分公司财务管理规定.doc

分公司费用管理及报销规定根据总公司财务管理制度的要求，结合分公司的实一、有关费用报销、支款审批程序际情况，制订分公司费用管理及报销规定报销人（或经办人）需填制相应报销单据，按要求填写好各项内容及金额，填好如下票据：1) 领用支票（如：购置固定资产或办公用品、支付房租等）填制“支票申领表”；2) 借款或申领备用金填制“借款单”；3) 出差人员报销填制“差旅费报销单”；4) 其它各项日常零星现金报销填制“费用报销单”。1、支票的领用和报销程序1）领用支票时可出具发票公司各部门经办人员应根据发票金额认真填写支票申请单，详细说明所办业务及用途，经部门经理及分管副总确认和财务审核后，交总经理批准，而后到公司财务部领取支票；2）领用支票时无法出具发票公司各部门业务经办人员应认真填写借款单，原则上要求经办人员预先确定领用支票金额，不鼓励申领限额支票。借款单应由部门经理和分管副总确认和财务审核，而后经总经理批准，方可到财务部领取支票；b.领取支票的经办人员应于一个星期内取得相关发票到财务部报销，该经办人员有责任于规定期限内取得相关发票。报销应填写支出证明单，由其部门经理及分管副总确认和财务审核后，交总经理签字批准。对于已申领一张支票，却未按规定期限取回发票进行报销的人员，财务部将不再办理新支票的领用；对于发票与申领支票金额不符的，财务部不予报销；超出申领限额使用的，需再次按上述要求获得批准，财务部方可报销；2、备用金审批和核销程序1)公司员工因公出差或办理业务需要领用差旅费等备用金时应填写借款单，金额应尽可能与实际需求相符，避免携带大额现金。借款单由部门经理及分管副总确认和财务审核，而后经总经理批准后，方可到财务领取备用金；2)各部门领用备用金的经办人在工作完成后一周内到财务部核销，多退少补；超出一个月以上不核销其备用金的员工，财务部将从其工资内扣出备用金全额，财务部将不再报销应由备用金中抵扣的费用；3、差旅费的报销程序出差人员在工作完成回来后，应在7个工作日内到财务部办理报销手续。报销时，应仔细填写差旅费报销单，并由其部门经理及分管副总确认。而后由财务部按公司差旅费报销标准的规定核定其应报销金额，经财务审核后，再交总经理签批，财务部方可报销；4、办公用品、设备、固定资产、委托加工产品的采购办公用品、设备、固定资产、委托加工产品的采购由各部门按月报计划，由行政人事部统一委托加工和采购。行政人事部采购人员须填写支出申请单，由经办人、验收人、部门领导、分管副总、财务审核和总经理批准签字，附所采购商品的原始发票及购物清单，到财务办理报销手续。5、业务招待费的报销程序业务招待费的开支应本着实效、节约的原则，由于其总量超出一定额度后将不可抵扣公司所得税，各部门应严格控制业务招待费的开支，确属业务需要，须经总经理审批，方可请款或报销。报销时须在发票背面注明用餐单位名称、人数。6、其他日常零星现金开支的报销程序根据公司有关费用报销标准，报销人需持填制好的报销单据部门经理及分管副总确认签字，然后交由财务审核，最后由总经理审批方可到财务部办理报销。1）报销费用时，需将发票（一律为正式发票）、清单等原始单据整齐地粘贴在粘贴单上；2）发票必需与用款事项相匹配；有关费用报销、支款审批程序流程图：报销人填写费用报销单财务部经理审批部门经理及分管副总审批总经理审批出纳付款二、费用管理：一）业务招待费管理规定业务招待费应本着“必须，合理，节约”的原则，用餐前填写“业务招待费申请单”，注明事由，经部门经理及分管副总、总经理批准后，到财务部借支办理。业务招待费原则上应根据收入按比例支出。二）办公费的管理1) 购买办公用品，文具，纸张，帐表，印刷品及低值易耗品，由行政人事部编制用款计划，送交财务部核定，经总经理批准后。由行政人事部负责统一采购，登记，保管并对各部门进行控制发放，其它部门或个人不得自行采购。2) 各种书刊，报纸的订阅由总裁确定目录和份数，由行政人事部统一办理。三）交通费的管理1) 因公乘坐市内公交车，实报实销；2) 因工作需要外出乘坐出租车，事先需经部门经理批准，否则不予报销。四）差旅费的管理 差旅费管理参照昆明公司差旅费管理规定执行。 三、票据的审核及付款1.经办人将审批后的报销单送交财务部；2.财务审核人员对收到的付款或报销单据进行审核，审核内容：1）单据填写是否规范；2）内容及金额与原始发票是否一致；3）发票是否符合税法规定；4）签字是否齐全，签字人权限是否正确；5）有关帐务处理信息（如部门、项目名称等）是否齐全；6）是否符合公司财务制度规定；7）其它3.出纳依审核后的单据付款。四、票据的要求1.员工从事业务过程中，应于结算时取得合法发票及结算凭证，其票据应真实、有效、正确、完备，应与所从事的业务活动一致；2.公司严格禁止任何人以不符合国家票据规定的白条报帐；3.超过标准的费用除公司总经理特批外一律不予报销；4.凡因不慎丢失票据、现金、有价证券所造成的损失，由责任人承担；5.财务部有权要求责任人对报销票据作出口头或书面说明五、票据的粘贴 1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。其中差旅费还应按照差旅费报销单中的项目再次分类，单独粘贴，单独填写差旅费报销专用凭证；2、准备粘贴纸。到财务处领取专门印制的粘贴单。粘贴时，将票据按类分别粘贴；3、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸外侧和粘贴纸的下边依次从下往上均匀排开纵向粘贴，沿着粘贴单下边沿和右侧的票据必须将其下边和右侧与粘贴单对齐，不能将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求； 4、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序