每个部门发言时间原则上不超过 15 分钟 总体会议时长 不得超过 3 个小时 3 工作会议 会议主要研究 部署 落实年度工作任务和目标 参会人员 为 公司领导 各部门经理 县分公司总经理 会议一般每年召 开二次 年初召开年度工作会议 半年召开年中工作会议 4 专题会议 会议主要研究生产经营等重要的专项工作 会议由公司总经 理或分管领导主持 参会人员为 议题涉及的部门经理及相关人 员 可根据工作需要邀请其他分管领导出席 公司专题会议不定 精品文档 5欢迎下载 期召开 会议时间不得超过 2 个小时 5 周工作例会 周工作例会包括公司周例会和分管领导部门例会以及部门周 例会 公司周例会内容为汇报各阶段重点工作安排及推进情况 每月第一周主要汇报本月工作安排及主要措施 第二 三 四 周汇报月度工作计划执行情况与存在问题 会议时间不得超过 一个半小时 分管领导周例会内容为通报近期工作开展情况 安 排部署下阶段工作 参会人员为公司分管领导和所辖部门经理 一般每周五召开 部门周例会参会人员为部门全体员工 一般每 周一召开 五 会议签到管理 公司召开的重要会议均实行签到制 签到采用桌签 签到表 和主持人点名三种方式 六 会议纪律管理 1 参加会议人员应严格遵守会议纪律 不迟到 不早退 参加公司大型会议应提前 10 分钟进入会场 中小型会议应提前 5 分钟进入会场 并在指定位置就座 因特殊原因无法准时到会 或中途提前退场时 须向会议主持人请假 对无故迟到 早退 缺席者 将按照公司员工劳动纪律有关规定处理 2 参加重要会议或重大活动 与会代表原则上应着正装 3 会议期间 参会人员应将通信工具关闭或置于静音状态 4 与会人员应严格遵守保密管理规定 不得泄漏会议内容 精品文档 6欢迎下载 七 会议事项管理 1 各类会议都应有会议纪要 记录 周例会 专题会和 总经理办公会议的会议纪要 记录 由综合部负责撰写 其他会 议由牵头部门负责组织 2 加强各类会议的宣传报道工作 工作会 月度经营分析 会等重大事项由综合部安排专人进行新闻宣传报道工作 及时通 报会议情况 3 强化对会议议定事项的督办落实工作 会议结束后 主 办部门应做好会议议定事项的督办工作 原则上总经理办公会议 决议的督办由综合部负责 其它类会议的督办由主办部门负责 重要事项由综合部协同相关部门督办 五 会议经费五 会议经费 一 严格实行预算管理和归口管理 建立健全会议接待报 批 审核制度 接待标准列入报批内容 先审批 后使用 谁批 准 谁负责 任何人不得擅自提高接待标准 二 会议费用由会议主办部门在会议结束一周内结算 结 算时应附带发票和参会人员名单 经综合部审核后方可办理相关 账务报销手续 三 公司内部会议一律不准赠送礼品 会场不得摆放花草 香烟 茶歇 矿泉水和纸笔等 一般性会议不允许印制会议材料 六 会议服务六 会议服务 精品文档 7欢迎下载 一 公司工作会 月度经营分析会 生产经营培训会议由 综合部负责 相关业务部门协办 其他会议的后勤服务由承办部 门指定专人负责 二 根据会议规模和规格指定摄影摄像人员及其他相关人 员 七 附则七 附则 一 本办法由公司综合部负责解释 二 本办法自印发之日起试行 原有会议管理办法同时废 止 精品文档 8欢迎下载 附件 1 会议申请单会议申请单 年 月 日 申请部门 会议时间 会议名称 会议内容 参会人员 合计 人 宿 费 餐 费 会议室费 其它费用 费 用 预 算 总 计 备注 备注 申请部门意见 综合部意见 财务部意见 分管领导意见 精品文档 9欢迎下载 总经理意见 附件