西充县槐树初级中学档案管理方案.doc

西充县槐树初级中学档 案 管 理 方 案为进一步规范我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的功能与作用，更好地为教学改革和教育事业发展服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、四川省档案管理条例等文件精神，现结合我校档案管理现状，特制本方案。一、提高认识，重视管理学校档案是指在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。学校档案是学校管理工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的重要标志，因此，必须把档案工作纳入我校整体发展规划和工作计划，加强对档案工作的领导和管理。二、建立体制，落实人员学校在校长统一领导下做好档案工作，由陈明副校长分管档案工作，由王玲同志负责档案室的具体工作。根据我校实际，建立综合档案室，学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是收集保存和提供利用档案为学校各项工作服务的机构。综合档案室归口学校办公室管理。综合档案室要建立健全档案管理的收集整理、立卷归档、保密、库房管理、统计、鉴定、销毁等有关制度及各种档案工作管理办法、质量标准工作方案等。使我校在开展各种门类不同载体的档案管理工作中有章可循。三、保证经费、库房和设备学校档案工作所需经费列入学校总体预算，保障档案工作必需的设施设备装具购置经费及办公经费。学校根据档案保存的需要，落实和保证档案用房，档案专用库房应能容纳学校十年内形成的档案资料，档案库房必须符合档案管理要求，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体；尽可能做到档案工作办公、阅览、库房三分开；在条件许可的情况下，为档案室配备档案管理专用电脑和专业软件。 四、档案管理要求及方法（一）、接收与保存档案1、文件材料除“领导批示”外，不得另写，不得损坏、不折卷、不得涂改；整洁勿湿，完整无损地保存原件原样。2、确需写字，用铅笔，交档案室前擦掉。（二）、编写文件、材料要规范1、标题醒目，内容清晰，主办单位署名、日期具体（年月日）格式正确。2、如果手写材料，要用碳素笔，字迹工整。不用废纸（用过的纸）打印书写文件材料。3、笔体一致， 不能“打印、手写”混用。4、较重要的文件、重大活动、重要资料的署名处，加盖公章，以示学校主办的文件材料。5、凡拟定用后归档的学校及处室文件、材料，每件要印35份，其中交档案室一份。（三）、填写档案。1 无论公务、个人档案都要认真填写。确保准确无误。2、填写文件要用耐久的墨水碳素笔，写字工整，内容真实。不用铅笔、圆珠笔，蓝红水、复写纸、色带等不耐久的笔墨。不能涂改，不伪造档案。3、重要的档案材料，如“考核评议汇总表”填写后必须在左上角加盖公章，以示学校确认。4、照片要附有文字说明、拍照时间、摄影者。（四）、整理档案。1、处室的文件材料存放“分类别、按期限”编写目录，便于送交。2、同类档案、相同保管期限的本学期文件材料，可以合订。3、每日的考勤、每天的办公检查记录不入挡；每周的考勤、办公汇总表入档。4、学校、处室、班级的活动的通知、过程、结果等文件材料均存档，活动的作品选两三份“优秀”的附后存档。5、经领导鉴定的文件，未经领导批准不得随意修改。6、档案排序：学校文件材料处室文件材料；校历表工作安排学期计划、总结。文件在前，资料附后。“公示”在前，“批文”在后；同类的档案文件按时间的先后排列。7、装订：短期文档可用金属钉，永久长期的文档不用金属钉。5页内胶水粘左上角，5页以上的“三孔一线”装订。（五）、档案统计。处室文件材料：按其规档范围及保管期限统计、编目，便于交送。（六）、处室送交档案。每星期的周五，各处室把文件材料送交档案室。处室送交档案室的文件材料：即校务、活动等结束后，确实不再用的文件材料。（七）、档案室收集档案。送交档案人员填写送交文件材料登记表。档案管理员分类整理，盖“归档章”编号归档。（八）、档案保密。1、接收或编印涉密文件资料的人员要遵守保密制度，2、保密性文件资料，处室交前加盖公章密封。（九）、查阅档案。1、查阅档案者，须经学校分管领导批准（字据），档案室方许查阅。2、查阅者须填写借阅档案登记簿，按时归档。（十）、清理档案。1、按时清理出不在中小学文件材料归档范围及保管期限表以外的材料。有参考价值的，可留作“参考档案”。2、与本校无关的普发文件，不入挡； 可做参考档案。3、重复交多余的文件材料