文件、记录、法律、信息交流控制程序修改稿.doc

文件、记录、法律、信息交流控制程序修改稿 贵州西能电力建设有限公司管理体系文件Q/XN.CX-01文件控制程序xx8年年010月月808日发布xx8年年010月月808日实施贵州西能电力建设有限公司发布贵州西能电力建设有限公司管理体系文件Q/XN.CX-01文件控制程序版本D编制审核批准状态修改说明杨赟史明然代鹰执行目次1目的2适用范围3相关文件和术语4职责5工作程序5.1文件分类5.2文件状态5.3文件的标识5.4内部文件的编制和审批5.5文件收发控制5.6文件补领办法5.7内部文件的评审、改版、修订5.8文件的使用、保管、归档及销毁5.9外来文件的管理5.10电子文件的管理6附件和记录附件1管理体系文件编号规则附件2体系文件受控章、受控号应用规则文件控制程序1目的为确保管理体系有关文件的充分性和适宜性，保证公司各部门及项目建管处能得到适用文件有效版本，并能正确使用且有效保存。 2适用范围适用于与公司管理体系所需的外来文件和内部文件的控制，文件的形式包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等3相关文件和术语3.1相关文件GBT1.12000标准化工作导则第1部分标准的结构和编写规则；电子文件归档与电子档案管理规范国家档案局总文档200017号和关于印发国家电力公司公文处理办法的通知及中国电力投资集团公司总部档案管理制度。 3.2术语磁性载体文件指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。 4职责4.1管理者代表负责本程序的建立、保持和改进。 4.2公司体系办是管理体系文件控制的归口管理部门，负责公司管理体系文件的管理。 4.3总经理工作部负责公司内部文件、外来文件的管理。 4.4公司各部门负责管理范围内的文件的编制、审批、发布、更改、保管等环节的控制工作。 4.5文件使用部门，负责文件和资料的保管并按本程序要求执行。 5工作程序5.1文件分类公司管理体系有关文件按出处分为两类a)内部文件（分三层）第一层管理手册(含方针、目标)第二层管理体系程序文件、公司规章制度汇编等；第三层作业文件作业文件是针对具体活动和操作而制定的技术细节较详细的文件，是对程序文件的补充和细化。 目的确保过程有效运行和对过程进行有效的控制，确保对重要环境因素和重大危险源的有效控制。 包括有作业指导书、法律法规、技术标准及发布的计划、决议、通知、公告等其他文件的统称。 b)外来文件法律法规、国家标准、行业标准、规程、规范、工程项目技术文件、上级、业主、顾客和相关方发来的文件等。 5.2文件状态文件状态分为受控和非受控两种。 a)受控文件指文件授权人对文件的形成、批准、发放、使用、更改、作废回收、归档等过程按体系管理规范要求予以控制。 如管理手册、程序文件、管理方案、各部门支持性及其他体系运行文件等；b)非受控文件指非内部使用的管理性文件及外来文件。 5.3文文件的标识a)管理手册、程序文件的受控文件，在受控状态栏内加盖受控章并注明分发号（同一文件版本的发放顺序号），并注意同一文件版本发放号不能重号；b)非受控文件只做发放登记；c)法律、法规、国家、行业标准、规范等文件，以有效适用文件清单中确认的文件号进行控制；d)其它受控文件以分发号进行控制；e)所有作废文件须及时从工作场所撤出、销毁，由体系办按原件签收份数逐一收回，并指派专人进行文件销毁工作，且须留有销毁记录;f)因某种原因需保留的作废文件，应经管理者代表审批后保留，保留的作废文件应做相关登记盖章“作废保留”，并需责任人签字。 5.44内部文件的编制和审批5.4.1管理手册由体系办拟制，管理者代表审核，总经理批准；5.4.2程序文件和公司规章制度汇编由责任部门拟制,部门负责人审核，管理者代表批准；5.4.3作业文件由相关责任部门编制，部门负责人审核，分管领导批准。 5.4.4文件审批权限见下表，必要时审批可授权；当合同有规定时，有关文件还应经顾客或其代表认可。 文件审批权限分配表文件名称审核人批准人手册、方针、目标、管理者代表公司总经理程序文件有关部门负责人、体系办会审/会签管理者代表作业文件有关部门负责人公司（项目）分管领导5.5文件的收发控制5.5.1发放的文件必须是经审核批准的有效版本，所有与质量/环境/职业健康安全体系活动有关的文件都应受控制，并由发放部门按需进行受控标识。 5.5.2部门发放文件时，使用文件发放签收/失效回收记录，以便对所发放文件进行统一更改、收回、销毁等跟踪控制，并注明分发号。 5.5.3质量手册和程序文件由管理者代表确定发放范围，体系办进行发放，文件领用人签字。 5.5.4作业文件由编制部门报分管领导确定发放范围，总经理工作部统一进行发放，文件领用人签字。 5.5.5接收内、外部文件后，需列文件清单。 5.66文件补领办法需使用文件的人员，因客观原因未领到文件时，或因文件丢失、破损严重影响使用时，不借用其他人的文件复印，到文件分发部门办理文件补领手续。 扩大领用范围的由文件发布部门批准，补领手续由文件发放部门办理。 补领文件时“分发号”的填写办法为因破损而补领分发号照旧（破损文件回收销毁）；因丢失而补领应在原分发号后加标“补1”字样；扩大领用范围的补领，给予新的分发号。 补领名单可记录在原分发单上，做出补领标识。 5.7内部文件的评审、改版、修订5.7.1文件原编制部门根据充分性和适宜性原则，实施情况确定文件是否需要改版或修订；体系文件的这种需求，由原编制部门在每年管理评审中予以陈述，并按经批准的修订计划完成修订或改版。 5.7.2文件的少量修改称为修订，多次修订或一次有较大修改时，原文件应更新版本，更新版本称为改版。 5.7.3已发布的内部文件需作修订时，由修订提出人填写“内部文件修订单”，说明修订原因和修订内容，对技术参数的修改还应附有证据。 5.7.4修订或改版的文件已经过审批。 审批由该文件原审批部门(原审批人或者接替其岗位的人员)进行。 5.7.5文件在修订后，按原分发名单追踪分发。 持有者签收后在原文件上做好修订记录，并将修订单粘入原文件中，如原文件修订后有失效页，则将其撤出销毁，如需保留此失效页，则作“作废”标识。 文件改版后，按原分发名单追踪分发，同时回收旧版销毁或采取其它措施防止误用。 5.7.6内部文件的发布部门及时将文件改版/修订情况填写到“文件现行修订状态表”中，并在网上公布。 5.88文件的使用、保管、归档及销毁5.8.1文件在使用过程中保持清晰，不随意涂改或破坏。 文件的保管和归档易于检索，以便于使用。 5.8.2文件的保管注意防火、防水、防盗、防鼠害虫蛀、防霉变。 5.8.3各部门就持有的文件建立清单。 5.8.4内部文件的正本及其历次修订单、改版文件的正本由发布部门按公司的有关规定归档。 5.8.5过期文件采取措施防止文件的非预期使用，必要时，回收过期文件并予销毁。 5.9外来文件的管理各部门在获取或收到外来文件后，必要时转交总经理工作部。 由总经理工作部在收文登记表上登记，根据文件内容做出拟办建议，送分管领导和相关责任部门传阅，并督促落实或实施。 急件或其它需立即处理的文件在公司领导传阅的同时，复印送有关部门处理。 管理体系所需的外来文件由公司总经理工作部负责登记、传阅、分发、归档。 5.10电子文件的管理电子文件的管理按电子文件归档与电子档案管理规范（国家档案局总文档 （2000）17号文）有关规定执行。 6附件和记录附件1管理体系文件编号规则附件2体系文件受控章、受控号应用规则Q/XN.JL01-01文件现行修订状态记录Q/.XN.JL01-02文件发放签收/失效回收记录Q/XN.JL01-03内部文件修订单Q/XN.JL01-04清单附件11管理体系文件编号规则为了统一公司管理体系文件所采用的编号，使之规范化，特制定本规则。 1手册、程序文件和记录的编号1.11编号规则1.11.1编号的组成/.序列节标识节，第二层次标识节，第一层次编号由标识节和序列节组成。 1.11.2标识节编号的标识节分两个层次。 a)第一层次标识节为发布单位汉语拼音字母缩写。 用于公司管理体系文件时为Q/XN，即黔/西能，表示贵州西能电力建设有限公司；b)第二层次标识节为文件属性的汉语拼音字首缩写。 SC-代表手册，CX-代表程序文件，JL-代表记录。 1.11.3序列节编号的第二节为序列节。 用于手册时以4位阿拉伯数字表示发布年代；用于程序文件时以2位阿拉伯数字表示程序文件编号；用于记录时，示例如下如Q/XN.JL01-01代表01号程序文件下的01号记录（文件现行修订状态记录表）。 以此类推。 附件22体系文件受控章、受控号应用规则为确保对管理体系有关的文件和资料进行有效的控制，特制定本规则1受控章和作废章的发放受控章和作废章由体系办统一制作、编号。 体系办拟定发放范围，报管理者代表审批后执行，受控章和作废章持有部门负责人在发放登记册上签收。 2受控章和作废章的保管和使用2.1各部门受控章和作废章由专人妥善保管。 如有丢失或损坏，立即书面报体系办，说明原因申请补领，获准后办理手续，补领新编号受控章，原受控章编号作废。 2.2受控章供持有部门发放受控文件时使用。 其它文件不得使用。 保管人未经部门负责人同意不得私自使用。 2.3作废章供持有部门在原文件修订后，需留作参考的失效页/失效文件上作标识时使用。 3受控章作废章的移交和回收3.1受控章和作废章的保管人调离岗位时，应向部门负责人办理移交手续。 由部门负责人重新委托专人保管。 3.2项目建管处撤销后，各持章部门的保管人应向体系办办理交回手续。 由体系办统一保管。 下一项目工程由体系办重新分发。 3.3受控章和作废章样注样章示出公司体系办持有的受控章与作废章。 3.4部门持有的受控章与作废章编号持章部门编号备注持章部门编号备注体系办01工程部05总经理工作部02党群办06计划部03各建管处07财资部043.5受控号与人或部门的唯一对应关系Q/XN受控章01文件分发号发文日期Q/XN作废章01作废作废日期文件受控号对应的部门/人文件受控号对应的部门/人0001陈端0002向阳0003张智勇0004张军辉0005杨光0006代鹰0007总经理工作部0008工程部0009计划统计部0010财务资产部0011党群办0012体系办0013发耳建管处0014毛家河建管处0015灰洞建管处001600170018001900200021002xx3002400250026公司、项目部门、人员发生变动时，由体系办负责对3. 4、3.5条进行调整。 若因工作需要，发生某部门撤消或人事变动等不在适宜保存所持有的受控文件和资料时，其所持有的受控文件和资料应交回原发文部门。 文件现行修订状态记录表Q/XN.JL01-01编号发布部门更新日期制表批准/日期序号文件编号文件名称受控类别版本次/修订次实施日期状态注为有效版本为失效版本已撤出为失效版本留作参考。 文件发放签收/失效回收表Q/XN.JL01-02编号001文件编号版次/受控文件名公司管理体系文件发放部门体系办编制杨赟审批韩青分发杨赟分发号应持有人/部门发放签收/日期失效回收/日期备注非受控状态受控状态Q/XN.JL01-03编号修订部门/修订人需修订文件名称需修订文件编号文件更改前的版本/修订次修订原因修订人（签名）年月日修订前的内容（可加附页）修订后的内容（可加附页）审核/日期批准/日期实施日期说明此表由文件修订部门填写，经审查批准后，应复制分发到原文件每一个持有者手中，持有者签收，并在原文件上做修改记录，将修改单粘入原文件中。 如原文件修改后有失效页，应撤出销毁，如需保留，应标识作废。 2适用范围适用于公司管理的工程项目及其服务的符合性记录和管理体系运行过程记录的控制。 3相关文件和术语3.1相关文件中电建协工xx6号电力工程达标投产考核办法（xx版）国档发 （1988）4号基本建设项目档案资料管理暂行规定国档发 （1992）8号建设项目(工程)档案验收办法总文档xx29号火电企业档案分类表（69大类）（修订本）Q/XN.CX01文件控制程序3.2术语没有需要再定义的术语4职责4.1体系办负责记录控制程序的编写以及对内审、纠正、预防、管理评审记录的保存。 4.2各部门、各工程建设项目部（建管处）负责收集、保管本部门的记录，并负责各自记录的标识、贮存、检索、保管，需归档的，交总经理工作部档案室办理归档事宜。 4.3记录的使用部门负责设计使用记录单的样式，经主管领导批准后，交体系办备案，未经批准任何人和部门不得私自更改。 5工作程序5.1记录的编制5.1.1记录的使用部门负责设计适合本部门使用记录单的样式，经部门主管领导批准后，交体系管理办公室备案。 5.1.2记录的编号按管理体系文件编号规则执行。 5.2记录的填写要求5.2.1各岗位人员如实填写记录。 填写时用蓝黑色或碳素墨水，字迹清楚、数字准确、内容完整正确，不得随意涂改。 5.2.2记录填写人要对记录中的每一个数据和文字内容的准确性、完整性负责。 5.2.3记录人在记录上签字并注明日期，凡有审核、批准等要求的记录，需经签署，该记录方能生效。 5.2.4人员调离时需办理本职工作记录移交手续，确保记录的完整和安全。 5.3记录的保管5.3.1各部门、各工程建设项目部（建管处）做好本部门各种记录保管，建立本部门、工程建设项目部（建管处）的管理体系记录一栏表，并根据中电投管理制度汇编/规章制度/综合事务管理/xx年第65号中国电力投资集团公司档案管理制度中保存期限规定，将保存部门和保存期限在该表格中注明。 5.3.2档案室负责归档记录的登记、编目、保存，详见档案管理规定。 5.3.3工程照片、底片、CD盘等记录按生产厂商推荐的方法保存，以电子媒体保存的记录要有备份，确保所有记录不损坏或丢失。 5.3.4记录的保管满足防火、防水、防霉、防潮、防蛀和防丢失的要求，避免保存过程中受到损坏。 5.3.5档案管理人对记录定期检查，确保存放设施、环境处于良好状态，所保存的记录不因保存或操作不当而发生变质，确保所签收的记录无短缺，并置于规定的位置上。 5.4记录的标识5.4.1记录名称应与所证明的产品（工程）特性/管理体系过程活动的内容相对应。 5.4.2记录还应标明产生地点（如工程名称、工程部位、工程编号和机组编号等）。 5.4.3必要时，向顾客或相关方提供的记录（包括供方提供的记录）和公司存档的记录，还应在封面上加盖记录提供部门及单位的公章。 5.5记录的收集5.5.1各程序的主管部门负责收集记录。 5.5.2工程管理记录、过程控制等记录的最后收集汇总工作，由项目建管处负责。 5.5.3供方提供的记录，按有关规定由施工单位负责收集后移交项目建管处汇总。 5.5.4建设项目产品（工程）记录的收集工作，由项目建管处负责。 5.5.5体系运行的记录由体系办负责收集。 5.6记录的移交记录的移交按国档发 （1992）8号建设项目(工程)档案验收办法的规定执行。 内部移交应办理移交/接收记录。 5.7记录的检索5.7.1为了便于保存和检索，对所需归档的记录进行编目。 5.7.2记录的编目应符合公司档案管理的规定。 当顾客对编目有特殊要求时，还应满足顾客的要求。 5.7.3编目过程形成的卷内目录、封面、隔页、总卷册目录也是记录的一部分，应符合本程序规定。 5.7.4记录的归档工作，应符合国家档案法和行业的有关规定。 5.8记录的查阅记录在未归档之前，确因工作需要必须查阅时，需经记录收集部门领导同意。 已由项目建管处保管的归档记录，需要查阅时按资料管理办法办理查阅手续。 注1查阅人员只能当场查阅记录，未经许可不得复制、拍照或带走，查阅过程防止污损记录。 注2在任何阶段，查阅涉及公司知识产权和有保密规定的记录时，按公司制订的保密工作规定办理。 记录管理人员应作好查阅的记录，并经查阅人签字确认。 5.99记录的保存期限和处置5.9.1与工程实物有关的记录的归档范围及其保存期限，按火电施工档案归档范围和保管期限的规定执行。 与管理体系有关的记录一般保存期为3年。 5.9.2只有超过保存期限的记录才能处置。 5.9.3记录的处置工作由档案室负责需要销毁的记录，执行过程应有人监督，并作好记录；对超过保存期限，但仍有参考价值的记录，可以分发给有关部门和人员，作参考资料，但应作好标识。 6记录Q/XN.JL02-01记录移交、接收记录Q/XN.JL02-02查阅记录Q/XN.JL02-03记录处置审批表记录移交、接收记录Q/XN.JL02-01编号序号记录编号记录名称备注移交人/日期接收人/日期查阅记录Q/XN.JL02-02编号记录保管部门/人序号编号名称查阅人/时间备注记录处置审批表Q/XN.JL02-03编号记录编号记录名称原记录填写时间处置原因/方法签字/日期审批意见签字/日期处置执行情况执行人日期贵州西能电力建设有限公司管理体系文件Q/XN.CX-03法律、法规及其他要求文件控制程序8xx年年010月月808日发布8xx年年010月月808日实施贵州西能电力建设有限公司发布贵州西能电力建设有限公司管理体系文件Q/XN.CX-03法律、法规及其他要求文件控制程序版本C编制审核批准状态修改说明黄朝舒罗世良代鹰执行目次1目的22适用范围23相关文件和术语24职责25工作程序25.1文件的获取25.2文件的确定35.3文件的管理36记录3法律、法规及其他要求控制程序1目的为了规范适用于公司管理体系的法律、法规与其它要求的获取、识别和更新。 2适用范围本程序适用于公司对有关管理体系的法律、法规、标准、规程、规范的管理。 3相关文件和术语3.1相关文件Q/XN.CX-01文件控制程序3.2术语没有需再定义的术语4职责4.1总经理工作部a)负责法律、法规和其它要求的文件（标准、规程、规范和相应文件）的收集，并确认其适用性的管理；b)负责相关的采购、编目、标识、发放、借阅，作废法律法规及其他要求文件的回收处理；c)负责根据法律、法规及其他要求文件有效性的变化情况，及时发布更改信息。 4.2各部门协助总经理工作部收集与专业相应的法律、法规及其他要求和相应文件，并确认其适用性。 4.3工程建设项目部（建管处）协助总经理工作部收集与项目及所在地相关的法律、法规及其它要求和相应文件，并确认其适用性。 5工作程序5.1文件的获取5.1.1获取的法律、法规包括国家、地方政府或相关部门颁布的与质量/职业健康安全/环境相关的法律、法规、条例、规章、制度等。 其它要求包括国家标准、规程、规范及国家有关部委发布的相关规范性要求文件等。 5.1.2总经理工作部应与政府、行业主管部门（如经贸委、安监、建委、环保等管理部门）以及信息组织、报刊、书籍等专业出版单位建立获取法律、法规和其它要求的联络渠道，并明确专人负责管理，以便及时得到文件发布及变更的相关信息。 5.1.3各工程建设项目部（建管处）负责与相关专业对口的地方与行业管理机构及信息部门建立联络，获取专业或地方特殊的法律、法规和其它要求的信息，获取文件及变更信息。 5.1.4总经理工作部、各部门、各工程建设项目部（建管处）及专职工程师负责统计需配置的法律、法规及其它要求的文件，并填写“法律、法规及其它要求获取审批表”，经总经理或管理者代表审批后，由总经理工作部统一订购，并负责发放。 5.1.5各部门在收集法律、法规及其它要求信息和文件过程中，有需要配置的应填写“法律、法规及其他要求获取审批表”提交总经理工作部。 5.1.6新出版的适用法律、法规及其他要求文件订购，由总经理工作部制定订购报告，报审批后订购。 5.2文件的确定总经理工作部根据获取的法律、法规和其它要求，组织相关管理部门确定其适用性。 5.3文件的管理5.3.1总经理工作部负责公司法律、法规和其它要求文件的获取、识别、更新及传达的管理。 5.3.2各部门对照总经理工作部发布的公司适用法律、法规和其它要求文件清单，建立适用于本部门的“法律、法规及其他要求文件清单”，并报送总经理工作部（含变更信息）。 5.3.3法律、法规及其它要求文件应发放到相关部门、个人及相关方，并及时传送变更信息。 5.3.4总经理工作部按发布的“法律、法规及其他要求文件清单”配备完整法律、法规和其它要求文件资料。 5.3.5总经理工作部对购回的法律、法规及其他要求文件进行登记、编目、标识，并编制发放范围清单，报批后，通知各部门办理领用手续。 由国家颁布的法律、法规原则上由总经理工作部保管一套，其他部门使用时可以在总经理工作部借阅。 5.3.6各部门领用法律、法规及其他要求文件指定专人登记、保管，不属个人拥有，个人需使用时应在本部门办理借用手续。 借用人员调离本部门时应归还。 5.3.7工作需要临时借阅总经理工作部保存的法律、法规及其他要求文件，应办理借阅手续，借阅时间不得超过一个月（确系工作需要，长期借阅时，必须办理续借手续）。 5.3.8总经理工作部根据法律、法规及其他要求文件相关主管机构公布的修订/改版信息，及时以书面形式通知到各部门，各部门接到通知后，及时将收回失效的法律、法规及其他要求文件交总经理工作部。 总经理工作部将收回的作废法律、法规及其他要求文件加盖“作废”章后单独存放。 5.3.9失效的标准、规程、规范由总经理工作部根据实际情况提出保留或销毁意见，经公司总工批准后执行。 5.3.10各部门人员在外出培训、学习中所获得的标准、规程、规范，必须在培训结束后三个工作日内统一交到总经理工作部登记，并由总经理工作部统一保存。 需要使用时，需填写“法律、法规及其他要求文件获取审批表”，经本部门领导审批后，可在总经理工作部办理领用手续。 5.3.11各工程建设项目部（建管处）的法律、法规及其他要求文件的管理由工程建设项目部（建管处）按上述条款执行。 6记录6.1Q/XN.JL03-01法律、法规及其他要求清单6.2Q/XN.JL03-02法律、法规及其他要求获取审批表法律、法规及其他要求清单部门编号:序号法律法规文件名称发文机关生效时间适用条款修改时间适用条款备注法律、法规及其他要求获取审批表部门:体系办编号:xx01文件名称GB/T19001:xx质量管理体系要求发文机关中华人民共和国国家质量监督检验疫总局、中国国家标准化管理委员会实施时间质量管理体系标准xx年11月13日获取理由由于国际标准的更新改版，为了符合管理体系的适宜性，需要对照新标准对公司体系文件进行修改。 部门负责人/日期审核意见理者代表/日期批准意见工程师/日期杨赟/xx年3月2日贵州西能电力建设有限公司管理体系文件Q/XN.CX-04信息与交流控制程序8xx年年010月月808日发布8xx年年010月月808日实施贵州西能电力建设有限公司发布贵州西能电力建设有限公司管理体系文件Q/XN.CX-04信息与交流控制程序版本D D编制审核批准状态修改说明黄朝舒史明然代鹰执行目次1目的42适用范围43相关文件和术语44职责45工作程序45.1与顾客的沟通和协商45.2公司内部的沟通和协商55.3与相关方（顾客除外）的沟通和协商66记录6信息与交流控制程序11目的加强顾客和与相关方的联系与沟通，获悉相关方对公司工程和服务质量、职业健康安全和环境管理等方面的要求。 保证公司内部的沟通与协商，确保管理体系运行的有效性。 22适用范围适用于公司管理体系的内、外部信息的沟通和协商。 3相关文件和术语3.1相关文件电力建设安全健康与环境管理工作规定国家电力公司（xx-01-21）Q/XN.CX08设计更改控制程序Q/XN.CX12环境、职业健康安全运行控制程序Q/XN.CX16顾客和相关方满意控制程序Q/XN.CX11电力工程建设控制程序Q/XN.CX09工程采购控制程序Q/XN.CX10设备采购控制程序3.2术语相关方顾客及其代表，或关注公司工程和服务质量、职业健康安全和环境管理或受其影响的个人或团体4职责4.1管理者代表负责公司管理体系的对外联系工作，并处理有关体系的重大信息，特别重大信息应向最高管理者汇报。 4.2计划统计部负责接受顾客委托后/合同签订前收集顾客要求。 各相关部门配合，分别与顾客进行沟通和协商后，由计划统计部组织对顾客要求予以确认。 4.3各工程建设项目部（建管处）负责工程质量、职业健康安全和环境管理与相关方的沟通和协商，组织对建设项目投产后的回访。 4.4体系办负责体系运行方面与相关方的沟通和协商。 4.5总经理工作部负责公司消防、职工健康环境等方面与相关方的沟通和协商。 4.6各部门负责业务范围内体系运行的沟通和协商工作。 4.7工会的员工代表负责收集和反馈员工所关心的职业健康安全和环境问题，重大问题可直接要求最高管理者处理；负责就员工及其代协商职业健康安全事务形成文件。 4.8各工程建设项目部（建管处）负责与工程项目相关的内、外部沟通与协商。 55工作程序15.1与顾客的沟通和协商5.1.1项目获得顾客委托后/合同签订前与顾客的沟通和协商a)时机在获得顾客委托后，以及在签订工程承包合同之前；b)职责计划统计部组织工程部、总经理工作部（人力资源）了解顾客需求；c)方式以信函、会议、访问等与顾客进行沟通和协商；d)信息顾客对工程工期、质量、安全、环境、记录、人员资质、体系等方面明确和隐含的要求；e)目的将信息及时传递到计划统计部进行汇总，作为合同评审的依据之一。 5.1.2在建设过程中与顾客的沟通和协商在建设过程中，各工程建设项目部（建管处）负责与顾客的沟通和协商a)沟通的方式包括与顾客交谈、会议进行满意度测量、顾客反馈、受理顾客抱怨/投诉等。 b)沟通的内容包括顾客对产品（工程）质量、安全、环境、进度、服务、文明施工等方面的要求,顾客的满意程度、合同的修改情况，以及顾客的抱怨/投诉等。 c)对合同执行的修改情况由计划统计部及时传达到相关部门/人员。 d)将重要的与顾客沟通和协商的信息应形成书面记录，各职能部门进行汇总。 e)在建设过程中顾客意见的处理部门与顾客沟通后，负责人确定如何处置，是否应采取纠正措施或预防措施等；顾客反映的重大意见，应立即报告公司总经理，并立即研究处理意见；相关方反映的质量、安全、环境等问题，由该工程建设项目部（建管处）组织进行处理。 5.1.3工程移交后，在质保期内与相关方的沟通和协商工程移交后，采取会议形式听取顾客意见，并按Q/XN.CX-16顾客和相关方满意控制程序进行满意度测量；随后，工程建设项目部（建管处）应组织有关部门/人员进行综合分析，制定改进措施，并组织落实。 5.2公司内部的沟通和协商5.2.1最高管理者对内沟通和协商a)最高管理者通过（不限于）管理评审、办公会等方式与公司管理层沟通和协商，通过职代会与职工（代表）沟通和协商。 b)最高管理者对内沟通和协商的内容主要包括（不限于）公司的方针、目标和主要指标实现情况，重大管理方案及措施的信息；公司管理